口腔医院会员制实施方案及管理办法
口腔医院会员制实施方案及管理办法
一、会员实施步骤
1、会员入会流程：
①到我院就诊病人，一次性消费达1000分及以上者或累计积分达到2000分及以上者，可办理入会，经病人同意后，在前台进行个人完整资料登记（包括姓名，身份证号，详细住址），成为我医院会员；
②在医院电脑系统中详细录入会员信息。
③前台工作人员对医院会员所享受的待遇进行详细解说；
④会员积分达到VIP会员级别后，前台和收费处需主动告知会员其会员级别提升情况，发放会员卡。（或所有会员均为电子会员，不发放实体卡）；
⑤会员常规资料可以修改，在会员提供相应证件后可进行修改（如发放实体会员卡，会员卡遗失后，会员提供相应证件后可挂失补办）。
2、会员就诊流程：
①普通会员参照医院新诊、复诊就诊流程操作；
②VIP会员必须有人带领至二楼，并告知接诊医生该会员属于VIP会员；（钻石VIP会员建议全程专人引导，包括其介绍的顾客）
③VIP会员就诊原则上必须安排至VIP诊室，特殊情况无法安排，需和会员妥善沟通协商处理；
④VIP会员转赠其所获院内项目介绍来的顾客，以及VIP会员亲自带来的顾客，接待等同于VIP顾客；
⑤VIP会员电话（前台或医生）预约介绍的朋友，医生和前台务必做好充分沟通、保证接待质量；
⑥VIP会员就诊原则上必须安排至VIP诊室，特殊情况无法安排，需和会员妥善沟通协商处理。
⑦会员接诊医生安排，原则上谁的病人谁接诊，特殊情况要更换时，通过协商解决，并做书面申请记录。由前台填写，相关人员领导签字确认后更换。
3、会员积分奖励实施：
①会员到我院就医后，积分达到相应奖励标准后收费室提醒会员领取相应奖励。
②达到赠送院内服务项目奖励领取方式：
方案1：制作会员院内服务项目卡片，会员领取后持卡在规定时间内随时可到医院使用。
方案2：不发放实体卡片，会员直接到医院随时可以使用，从电子档案内进行相关礼品项目发放登记，并在礼品发放档案中注明某项目已领取。
③赠送的院内服务会员可以转赠，转赠受益人治疗时需记录在在实际受益人病历下，（该受益人若为新诊则免挂号费）并在原会员礼品发放记录中登记。
④达到年度定期赠送院内服务奖励条件的，每年的洁牙次数不可以累积，在规定时间内没有使用的，到次年则自动取消上一年的院内服务奖励。（对应会员积分奖励方案A）
二、会员档案管理
1、会员档案资料采取保密原则，会员管理员以及医院所有职工不得向除会员本人和本院以外的第三方透露会员资料以及档案。（特殊情况下需征求会员意见方可提供）。
2、新会员入会必须详细填写会员信息，并录入“会员档案”及医院电子档案。
3、新会员录入的“会员档案”及医院电子档案由会员管理员每星期汇总，星期一交由市场部进行整理核对会员资料，对“会员档案”进行统一管理。
4、“会员档案”及达到积分奖励的会员，每月由市场部统一统计，然后交由会员管理员对有奖品未领的会员进行回访通知。
三、会员奖品费用核算
1、普通常规礼品需外购的按消费金额1%购买，划分为1000元、5000元、10000元、20000元。四个级别购买，对应金额为10元、50元、100元、200元，四个级别来采购（或按相应价格区域用院内现有产品赠送）。
2、方案B中积分换算：
超声波洁牙（带抛光脱敏）5000分/次；
喷砂洁牙（带抛光脱敏）6000分/次；
儿童氟保护漆防龋护理2000分（全口）；
儿童窝沟封闭（进口材料）2000分/颗；
美容科面部护理3000分/次；
中医科中草药热疗5000分/次。
4、院内服务奖品的费用核算。
方案1：费用按照市场活动计算，医生实际收益按照相关项目正常方式给予结算。
方案2：由于能领取院内服务奖品的会员都属于有一定消费能力的群体，从长远考虑，相关费用由医生个人承担（谁患者谁负责，涉及跨中医、美容服务的这样实施有一定困难）。
四、会员礼品管理
1、会员普通礼品由市场部统一申购，并交入库保管；
2、发展部向仓库申领，并交由收费室统一发放；
3、会员礼品每周核对一次。（每星期五由市场部和收费室进行核对）；
5、领取赠送院内服务的积分会员，收费室（或前台）进行登记；
5、会员使用院内服务项目礼品后，由收费处进行相关的划价结算处理。
五、会员回访服务
1、回访方式：电话、短信、信函等。
2、回访目的：
①提供完善的治疗后服务，口碑相传，让在我医院就医的患者成为我医院最大、最好的宣传者；
②向患者传递关怀，并进行健康口腔知识的理念宣传；
③信息互动，了解患者治疗后的康复效果和患者需求，争取在患者想到之前就解决患者的问题，提升医院在患者心中的形象。
3、回访内容：
①普通会员：感谢其选择到我医院就诊，并询问就诊后的恢复情况，让新诊
患者感受到我们的关怀，并就医患的顾虑和疑问进行回答；
②达到VIP积分的会员：邮寄我院的口腔医疗保健知识的宣传资料，并邀请其参加我医院举行的一些聚会活动，让老患者感受到医院的关怀。当达到一定洁牙周期时，电话提醒会员到我院进行免费洁牙；
6、回访要求：
①回访服务要认真，并对患者的要求做记录；（会员回访手册见第四部分）
②回访要专业，在会员提出疑问和治疗问题时回答要专业。
六、会员管理员日常工作及管理：
指定一名前台工作人员为会员管理员。
1、管理员工作职责：
①积极向消费者宣传并耐心、仔细向消费者讲解会员制方案；
②会员档案的统计和管理；
③认真填写会员登记表；
④积极与收费室进行沟通，了解礼品的发放情况以及积分情况；
⑤认真执行公司的会员管理制度，并按时上交会员相关表格，统计会员增加情况；
⑥在客户回访中，认真记录会员所提建议和问题，并进行上报。
2、管理员管理：
①会员管理员统一进行上岗培训，熟练掌握“会员档案”的登记内容及系统中会员信息的录入；
②市场部会员制方案的大力推广、规范实施及严格管理；
③会员电子档案的建立、管理及核查；
④认真填写各项报表并在规定时间内及时上报；
⑤会员积分奖品的申领、发放、管理和核销，并按实统计、及时上报；
⑥及时妥善处理会员投诉事件，并及时上报；
⑦市场部会员活动的准备、实施及监督；
⑧完成领导交办的其它事项。
