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第1篇 住宅项目物业管理档案建立方案
住宅项目物业管理档案建立方案
1、物业档案建立的内容
业主入伙资料
业户家庭资料
业户联系电话
包括:正常情况下的联系电话和紧急情况下的联系电话,如家庭电话、单位电话、手机、呼机、e-mail地址等。
业户室内装修管理资料
包括:装修申请表、装修过程情况记录、管线变动情况等。
业户日常维修资料
包括:维修、维修回访等记录情况。
业户反馈资料
包括:服务质量回访记录、业户投诉及处理记录、业户意见征询、统计记录等。
2、物业档案管理的具体措施
业户档案资料是在业户入伙以后逐步建立起来的,其内容包括业户的姓名、家庭情况、工作单位、联系方法、管理费收缴情况、室内装修管理资料及物业独用部分使用及保养维修情况等。
(1)业户档案的收集
物业设立档案室,建立相应规章制度,对业户档案进行严格管理。资料收集坚持内容丰富的原则。在实际工作中从需要出发,扩大资料来源,从时间上讲是在业主入伙时开始收集归档,实行业户一户一档。
(2)业户权籍资料管理
从业户入伙开始,应着手权籍资料的收集工作,权籍资料的收集、整理、归档,应做到条理清晰、完整齐全,便于查阅。管理和使用好权籍资料,动态反映业户权籍状况,为业户需求提供服务。
(3)业户档案的整理
各个业务范围上收集到的信息资料,统一交档案员集中整理,整理的重点根据资料内容、来源进行分类,做到条理清晰、便于查阅。
(4)业户档案的归档
***华庭住宅小区管理处的业务接待将收集到的业户资料每月五日前提交档案中心。物业档案中心员按照物业管理自身的内在规律和联系,将资料分类有序地保存,并输入计算机存档,运用计算机的先进手段进行档案资料的管理。
(5)档案的利用
为业户服务工作及时提供档案资料,直接或间接地为业户管理服务,从而有效地提高服务质量和服务水平。
(6)业户档案的管理
业户档案的使用应有严格的规定,借阅必须由具备规定条件的人员经登记后方可借出,归还时须由专人进行检查,如有破损,立即修复,严重时追究有关人员的责任。业户档案存放时要做好防火、防潮、防蛀工作,计算机使用时应防止电脑病毒侵入。
第2篇 某某住宅项目物业管理实施方案
某住宅项目物业管理实施方案
一、项目分析
根据所提示数字,管理面积约为14.5万平方米,其中,高层建筑约占总数的50%,其余为小高层建筑或别墅区。小区包含变电站、换热站、二次加压水泵房、以及电梯、电子监控系统等大型公共设备,其设备数量不详。住宅约10万平米,绿化面积约1.7万平米,地下车库约2.9万平米,其中涵盖25部电梯、217个车库、264个车位等。
二、主要管理方案内容
根据上述数字显示,做出对该项目的物业管理方案如下:
1、管理机构设置及人员配置
根据管理服务的总体设想及小区的特点,本着'以人为本、服务至上、精干高效、以岗定人'的原则建立物业管理机构,管理实行项目经理负责制。该项目设项目经理1人和客户服务部(以下简称客服部)、维修部、安防部、环境部等四个职能部门,共需配置约39人。每个部室分别设立一个主管,协助项目经理完成小区日常的各专项服务工作。并制定个部门主管及员工的岗位责任书(附后),在公司检查时,可依照岗位责任书内容进行对员工的bi行为规范和工作质量进行检查。员工薪酬待遇和假期福利等由物业公司办公室根据本公司薪酬制度决定。
至于服务人员的服务标准要求,如客服部的维修处理及时率、回访率,维修部的维修及时率、设备设施完好率,安防部对项目的巡查频次以及环境部对园区的打扫频次和标准,则依照公司所提供的服务等级为准。
1.1客服部
根据管理面积和国际质量体系标准,客服部安排5名管理人员。其中包括:
客服主管一名,主要负责项目客服部的日常管理工作,检查客服人员的日常行为规范、服务质量及工作完成情况,处理客户的投诉和下属员工的绩效评定及培训,并参与小区各项费用的收取工作。
