第1篇 p公司采购管理程序
公司采购管理程序
总经理办公室负责按《采购管理程序》对本公司的采购活动进行控制,保证所采购的物资或服务符合要求。
1.总经理办公室为保证所采购用于服务的物资、材料符合要求;应向采购人员明确采购要求,确保采购活动处于受控状态。应包括:
a.对所采购的物资、材料指定品牌。
b.明确所采购物资、材料名称、数量、型号、价格。
c.如果可行也可以指定那些质量可靠、信誉好、价格合理的零售商为我们的合格分供方。
以上要求必须文件化。
2.各部门在采购分供方的服务时,首先应对分供方的能力能够满足我们要求进行评估,只有确认分供方有能力满足我们要求时,才能把他们做为我们合格分供方为我们提供服务。
3.采购合格服务活动时,必须向合格方供方明确我们的要求,而且这些要求必须是书面文件化的。
4.采购合同、文件只有经授权人批准后方能生效执行。
5.对采购的物资、材料、服务按《采购管理程序》进行验收。
第2篇 某物业分公司采购与分包管理程序
物业分公司采购与分包管理程序
1总则
1.1严格规范物业服务过程中的采购及业务分包,不仅是保证物业服务质量、维护ee物业服务品牌的基本要求,也是有效控制物业服务成本,倡导廉洁自律的重要举措,各物业分公司必须遵照管理公司制度规定,确保采购及业务分包活动公开、有序地进行。
1.2根据管理公司《ee地产经营管理制度》规定,结合物业管理企业的实际情况,各物业分公司凡单项合同额2万元(含)以上的采购(分包)业务,必须纳入招标系统进行控制,包括但不限于:
a)物料、设备采购;
b)一次性工程分包(维修、更新改造、新增);
c)服务分包等。
2相关职责界定
2.1物业分公司负责供方管理、物料采购及服务分包的计划制订和具体实施,以及
20万元以下的招标工作。
2.2项目所在公司负责组织20万元(含)以上、50万元以下的招标工作。
2.350万元(含)以上的招标项目按《au*地产经营管理制度》的相关规定执行。
2.4管理公司物业管理部负责指导和监督项目所在公司物业管理方面的采购及分包过程。
3供方管理
3.1供方合格评定准则
3.1.1为确保供方提供的物料或服务满足规定要求,所有物料采购和服务分包必须首先进行供方合格评定。
3.1.2产品供方合格评定标准包括(但不限于):
a)工商局颁发的营业执照,合法经营;
b)有资质证书;
c)固定的营业地点;
d)充足的供货资源;
e)提供明确有效的合格产品质量证明凭据;
f)合理的产品价位;
g)以及在合作期间产品使用合格率达到98%以上;
h)供货及时性达到95%以上;
i)对不合格品能及时退换的良好售后服务等。
3.1.3公用事业(包括供电、供水、环卫以及地域性极强的供暖等)服务部门没有可供选择的余地,但对其单位架构、相关人员情况、服务质量和服务特殊规定等亦应进行了解,以便与其配合达到满足服务的需求。
3.1.4可供选择的服务(工程)供方,其合格评定标准包括(但不限于):
a)具备合法的营业执照、固定的营业地点;
b)满足服务项目的能力;
c)良好的社会信誉;
d)合理的承包价格;
e)优质的服务质量,及跟踪服务的有效性和及时性。
3.2供方合格评定方法
3.2.1业务经办部门负责收集供方基本信息,根据供方的资质等级、技术力量、设备条件等方面进行供方初评,至少应评审供方以下几个方面的优势:
a)质量、性能及其稳定性;
b)价格;
c)信誉--履约信誉与社会信誉度;
d)售后服务;
e)付款方式;
f)交货方式、交货周期;
g)公共关系;
h)品牌;
i)供方内部运作状况;
3.2.2业务经办部门负责填写《供方合格评定审批表》,记录对上述评审结论。品
质部负责复核,并重点对供方的营业执照、特殊行业的资质证明等进行验证,其营业执照的项目范围和特殊行业资质证明必须合法有效。
