第1篇 合同管理监理工作任务方法
合同管理的监理工作任务和方法
(一)、合同管理的主要任务
建设工程合同管理,是对工程建设项目有关的各类合同,从拟定、协商、签署、履行情况的检查和分析等环节进行的科学管理工作,以期通过合同管理实现工程项目'三大控制'的任务,维护当事人双方的合法权益。
(二)、合同管理的方法
1、在建设单位的领导下,积极参与施工合同、供货合同及其他合同的商谈工作,并提出自己的意见,供业主参考;
2、监督合同签订的程序,并进行当事人合法资格的审查;
3、在施工过程中安排专人负责合同管理工作,认真做好工程监理记录,按照合同管理办法分类、整理、保管好各种合同文件以及有关工程变更文件,为日后正确处理工程索赔提供依据;
4、积极参与施工合同的修改补充工作,并着重考虑它对投资控制的影响,通过合同管理,使工程各方处于受控状态,敦促合同各方认真履行合同,避免合同纠纷;
5、做好合同纠纷的调解工作
(1)及时了解合同纠纷的详细情况,并进行调查和取证;
(2)及时与合同纠纷的双方进行协商、沟通;
(3)在项目监理部提出调解方案后,由项目总监理工程师进行调解;
(4)在调解未能达成一致时,总监理工程师在合同规定的期限内提出处理该合同纠纷的意见;
(5)在纠纷调解过程中,除已达到了合同规定的暂停履行合同的条件外,双方应继续履行合同。
(三)、监理工程师对承包商索赔的反驳
能否有力地反驳索赔是衡量监理工程师工作成效的重要尺度,对承包商的索赔进行反驳主要从以下几个方面进行:
1、索赔事项不属于业主或监理工程师的责任,而是其它第三方的责任;
2、业主和承包商共同负有责任,承包商必须划分和证明双方责任大小;
3、事实依据不足;
4、合同依据不足;
5、承包商未遵守意向通知要求;
6、合同中的开脱责任已经免除了业主的补偿责任;
7、承包商以前已经放弃(明示或暗示)了索赔要求;
8、承包商没有采取适当措施避免或减少损失;
9、承包商必须提供进一步的证据;
10、损失计算夸大等等。
(四)、监理工程师对索赔的工作内容
为协助业主处理好索赔事宜,现场监理工程师应做好以下工作:
1、认真研究合同文件,正确理解合同规定;
2、对承包商施工材料和设备到货情况进行检查记录,包括材料质量、数量和存储方式以及设备种类、型号、规格和数量等,如果承包商到货情况不符合合同要求或双方同意的计划,将会直接影响到工程的进度和质量,毫无疑问会成为监理工程师直接反驳索赔的重要依据;
3、做好日常监理工作,随时与业主及承建商保持协调,预防索赔事件发生。
对承建商的施工活动进行日常现场检查是工程监理工作的基础,现场监理工程师必须始终留在现场,保持有关情况记录,做好监理日志,并应特别指出承建商在哪一方面没有达到合同或计划要求,并由监理部将有关问题以书面形式通知承建商,为今后反驳索赔提供依据;同时,及时与业主和承建商做好协调工作,尽量避免索赔事件的发生。
第2篇 校舍工程四大控制合同信息管理监理工作方法
(一)工程质量控制
1、工程质量控制的原则
工程质量控制的原则是以施工验收规范、验收评定标准为依据,按合同约定的质量目标,符合设计要求,满足使用功能要求、安全可靠。对工程项目(全过程、全方位、全天候)的质量控制,紧紧抓住(人、机、料、法、环)五个因素,认真检查落实总包单位的质量保证体系。
2、提高全员质量意识
一个优秀的建筑产品是靠科学管理、严密施工、精心组织和优秀的项目队伍,一步一个脚印,实打实干出来的。我们要把创精品创杯各方面的工程质量要求和标准渗透到施工的每一人。现今的工程不仅仅是要求按图纸和规范施工,更重要是如何把工程干好干精,精中求精,只有这样才能真正称之为品牌管理,品牌工程。
3、遵循以工序质量保证分项工程质量,以分项工程质量保分部工程质量,以分部工程质量保单位工程质量。严格执行和坚持本道工序未经验收或质量不合格的不进入下道工序,尤其是隐蔽工程。
4、把好施工组织设计和专项方案的审查关。
施工组织设计是指导施工全局,统筹施工全过程,在建设施工中起指导的重要技术文件,也是创杯检查的主要依据之一,施工单位应当认真编制。如在施工过程中,承包单位对已批准的施工组织设计进行调整、补充或变动时,应经监理审核批准。对于重点分项工程和关键工序应要求总包单位报送专项施工方案。
5、把好进场工程材料、构配件和设备的审核关。
本工程对主要材料及大部分材料的规格、品牌均进行了约定,施工单位在采购上应严格按约定的品牌进行采购,用于工程。如实际采购困难,需协商确定后方可进行采购。项目监理机构将严格按照合同要求审查质量证明资料,为业主把好工程中最关键的材料关。并按有关质量文件要求频率进行见证取样送检。凡未经监理人员验收或验收不合格的工程材料,我们监理人员有权拒绝签认,并签发监理通知,限期退场。
6、把好工程报验关,尤其是隐蔽工程。
要求严格执行总承包单位先自检,复检后,报监理工程师检测、检查,合格后方予签证。往往这一点很多施工单位做不到,致使增加验收频率。施工班组把施工完的工序首先是交给项目部,不是交由监理先验,施工单位要注意,以免引起误会。
7、关于工程资料的要求
1)施工阶段监理用表和施工用表采用的原则
(1)资料表格应符合国家、浙江省标准的有关要求。
(2)施工单位用表采用浙江省建设工程施工质量验收资料的质量验收记录。
(3)施工单位填报监理报审和监理单位用表应采用监a类、b类表格,通用表格比如监理工作联系单、工程变更单应采用监c类表。