接待员1名,负责项目部服务电话的接听、记录、维修任务传达和客户满意度回访工作以及顾客花名册的管理、更新工作。
收费员(财务)1名,负责项目物业费、水电费的收取,并控制有偿服务费的收缴和管理工作,对所收取款项应在当日做好相关记录后,交总公司财务室保管。并负责相关票据和收费台账的管理工作。(如有水电表查抄工作,可委托维修部门协助完成)
库房管理员1名,负责项目所需物资的采购报表,出入库管理和办公设备的管理工作。
行政文员1名,负责项目日常文件的打印、申报以及对外相关部门的沟通协调工作。
四名员工相辅相成,协作沟通,在完成本职工作的前提下,分别分配相应的收费任务,以便收费工作更顺利的开展。各项工作做到日产日清、及时记录、及时回访,并生成电子文档,以便日后查找。
1.2维修部
根据本项目实际情况和按照国际质量体系标准,维修部共设维修人员6-8名(如有高压配电室则设值班人员2名,24小时轮流值班,并负责项目大型电力设施的维修保养工作),其中设:
主管1名,主要负责管理本部门员工处理本部门日常报修、日常设备巡检、维护保养和下属员工的培训及绩效评定工作。
其余5人分别为电工2名、水暖工2名、电梯维护人员1名(如电梯维保由专业维修公司分包,则可省去该职务人员),分别负责项目的水电暖日常维修和电梯维保工作。为扩大项目的服务范围,分别对5名维修人员培训学习物业相关的其他技能,例如单元对讲系统维修、土建维修、门窗维修等,使维修人员能够全方位发展。员工薪酬以绩效考核制制定,以激励员工的工作积极性。每天设一名维修人员夜间值班,负责项目夜间报修工作的处理和小区照明系统的检查与维修工作,做好值班记录。
负责辖区内大型设备设施的春秋季检修工作,每年的4月和10月对小区内的大型公共设施(如:配电箱、水泵房、给排水系统等)进行常规性检查,确保设备设施的完好运行(春秋季设备设施维保计划需根据实际另行拟定)。
负责辖区内重大节日期间,社区文化活动的协助实施工作。如节日期间的园区布置及维保工作等。
1.3安防部
根据项目实际情况,安防部设安防人员13名,以8小时三班倒的制度负责项目24小时安全防范工作。其中包扩:
安防部主管1名,主要负责管理本部门员工,处理本部门日常事务,并负责对下属员工的bi行为规范和工作的检查,下属员工的培训及绩效评定工作。
门岗3名,主要负责小区车辆及人员的出入管理和外来人员的检查工作,对出入小区的车辆进行检查登记,如有物品出入时,应在接到客服部的物品放行凭证后方可放行。
巡逻岗6名,分别负责高层区、小高层区和地下车库区的安全防范和车辆疏导工作。
电子监控室3人,以8小时3班倒制度负责24小时电子监控系统的监视,协助安防人员管理小区安防工作,力争在第一时间发现安全隐患,以便及时排除。并负责项目部各部门员工的工作监督。
1.4环境部
根据项目的实际情况,环境部设服务人员12名,负责项目所辖区域的保洁、绿化等工作,其中包括:
环境主管1名,主要负责管理本部门员工处理本部门日常事务和下属员工的工作检查、培训及绩效评定工作。
室内保洁员5名,9栋高层安排3名,6栋多层安排2名,负责项目楼宇内的环境卫生打扫及电梯打扫和脚垫的更换工作。
室外保洁员3名,负责项目楼宇外的环境卫生打扫工作,包括项目水系的卫生维护工作。
绿化工3名,负责项目区域内的花草树木养护、修补、浇水、防寒等工作。
服务标准则根据项目物业服务等级而定。
三、其他管理方案
1、常见突发事件的处理
1.1火灾突发事件处理
1.2水浸突发事件处理
1.3电梯困人突发事件处理
1.4未知停电事件处理
1.5暴力突发事件处理
1.6盗窃以及其他犯罪活动处理
以上各种突发事件均根据小区的实际情况制定详细的突发事件处理流程,防范于未然,确保项目的公共安全。
2、社区文化的开展
服务中心结合项目的实际情况,以'健康、求知、情趣、文娱、公益'为导向,开展丰富多彩的社区文化活动,营造小区特有的文化氛围。主要为重大节日的园区装饰及宣传,有必要的情况下可开展相应的公益娱乐活动,例如由业主参加的节日联欢会、组织社区老年或儿童出行等,以增进物业与业主的友好关系,促进物业公司的发展。
