门业制造公司合同管理办法
门业制造公司合同管理办法
第一节 总则
第一条 为了加强企业的合同管理工作,保证依法签订、履行、变更和解除合同,及时解决合同纠纷,维护企业的合法权益,促进经营发展,根据《中华人民共和国合同法》和其他有关法律、法规的规定,结合本公司具体情况,制定本办法。
第二条 本办法适用于公司及相关部门。
第三条 国内合同,除即时清结者外,均应采用书面形式。国内技术合同和涉外合同,必须采用书面形式。
第四条书面形式是指合同书、信件和数据电文(包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件)。
第五条 公司总部对外签订经济合同,必须遵守国家法律、法规,必须符合企业利益以及公司相关的规定。
第二节 合同的种类及审批签订程序
第六条 公司对所签订的合同分为三类:
一、一般合同:指公司日常业务重复使用的范本合同(经审批后的),以及数额较小(在总经理授权范围之内)、争议不大,且合同约定的权利义务关系比较简单的合同。
二、重要合同:指公司开展业务所办理的除一般合同之外的所有合同。
三、机密合同:特别重要、复杂,并具有商业机密的重要合同。
第七条 公司合同的审批签订按以下程序进行:
一、一般合同由公司合同经办人或负责部门送本单位负责人审查,审查后填写《合同审批表》报公司行政部备案即可签订。若本单位负责人对所要签订的合同把握不准,亦可将合同按重要合同的审批签订程序进行。
二、重要合同由总经理指定的人员或企业专职人员洽谈、起草,经部门或企业负责人认可后,送行政部审核,总经理审定同意后,方可签字盖章生效。
三、机密合同由总经理指定专人及法律顾问负责洽谈、起草,直接由公司行政部负责,报公司总经理审批签订后,按总经理指示执行。
四、合同正本交行政部存档,副本交财务部门作财务凭证。副本复印三份,一份送行政部监督执行,一份交部门负责人履行。合同履行完毕,由经办人作书面说明报告并作归档处理。
五、合同签订过程中要明确以下条 款:1、当事人的名称或者姓名和住所;2、标的;3、数量;4、质量;5、价款或者报酬;6、履行期限、地点和方式;7、违约责任;8、解决争议的办法。
六、采用信件、数据电文等形式订立合同的,可以在合同成立之前要求签订确认书。签订确认书时合同成立。
七、下列合同诉讼时效期间为一年:1、寄存财物被丢失或损毁的;2、拒付或者延付租金的。
第三节 签订合同的权限
第八条 公司总经理是公司的法定代表人,全权代表公司对外签订各类合同。总经理没有授权,公司任何员工均不得对外签订合同。
第九条 企业各部门负责人在经企业法定代表人授权后,可以就其主管的业务范围代表本单位对外洽谈、拟草、签订一般合同。
第十条 公司的《法人授权证明书》、《代订合同委托书》由公司行政部管理。使用时,由总经理签发。
第四节 行政部、承办人员及其职责
第十一条 公司行政部为本公司合同管理机构,担负本公司合同的修订、监督和管理工作。
第十二条 行政部的主要职责:
一、拟订合同管理制度。
二、监督检查有关部门签订、履行合同情况,并定期向总经理报告。
三、审查合同,防止不完善或不合法以及有损企业权益的合同出现。
四、依法参加合同纠纷的协商、调解、仲裁或诉讼。
第十三条 合同承办人员的主要职责
一、根据总经理的授权,依法参与合同的签订、变更、解除。
二、依照公司合同管理程序,提请有关部门审定其经办的合同。
三、认真履行所签订的合同,密切注视动向,及时向主管和行政部汇报合同在履行中发生的问题,并提出解决问题的建议。
四、受上级委托,参加合同纠纷的协商、调解、仲裁或诉讼。
第十四条 合同承办人员在签订合同后,将合同移交其他人员履行时,应办清移交手续,对有关文件不齐全的,接管人员有权提出意见。
第五节 签订合同的监督与检查
第十五条 签订合同时,对对方履约能力(包括资格、资信)应进行审查。必要时应要求对方出示工商行政管理机关的登记证明副本、银行资信证明或提供担保,担保者必须是能够承担相应经济责任,具备法人资格的经济实体。
第十六条 对方法定代表人或经办人签订合同时,必须出示《法定代表人证明书》或明确了授权范围的《法人授权证明书》并交我方保存,否则不得代表法人签订合同。