(4)监理单位内部用表采用d类表和我公司相关的表格要求。
2)填表的基本原则
(1)a、b、c、d类表格应按《建设工程文件归档整理规范》gb/t50328-20014.2条管理规定,采用碳素墨水或打印。
(2)填写应使用规范的语言,法定计量单位,签署人应具有相关的资格,对号入座,严禁代签、替签,除非有书面授权证明,表格中要求加盖公章的尚应加盖公章方可完整。请注意,由承包单位提供附件的,在附件上应加盖公章以示认可。
(3)不论是总包单位选择的或是建设单位为主选择的分包单位,分包项目范围内的有关申报或申报表须统一由总承包项目经理签字,加盖总承包单位公章。
(4)表格的填报时间要同工程实际情况相符一致,原则上是资料与工程同步。
以上是我需强调的,其他有关要求望施工单位下去认真学习一下。
3、资料报验与验收的相互关系
(1)工程材料/构配件/设备报审表。
材料进场后应及时上报该表,并附上有关证明文件。监理要核对资料与实际的相符性,并按照实际的数量进行见证取样,复试报告回来后再将报告报监理审查。
(2)钢筋隐蔽报验
钢筋隐蔽报验包括钢筋原材、钢筋加工、钢筋安装、钢筋连接四个检验批,我重点说一下钢筋连接中接头试件的要求。为确保工程进度,不影响下道工序施工,要求承包单位提前做好钢筋接头取样试验工作,如报告不能及时回复,应提供相应的证明文件。
(3)砼施工检验批报验
试块留置要求:桩基工程每根桩留置一组标准条件养护试块;主体工程每同一强度等级的砼100m3留置一组标养试块,不足100m3留置一组标养试块;一次浇筑超过1000m3,200m3留置一组标养试块;同一等级的砼抗渗试块每500m3留置一组试块;同一强度等级的砼同条件养护试块,每幢留置不应少于3组。(商品砼)
(4)监理工程师通知回复单
监理通知是施工监理中重要文件,是一种工作方法,希望施工单位收到通知后,按照通知要求执行,并把情况以文件形式回复。
(二)工程进度控制
工程进度控制是建设单位非常关心的问题,如何确保总的进度目标,也就是合同工期。我方人为在确保工程质量和安全的原则下,采用动态管理,对工程进度进行主动控制,使工程按合同约定的工期目标完成。
首先,施工单位在编制施工总进度计划时,要综合考虑工程的规模、质量标准、工艺复杂程度、施工现场条件、施工人员素质条件及其它外部环境因素影响,完全做到施工进度计划的合理性、可行性。
我们监理方在审批承包单位编制总进度计划时,应坚持做好日进度、周进度完成情况的记录、统计工作。严格督促周计划、月计划、季计划的实施,要求周进度计划保月计划、月计划保季计划至总体计划的完成。把督促进度计划的实施检查作为例会的主要议题之一,要求在每次例会中,承包单位提交本周完成计划和下周施工计划,详细说明完成情况,没有完成的原因。针对进度滞后的现象,我们将指令承包方采取措施,要坚持勤检查、常调整,使实际工程进度符合计划进度,并制定出总工期突破的补救计划。但是,要掌握一个原则,抢工期不能损于工程质量及施工安全。
(三)工程造价控制
1)工程造价控制的原则
(1)严格执行施工合同中确定的合同价,单价和约定的工程款支付方式。
(2)在报验资料不全,与合同的约定不符,未经质量检验签认合格或有违约行为时,监理坚持不予审核、计量与付款。
(3)工程量与工作量的计算应按合同的约定,并符合有关的计算规则。
(4)处理由于设计变更、工程洽商、合同变更及违约索赔等引起工程造价的增加减时,我们会在甲方授权的情况下,坚持公正、公平、合理的原则。
(5)工程量计量原则上每月一次,每月25日前提交,完成工程量截止时
间为每月18日,工程量的确认按gb50500-2008《建设工程工程量清单计价规范》,招标时工程量清单及有关规定进行。
(6)对有争议工程量计量和工程款,应采取协商的方式解决,协商不成时,应按施工合同中关于双方争议的处理办法解决。
(7)对工程量的审核,工程款的审核与支付,监理单位及建设单位均应在施工合同规定的时限进行。
(四)合同管理
加强对施工合同、委托监理合同及建设单位与第三方签定的涉及监理业务的合同管理。
施工单位按图施工是最基本的原则,凡图纸中存在的设计问题和建设单位或承包单位提出的工程变更均应征得设计部门的同意,并出具正规设计变更文件。如未经设计或建设单位同意,施工单位善自更改图纸,后果应由施工单位自负。
对于工期和费用索赔方面,我们各方都应尽量避免。如有发生,我们应按照程序处理。
(五)信息管理
现场会议是参加工程建设各方交流信息、经验的重要形式,我们将按期召开监理例会,根据需要我们还要组织召开各种专题会议,并在会后编发会议纪要。
每月我们将编制监理月报,向建设单位汇报本月工程质量、进度、投资等情况,并对本月的监理工作予以总结,提供工程实际完成情况与总进度计划比较表、本月实际完成情况与进度比较表两表。
(六)监理的工作方法
刚才我已提到,我们是全程服务,对于现场我们有总监理工程师,为确保工程工期,我方均24小时监理。这就得要求承包单位提前做好验收计划,以便于我方予以安排。另外我们在施工过程中,主要是服务于配合,是监理而不是施工单位的质检员、施工员、安全员,要求项目部加强内部队伍建设,完善质量保证体系。对于工程中需要我们监理提供的技术咨询我们将全力配合。在技术交流中发生意见不一致的争议是难免的,希望处理这些技术问题时,不要产生极端,更不要做一些违法乱纪的事,基层存在的问题可以找相关的领导解决。
第3篇 劳动合同管理工作程序
