物业档案管理标准作业程序
一、目的
规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。
二、适用范围
适用于物业部各类档案的管理。
三、职责
1、总经理审批档案的借阅申请及清单。
2、行政部经理监督档案管理的实施工作。
3、档案管理员负责档案的日常管理工作。
四、程序要点
1、档案的编号
(1)公司、物业部编号:
①物业部 编号为:wy(英文缩写)。
(2)部门编号:
①办公室 ;
②财务部 ;
③事务处 ;
④工程处 ;
⑤护卫处 ;
(3)年份编号:引用年份序号―2000、2001、2002……。
(4)档案顺序号:采用阿拉伯数字取3位有效数字―001、002、003……。
(5)档案编号举例:
①物业部编号:
※※※―※※―※※※―※※※
档案序号
类别编号
部门编号
物业部编号
②物业部编号:
※※※―※※―※※※―※※※
档案序号
类别编号
部门编号
物业部编号
2、档案的分类
(1)区分全宗,按物业管理的组织机构划分,全宗可分为以下几类:
①行政、人事类;
②财务类;
③公共事务类;
④保洁类;
⑤园林绿化类;
⑥机电维修类;
⑦经营类;
⑧品质类。
(2)全宗档案的分类:要从档案形成的特点和规律出发,符合档案形成的实际情况,保持档案之间的历史联系,它应具有思想性、科学性、排它性和缩缩性。根据物业管理的物性,我们采用组织机构――问题分类法,如:
收文类
发文类
合同类
① 办公室
员工人事档案类
图纸类
后勤类
收文类
发文类
报表类
② 财务部
帐册类
凭证类
合同类
工程图纸类
合同类
收文类
发文类
业主档案类
③ 事务部 员工档案类
维修类
投诉类
回访类
有偿服务与多种经营类
计划总结类
……
3、立卷与编制目录
(1)立卷:就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法,用档案盒(或文件夹)将档案分别立卷:
①根据档案(或文件夹)的规格准备相应的档案标准贴纸;
②在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成,如:
――物业行政部、人事部收文:※※※―*z―收文;
――物业财务部报表:※※※―cw―报表;
――物业部服务处业主档案:
※※※―※※※―fw―业主档案。
③将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(或文件夹)左侧立面距顶部3cm位置处,并排列在档案柜中;
④将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后顺序存放于相应档案盒(或文件夹内)。
(2)编制目录:
①档案管理员在档案盒内首页位置准备活页《档案目录》;
②每一份档案在归档时,均需将该份档案登记在《档案目录》(内容包括:序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目)中,以便查阅。
4、档案的保管期限
(1)档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。
(2)各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关标准作业程序,对档案的保存价值进行鉴定及标注。
5、档案的保管
(1)档案保管的工作任务是:
①便于查阅;
②保证档案的安全;
③防止档案的损坏;
④采取修复技术,延长档案寿命。
(2)档案保管的责任部门:
①财务部保管财务档案;
②办公室保管公司对内、对外文件、合同、员工人事档案、图纸、后勤资料及公司其他部门所需保管的资料;iso9000质量体系文件、资料、质量记录和员工绩效考评档案;分供方评审、物业租凭和多种经营资料;
③工程处保管管理处工程图纸、合同、收发文、业主档案、员工档案、维修、投诉资料、回访记录、有偿服务多种经营记录及计划、总结及物业部各职能部门需要保管的其他档案;
④各职能部门除经常使用的部分资料外,原则上不保管档案。
(3)档案的保管程序:
①各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后,移交给档案管理员;
②档案管理员将该管理资料登记在《档案目录》中,归入相应案卷并统一编号;
③档案管理员定期将《档案目录》输入电脑,以便查询;
④档案原则上保管原则件。
6、档案的密级
(1)档案的密级分为三级:绝密、机密、普通;
①绝密档案包括:员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策、形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案;
②机密档案包括:iso9000质量体系文件、重要的会议记录(纪要)、公司收发文(通知、通告除外)、工程图纸、维修、回访记录、计划总结和其他属机密的档案;
③普通档案包括:
公司的通知、通告等普通性文件。
7、档案的查阅权限
(1)总经理可查阅公司所有档案。
(2)副总经理(总经理助理)可查阅分管工作的档案。
(3)部门负责人可查阅该部门所有档案。
(4)其他人员根据审批查阅有关档案。
8、档案的查阅/借阅/复制
(1)查阅/借阅/复制人到档案室在《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。
(2)档案管理员审核其查(借)阅资格:
①权限内(经授权/审批)的按正常手续办理;
②权限外的,档案管理员开具《档案查阅/借阅/复制审批单》给查阅人办理审批手续:
③属部门(财务类除外)的档案,由部门负责人审批;属管理处的档案,由管理处经理审批;属公司的档案,由总经理审批;财务类的档案也应由总经理审批。
9、在档案归还日期前,档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。
10、须复制档案的,绝密档案报总经理审批;机密档案由人事部负责人审批;普通档案由部门负责人审批。
11、档案的销毁
(1)超过保管期限的档案,由档案管理员依据档案的保管期限(详见各部门标准作业规程)每年编制销毁计划及清单位,报行政部、人事部经理审核。
(2)行政部、人事部经理审核无误后报总经理审批。
(3)总经理审批同意后由行政部、人事部经理指定3名监销人员(档案管理员、人事部文员、行政部文员)将超过保存期限的档案销毁。
(4)监销人员确认销毁文件无误签字后,选择安全地点销毁档案。
五、记录
1、《档案目录》
2、《档案查阅/借阅/复制审批表》
3、《档案查阅/借阅/复制登记表》
4、《档案销毁清单》
六、相关支持文件
1、《文书管理标准作业程序》
