服务公司合同管理制度
行政人事管理制度文件
――科技服务公司合同管理制度
一、目的
为加强公司的合同管理工作,实现公司合同管理的制度化、规范化,预防与减少工作失误,维护公司合法权益,拟定以下合同管理制度。
二、适用范围
本制度适用于所有公司对外签订合同。
三、职责
(一)行政管理部:合同专员负责公司经济合同、业务收购合同的电子版存档,纸质版打印、回收、建档、保管工作,负责招商部租赁合同的打印、分发、登记、回收、存档、保管工作。
(二)合同承办部门:负责合同的编写、修订。
(三)总经办:负责合同法律内容审核。
(四)财务部:负责合同款项结算。
(四)其他关联部门:负责合同专业技术及经济商务内容审核。
四、合同的订立
(一)公司推行合同示范文本制度。对在生产经营活动中大量发生的常见合同,如《房屋出租合同》、《租赁合同》,应组织编制有关业务通行的规范合同文本,原则上不予更改,如有特殊情况要进行修改的,由合同承办部门负责修改。
(二)规范合同文本修改以及其他合同订立应遵循以下流程:合同承办部门修改/编制合同→总经办审核→相关部门审核→合同签订。
(三)合同承办部门应对合同相对方的主体资格、资质、资信情况和履约能力等进行了解和调查;合同承办部门在授权范围内与合同相对方进行谈判;重大合同项目谈判,应当由承办部门牵头,组成由商务、财务、技术、法律人员参加的谈判小组,按专业和职责分工归口把关,提出并优化谈判方案。对专业性强、技术内容复杂的合同,应有相关技术专家参与谈判,专家意见纳入合同归档资料。
五、合同的履行
(一)合同正式生效前,不得实际履行合同。
合同生效后,合同承办部门应当全面履行合同约定,落实质量、数量、进度、工程变更、工期(交货期限)、验收、工程交接、付款等内容,同时应接受合同主管部门对履约情况的监督检查。
(二)合同履行期间,合同承办部门应妥善保管与合同相关的双方函电、文书、传真、往来凭证等相关证明资料。
(三)因合同履行情况发生变化需变更合同条款,承办部门在征得总经办的同意并经合同审核部门审核、合同管理部门备案后,与外部单位进行沟通协调更改合同。
六、合同管理
(一)招商部《房屋出租合同》管理
招商部《房屋出租合同》管理流程:行政专员打印合同→招商部经理登记领用合同→招商部经理发放给招商专员→招商专员签约→招商部经理审核合同→提交合同专员→合同专员审核、存档并更新信息
1.行政管理部合同专员及时打印好带有编号的合同,每份一式两份,并盖好合同章,各区域的合同编号均有分类(例:平乐村合同编号为pl00000、