1.总则
1.1劳动合同是根据《中华人民共和国劳动法》和国家有关劳动法规的规定,由公司与转正员工在双方平等协商、一致同意的情况下为建立劳动关系而签定的劳动协议。为了加强对劳动合同的管理,特制定此项制度。
1.2劳动合同签订后作为人事档案进行管理。劳动合同属公司秘密级资料,由行政部指定专人按照公司保密制度进行。
1.3劳动合同的管理分为劳动合同的签订和劳动合同的解除。
2.劳动合同的签订
2.1公司劳动合同实行一年一签。
2.2劳动合同包含以下基本内容:
1)基本情况--合同双方的称呼,即企业名称和职工的姓名。
2)劳动合同期限--规定合同的有效期。
3)工作内容--员工的工作时间,岗位职责及应遵守的有关守则。
4)劳动保护和劳动条件
5)劳动::报酬
6)社会保险和福利待遇。
7)劳动纪律--规定员工如违背合同应受到的处罚措施及程序。
8)劳动合同变更、终止、续订和解除条件。
9)违反和解除劳动合同的责任。
10)签署:由员工亲笔签署,公司法定代表人签章,加盖公司公章。
11)律师见证:由律师见证后签字并加盖律师见证章。
2.3签订劳动合同的程序
2.3.1可使用公司格式劳动合同,双方须协商另立的条款可签订补充协议。
2.3.2正式签订劳动合同、补充协议及公司保密协议,双方签字盖章。
2.3.3律师加盖见证章。
3.劳动合同的解除
3.1劳动合同解除的条件
3.1.1自然解除:合同到期、签订合同人死亡或公司破产,自然解除。
3.1.2中途解除
3.1.2.1双方协商一致,可以提前解除劳动合同;
3.1.2.2员工主动提出辞职;
3.1.2.3员工在试用期间被证明不符合录用条件的;
3.1.2.4严重违反劳动纪律和公司规章制度的;
3.1.2.5严重失职、营私舞弊,给公司造成重大损害的;
3.1.2.6被依法追究刑事责任的;
3.1.2.7员工患病或非因工负伤,医疗期满后,不能从事原工作也不能从事公司另行安排的工作的;
3.1.2.8员工不能胜任工作,经过培训或调整岗位后仍不能胜任工作的;
3.1.2.9劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化,致使原劳动合同无法履行,经双方协商不能就变更劳动合同达成协议的;
3.1.2.10甲方濒临破产进行法定整顿期间或者生产经营发生严重困难,符合国家有关规定确需裁减人员。
3.2员工有下列情形之一的,不准或暂时不准辞职。
3.2.1公司重要工作尚未处理完毕,须由该员工继续处理,或该员工辞职将对工作造成较大损失或不良影响的。
3.2.2由公司出资培训、进修或由公司负担学费参加业余学习,服务期限未满的。
3.2.3正在接受公司审查,有经济或其他问题上未做结论的。
3.2.4其他原因暂不宜辞职的。
3.3劳动合同解除程序
3.3.1员工自动辞职,必须提前半个月书面报告公司行政部,公司因工作事由与员工解除劳动合同,必须提前半月向被该员工发出书面通知。管理层人员须提前一个月。
3.3.2员工进行工作交接,管理人员和财务部门的所有人员在办理离职前应进行离任审计。
3.3.3员工填写员工离职清单,并由本部门负责人,公司领导签字。
3.3.4财务结算。员工解除劳动合同须结清所有财务往来帐目后结算工资,由公司提出解除劳动合同的已转正员工除支付员工工作期工资外,应每年多支付一月工资以作补偿,自动辞职员工和试用期员工不享受此款。
3.3.5填写劳动合同解除表。
3.4离任审计内容
3.4.1工作审计
3.4.1.1外联关系的交接。凡工作涉及的外联关系,包括联系人、联系方式、联系地址都应有所交接,对重要的外联关系进行引见。
3.4.1.2重要的工作文件的交接
3.4.2财务审计
3.4.2.1资金收支的审计
3.4.2.2资产管理的审计
3.4.2.3个人和公司债权债务的审计及清理
3.4.3离任审计小组
对需要进行离任审计的人员,由行政部、财务部、离职员工所在部门组成离任审计小组进行审计,在完成审计内容的工作后,由行政部确认方可办理离职手续。
第4篇 业务科合同管理员工作标准
一、编制依据
《安全生产法》、《安全生产责任制度》、西物段安〔2013〕18号《****干部月度岗位履责考核办法》等规定。
二、标准内容
1.参与安全风险研判，确定风险项点及控制措施，明确量化检查标准，落实管控措施。
2.在主管业务副段长和科室负责人的领导下，认真贯彻执行上级和段长发布的有关工作指示、指令、措施及各项物资质量规章制度。
3.自觉遵守党纪国法、物资纪律，严格执行段及各级物资管理部门的要求，坚持原则，廉洁奉公，不以权谋私，为铁路运输和安全生产搞好物资供应工作。
4.认真学习《****合同管理办法》、《****合同管理办法》和《****法律事务管理信息系统管理办法》，严格贯彻落实执行，且要根据铁路的改革形势，不断学习专业知识，努力提高专业技能。
5.认真遵守各项制度，确保不发生任何事故。
6.按各项规章制度认真执行落实。
7.在实际操作中，本着平等、公平原则，根据具体情况需要增减条款，合同签订双方协商解决争议问题，减少合同纠纷。
8.根据中标方出具《中标通知书》，起草合同文本，登陆****法律事务信息管理系统，填写《****合同审查联签表》，送计划、业务、财务等相关部门分别审查，根据审查意见，对合同文本进行修改后送主管领导审核后，上报行政负责人签字，并加盖段电子印章。
