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第1篇 文书档案管理规定办法
文书档案管理规定
一、根据上级关于贯彻《中华人民共和国档案法》及其实施方法的决定和有关档案工作的指示,结合本院实际,特制定本制度,以加强本院文书档案工作。
二、坚持档案工作实行“统一领导,集中管理”的原则,本院设文书档案室和机要文书档案员,由院办公室领导,统一管理本院的文书档案。
三、机要文书档案员简称机要文书,要认真执行党和国家的方针、政策,贯彻执行档案工作的法律、法规和规章制度,积极学习档案科技知识,刻苦钻研档案业务,不断提高档案业务水平和服务质量,以高度负责的态度对待档案工作,保证工作任务的完成。无特殊情况,机要文书档案人员应保持相对稳定。
四、机要文书不仅具体管理文书档案和档案室,而且负责对本院各业务部门的文件资料的形成、积累和归档工作进行监督和指导,并从实际出发,制订、补订或修订必要的规章制度,加强文书档案和档案室的管理基础工作。
五、档案室应做好文书档案的收集和接收工作。并应于每年四月份前将上年具有保存价值的文件资料进行归档。
有保存价值的文件资料,是指具有现实查考使用价值和对学院改革、发展、建设等办学建校活动有研究价值的文件资料。
六、各业务部门应主动在每年第一季度内将具有保存价值的文件资料移送文书档案室。任何部门或个人既不得把规定不归档的资料擅自归档,又不得把具有保存价值的文件资料据为已有,或者拒绝归档。
七、送文书档案室的文件资料应符合下列要求:
⒈ 归档的文件资料不论采用手稿、印刷件、复印件、图片、软盘、录音带、录像带,都必须齐全完整。
⒉ 归档的书面文件资料手写文稿,不得用圆珠笔、复写笔、彩色笔书写,不得采用红墨水书写。出现上述情况,机要文书应及时要求有关部门或人员进行重抄或复制。
八、机要文书应对移送到文书档案室的外来文件资料和本院在工作活动中形成的全部档案进行科学的分类、加工整理和保管。对每年进入档案室的档案必须及时进行整理、编目和续排等工作。
九、档案室应建立档案统计工作,对档案的进入、移出、保管、改进、修补、销毁和利用等情况进行统计,并按照上级规定,报送档案基本情况统计表。
必要时,此项工作可在秘书和综合统计人员协助下完成。
十、机要文书应编制本院的《档案资料期限表》,经校主管领导人批准后执行。
十一、本院应定期对超过保管期限的档案资料进行鉴定。鉴定档案资料必须在院办公室主任的主持下,组成专门鉴定小组进行,鉴定工作结束后,应提出工作报告,并对经鉴定确无保存价值的档案资料进行登记造册,报送院长或经主管院领导人批准后销毁。
十二、档案室应力求逐步做到有能够最大限度地保持档案资料长期完整性的保管条件的技术组织措施。有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防丢失、防撕页或换页、防随意涂改和防斑点、褪色或字迹模糊等的设施。
机要文书要定期检查存放档案室内的档案资料状况,对字迹模糊、变质、损坏、破碎的档案资料必须及时进行恢复、修补或复制。
十三、机要文书应编制档案室存放的档案资料的《档案目录》、《案卷文件目录》和有关专题目录,建立档案资料目录总册。
十四、档案室应利用总存档案编写各种参考资料,主动开展档案利用工作,为学院的管理、改革、发展建设服务,并注意掌握档案的利用效果。
十五、应建立档案室管理制度,档案室保密制度,档案室借阅制度等。
十六、档案室对本院形成文件需要收集两份,汇集起来,编订成册,一套作立卷归档,一套供利用(查阅、摘录、复制),以保证档案的安全和方便利用。
十七、对上级规定移交的档案,必须按照上级要求及时办理移交手续,做好档案连同案卷目录等移交工作。
十八、对上级发下的文件及其复制件,需要借给或送给国内的其他单位,必须报请发文单位书面批准,对本院形成的文件,需要与国内的其他单位交流或交换,⑴对于规章制度,可通过学院档案室统一办理,其他部门和人员不得擅自处理;⑵对学院的规划、计划、工作总结等文件材料,必须经院长签准后,由学院档案室统一对外办理。
十九、不论是上级发下的文件及其复制件,还是本院的文件及其复制件,凡对国外单位和个人借阅、交换等,必须报请上级主管机关书面批准后才能通过档案室办理。
二十、任何部门和个人利用档案资料,未经院长或上级机关书面批准,不得擅自公布。
二十一、对档案的收集、整理、利用服务、保护和管理规范化、标准化、现代化,以及信息资源的开发等,做出显著成绩的部门和个人,学院予以奖励。
二十二、对损毁、丢失和擅自抄录、复制、伪造、涂改、撕(换)页、外传或外送、公布档案者及玩忽职守者,必须依据性质和情节予以行政处分或赔偿损失。属于《中华人民共和国档案法》第二十四条所列行为者,按规定办理。
二十三、机要文书档案人员调动工作时,必须在离开本岗前办好交接手续。
第2篇 某大学后勤集团文书档案管理规定
大学后勤集团文书档案管理规定
文书档案是集团工作运行的记录,是集团实施有效管理的依据。文书档案的管理是办公室日常工作的重要组成部分。管理人员必须认真负责、严谨、遵守保密制度,严格执行文书档案管理的各项规定。为规范集团文书档案管理工作,特制订本规定。
一、文书档案管理的基本原则
文书档案管理应遵循集中管理与分散管理相结合的原则,以集中管理为主。
集团各职能部门及各单位下发的红头文件及执行办理的公文应在集团党政办公室备案。
集团职能部门和各单位办公室分别负责文书档案的管理,以便于及时利用和维护文书档案的完整与安全。