3.2.3经初评合格的供方,在可行时应由业务经办部门组织相关部门人员进行现场考察,现场考察人员中必须包括品质部派出的人员。
3.2.4现场考察主要内容是考察供方的营业地点、公司规模等,必要时对其所承包的项目进行考察核实,以确定其承包业务能力和社会的信誉程度。
3.2.5现场考察评估通过后,业务经办部门负责拟订现场考察报告,并由考察人员会签。业务经办部门负责将现场考察报告,连同《供方合格评定审批表》一起提交总经理审批。
3.2.6经审批后的供方由品质部负责列入《合格供方名录》,并分发至业务经办部门执行。
3.3合格供方的监督评估
3.3.1物业分公司品质部负责建立合格供方档案,并适时更新。合格供方档案的内容包括(不限于)以下信息:
a)供方的名称、注册地址;
b)评审结果和记录;
c)供方营业执照复印件;
d)资质等级证书;
e)质量保证书;
f)其他证明材料。
3.3.2物业分公司品质部负责组织业务经办部门对合格供方的履约表现进行监督评估,根据不同类型供方采用适当的评估周期和方式,包括:
a)对常用物料的合格供方每半年进行一次综合的监督评估;
b)对提供长期连续服务的供方应每季度进行一次综合评估;
c)对提供一次性服务或一次性工程的供方,应在合同执行完后一个月内完成供方监督评估。
3.3.3物业分公司在进行合格供方监督评估时,可参照管理公司《供方合格评定与
监督评估指引》的规定执行,并形成《合格供方监督评估表》。
3.3.4合格供方监督评估依据包括上述3.1.2至3.1.4条规定、合同执行情况等,尤其应注意对以下内容的评估:
a)掌握供方内部管理的状况;
b)供方产品价格的变化;
c)社会信誉的变化;
d)同物业公司合作的情况跟踪;
e)其他应当跟踪管理的要素。
3.3.5合格监督评估所引起的任何必要措施由业务经办部门负责实施,品质部对措施实施情况进行跟踪验证,并形成跟踪记录。
4招标工作程序
4.1招标项目立项
4.1.1招标项目由物业分公司各业务经办部门根据年度工作计划提出,计划内的招标项目可直接编制招标文件。非计划内的招标项目由业务经办部门拟定招标计划,必须按上述第2条规定的权限履行报批手续。
4.1.2招标计划的内容应包括(但不限于):招标内容、成本估算额、招标方式、招标文件编制时间、资格评审时间、发标日期、进场时间等。
4.1.3物业分公司业务经办部门负责拟订招标文件,招标文件的内容应包括(但不限于):
a)招标人(公司)简介,包括公司的名称、地址、联系方式、基本情况等;
b)招标项目简介,包括项目内容、项目要求等;
c)对投标人及投标书的要求,包括投标人的资格、投标书的格式、主要内容等;
d)评标标准及方法;
e)评标活动方案,包括招标组织机构,开标时间及地点等;
f)其他事项的说明。
4.1.4拟订招标文件的其它具体要求按管理公司《au*地产经营管理制度》的相关规定执行。
4.1.5招标文件的审批权限按上述第2条的规定执行。实际操作中招标计划、招标
小组、招标文件及拟邀请投标单位的资格审查可同步报批。
4.2成立招标小组
4.2.1每个招标项目均必须根据招标项目的特点成立招标小组,负责整个招标工作。原则上与投标单位有利害关系的人员不得作为招标小组成员。
4.2.2招标小组人数必须为奇数,且不少于3人。业务经办部门经理、财务部经理、品质部经理及相关专业技术人员应为招标小组成员,全过程参与招标工作。
4.2.3在整个招标过程中,每次评审招标小组成员出席人数不得少于总人数的2/3。
4.3投标单位确定
4.3.1物业分公司招标一般宜采用邀请招标方式,由业务经办部门负责收集相关供方信息,由招标小组审查确定拟邀请投标单位。
