工程公司光盘档案管理细则

工程公司光盘档案管理细则

工程有限公司光盘档案管理细则

一、光盘的整理:

1、光盘档案的管理由信息管理员具体负责。

2、正确标注每份预归文件的日期、流水号、文号、标题、分类、主题词、密级、页数、扫描文件路径、文件名等内容并完成数据库的录入和图像扫描工作。(见附件五)

3、每年3月底前检查和清理上一年的预归文件,完成计算机自动归档、立卷工作,也可自行调整立卷。

4、自动生成案卷数据库,填写数据库内容,包括编写卷名和填制案卷有关内容并打印出案卷封皮、卷内目录和全引目录,系统提供各种报表。

5、按计算机分配的卷号贴制卷皮,按计算机分配的卷内顺序号往卷内插放文件,在案卷首附卷内文件目录。

6、归档后,刻制光盘并填好备份光盘的备考文件

二、光盘的管理和保护:

档案建立初期先保存在硬盘上,便于检查调整和使用,一旦形成规模,检查无误,就应将数据库和图像文件一并刻到光盘上加以保存。光盘上的档案文件不得改动。光盘的使用维护必须遵循以下规则:

1、光盘说明:录制完的光盘应制作相应的盘片标签,内容按规定填写齐全、清楚,贴放在盘片盒正面,(见附件九)。

2、光盘检测:录制完后,应进行外观与载体内容的质量检测,确认无污染、划痕、病毒,保证内容完整。

3、光盘保管:存有档案的光盘要一式两份,一份供查阅,一份封存保管,两份分开保管。

4、光盘保护:录制好的光盘要存放在洁净、安全、避光、防潮防磁的地方,严禁用手摸擦表面,严禁摔、碰、折、划和挤压光盘。

5、数据检查:每年进行质量检查,及时修补、及时复制。

三、光盘档案的密级划分和权限管理:

光盘的密级按光盘中文书档案的最高密级确定。具体划分同文书档案密级划分。

办公室秘书按公司的保密规定事先设置权限管理密码,确保存有档案信息的光盘内容不被非法调用、删除、修改、打印和拷贝。权限设定按光盘内所存最高密级档案确定。