战略供应商管理规定办法
供应商开发与管理制度
第1章总则
第1条目的
积极开发供应商,评定合格供应商,并对合格供应商进行持续监视,以确保其能为公司提供合格的产品与服务。
第2条适用范围
本程序适用于给公司提供产品和服务的所有供应商。
第3条权责
1.采购开发部负责供应商的开发。
2.采购开发部、采购跟单部、品控部负责对供应商进行评价、考核。
3.采购总监负责合格供应商的审批工作。
第2章供应商信息收集与调查
第4条供应商信息收集与调查由公司采购开发部负责,其他相关部门予以配合。
第5条供应商调查的内容
1产品供应状况。
2产品品质状况。
3专业技术能力。
4生产设备状况。
5管理水平。
6财务及信用状况。
第6条凡是符合条件且有合作意向的供应商,均应填写“供应商调查表”,作为公司选择和评估供应商的参考依据,并送达采购支持部进行建档。
第7条若供应商的生产经营条件发生变化,公司应要求供应商及时对“供应商调查表”进行修改和补充。
第8条采购开发部应组织相关人员随时调查供应商的动态及产品质量,“供应商调查表”须每年复查一次,以了解供应商的动态,同时依变动情况更新原有资料内容。
第9条供应商信息收集的方式可以采用电话咨询、问卷调查、实地考察、委托验证等不同的方法。
第3章合格供应商的标准
第10条评价合格供应商
公司相关人员评价合格供应商时,应按照以下标准综合考虑。
1供应商应有合法的经营许可证,应有必要的资金能力。
2优先选择按国家(国际)标准建立质量体系并已通过认证的供应商。
3对于关键产品,应对供应商的生产能力与质量保证体系进行考查,其中包括下列五个方面的要求。
(1)原材料的检验是否严格。
(2)生产过程的质量保证体系是否完善。
(3)出厂的检验是否符合我方要求。
(4)生产的配套设施、生产环境、生产设备是否完好。
(5)考察供应商的历史业绩及主要客户,其产品质量应长期稳定、合格、信誉较高,主要客户最好是知名的企业或欧洲地区客户。
4具有足够的生产能力,能满足本公司连续的订单需求。
5能有效处理紧急订单。
6有具体的售后服务措施,且令人满意。
7同等价格择其优,同等质量择其廉,同价同质择其近。
8样品通过检验合格。
第4章供应商的评价程序
第11条供应商初步评价
1 采购开发部及其他部门视企业实际需求寻找适合的供应商,同时收集多方面的资料,如以产品种类、质量、服务、生产能力、价格作为筛选的依据,并要求有合作意向的供应商填写“供应商基本资料表”。
2采购开发部对“供应商基本资料表”进行初步评审,挑选出值得进一步评审的供应商,召集采购各部门相关人员对供应商进行现场评审。现场评审时使用“供应商现场评审表”。
3在对供应商进行初步评审时,采购部须确定采购的产品是否符合政府法律法规的要求和安全要求,对于有毒、危险品,应要求供应商提供相关证明文件。
第12条供应商的现场评审
1根据供应商生产的产品对公司销售的影响程度,可将采购的物资分为战略产品、重要产品、普通产品三个级别,对不同级别实行不同的控制等级。
2对于提供战略与重要产品的供应商,采购开发部组织跟单部、品控部、外贸部对供应商进行现场评审,并由采购开发部填写“供应商现场评审表”,跟单部、品控部、外贸部签署意见,供应商现场评审的
合格分数须达到70分。
3对于普通产品的供应商,由采购开发部决定是否进行现场评审。
第13条《长期战略合作协议》和《供应商质量保证协议》的签订
1采购开发部负责与合格供应商签订《供应商质量保证协议》和《长期战略合作协议》。
2《长期战略合作协议》和《供应商质量保证协议》一式两份,双方各执一份,作为供应商提供合格产品的契约。
第14条样品需求和开发
1如公司有样品需求,由采购开发部人员通知供应商提供样品,品控部相关人员需对样品提出详细的技术质量要求和标准,并对样品进行检验;同时要求供应商提供样品的规格、质量认证、合理价格、图片等详细资料,填写好《样品资料表》,连同供应商提供的质量认证、图片等送达支持部建档。