4.3.2各类招标项目预选投标单位应不少于三家。投标单位应优先从《合格供方名录》中选择,合格供方名录中没有或数量不够时,才可从其它推荐途径选择投标单位。投标单位的资格预审应遵循以下规定:
a)已列入公司《合格供方名录》的单位直接具备投标资格;
b)未列入公司《合格供方名录》的单位,应按上述第3条的规定经评定合格后才能作为拟邀请的投标单位;
c)已从公司《合格供方名录》取消的单位,两年内不得参与投标。
4.4发标
4.4.1招标文件的发放、现场踏勘和答疑由招标小组负责组织,公司各部门视实际需要指派人员配合,但至少应保证同时有来自不同部门的二人参加。
4.4.2招标文件发放、现场踏勘、招标答疑均应形成书面记录,其中招标答疑记录应作为招标文件的补充附件一并发给投标单位。
4.5开标、评标、定标
4.5.1招标小组主持开标工作,现场拆封,该过程应形成书面记录,参加开标的全体人员签字确认。
4.5.2开标后招标小组组织相关人员进行标书的分析,以便进一步的评标定标工作。
4.5.3招标小组组长主持招标项目的评标工作,招标小组全体人员参加,实际人数
不少于3人。
4.5.4各类专业的评标工作均必须遵循管理公司《au*地产经营管理制度》的相关规定执行,经招标小组评标,并将评标结果按规定权限(上述第2条)报批后确定中标单位。
4.5.5确定中标单位后3日内,招标小组向中标单位发出中标通知书,并将中标结果以书面形式通知其他投标单位。
4.6合同签订及招标文档管理
4.6.1物业分公司业务经办部门负责按本手册第6.3节的规定,组织内部的合同评审过程,并与中标单位进行合同洽谈,签订正式采购或分包合同。
4.6.2招标过程中形成所有文件和记录由业务经办部门负责整理成册,并在正式合同签订后一个月内移交行政人事部统一存档保管。
5物料采购
5.1物料定额标准
5.1.1各物业分公司应根据物业服务实际需要,明确各类材料、部件、工具、用品及小型设备的基本库存量,包括工程设备维护所需的备品备件,建立物料库存量标准及部门或个人使用工具的配备标准,编制《物业采购分类明细表》,经本公司总经理审批后执行。
5.1.2《物料采购分类明细表》是物业分公司提出采购需求、制订采购计划的依据之一,物业分公司行政人事部部应每半年一次组织各部门对《物业采购分类明细表》进行评审更新,并报本公司总经理审批。
5.2年度采购计划
5.2.1物业分公司行政人事部根据工装管理规定、物料定额标准、各类工作人员数量,及各单位自然状况等信息,制定年度物料采购计划,报总经理审批。
5.2.2年度物料采购计划是制订年度收支预算的依据之一,在年度采购计划执行过程中,因业务变化或其它因素导致年度采购计划调整时,必须相应调整公司年度收支预算计划,并报项目所在公司审批。
5.3月度采购计划
5.3.1每月固定消耗的常用物料,例如劳保用品、清洁用品、易损备件(灯管、镇
流器、窗把手、水龙头、电话线)等的月度补充计划,由行政人事部仓管员根据库存量于每月25日前提出。
5.3.2物业分公司各部门(管理处)根据下月工作需要,结合年度物料计划制定下月的物料采购计划,说明物料名称、型号、规格、数量(如有特殊要求,须说明),经本公司财务部经理审核、总经理审批后,于每月25日前报行政人事部。
5.3.3行政人事部根据仓管员的月度补充计划及各部门(管理处)月度物料采购计划,于每月28日前拟定下月《物料采购计划》。
5.4计划采购实施
5.4.1经总经理审批后的《物料采购计划》交行政人事部采购员实施采购。凡属于招标范围的采购必须按上述第4条的规定,通过招标选择采购供方。不属于招标范围的采购必须从经批准的《合格供方名录》选择,未列入《合格供方名录》的供方必须按上述第3条规定经评定合格后方可选择。
5.4.2各类物料采购必须按管理公司合同管理的规定执行,凡采购金额在5000元(含)以上的采购项目必须签订正式的书面合同。采购金额在5000元以下没有签订正式书面合同的采购项目均必须在进货验收合格后付款。