9.对于采购金额在五十万以上的合同，还应上报至局法律事务处审核，采购金额超过一百万的合同，必须申办《****法人授权委托书》。
10.审核完毕的合同文本，由法定代表人或委托代理人在合同文本上签字、加盖合同专用章。
11.合同签订完成后，要及时制作合同档案，合同管理人员填写《合同档案封面》和《合同基础资料目录》后，归档保管。
第5篇 合同管理工作职责内容
1.负责公司各类合同的审查,提出法律修改意见。
2.协助完善公司合同管理制度,规范合同审查工作流程。
3.参与合同示范文本的制定和修订工作。
4.指导省公司合同管理工作。
5.其他与合同相关的法律事务。
第6篇 业务科合同管理员工作标准职责
一、编制依据
《安全生产法》、《安全生产责任制度》、西物段安〔2022〕18号《****干部月度岗位履责考核办法》等规定。
二、标准内容
1.参与安全风险研判,确定风险项点及控制措施,明确量化检查标准,落实管控措施。
2.在主管业务副段长和科室负责人的领导下,认真贯彻执行上级和段长发布的有关工作指示、指令、措施及各项物资质量规章制度。
3.自觉遵守党纪国法、物资纪律,严格执行段及各级物资管理部门的要求,坚持原则,廉洁奉公,不以权谋私,为铁路运输和安全生产搞好物资供应工作。
4.认真学习《****合同管理办法》、《****合同管理办法》和《****法律事务管理信息系统管理办法》,严格贯彻落实执行,且要根据铁路的改革形势,不断学习专业知识,努力提高专业技能。
5.认真遵守各项制度,确保不发生任何事故。
6.按各项规章制度认真执行落实。
7.在实际操作中,本着平等、公平原则,根据具体情况需要增减条款,合同签订双方协商解决争议问题,减少合同纠纷。
8.根据中标方出具《中标通知书》,起草合同文本,登陆****法律事务信息管理系统,填写《****合同审查联签表》,送计划、业务、财务等相关部门分别审查,根据审查意见,对合同文本进行修改后送主管领导审核后,上报行政负责人签字,并加盖段电子印章。
9.对于采购金额在五十万以上的合同,还应上报至局法律事务处审核,采购金额超过一百万的合同,必须申办《****法人授权委托书》。
10.审核完毕的合同文本,由法定代表人或委托代理人在合同文本上签字、加盖合同专用章。
11.合同签订完成后,要及时制作合同档案,合同管理人员填写《合同档案封面》和《合同基础资料目录》后,归档保管。
第7篇 合同管理标准作业工作程序
一、目的
规范合同的评审、签署、履约跟进、归档管理工作程序,确保公司利益、信誉得到保障。
二、适用范围
适用于物业部所有合同的管理工作。
三、职责
1、总经理负责公司所有合同的签署及重要合同的评审。
2、行政部负责公司所有合同的审核、监管及归档(员工劳动合同除外)。
3、人事部负责公司员工劳动合同的审核、监管及归档。
四、程序要点
1、合同管理的范围:包括对外提供服务的合同和对外委托服务的合同。
(1)对外提供服务的合同,包括以下几类:
①开发/建设单位或业主委员会委托进行物业管理的合同;
②投标书;
③对外租赁合同;
④公司承诺提供的常规服务和管理;
⑤顾客(业主、住户或其他委托方)委托公司进行采购、安装、修缮、装修、贮存、检修、保养、清洁、搬运及其他有偿服务的合同;
⑥公司车库、车棚、车位使用或泊车合同;
⑦其他对外提供服务的合同。
(2)对外委托服务的合同,包括以下几类:
①采购合同;
②招标合同;
③劳动合同;
④公司委托顾客(供应商或其他受委托单位)进行采购、安装、修缮、装修、贮存、检修、保养、清洁、搬运等合同;
⑤其他须进行对外委托服务的合同。
2、合同的形式包括以下几种形式
(1)书面的和非书面的。
(2)协议或其他法规性文件的规定和要求。
(3)规范合同和格式合同。
(4)口头承诺。
(5)招、投标书。
3、合同的制定
(1)一般情况下由合同的执行部门负责制定,其内容包括以下条款:
①标的;
②数量和质量(或工作内容);
③价款或酬金;
④履约期限、地点方式及其他履约条件;
⑤合同终止条件;
⑥违约责任;
⑦专用合同约定的其他必要条款。
(2)各种合同若有合同范本,可依照全同范本填写或修改各项条款。
4、合同的评审
(1)评审权限:
①标的在10万元以下的合同,由总经理委托分管副总经理组织合同执行部门及及行政部经理进行评审;
②标的在10~50万元的合同,由总经理组织有关人员进行评审;
③标的50万元以上的合同,由董事会进行评审。
(2)评审内容:
①对外提供服务合同的评审内容:
――公司的履约能力;
――顾客提供的价格;
――合同的风险;
――合同的条款是否明确;
――合同是否合法;
――合同的社会效益;
――其他需要评审的内容。
②对外委托服务合同的评审内容:
――分供方的履约能力;
――分供方提供的价格;
――分供方的信誉;
――分供方提供服务的售后服务;
――合同的条款是否明确;
――合同是否违法;
――合同的风险;
――合同履约监控能力;
――其他需要评审的内容。
5、合同的签署与生效
(1)合同经评审合格,由总经理签署。非书面的合同除外。
(2)经总经理签署的合同按《印章管理标准作业程序》办理盖章审批手续。
(3)所有书面合同均须加盖公司印章,合同页数一页以上的必须加盖骑缝章。
(4)经签署并加盖公司印章的合同正式生效,需公证的合同,经公证后生效。
(5)公司承诺提供常规服务和管理的合同签署与盖章形式不受以上条块的限制。