3、增值服务的开展
例如:附表:
序号服务项目服务说明是否收费
1电动车充电在合适的场所设置收费充电设施,方便车辆充电。是
2代收包裹邮件为业主代收邮件、邮包等。否
3代发邮件联系快递公司为业主代发邮件。是
4订购服务代业主订购车票、机票或鲜花礼品、报纸、蛋糕等。是
5家政服务为业主联系指定家政公司上门服务。可收取家政公司费用
6衣物送洗代办服务联络合作洗衣店为住户提供服务可收取洗衣店返点
7生日问候可在业主生日当天发送祝福短信,增进与业主的友好关系。否
8复印、传真服务如有条件,可代业主复印和收发传真是
9其他增值服务可根据实际情况增设
四、主要服务人员岗位职责(略)
第3篇 xx住宅项目物业管理人员的管理方案
住宅项目物业管理人员的管理方案
一、量才录用、培养提升
我们在用人机制上的理念是重视管理人员的品德修养、工作能力以及在职培训;强调管理人员的一专多能和管理队伍的年轻化、知识化。
在管理人员的选拔上,我们将严格按照岗位要求制定招聘标准,根据招聘标准择优录用。不片面强调工作年限和学历资格,以'适用'为原则,避免'大才小用'的现象。
在管理人员的培训上,我们对每一岗位的工作技能都规定了达标要求,并通过在职教育、岗位轮训、职务轮换等多种形式对管理人员进行培养,不断提升其综合素质。
二、默契合作、充分授权
强调分工合作的工作态度。我们将采用管理处经理全权负责的直线职能管理方式,本着精干、高效的原则设置岗位,一方面保证管理人员工作负荷的饱满,另一方面避免各岗位职责的交叉,做到'人人有事做,事事有人管'。同时我们倡导全员协调管理(在其他章节有相应阐述),员工应以合作的姿态开展工作。
倡导合理授权,在业主面前,每个员工都是管理处经理。学会授权是我们对管理人员的基本要求。管理处经理通过授权,将更多的精力和时间放在把握全局,正确决策上。各项目主管通过授权从繁琐的日常事务中脱离出来。同时,通过授权,每位员工都能迅速地解决业主提出的服务需求,让业主在第一时间得到满意的服务。同时建立检查和反馈制度,各级管理人员通过定期检查,检验授权效果。对偏离服务标准的行为及时纠正,避免管理失控。
坚持分级指挥和逐级反馈的原则。我们强调一个上级的原则,并在管理处内部建立逐级向上负责的垂直指挥系统。管理处经理及各项目主管根据实际情况发出工作指令,并通过现场指导、工作例会、内部电脑网络等形式逐级向下传达和执行。无特殊情况下,管理人员不得随意越级指挥,而作业员工遇到问题也必须逐级向上汇报,不得越级请示。
三、定期考核、绩效为本
绩效考核,是我们人力资源管理的重要组成部分。其根本目的是营造'以效率为导向'的良好工作气氛。
管理人员的绩效考核将严格依照公司已建立并有效运作的绩效考核体系进行考核。通过公司品质管理等相关职能部门、管理处经理、经理助理的多种途径、多种方式对管理处管理人员进行日常工作的绩效考核。
四、奖惩严明、优胜劣汰
对员工实施准确及时的奖惩,是维持员工长久工作动力的有效手段。将以公司的《员工奖惩条例》为依据,对管理人员进行相应的激励和约束。对工作努力,成绩优异的管理人员,我们将视情况授予 '优秀员工奖'及'特殊贡献奖'等荣誉,并给予一定的物质奖励。对工作不负责任或违反纪律的管理人员,则给予一至三级的相应处分。我们规定:受到三级处分的员工将视情况给予降级或辞退处理。
同时我们倡导管理处所有员工积极参加物业管理公司的竞争上岗及双向选择。我们要求主管以上的管理人员必须通过竞争的方式获取上岗资格,作业人员通过双向选择的方式获取上岗资格。上岗后必须围绕'质量-成本双否决'的运作,定期接受考核,对无法完成质量指标或成本指标的个人,不但否决其效益工资和奖金,并且与其任职(或上岗)资格挂钩。公司定期对于个人绩效考核排位在后几位的管理层人员和操作层人员实施末位淘汰制,通过补充新的员工,增强内部竞争力,从而保持整支队伍的活力。