5.4.3对签订长期供货合同,分批供货的采购项目,行政人事部采购人员应以书面形成发出采购订单,特殊情况下口头提出的采购订单应予以记录。
5.4.4采购大宗物料或采购数量在10个以上的物料时,一般应通知合格供应商送货上门。
5.4.5行政人事部采购人员应及时组织进货的验收入库手续,具体按物业分公司制订的物料管理程序执行。
5.5零星、应急物料的申购
5.5.1零星物料是指除常用物料外的、所需数量较少,且没有库存的物料。应急物料是指突发性急用,且没有库存的物料。
5.5.2各物业分公司的零星、紧急采购必须按以下程序执行:
a)物料使用部门(人员)填写《零星(应急)物料采购申请单》,说明物料名称、型号、规格、数量,并交部门经理(管
理处主任)审核;
b)《零星(应急)物料采购申请单》交财务部经理及总经理审批;
c)经审批的《零星(应急)物料采购申请单》交行政人事部采购员实施采购。
5.5.3紧急情况下的非常用物料采购,可以采取紧急措施在供方处对实物质量进行验证后自行购买,但在购买后须按上述要求补办紧急采购手续。
5.6物料采购时效
5.6.1常用物料采购原则上应在3个工作日内完成,特殊情况报行政人事部经理(管理处主任)同意后另行处理。
5.6.2特殊物料的采购原则上应在5个工作日内完成,特殊情况报行政人事部经理(管理处主任)同意后另行处理。
5.6.3零星物料的采购原则上应在1个工作日内完成,特殊情况报行政人事部经理(管理处主任)同意后另行处理。
5.6.4紧急物料的采购原则上应在3个小时内完成,特殊情况报行政人事部经理(管理处主任)同意后另行处理。
6物料保管
6.1各物业分公司应建立物料管理程序,明确规定物料进货验收、入库、储存保管及领用出库的管理责任、方法和控制要求。
6.2所有外购物料均必须执行进货验收,确认符合采购合同要求后方可收货、入库。物业分公司应设置物料贮存仓库,将各类物料分区存放,做到摆放整齐、标识明确,防止物料损坏、变质或丢失。其中,有毒有害化学物资必须隔离存放,并做好防护措施。
6.3物料进、出库必须按规定办理手续,入库物料应经验收合格,出库物料应办理领用审批和签收手续。
6.4各类物料应按种类、规格分别列账,逐次记录进、出明细,并每月盘点一次,确保各项物料账物相符。
6.5物业分公司各管理处作业班组集中领用的物料,在班组内的领用也应建立相应的记录,并由领用人签收。
7服务(工程)分包
7.1物业分公司的服务分包应在《物业管理方案》中予以明确,经项目所在公司总经理审批后执行。物业分公司临时决定的服务分包,按本手册第6.3节规定的合同审批权限,2万元(含)以下的由本公司总经理审批,超过2万元的报项目所在公司总经理审批。
7.2物业分公司所有对外分包服务应明确质量要求,包括服务范围、作业方式与内容、服务过程及效果评价方法等,并作为分包合同必需附件。
7.3物业分公司应根据本手册的规定,明确分包服务监管责任部门(人员)对分包服务执行过程监视和效果评估,并针对不同类型的分包服务采用适当的控制方法,包括(不限于):
a)针对长期连续分包业务(如清洁、绿化等),应根据分包合同要求制定相应的管理规定,对供方服务质量进行连续监控;
b)针对周期性的分包业务(如:消杀、电梯保养等),由监管责任部门负责指派专责人员进行监理,并要求服务供方提供每次业务执行报告,监管人员跟踪确认;
c)针对一次性的分包服务或一次性维修工程,根据实际需要要求供方提交书面执行方案,并由监管责任部门负责指派专人进行现场监督检查。
7.4物业分公司所有分包服务监视和评估均应形成书面记录,发现问题应及时要求服务供方进行整改,相关整改过程和结果确认均应形成书面记录。