(6)生效的合同原则上一式肆份,公司与顾客各两份,需进行公证的报公证机关一份备案。
6、合同的编号与归档
(1)书面合同统一进行编号,编号的方法按《档案管理标准作业程序》办理。
(2)一般情况下书面合同由公司行政部统一归档(经总经理审批同意,由其他部门保管的除外),归档方法按《档案管理标准作业程序》办理。
(3)行政部归档合同原件,合同履行完毕或需分阶段付款的,报财务部存档一份,部门需按合同条款监督顾客履约的,按《档案管理标准作业程序》办理复印审批程序后,由部门负责人保管一份复印件。合同执行完毕后,须将合同反还行政部归档。
(4)合同条款涉及保密事项的,有关部门均承担保密责任。
7、合同的履约
(1)对外提供服务的合同,由提供合同服务的部门负责履约,重要的合同由总经理或行政部监督履约。
(2)对外委托服务的合同,由合同执行部门监督分供方履约,重要的合同由总经理或行政部监督履约。
(3)合同执行部门需将合同履约阶段性情况向总经理汇报,重要合同须以书面形式汇报。
(4)行政部监控所有书面合同(员工劳动合同除外)的履约进度,对违反合同进度的及时向总经理汇报。
(5)合同履约完毕,对重要合同的执行效果再次进行评审。
8、合同的变更与废止
合同双方不能履约或不能完全履约或合同中需变更废止情况出现需进行合同条款变更或废止时,由合同执行部门向行政部提出合同变更申请,行政部按合同评审程序跟进评审变更条款或废止合同,重要合同由总经理直接组织变更条款或废止合同。
9、合同的续约
合同期满且需办理续约的,由合同执行部门按合同要求提前通知行政部,由行政部经理按合同评审程序跟进评审,重要合同由总经理直接组织合同评审。
10、合同的统计
每年12月31日前,由行政部对书面合同进行清查统计,写出专题报告。专题报告内容包括:合同清单,履约完成情况,存在或需跟进的问题等报总
经理审阅。总经理给出批示意见,由行政部按总经理批示意见办理。
11、记录:书面合同必须有书面的评审记录,与合同一起归档保管。
五、记录
1、《合同评审记录》
2、《合同更改通知单》
六、相关支持文件
1、《档案管理标准作业程序》
2、《对外委托服务标准作业程序》
3、《有偿便民服务标准作业程序》
4、《对外投资管理标准作业程序》
第8篇 物业管理合同签定工作程序
物业管理合同签定程序
1.目的
对物业管理合同在签定前进行评审,以确保客户要求明确,公司有能力满足客户要求。
2.适用范围
适用于公司新承接及合同期满的物业项目管理合同的签订。
3.引用文件
3.1质量手册4.3章。
3.2iso9002标准第4.3章。
4.职责
4.1总经理或副总经理负责合同评审的组织工作。
4.2保安部负责对清洁卫生、绿化、消防安全、治安、信件收发、内容进行评审。
4.3工程部负责对设备保养运行、维修管理等内容进行评审。
4.4财务室负责对管理收支费内容进行评审。
4.5物管部负责对人力资源等内容进行评审。
5.工程程序
5.1合同的评审
5.1.1总经理或副总经理组织物管部、保安部、工程部、财务室对管理合同进行评审。
5.1.2物管部、保安部根据现行物业管理的各项法规、条例及公司现有的资源能力对委托方在治安、消防安全、清洁卫生、绿化、信件收发管理等各方面的要求进行评审并记录,提出满足委托方要求应增加的资源。
5.1.3工程部根据现行的各项有条例及公司现有的资源能力对委托方在设备保养运行维修的要求进行评审并记录,提出需要增加的资源。
5.1.4财务室根据物业管理行业及公司的有关规定对物业的各项收支费标准,零星维修服务收费等方面进行评审并记录存档。
5.1.5物管部根据有关的劳动法规要求和公司管理的需要,对人力资源方面进行评审,并记录。
5.1.6制定物业管理方案的筹备小组根据各部门合同评审记录、编制物业管理方案,按物业管理方案的制定(qp-2.1)文件执行,修订标准合同,报总经理或副总经理审查批准后提交法律顾问咨询,然后根据法律顾问的意见修改后再报总经理或副总经理审查批准后形成合同草案。
5.2合同的磋商
5.2.1筹备小组制定合同计划,并与委托方联系约定时间进行磋商。
5.2.2合同的磋商由总经理或副总经理组织,有需要时可安排各部门代表及法律顾问参加。
5.2.3筹备小组对合同的磋商形成备忘录。内容包括讨论的情况和修改的意见。
5.2.4总经理或副总经理决定合同需继续磋商的,由筹备小组联系,直至委托方达成一致意见,现经总经理或副总经理批准形成正式的物业管理方案和合同文本。
5.3合同的签订与公证
5.3.1筹备小组联系合同双方举行签署仪式,合同由总经理或授权副总经理与委托方签署并加盖公章。
5.3.2总经理或副总经理或法律顾问认为需要办理公证的,由筹备小组办理有关手续。
5.3.3合同签署后正本由物管部专人保管,副本交财务部、工程部部门保管。
5.3.4筹备小组根据正式签订的合同修订《物业管理方案》具体内容参见qp-2.1《管理方案的制订》。
5.4根据物业管理项目的管理方案、合同有关的法律法规编制业主公约及有偿服务收费标准,并评定公司具有满足规定要求的能力。
6.支持文件与记录
6.1合同评审记录(qr-1.1-01)
第9篇 合同管理员工作职责与职位要求
职位描述：
1、负责业务合同的编号、汇总和统计；
2、对销售业务分单次维修、科室全保、医院整包三类进行管理；
3、审核设备服务派工的保内外属性；
4、按服务合约要求按月向客服部递交设备保养服务任务；
5、合同数据记录与核对，并根据数据出具分析月度、季度和年度报告；
