某物业部合同管理标准作业程序
物业部合同管理标准作业程序
一、目的
规范合同的评审、签署、履约跟进、归档管理工作程序,确保公司利益、信誉得到保障。
二、适用范围
适用于物业部所有合同的管理工作。
三、职责
1、总经理负责公司所有合同的签署及重要合同的评审。
2、行政部负责公司所有合同的审核、监管及归档(员工劳动合同除外)。
3、人事部负责公司员工劳动合同的审核、监管及归档。
四、程序要点
1、合同管理的范围:包括对外提供服务的合同和对外委托服务的合同。
(1)对外提供服务的合同,包括以下几类:
①开发/建设单位或业主委员会委托进行物业管理的合同;
②投标书;
③对外租赁合同;
④公司承诺提供的常规服务和管理;
⑤顾客(业主、住户或其他委托方)委托公司进行采购、安装、修缮、装修、贮存、检修、保养、清洁、搬运及其他有偿服务的合同;
⑥公司车库、车棚、车位使用或泊车合同;
⑦其他对外提供服务的合同。
(2)对外委托服务的合同,包括以下几类:
①采购合同;
②招标合同;
③劳动合同;
④公司委托顾客(供应商或其他受委托单位)进行采购、安装、修缮、装修、贮存、检修、保养、清洁、搬运等合同;
⑤其他须进行对外委托服务的合同。
2、合同的形式包括以下几种形式
(1)书面的和非书面的。
(2)协议或其他法规性文件的规定和要求。
(3)规范合同和格式合同。
(4)口头承诺。
(5)招、投标书。
3、合同的制定
(1)一般情况下由合同的执行部门负责制定,其内容包括以下条款:
①标的;
②数量和质量(或工作内容);
③价款或酬金;
④履约期限、地点方式及其他履约条件;
⑤合同终止条件;
⑥违约责任;
⑦专用合同约定的其他必要条款。
(2)各种合同若有合同范本,可依照全同范本填写或修改各项条款。
4、合同的评审
(1)评审权限:
①标的在10万元以下的合同,由总经理委托分管副总经理组织合同执行部门及及行政部经理进行评审;
②标的在10~50万元的合同,由总经理组织有关人员进行评审;
③标的50万元以上的合同,由董事会进行评审。
(2)评审内容:
①对外提供服务合同的评审内容:
--公司的履约能力;
--顾客提供的价格;
--合同的风险;
--合同的条款是否明确;
--合同是否合法;
--合同的社会效益;
--其他需要评审的内容。
②对外委托服务合同的评审内容:
--分供方的履约能力;
--分供方提供的价格;
--分供方的信誉;
--分供方提供服务的售后服务;
--合同的条款是否明确;
--合同是否违法;
--合同的风险;
--合同履约监控能力;
--其他需要评审的内容。
5、合同的签署与生效
(1)合同经评审合格,由总经理签署。非书面的合同除外。
(2)经总经理签署的合同按《印章管理标准作业程序》办理盖章审批手续。
(3)所有书面合同均须加盖公司印章,合同页数一页以上的必须加盖骑缝章。
(4)经签署并加盖公司印章的合同正式生效,需公证的合同,经公证后生效。
(5)公司承诺提供常规服务和管理的合同签署与盖章形式不受以上条块的限制。
(6)生效的合同原则上一式肆份,公司与顾客各两份,需进行公证的报公证机关一份备案。
6、合同的编号与归档
(1)书面合同统一进行编号,编号的方法按《档案管理标准作业程序》办理。
(2)一般情况下书面合同由公司行政部统一归档(经总经理审批同意,由其他部门保管的除外),归档方法按《档案管理标准作业程序》办理。
(3)行政部归档合同原件,合同履行完毕或需分阶段付款的,报财务部存档一份,部门需按合同条款监督顾客履约的,按《档案管理标准作业程序》办理复印审批程序后,由部门负责人保管一份复印件。合同执行完毕后,须将合同反还行政部归档。
(4)合同条款涉及保密事项的,有关部门均承担保密责任。
7、合同的履约
(1)对外提供服务的合同,由提供合同服务的部门负责履约,重要的合同由总经理或行政部监督履约。
(2)对外委托服务的合同,由合同执行部门监督分供方履约,重要的合同由总经理或行政部监督履约。
(3)合同执行部门需将合同履约阶段性情况向总经理汇报,重要合同须以书面形式汇报。
(4)行政部监控所有书面合同(员工劳动合同除外)的履约进度,对违反合同进度的及时向总经理汇报。
(5)合同履约完毕,对重要合同的执行效果再次进行评审。
8、合同的变更与废止
合同双方不能履约或不能完全履约或合同中需变更废止情况出现需进行合同条款变更或废止时,由合同执行部门向行政部提出合同变更申请,行政部按合同评审程序跟进评审变更条款或废止合同,重要合同由总经理直接组织变更条款或废止合同。
9、合同的续约
合同期满且需办理续约的,由合同执行部门按合同要求提前通知行政部,由行政部经理按合同评审程序跟进评审,重要合同由总经理直接组织合同评审。
10、合同的统计
每年12月31日前,由行政部对书面合同进行清查统计,写出专题报告。专题报告内容包括:合同清单,履约完成情况,存在或需跟进的问题等报总经理审阅。总经理给出批示意见,由行政部按总经理批示意见办理。
11、记录:书面合同必须有书面的评审记录,与合同一起归档保
管。
五、记录
1、《合同评审记录》
2、《合同更改通知单》
六、相关支持文件
1、《档案管理标准作业程序》
2、《对外委托服务标准作业程序》
3、《有偿便民服务标准作业程序》