保密性文书按照上级规定执行。
二、归档文书的范围
1.学校和上级部门签发、转发的文件。
2.集团各职能部门、各单位签发、转发的文件。
3.各类请示、报告、通知、年度工作总结、工作计划等。
4.会议记录、纪要、决定、收发文记录等。
5.与有关单位的往来信件、各种协议书、责任书、合同书等。
6.相关的法律法规及标准。
7.具有查存价值的资料。
三、管理部门及职责
1.集团党政办公室:负责学校和上级部门签发、转发的文件、信函和集团签发、转发的文件以及各单位上报的请示、报告等文书档案的管理。
负责对集团各单位文书档案管理工作实施监督检查。
2.集团各职能部门负责学校、上级有关部门和集团签发、转发的文件、信函等文书档案以及本部门签发文件的管理。
3.各单位办公室负责学校、上级有关部门和集团签发、转发的文件、信函等文书档案以及本单位签发文件的管理。
4.各单位应确定一名文件管理人员,负责本单位文件的管理与归档工作。
5.管理职责
⑴ 搜集、整理、立卷、鉴定、保管单位的文书档案。
⑵ 积极开展文书档案的提供与利用工作。
⑶ 进行文书档案鉴定与统计。
⑷ 保证文书档案质量,防止丢失、损坏。
四、文书档案的点验
办公室文件管理人员在文书档案归档前应按照下列要求对文书档案进行点验:
1.检查文件的文本及附件是否完整,如有短缺应及时询问递交人进行追查补齐。
2.对领导审批的文件,应确认领导签署的意见是否已办理,如已办理,应在办理结果一栏签字,并将相关文书合并统一归档。
3.归档文书应具有拟稿人、审核人、行文部门负责人签字,主管领导审批签发,并注明签发日期。
五、立卷
1.归档文件的种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
2.归档文书应按照发文单位及类型进行整理,每份文件的正件与附件、印件与定稿、批复与请示、转发与原件等分别归在一起,不得分开,即正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;批复在前,请示在后;转发在前,原件在后。
3.不同年度的文件不得放在一起立卷。跨年度的请示与批复,应放在请示年度立卷;跨年度的计划应放在第一年立卷;跨年度的总结应放在最后一年立卷。
4.卷内文件应按照发文时间先后顺序,依次编写公文份数及页号。公文份数在每份公文的右上角填写,页号在公文右下角连续填写。
5.卷内应放置目录和备考表。目录放在卷首, 备考表放在卷尾。
6.填写完整档案盒各项内容,将整理好的公文,放入档案盒存入文件柜。
六、归档管理
1.各单位文件管理人员应在每年一月底前,将上一年度的文件整理归档,归档时应按照立卷要求整理。
2.个人不能保存应归档的公文。
3.拟制、修改和签批的公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
4.归档文件除绝密级和注明不能翻印的以外,需翻印的须经办公室主任批准。翻印时,应当注明翻印单位、日期、份数和印发范围。翻印的公文作为正式公文使用时,应当加盖复制单位印章。
5.各单位应设立专用文件柜,保持归档文件清洁,防止受潮、虫蛀、腐蚀。
七、归档文书的借阅
1.借阅归档公文应履行借阅手续,填写《档案借(查)阅登记表》。借阅秘密级以上的公文须经主管领导批准。
2.原则上案卷不许借出,只供在办公室查阅,需借出的须经主管领导或办公室批准。
3.借阅期限一般不超过十天,到期应及时归还。需延长借阅时间的,应经办公室主任同意。到期未还的,文件管理人员应及时催促借阅人员归还。
4.借阅归档公文的人员必须爱护档案,不得擅自涂改、勾画、裁剪、抽取、拆散、摘抄、翻印、复制、拍摄、转借档案。
5.因工作需要复制档案时,必须经办公室主任批准。
6.借阅档案归还时,文件管理人员应当面认真查验档案的完整性,发现遗失、损坏时,应查问借阅人员原因,并报办公室主任。
7.集团以外的单位借阅归档公文时,须经主管领导同意,并按规定办理借阅手续。
八、公文保存期
1.集团、集团党委、集团工会和各职能部门以及集团各单位行文并下发的集团内部规章制度和机构设置的通知、任命等类公文正在执行期间均为保存期。
2.指导工作运行类公文保存期为三年。
3.一般短期通知类公文保存期为一年。
九、公文的收回与销毁
1.不具备归档和存查价值的公文,经过办公室主任批准后,可不作为归档公文存档。需销毁时,由文件管理人员填写《文件销毁清单》,注明销毁的公文名称、发文编号、份数、销毁日期,批准人和销毁人应签名。
2.集团、集团党委、集团工会行文下发的公文由集团党政办公室负责收回并销毁。
集团各职能部门行文下发的公文由本部门负责收回并销毁。
各单位行文下发的公文由本单位办公室负责收回并销毁。
3.集团党政办公室、各职能部门应在每年一月份前对归档公文进行清理,已到保存期的公文应编写收回与销
毁公文的通知和目录,明确应收回和销毁的公文发文编号、文件名称、份数等。
收回的公文应建立收文登记。
4.收回过期公文,文件管理人员应填写《文件销毁清单》,销毁人和监督销毁人应在清单上签名,并注明销毁日期。
6.对销毁的公文由行文部门负责留存一份以便查阅,并加盖“作废保存”印章。
十、电子文档的处理
1.集团党政办统一管理各单位电子文档备案。
2.各单位应有专人和专门设备,对各类公文和宣传材料进行电子文档备案。
3.各单位每月月初将上一月的电子文档交由集团党政办统一备案。
十一、本规定由后勤集团党政办公室负责解释。