6、在合同处理流程中进行协调与监督，确保相关信息的准确、保密和无遗漏遗失；
7、合同归档与催收。
职位要求：
1、大专以上，文档管理类专业，有合同管理经验，获得合同管理师资格优先；
2、熟悉使用办公软件，对于新系统的适应能力较强；
3、良好的数据处理能力；
4、逻辑清晰，责任心强，统筹与应变能力较佳。
第10篇 物业管理公司合同评审工作程序
质量管理程序文件
--物业管理公司合同评审程序
1.0 目的
通过对标书、合同(草案)或订单进行评审,确保其内容明确,并能准确理解用户或发展商的要求,使合同得以顺利履行。
2.0 适用范围
适用于本公司各类租赁和提供物业管理服务的标书、合同的草案及正常服务范围以外的维修或安装订单及口头订单等的评审。
3.0 定义
订单:指对要求进行说明的文件或记录。
4.0 职责
4.1 总经理主持并组织有关部门或人员对物业委托管理合同或标书等重大项目合同的评审。
4.2 房屋、电话租赁合同及其他一般性服务合同由合同涉及的部门负责人组织评审,公司主管负责人负责审批。
4.3 正常服务范围以外的维修或安装订单由机电班长或订单接收人进行评审。
4.4 合同评审记录由办公室负责保存。
5.0 工作程序
5.1重大项目合同(如物业管理项目标书、物业委托管理合同等)的评审。
5.1.1 总经理负责组织有关部门或人员通过与顾客了解接触、沟通联络以及对市场的调查和分析来了解顾客的真实需要。
5.1.2 在投标或合同签订之前,总经理主持召集专题会议,有关部门或人员对标书或合同草案内容以及服务质量标准等进行评审,确认本公司有能力达到用户或发展商要求。
5.1.3 对合同的评审确保
a)在签订合同之前,各项条款内容明确、合理;
b)公司具有满足合同能力,与投标不一致的地方已得到解决;
c)当合同变更时,应重新评审,评审后更改的内容及时准确传达到有关部门o
5.1.4各相关部门负责对合同涉及到本部门的内容进行评审,并在《合同评审记录》上填写评审记录,经总经理签字确认。
5.1.5 《合同评审记录》由公司办公室负责保存o
5.2一般性服务合同(如业主公约或物业管理契约,房屋、摊位租赁及电话出租合同等)的评审。
5.2.1 在合同签定之前,由合同签订部门负责人组织有关人员对合同的草案内容进行评审。如合同有标准合同文本(通用范本),只需对标准合同文本进行评审,报公司主管负责人审批。
5.2.2《合同评审记录》由合同签订部门负责保存。
5.3维修或安装订单的评审
5.3.1 以口头或书面等方式出现的属于正常服务范围之外的维修或安装订单电主管或订单接收人评审,或记录后预约现场评审。
5.3.2 如用户的要求内容不明确时,由专业人员在现场进行评审并做出答复,将结果记录在《维修通知单》上。
5.3.3 上述评审记录由管理处负责保存。
5.4合同的修改
5.4.1 合同的双方发现合同中存在需修改问题时,均有义务就待修改条款通知对方,并取得一致意见。修改后的合同要进行重新评审并做好评审记录。
6.0 相关文件
6.1 《质量/环境/职业安全管理手册》'文件资料控制程序' 4.3章
6.2 《质量/环境/职业安全管理手册》'职责描述'3.2章
6.3 《合同评审记录》***-qp-08-1/b
6.4 《维修通知单》***-qp-06-4/b
6.5 《经济效益分析意见》或《可行性分析》(不定格)
6.6 《物业管理投标书》或《物业管理方案》(不定格)
6.7 《物业委托管理合同》(不定格)
第11篇 物业合同管理工作程序
物业管理有限公司程序文件
--合同管理程序
1.目的
为合同的订立、履行、保管提供指引,降低法律风险,规范公司及各部门的合同管理。
2.范围
适用于公司或公司某部门作为一方当事人的所有合同和合同管理的各个阶段。
3.职责
3.1总经理办公室是公司的合同管理部门。
3.2以公司名义签订的合同由总经理办公室负责管理。
3.3以部门名义签订的合同由本部门负责管理。
4.方法和过程控制
4.1合同的订立
4.1.1合同的订立应遵循以下原则:
4.1.1.1事前签订原则
所有合同或协议应在依照本程序完成订立、审核、签署、生效后才予以履行,不应未签合同即先行履行。
4.1.1.2合同审核原则
所有合同或协议需依照本程序相关条款所规定的程序报批,不得在合同内容未经审核的情况下即擅自签订或者直接报签。采用合同标准文本或者政府有关部门制定的合同文本,且合同当事人对合同条款没有提出增加或者删减的合同,可作为本原则的例外。增加补充条款的,视为对合同条款的增加或者删减。
4.1.2合同内容
4.1.2.1合同内容一般应包括但不限于以下条款:
a.当事人的名称或者姓名、住所、电话;
b.标的;
c.数量;
d.质量;
e.价款或者报酬;
f.履行期限、地点和方式:买卖合同以及其他涉及标的转让(所有权、使用权或占有权转让)的合同,应以公司或项目所在地为合同履行地;在公司为付款方时,应将付款时间与对方当事人履行义务的时间相结合,若对方履行义务时间较长,应尽量选择分期付款的方式。采购、工程、劳务类合同合同期不得超过1年,以利于定期对其进行评估。
g.违约责任:包括构成违约的条件、不构成违约的除外条件、承担违约责任的方式等;
h.解决争议的方法。
4.1.2.2根据合同性质与客观需要,合同内容还可以有保修、保密、验收、风险、权利归属等条款:
a.工程合同、买卖合同等,在公司为付款方时,应有保修条款;
