监理文件资料管理办法
1 范围
本文件规定了项目部工程监理项目部文件资料管理方法和基本要求。
本文件适用于项目部工程监理项目部文件资料管理工作。
2 引用文件和术语
q/04-206.305-2006 工程档案管理规定
3 职责
3.1 总监理工程师
3.1.1 组织编写工程监理项目部文件管理规定,指定信息管理员。
3.1.2 明确监理信息流程。
3.1.3 组织整理工程项目的监理资料。
3.2 专业监理工程师
负责本专业监理资料的收集、汇总及整理,积极配合信息管理员做好本专业文件资料的管理工作。
3.3 信息管理员
根据工程监理项目部文件资料管理规定,实施文件资料的具体操作管理。
4 控制程序
4.1 明确监理信息流程
根据工程特点,结合监理现场实际情况,与业主协商确定监理信息流程,并通知工程项目建设参建单位。
4.2 建立监理信息编码规定
工程监理项目部文件的编号规则应参照《文件控制程序》中相关规定,结合监理现场实际予以制订。
4.3 工程监理项目部文件资料的登录和分类存放
在工程建设全过程中形成的有关文件资料,都应统一进行整理分类后传递给信息管理人员,进行集中收发和管理。
4.3.1 监理信息管理员在获得各种文件资料之后,首先要对这些资料进行登记,建立监理文件资料的完整记录。工程监理项目部对往来文件要建立记录台帐,台帐应有“往来文件名称、文件编号、接收人姓名、接收日期、是否需要对方反馈及反馈时间”等内容。
4.3.2 工程监理项目部文件资料主要包括工程项目服务过程文件、实施过程所要求的文件和来自于工程监理项目部外部的文件是工程监理项目部服务过程中的工作依据和工作成果。主要包括:
a) 监理合同;
b) 监理规划、监理细则;
c) 监理指令;
d) 监理工作日志;
e) 监理周(月)报;
f) 会议纪要;
g) 审核签认文件;
h) 工程质量认证文件;
i) 危险源、环境因素调查资料;
j) 工程款支付证明;
k) 工程验收记录;
l) 质量事故调查及处理报告;
m) 各种监理内部台账;
n) 工程施工文件资料;
o) 工程收函;
p) 勘察、设计文件;
q) 适用的法律、法规和标准、规范、规程、规定等;
r) 顾客提供的(包括设计图纸)资料等;
s) 涉及本工程项目的上级文件、批复文件、审查意见、组织间来往文件等。
4.3.3 工程监理项目部信息管理员应及时将文件资料分类存放,并建立目录。同时建立定期盘点机制,定期检查文件的关闭情况,对未关闭文件及时进行跟踪关闭。
4.4 建立工程监理项目部文件资料借阅台帐记录,工程监理项目部以外人员借阅资料应首先获得总监理工程师同意。
4.5 工程监理项目部发出文件应主题明确、用词准确、严谨;编、审、批签字齐全,标识明确。对于工程监理项目部负责组织的图纸会审及设计交底和工程协调及安全工作等会议,由工程监理项目部组织整理会议纪要,纪要内容要做到真实、规范、参与各方签字确认后按程序分发。工程监理项目部对外发出的文件一般应采用计算机打印。有条件的监理项目部应连接因特网,建立计算机信息网,以实现文件资料的管理规范化、快捷化。
4.6 对于顾客提供的设计图纸等资料,由工程监理项目部信息管理员按专业分类管理登记,由专业监理人员验证其有效性后,填写“顾客财产登记表”。
4.7 对监理现场使用的规程、规范等资料要认真审查,确保其处于有效期内;严禁使用无效版本和未加盖“有效”章的规程、规范。
