万科地产档案资料管理细则
蔓科地产档案资料管理细则
1、客户资料管理要求
1.1准确:产权来源清楚,证件手续齐备,符合法律法规政策,记录与实际相符。
1.2完整:各种表册项目无缺项,各种证件、证明材料无遗漏。
1.3及时:客户资料随产权的转移变更,房屋、产权情况要经常进行更新,随时反映发生了的产权情况,使之符合现状。
2、存放与归档操作原则
2.1客户在销售现场签订楼宇认购书后并将其装入档案袋,按房号顺序存放。
2.2签署《房屋买卖合同》及其按揭手续办理完毕后,将其补充协议、客户身份证复印件和首期房款收据复印件,按照房屋栋号顺序存放。
2.3客户合同(房地产买卖合同及按揭合同)在当地房产或国土局办理登记完毕后,公司留一本买卖合同及按揭合同,连同上述资料一起正式归档。
3、文挡存放方式
为了使客户资料更加便于查阅,防止丢失或破损;使出借,返还的管理变得容易;同时也便于保存、保密,营销公司将整理好的档案按照项目和房号的顺序,存放于档案室并建立资料库。
4、档案收存基本要素
一份完整的客户文挡,必须具备以下资料(按顺序装袋存放或创建电脑储存档案):
①认购书或认购登记表
②房屋买卖合同及补充协议
③银行按揭合同
④合同外的补充协议
⑤特殊折扣审批表
⑥客户身份证明文件(复印件)
⑦其他(更名、退换房资料)
5、档案管理制度
5.1建立查阅、借阅登记制度:公司专业管理人员调档查阅,必须由管理员统一进行登记。外单位人员查阅文档,必须出具公、检、法工作人员证件及协助调查通知书。
5.2严格遵守保密制度,档案资料非特殊批准,不允许外借和公开。
5.3确保档案资料安全,档案室除客户文档管理员外,禁止他人入内。
5.4客户文档由营销公司设兼职客户文档管理员一名,实行专人负责制。
