物业公司固定资产采购保管使用管理制度

物业公司固定资产采购保管使用管理制度

物业公司固定资产采购、保管使用管理制度

第一条 固定资产与低值易耗品的核定标准

1.固定资产是指使用期限两年以上的资产(物品),包括:车辆、高档办公家具、通讯器材、现代办公设备、电器等。

2.低值易耗品是指未达固定资产标准,单位价值较低,使用期限较短的物品。

第二条 固定资产购买的申报、审批

1.各部门需购买添置固定资产时,须填写公司统一的《物品采购申请表》,由办公室汇总编制固定资产采购计划,交办公室主任、财务部经理审核,审核内容为,物品之名、价格、规格、质量、厂商等。

2.办公室主任、财务部经理审核,签字后报公司总经理批准。

3.办公室持审批文件到财务部领取支票并安排统一采购。

第三条 固定资产的管理

1.固定资产的管理决策权归公司总经理,价值管理责任在财务部,实物管理归办公室。未经公司总经理批准同意,任何部门,任何个人不可擅自将固定资产转移,外借,报废。

2.固定资产购入后,应及时填写《固定资产登记表》,财务部及时入帐,登记固定资产名细帐,由办公室统一管理调配,以便定期核查,做到谁使用谁负责。

3.部门领用,须填写《物品领用单》,财务部在固定资产明细帐上进行记录,未经领导允许任何人不得私自拆装、挪用。凡私自拆装挪用,影响其正常使用的,按损失程度,给予相应处罚。

4.办公室会同财务部按季度对固定资产进行核查盘库,并上交盘点报告。

第四条 责任

1.固定资产在使用过程中出现损坏或报废,使用者应在问题发现的当日告知办公室,由办公室视损坏原因,程度等具体情况决定是否修复或重新购置;如使用人未及时上报物品损坏情况,而使工作无法顺利完成,将追究使用人的责任。

2.机构调整、人员变更时,必须办理退库、清帐、移交手续。因非正常损耗造成的资产流失,损坏,责任人要照价赔偿,并做出相应的处罚。

第五条 采购

1.请购部门须提前填写《物品采购申请表》,办公室会同请购人进行询价,内容包括:品名、规格、价格、质量、交货期、付款方式、退货规定、保修期限、售后服务等相关事宜。

2.办公室将询价进行汇总,做到货比三家,尽可能为直接生产厂家或一级经销商,并报总经理批准后,领取支票。

3.采购过程中,如为公司节约了资金,可作为人事考核评比奖励的依据。

4.固定资产(物品)入库以订货合同、到货、发票等原始依据为准,填写《固定资产登记表》,附带资料:如说明书、合格证书、保修卡等原件一律存档,物品领用人可留存附件或借用。

5.以上手续完备后,由库管在发票背面签字,采购者依据公司财务报销的有关规定到财务部报销。

第六条 低值易耗品的采购

1.一般使用期限较短的低值易耗品,各部门根据实际工作需要填写《物品采购申请单》,由办公室报请主管副总批准后,由办公室统一购置。

2.办公室每月要对低值办公易耗品进行盘点,以免造成库压和浪费。

第七条 物品报修、报废管理程序

1.报修

报修人填写《公司物品报修单》,详细注明故障表现,由部门负责人签署意见后,将报修物品和报修单报办公室。行政人员联系外修,并由维修单位提供故障发生原因。属于正常损耗或物品自身质量问题的,由公司财务部支付维修费用,属于个人使用不当造成的,由使用人承担维修费用。

2.报废

报废申请人到办公室查档,填写《公司物品报废申报表》,注明名称、购入时间、规格、数量、单位价格、金额、报废原因。

因个人使用不当致使物品报废的,由使用者照价赔偿。

办公室行政人员及办公室主任签署意见,交财务部审核。