第十七条 代订经济合同的对方应出示委托单位的《代订经济合同委托书》,并根据授权范围以委托单位的名义签订。《代订经济合同委托书》应交我方保存。
第十八条 合同生效前,合同承办人员必须填报《合同审批表》,按照合同签订程序,连同合同送交行政部审核,并经法定代表人或部门负责人审批,由于业务需要在外地签订合同,合同承办人员应将拟就的合同稿传真回公司确认,回到单位后应补报《合同审批表》。
第十九条 合同审核的主要内容:
一、对方是否具有法定签订合同的主体资格。
二、签约对方是否具备履约能力及其资信状况。
三、合同内容是否合法。
四、合同内容是否可行,有否经济效益。
五、合同的签订程序是否符合法律规定。
六、合同条 款是否完整,表达文字是否准确。
七、违约责任是否明确。
第二十条 合同管理人员对已经生效的合同要编号登记,逐个建立起档案,凡与合同有关的文书都要附在合同卷内收档、履行完毕的合同,按会计档案保管期保管。
第六节 履行合同的监督与检查
第二十一条 合同生效后,合同履行单位要指定专人及时检查履行情况。如发现问题,经单位负责人同意,合同承办人员要及时查询或实地调查对方履约能力。如确定对方不能履行合同,要及时采取补救措施,并按法律规定追究其相应违约责任。
第二十二条 合同双方互负债务,没有先后履行顺序的,在对方履行债务之前应拒绝其对我方的履行要求,在对方履行债务不符合约定的,应拒绝其对我方相应的履行要求。
第二十三条 合同双方互负债务,有先后履行顺序,对方应先履行而未履行的,应拒绝其对我方履行要求。对方履行债务不符合约定的,应拒绝其对我方相应的履行要求。
第二十四条 若合同约定我方先履行债务,有确切证据证明对方有下列情形之一时,
应当中止履行。
一、经营状况严重恶化;
二、转移财产、抽逃资金,以逃避债务;
三、丧失商业信誉;
四、有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形。
我方中止履行意向应当以书面形式(挂号信要有回执存查)及时通知对方。
若对方提供我方可接受的有效担保时,应当恢复履行。
若中止履行后,对方在合理期限内未恢复履行能力并且未提供有效担保的,应及时解除合同。
五、因作为债务人的对方怠于行使其到期债权,给作为债权人的我方造成损害的,应向人民法院请求以我方名义代位行使对方的该债权(但该债权专属对方自身的除外),代位权行使范围以我方债权为限,行使代位权的必要费用应要求对方支付。
六、当发现作为债务人的对方放弃其到期债权或者无偿转让财产,或者以明显不合理的低价转让财产,并且受让人知道该情形的,对作为债权人的我方造成损害的,应及时(不得超过一年)请求人民法院撤消对方的行为。
第二十五条 合同的变更、转让或解除,必须按法律规定的程序办理。
第二十六条 合同发生纠纷时,承办人员应及时将情况报告上级主管,并依据有关法律与对方协商解决,协商达成一致意见应形成书面协议(亦按合同审批签订程序),并按协议执行;协商不成的应及时建议行政部向合同仲裁机关申请仲裁或向人民法院起诉。
第二十七条 向经济合同仲裁机关或人民法院递交的申请仲裁书、诉状或答辩状等文件,必须经行政部审核,并报法定代表人审定后执行。
第七节 惩罚与奖励
第二十八条 有下列情况之一,未造成经济损失的,对直接责任者或者有责任的主管进行批评教育;造成经济损失的,视情予以行政处分和经济处罚;构成犯罪依法追究刑事责任,移送司法机关处理。
一、应当签订书面合同而未签订;
二、不按合同签立程序,未填报《合同审批表》而擅自签订合同;
三、凡不使用或不检验'委托授权证明书'而签订合同的;或者发放、使用'委托授权证明书'不当的;
四、在签订、履行合同时,由于失职或违法导致合同纠纷的;
五、丢失、销毁合同及合同附件的;
六、在诉讼时效期间内,不向违约者提出要求或提起诉讼,或者不追究违约者责任的;
七、行政部或有关责任人由于疏于职守的;
八、在洽谈合同时,与对方恶意串通,损害企业权益,或因私利故意放弃企业权益者;
九、在合同履行期中,明知对方无法履行合同,或有违约行为,知情不报的,应该知道而没有发觉的。
第二十九条 合同管理承办人员有下列表现的,应视不同情况发给奖金或给予记功、晋级、通令嘉奖等奖励。
一、尽职尽责,有显著成绩的;
二、防止或挽救事故有功,使企业利益免受重大损失的;
三、其他应该予以奖励的。
第八节 附则
