物业管家服务中心档案管理规定
山庄管家服务中心档案管理规定
1.0目的
规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。
2.0适用范围
适用于zz山庄管家服务中心各类档案的管理。
3.0职责
3.1管家服务中心经理监督档案管理的实施工作并审批档案的借阅申请;
3.2档案管理员负责档案的日常管理工作。
4.0程序要点
4.1档案的类别、编号及保存年限:
4.1.1管家服务中心的编号:*lsz(项目名称拼音缩写)
4.1.2区分全宗,按管家服务中心的工作内容划分,全宗可分为以下几类:
一级类目二级类目编号三级
类目档案范围和条款保存年限
*lsz工程图纸01竣工图纸、技术改造、施工图纸等永久
设备技术资料02消防、智能化系统、电梯系统、变配电系统、给排水系统、空调系统、办公设备等永久
接管验收资料03永久
合同协议04经营服务类合同、工程类合同等永久
综合管理0501公司文件、管理处文件、外来文件、工作联系文件、专项报告、会议纪要等3年
02员工档案
03通知、通告、温馨提示等3年
住户资料0601业主资料永久
02租户资料长期
房屋健康档案07入伙物业接管验收表、装修相关记录等
日常记录08机电类、安全类、保洁绿化类、人事行政后勤类、培训类、社区文化、中控类、顾客服务、装修管理、品质管理等3年
业主委员会资料09
财务资料10收费通知单、月收费统计表、季公布报表等。3年
迎检资料1101优秀大厦(小区)
02安全文明小区
保管理期限的年限从文件产生后第二年开始算起,其中永久为50年以上,长期为16年-50年,短期为15年以下。
4.1.3档案顺序号:采用阿位伯数字取3位有效数字--001、002、003。
4.1.4档案编号举例:
*lsz-06-01-001
4.2立卷与编制目录
4.2.1立卷:就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷,档案管理员按以上分类方法,用档案盒(或文件夹)将档案分别立卷:
a)根据档案(或文件夹)的规格准备相应的档案标贴纸;
b)在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由档案编号、档案名称组成,如:
*lsz-05-03-001 通知及通告
*lsz-06-01-001 zz山庄业主资料
*lsz-09-001业主委员会资料
c)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(或文件夹)左侧立面距顶部3cm位置外,并排列在档案柜中;
d)将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后顺序存放于相应档案盒(或文件夹)内;
4.2.2编制目录:
a)档案管理员在档案盒内首页位置准备活页《档案目录》;
b)每一份档案在归档时,均需将该份档案登记在《档案目录》(内容包括:序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目)中,以便查阅;
4.3档案的保管
4.3.1档案保管的工作任务是:
a)便于查阅;
b)保证档案的安全;
c)防止档案的损坏;
d)采取修复技术,延长档案寿命。
4.3.2档案保管的责任部门
a)管家服务中心客户服务部保管合同协议、综合管理资料、住户资料、员工培训档案、业主委员会资料、财务资料、迎检资料及管家服务中心各职能部门需要保管的其他档案;
b)管家服务中心工程维修班保管项目工程图纸、设备技术资料、接管验收资料等相关档案资料;
c)其他职能部门除经常使用的部分资料外,原则上不保管档案。
4.3.3档案的保管程序
a)各职能部门将需保管的资料经整理汇总后,移交给档案管理员。
b)资料管理员将该资料登记在《档案目录》中,归入相应案卷并统一编号;
c)资料管理员定期将《档案目录》输入电脑,以便查询;
d)档案原则上保管原件。
4.4档案的密级
4.4.1档案的密收分为三级:绝密、机密、普通:
a)绝密档案包括:员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案;
b)机密档案包括:重要的会议记录(纪要)、公司收发文(通知、通告除外)、工程图纸、维修、回访记录、计划总结和其他属机密的档案;
c)普通档案包括:公司的通知、通告等普通性文件。
4.5档案的查阅权限
4.5.1管家服务中心经理可查阅中心所有档案;
4.5.2其他人员根据审批查阅有关档案。
4.6档案的查阅/借阅/复制
4.6.1查阅/借阅/复制人到档案室在《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。
4.6.2资料管理员审核其查(借)阅资格:
a)权限内(经授权/审批)的按正常手续办理;
b)权限外的,档案管理员开具《档案查阅/借阅/复制审批单》给查阅人办理审批手续:属管家服务中心的档案,由管家服务中心主任审批;属部门(财务类除外)的档案,由部门负责人审批;财务类的档案应由中心经理审批。
4.7在档案归还日期前,资料管理员应督促借阅人将档案还好交还档案室。
4.8须复制档案的,绝密档案报总经理审批,机密档案由公司行政人事部经理审批,普通档案由部门/中心负责人审批。
4.9档案的销毁
4.9.1超过保管期限的档案,由资料管理员依据档案的保管期限,每年编制销毁计划及《档案销毁清单》,报公司行政人事部审核。
4.9.2行政人事部审核无误后报总经理审批
。
4.9.3总经理审批同意后由行政人事部指定3名监销人员(档案管理员、办公室文员)将超过保存期限的档案销毁。
4.9.4监销人员确认销毁文件无误签字后,选择安全地点销毁档案。
5.0相关支持文件
5.1文书管理规定
6.0质量记录
6.1qp-01-07-f001 档案目录
6.2qp-01-07-f002 档案查阅/借阅/复制登记表