b.涉及知识产权(包括商业秘密)的合同,应有保密条款和权利归属的条款;
c.涉及标的转让(所有权、使用权或占有权转让)或成果移交的合同,应有验收条款和风险承担或转移条款。
4.1.2.3合同内容应具体、确定,能明确界定各方当事人的权利、义务;客观情况在签约时确实无法明确规定的,应规定能明确权利、义务的依据。
4.1.3合同的草拟
4.1.3.1合同由经办人员负责草拟,公司已制订并实施合同标准文本的,应采用标准文本。
4.1.3.2采用合同标准文本的,经双方协商,可以对标准条款进行修改,也可增加补充条款,但必须履行合同报批手续。
4.1.3.3政府有关部门有强制性规定的,可采用所要求的合同文本;公司尚未制定或不宜采用合同标准文本的业务,应参照以往的合同或最相类似的合同标准文本或合同示范文本另行拟定合同。
4.1.4合同的报批
4.1.4.1合同报批前,经办部门须对对方的主体资格、履约能力、资信情况、恪守合同的信誉状况及背景等进行审查,并保存加盖公章的营业执照复印件和相关资格证明。
4.1.4.2经办人员应将草拟好的合同分别报部门经理及公司相关部门审批,各审批部门应在各自职权范围内对合同提出书面修改意见,经办人员根据修改意见整理出最终的合同文本。
4.1.4.3不同性质、类别和内容的合同,审批程序可以有差异,但在合同范本有修改的情况下或公司没有形成范本的、涉及总金额在5000元以上的合同,
必须经过法律人员审核。并且将法律人员审核过的合同作为同类合同的范本,由总经理办公室存入'合同范本库'。所有涉及款项收付的合同均须有财务人员审核。
4.1.4.4各管理处可以根据实际需要,对b类合同的范本动议更改,填写《文件更改申请表》由部门经理签署意见后报品质部和法律人员审核,总经理办公室审批并备案。然后由申请部门在本部门范围内使用。
4.1.5合同的签署
4.1.5.1 物业委托管理合同、公司与其它方签订的保险及法律合同、公司统一结算的a类物资及其它采购合同、电梯维护保养合同、小区改造施工合同、出租公司的物业或公司租赁其它物业的租赁合同、新管理处成立前管理处有关业务合同及其它由公司职能部门经手签订的合同,均以公司名义签订,加盖公司印章。其他合同以业务部门名义签订,加盖业务部门公章。
4.1.5.2对于以公司名义签定,对方须由法人代表或经法人书面授权的业务负责人亲自签约,法人授权书须与合同一同由总经理办公室保存。
4.1.5.3各审核部门在合同审批表上均签字同意后,经办人员负责办理合同签章手续。合同规定由双方代表签字并盖章生效的,应先由公司代表(法定代表人或者法定代表人委托的代理人)签字,然后报公司总经理办公室盖章,未明确加盖公章的,应尽量盖合同专用章。
4.1.5.4公司合同专用章由公司总经理办公室主任负责保管,除非公司法定代表人或者总经理签字同意,否则不得向任何人出借。合同内容在一页以上的,应在每页加盖骑缝章。条件允许的,每件合同应保证公司拥有两份原件。
4.1.5.5部门对外签订合同必须由部门经理签约,如经理出差、假休原因应委托分管总经理助理签约,不允许向下授权。
4.1.5.6体系文件中格式化协议或合同、顾客委托租赁协议,可以长期授权形式(书面授权书)指定专人负责签约。
4.1.5.7合同一般应由双方同时签字盖章;不能同时签字盖章的,应避免我方先行签字盖章;对方签字盖章应在我方报批审核程序结束之后进行。
4.2合同的履行
4.2.1合同订立之后,经办部门与经办人员负责对合同的履行进行跟踪;财务部负责对合同的收、付款内容进行监督;公司其他相关部门应对合同的履行给予必要的协助。
4.2.2经办人员应密切关注合同的履行情况,按照合同规定及时行使我方的权利,全面履行我方的义务,特别是对应收、应付款须及时报批结算,不得擅自延期履行。
4.2.3合同订立后,因客观条件发生变化需变更合同内容,或者对方提出变更要求的,经办人员应及时向部门经理请示,依照合同订立的有关程序办理报批,另行签
订合同或补充合同。
4.2.4合同订立后,对方当事人提出把合同的全部或者部分义务转让给第三人的,或者我方需要将合同的全部或者部分权利、义务转让给他人的,需由经办人员按照合同订立的有关程序办理报批,另行签订合同或补充合同。
4.2.5在合同当事人发生或可能发生违约时,或者发生与合同有关的争议时,经办人员须及时向部门经理报告并知会公司相关部门,由公司相关部门协商并请示公司领导决定依法采取何种措施。
4.2.6合同的解除
4.2.6.1合同当事人提出解除合同或因客观条件发生变化(如不可抗力)需要解除合同的,参照合同订立的有关程序办理审批手续,合同当事双方须就合同解除另行签订合同或补充合同。4.2.6.2合同一方当事人提出合同约定的解除合同条件成就,据此要求或通知或以其他方式解除合同的,经办人员应立即报部门经理并知会公司相关部门,以决定解约条件是否成就或解约方式是否有效。
4.3合同的保管
4.3.1合同保管应遵循下列原则
4.3.1.1及时归档原则;
4.3.1.2完整保存原件原则;
4.3.1.4便于查找原则。
4.3.2合同保管的范围应包括但不限于以下内容:
4.3.2.1合同(包括附件);
4.3.2.2合同评审的相关记录;
4.3.2.3合同订立与履行过程中的所有书面材料。
4.3.3合同保管部门
4.3.3.1公司业务部门在职权范围内,对以本部门名义签订的合同原件进行保管。