2.采购开发部相关人员要随时关注和收集相关产品的市场最新发展情况,对新技术、新材料和新产品的跟踪和收集,并要求供应商配合开发新样品或者按照客户的要求和来样开发样品。
3样品应为供应商在正常生产情况下生产出的代表性产品,数量应多于三件。
第15条样品的检验
1样品在送达公司后,由品控部负责完成样品的材质、性能、尺寸、外观质量等方面的检验工作,在“样品检验评估报告”中记录相关实测数据并作出结论,报品控部经理批示。
2.样品检验不合格时,采购人员应将“样品检验评估报告”和不合格样品退回给供应商,请其改进后重新送样品或更换送样供应商。
3.经确认合格的样品,需在样品上贴“样品标签”,注明合格,标识检验状态;并将样品、“样品检验评估报告”和《样品资料表》送达支持部建档。
3合格的样品至少为三件,一件送支持部用于公司展厅、网站和采购指南;一件留在品控部,作为今后检验的依据;一件交回供应商作今后生产的依据。
第16条确定合格供应商的名单
1在“供应商基本资料表”、“供应商现场评审表”、“供应商质量保证协议”、“长期战略合作协议”和“样品检验评估报告”五份资料完成后,采购部将供应商列入“合格供应商名单”,交公司总经理批准。
2原则上一种产品需暂定三家以上的合格供应商,以供采购时选择。
3对于惟一供应商或独占市场的供应商,可直接列入“合格供应商名单”。
4适时对供应商进行考核,并根据考核结果修订“合格供应商名单”,删除不合格供应商。修订后的“合格供应商名单”由公司总经理批准生效。
第5章供应商的监督与考核
第17条考核对象
供应商考核对象为列入“合格供应商名单”的所有供应商。
第12条考核方法
公司对供应商实行评分分级制度,供应商的考核项目包括质量、交期、服务、价格水平等方面的内容。
第18条考核频率
对战略、重要产品的供应商,应每季考核一次;对普通材料的供应商,则每年度考核一次。
第14条考核结果的处理
1考核结果在90分以上的供应商,优先采购和合作。
2考核结果在80~89分的供应商,要求其对不足部分进行整改,并将整改结果以书面形式提交,供应商评价小组对其提交的纠正措施和结果进行确认。
3考核结果在70~79分的供应商,要求其对不足部分进行整改,并将整改结果以书面形式提交,供应商评价小组对其提交的纠正措施和结果进行确认,并决定是否继续采购和合作,或减少采购量。
4对考核结果在69分以下的供应商,须从“合格供应商名单”中删除,并终止向其采购和合作关系。 5考核标准和考核结果由采购人员书面通知供应商。
第19条对合格供应商进行交期和质量监督
1.采购人员应要求供应商准时交货,同时详略记录供应商交期情况。
2.品控部和采购部应保存合格供应商的供货质量记录,产品不合格时应对供应商提出警告并拒收,连续两批产品不合格则暂停采购,另选供应商,或待其提高产品质量后再行采购。
3.对于不合格的供应商,应取消其供货资格,将其从“合格供应商名单”中删除。
第20条供应商档案管理
采购部负责建立供应商档案,使用部门予以配合,对每个选定的供应商必须有详尽的供应商档案。供应商档案由采购部指定人员负责管理。供应商档案包括供应商调查表,供应商审批表,供应商质量档案,供应商所提供的合格证明、价格表及相关资料等。
第21条供应商政策的临时性变更
1在出现下列情况时,经过公司采购总监的书面同意后,可对某些供应商的政策作临时性调整。
(1)某供应商的发展战略或地域销售政策发生对公司有利或不利的重大调整。
(2)某供应商决定把我公司作为重要客户。
(3)重要供应商出现经营危机。
(4)市场供应价格发生剧烈震荡,使供应风险骤然加大,引起供需双方相应做出重大的政策调整。
(5)其他需作临时性调整的情况。
2一旦调整结束,应立即恢复其原有等级,如仍需继续保留临时等级,需报总经理特批,并于该季度在供应商评审会议上通过。
第6章附则
第21条本制度由采购中心制定,采购中心负责解释和修订。
第22条本制度报总经理审批后,自颁布之日起执行。
