学院后勤公司物资服务采购管理办法
学院后勤公司物资(服务)采购管理办法
为规范后勤总公司物资(服务)采购行为,保证采购工作规范、高效、透明实施,根据学校有关规定和公司实际,特制定本办法。
第一章 总则
第一条 本办法所称物资(服务)采购是指学校授权由后勤总公司自主采购的保证后勤工作正常运行的物资和服务,包括生产资料采购和委托社会服务采购。
第二条 物资(服务)采购应当遵循公开透明、公平公正、质优价廉、诚实信用的原则,既保证生产工作高效运行,又保证采购工作规范运行。
第三条 物资(服务)采购原则上以定点采购为主,非定点采购为辅。定点采购是指各部门应从后勤总公司核准准入的合格供应商名录中进行物资(服务)采购。特种材料和非常用材料可进行非定点采购。
第四条 非学校授权的物资(服务)采购,由后勤总公司向职能部门报告,纳入学校采购。
第二章 物资(服务)采购供应商准入及管理
第五条 物资(服务)采购合格供应商准入和管理由监察中心负责。
第六条 物资(服务)采购合格供应商由监察中心组织,办公室、结算中心、实体业务部门参与,共同考察筛选。
第七条 物资(服务)采购合格供应商应具备以下条件:
(一)在工商部门注册的法人或具有独立承担民事责任能力的其他组织和个人。
(二)具有提供满足后勤总公司生产所需物资(服务)的能力。
(三)具备持续稳定的合格物资(服务)供应渠道和市场信誉。
(四)具备物资(服务)交付后的服务和支持、配套服务能力。
(五)应承诺所销售物资(服务)显着低于同期同物资(服务)的市场价格。
第八条 物资(服务)采购合格供应商须经后勤总公司党政联席会研究同意。
第九条 监察中心应对物资(服务)采购合格供应商建立名册,进行日常管理。
第十条 监察中心每年应组织办公室、结算中心、实体业务部门对后勤总公司物资(服务)采购合格供应商进行一次集中检查,并提出保留、清退、重新选择的建议。
第十一条 列入后勤总公司物资(服务)采购合格供应商名录的单位和个人有以下行为的应予以清退:
(一)提供虚假证明,骗取后勤总公司物资(服务)采购合格供应商准入资格的。
(二)提供的物资(服务)价高质劣。
(三)售后服务不及时,不到位,或不能满足工作需求的。
(四)与采购人串通虚假采购套取资金的。
(五)不接受后勤总公司组织监督检查的。
第三章 物资(服务)采购流程
第十二条 各部门采购物资应先填写《后勤总公司物资采购计划审批表》,详细填写采购物资名称(规格型号)、数量后交由监察中心审核。
第十三条 监察中心根据物资库存及实际需要审核各部门的采购计划,同意采购的填写同意意见,不同意采购的予以退回。
第十四条 各部门采购物资计划经监察中心审核同意后,由总经理进行再次审核,审核同意后进入采购程序。
第十五条 物资采购计划经总经理审核同意后原则上由使用部门自主采购,在采购中应做好价格谈判和质量控制。
第十六条 专项物资采购、固定资产物资采购、单笔物资采购在5000元以上的,须经后勤总公司党政联席会同意。
第十七条 对确需外包的服务项目,由职能部门提交后勤总公司党政联席会议研究。
第十八条 外包服务项目由监察中心组织,办公室、结算中心、实体业务部门参与,共同对预选供应商进行考察和价格谈判。
第十九条 服务外包供应商和外包价格须经后勤总公司党政联席会研究同意。
第二十条 外包服务项目应签订服务合同,合同原则上每年签订一次。
第四章 采购物资(服务)管理
第二十一条 后勤总公司采购的物资原则上实行“零库存”,即根据即时和实际需要采购。
第二十二条 各使用部门是采购物资的管理者,应做好出入库管理和使用管理,提高物资使用效率。
第二十三条 各使用部门应指定专人负责采购物资的验收工作,填写出入库凭据。
第二十四条 各使用部门对留存物资应做好库存管理,建立物资领用制度。
第二十五条 各部门根据工作职责对外包服务进行管理,指导和监督外包服务供应商提供高质量的服务。
第二十六条 各部门认为外包服务供应商所提供的服务不能满足工作需要的,应及时向公司报告。
第五章 物资(服务)采购监督及违纪处理
第二十七条 监察中心负责对各部门采购物资的价格和质量,外包服务的价格和质量进行监督。
第二十八条 监察中心应建立后勤总公司物资价格信息库,定期对采购物资价格与市场价格进行分析比对。
第二十九条 各部门采购物资应严格遵守采购纪律,如发现有下列行为的除进行经济赔付和处罚外,视违纪程度,还将给予警告、转岗、报送学校等方式处理。
(一)不按规定程序进行采购,干扰采购工作正常进行的。
(二)与供应商相互串通,高估冒算,有意多付货款的。
(三)不认真履行职责,购进货物以次充好、价高质次或假冒伪劣的。
(四)采购过程中接受供应商礼品、回扣或有价证券的。
(五)采购过程中拒绝监督,对违纪违法行为有意包庇的。
(六)挪用、贪污、私分采购货款的。
第三十条 监察中心应定期向职能部门了解外包服务供应商提供服务情况,主动监督外包服务供应商提供服务情况,对不能满足后勤总公司要求的,及时提出清退和更换建议。
第六章 采购物资(服务)报账流程
第三十一条 后勤总公司物资采购工作完成后,应及时报账,不积压、不累积,原则上单笔结算费用不得超过5000元。
第三十二条 各部门物资采购完成后应持发票和出入库清单报账,出入库清单应有办理人员签字,发票应有采购经手人、部门负责人、监察中心审核人签字。
第三十三条 外包服务项目依据合同约定付款。
第三十四条 物资(服务)采购发票须经总经理(或授权人)签字后方能报账。
第七章 附则
第三十五条 本办法未涉及内容按照国家相关法律、法规及学校有关规定执行。
第三十六条 本办法自下发之日起施行。
第三十七条 本办法由后勤总公司负责解释。
