某某山庄物业管理规章制度
某山庄物业管理规章制度
一、管理规章制度的建立:
完善的规章制度是提供规范化物业管理的基础和准绳。运行一套行之有效的管理制度,做到有章可循,有法可依,保证各项工作顺利进行,××××山庄将采取规范化、制度化的模式。制定一整套覆盖管理过程的质量管理和质量保证体系文件,现列标题目录如下:
(1)质量手册
1.质量方针和目标
2.组织机构和职责
3.质量体系诸要素
文件和资料的控制
提供服务的控制
服务过程的控制
服务纠正的控制
质量记录的控制
(2)程序文件
1.合同起草,评审程序
2.文件和资料控制程序
3.物资采购控制程序
4.物资验收发放程序
5.物业的接管、验收程序
6.设备管理控制程序
7.服务工作控制程序
8.服务质量的检查程序
9.服务质量的评价程序
10.业主投诉的处理程序
11.人员培训的控制程序
(3)工作手册
1.人事工作手册
2.事务部工作手册
3.物业接管入住手册
4.保安工作手册
5.清洁、绿化工作手册
6.机电、维修工作手册
7.消防工作手册
8.社区文化工作手册
(4)质量记录表格
1.程序文件表格
2.工作规序表格
3.物业管理法规
4.图纸、技术图样
二、物业管理档案资料的建立与管理
档案资料的建立与管理是物业管理重要的组成部分,科学规范的档案管理可以为好的物业管理公司提供有力的支持。
(一)档案资料的建立与分类
1.档案资料的建立
(1)系统化、科学化电脑化的先进手段收集资料
(2)将收集到的资料,根据来源、内容和信息的表现形式进行细分,做到条理清晰,分类合理,便于查阅。
(3)按照资料载体的不同类型采用恰当的安全保存方式
2.档案资料的分类
(1)接管移交资料
2.管理档案资料
(2)××××山庄管理处档案资料管理
1.管理处设兼职档案管理员,使物业管理档案管理规范化。
2.明确收集、整理、分类、编号、登记、电脑入网、入柜、使用、检查等各项建档流程。
3.采用多种形式的文档储存方式(如电脑磁盘、录相带、录音带、照片、图表等),并采取相应的储存、保存方式。
4.对原始文件,合同等重要资料必须严格管理,重要资料(如发展商提供的资料,商函等)的接受,借阅复印等必须经管理处主任审批。
5.实行原始资料和电脑贮存双档管理。
6.档案鉴定必须由管理处主任负责,审批档案保存数量、保存期限是否有效和作废。
7.注重档案管理信息开发、开展档案编研工作,根据工作需要和档案库存情况编制各科专题资料。
8.管理处每季对档案资料管理进行检查。
9.要求全体员工树立档案意识、保密意识。
参照《全国优秀管理住宅小区标准》,结合本公司目标承诺和质量方针,确定如下承诺指标及保证措施。