4.3.3.2公司总经理办公室负责以公司名义签订的合同的保管工作。因履行合同进行款项结算而发生的单据由公司财务部负责保管。
4.3.3.3公司各业务部门以本公司名义对外签订合同时应当一式两份(含一式两份)以上,公司总经理办公室备份一份合同原件,业务部门保留一份影印件存档,其他由合同其他当事人和政府部门持有(具体份数根据合同当事人和需要报批部门数目确定)。
4.3.3.4财务部可保存有付款内容的合同影印件;其它部门因业务需要,可经公司总经理办公室主任批准保存有关合同复印件。
4.3.4合同的归档
4.3.4.1经办人员对合同履行过程中的各种材料,除款项结算与收、付款等原因而必须提交合同其他当事人或者公司其他部门的材料外,所有材料应在合同履行过程中作为合同附件及时妥善归档;并在发生纠纷需要法律人员协助解决时,按要求将有关材料提交公司总经理办公室。
4.3.4.2与履行合同有关的材料必须提交给其他当事人且公司没有备份的,经办人员应保留影印件并按4.3.4.1的规定处理。
4.3.4.3各部门合同管理员负责保管应由本部门保存的所有合同,并依照《合同登记表》进行分类、编号、登记、存档,保证存档的合同内容完整,便于管理。
4.3.4.4所有合同均应永久保存。
4.3.5合同的使用登记
4.3.5.1合同在归档之后,公司各部门调阅、复印合同须向总经理办公室申请,并在《借阅登记表》中进行登记。;绝密级合同的调阅,须经总经理办公室主任与调阅者所在部门经理签字批准。
4.3.5.2归还被调阅的合同时,合同管理员应当场检查合同是否有损坏、涂改或缺失,并予登记,由调阅者签字确认;如合同有被损坏、涂改或缺失的情况,合同管理员应及时登记并向总经理办公室主任及调阅者所在部门经理做出书面汇报。
4.3.6合同的保管形式
4.3.6.1合同档案保存形式为文本原件。
4.3.6.2为研究和借鉴需要,绝密级以外的合同可在保存文本原件的同时,由总经理办公室负责以电子文档形式存放,并设定访问权限。
4.3.7合同的保密
4.3.7.1各部门应根据合同的重要性,将不同性质和内容的合同划分适当的密级。
4.3.7.2合同密级一般分为绝密、机密和保密三级。绝密级合同仅限公司高层领导和为正常经营管理而必须知悉合同内容的人员知悉;机密级合同仅限公司中层领导以上人员和为正常经营管理而必须知悉合同内容的人员知悉;其他合同为保密级,除为正常开展业务所需外,不得对外传播(集团内各公司之间的交流除外)。
4.3.7.3合同经办人员、合同管理员对合同的保密负责;所有有条件知悉合同内容的人员都应按密级要求对合同内容予以保密。
4.3.7.4经办部门须在合同扉页上注明本合同的密级。
4.4.公司总经理办公室可根据公司合同管理的需要,会同相关职能部门就公司某类合同管理制定具体实施办法。
5.质量记录表格
**wy7.2.2-z02-f1《合同登记表》
第12篇 建筑项目合同管理员岗位工作标准
1、编制目的
本工作标准规定各项目合同管理员工作职责、内容,应保存的资料和应熟悉的法律、法规和制度。
2、工作职责
(1)贯彻执行国家和企业颁发的有关合同管理的方针、政策和法律、法规。
(2)负责合同评审、参与合同的谈判、签订、变更和争议处理。
(3)负责对合同的履行进行监督。
(4)负责对分包方的考核。
(5)负责合同和分包方原始资料的管理。
3、工作内容
(1)及时获取工程建设施工合同文件。合同性文件包括:招标文件及附件、投标书及附件、建设工程施工合同。
(2)熟悉和研究工程建设施工合同文件,全面了解和明确施工合同各条款,负责施工合同的二次交底,二次交底应面向项目部全体管理人员、各班组负责人及分包单位负责人。
(3)参与项目分包合同、分供方合同的谈判、评审和签订,审核并留存分包方的资证、信誉、产品质量鉴定等尽可能完善的资料,经审定合格的分包方纳入合格分包方名册,并提交公司主管部门备案。
(4)负责对各类合同的履约进行跟踪监督,及时发现违约的原因、责任及可能产生的后果,每月按时向公司书面汇报合同履约情况。
(5)对合同履行中发生的变更、违约、争议事宜进行协调处理,并做好资料的收集和整理。
(6)每月定期整理和汇总工程的工期签证、经济签证等资料,登记汇总结果并上报公司。
(7)在各类合同管理中,注意预防相关方的索赔,收集有利证据,做好索赔与反索赔工作。
(8)对合同文件进行分类、编号管理,保证合同文件不丢失、不损坏、不失密,并方便使用。
(9)接受上级各部门的合同管理情况检查,对检查中提出的问题及时整改。
(10)完成领导临时交办的任务。
4、本岗位需要存档资料
(1)合同台帐
(2)合同履约分析记录
(3)合格分包方名册 .
(4)合格分包方考核、重新考察记录
(5)分包、分供合同草案评审记录
(6)合同变更台帐
(7)其他应保存的资料
(8)各类合同及协议
5、本岗位应熟悉的主要法律、法规、制度
(1)《中华人民共和国建筑法》
(2)《中华人民共和国合同法》
(3)《中华人民共和国招投标法》
(4)《中华人民共和国统计法》
(5)《中华人民共和国民事诉讼法》
(6)《中华人民共和国公司法》
(7)《中华人民共和国环境保护法》
(8)《中华人民共和国工会法》
(9)《中华人民共和国档案法》
(10)《中华人民共和国保守国家秘密法》
(11)《中华人民共和国保险法》
(12)工程所在地地方政府法规和要求
(13)建筑工程施工合同
(14)定额及相关配套文件