8相关文件与记录
8.1管理公司《ee地产经营管理制度》6.3节《招投标管理》
8.2wdwy-fr-mm6201供方合格评定表
8.3wdwy-fr-mm6202合格供方名录
8.4wdwy-fr-mm6203合格供方监督评估表
8.5wdwy-fr-mm6204招标工作计划
8.6wdwy-fr-mm6205招标文件审批表
8.7wdwy-fr-mm6206评标、定标审批表
8.8wdwy-fr-mm6207物料采购计划
第3篇 某物业公司采购管理运作程序
e物业公司采购管理运作程序
一、物料金额在500元以上的按下列程序办理:
1、申购单位到经理助理处填写材料《申购单》,并按《申购单》备注说明认真填写。
2、经理助理审核。
3、由经理助理报经理审批。
4、由办公室报公司领导审批。
5、申购单位凭审批报告采购相应物品,凭审批报告和入库《验收单》及发票到经理助理处按《费用报销审核标准作业规程》办理费用报销手续。
二、物料金额在500元以下的按下列程序办理:
1、申购单位到经理助理处填写材料《申购单》,并按《申购单》备注说明认真填写。
2、经理助理审核。
3、由经理助理报经理审批。
4、申购单位凭审批的《申购单》采购相应物品,凭审批的《申购单》和入库验收单及发票到经理助理处按《费用报销审核标准作业规程》办理费用报销手续。
三、购买物品借款按下列程序办理:
1、维修部在物业财务可办理借款手续。其他单位可采取先购物后报账,或者联系供货商直接送货上门,也可到公司财务办理借款手续。
第4篇 化工公司采购管理程序
化工公司采购管理程序
1目的
为保证对供应商评估、考核有据可依,确保本公司采购的物品符合采购要求,更好地完善和规范日常的采购工作,从而提高工作效率,最终满足客户需求,特制定本程序。
2适用范围
本公司采购所采购的物品。
3职责
3.1采购:对供应商评估、考核;制定采购计划、评估请购单及日常的采购工作,并负责采购物品的到位跟踪。
3.2物流部仓库:收集采购需求申请,制定请购单。
4定义(无)
5作业内容
5.1采购作业流程(参见附件一)
5.2采购作业内容
5.2.1仓库根据需要填写物品填写'请购单'交主管审批后交业务运作部采购。
5.2.2采购人员接到经核准的物品'请购单',于'合格供应商名录'中选择合适的供应商,编制'采购单',经业务运作部主管核准后进行采购。
5.2.5经核准后的采购单传真给供应商,供应商接到传真后进行电话或签字后回传确认。
5.2.6部分少量物品采购,可电话通知供应商,由供应商记录后传真我司采购部确认。
5.3采购物品跟踪
5.3.1采购部负责对采购的物品进行跟踪,必要时填写'采购物品跟踪表'。
5.4供应商评估及考核
5.4.1凡和公司有业务往来之供应商,采购部需向其发出'供应商评估表',对其公司之合法性、质量管理体系有无建立、公司概况及其经营规模等进行评估。
5.4.2通过本公司评估的供应商,经总经理核准后,列入'合格供应商名录'中,以便采购人员采购物品时从中选择供应商。
5.4.3新开发的供应商,与公司来往2个月后,对其交期、品质、服务及配合性等进行考核。
5.4.4在公司推行质量管理体系以前有来往之供应商,于公司推行质量管理体系2个月左右对其交期、品质、服务及配合性等进行考核。
5.4.5供应商之考核结果记录于'供应商考核表'。
5.4.6根据考核结果划分不同的等级,通过本公司考核的供应商,列入'合格供应商名录'中,采购时根据其等级的不同作出优先选择。
5.4.7公司将每隔6个月对本公司的所有供应商进行一次考核,并及时更新'合格供应商名录'
5.5'采购物品跟踪表''请购单''采购单'由采购部保存1年
6附件
6.1附件一采购作业流程
6.2附件二请购单
6.3附件三采购物品跟踪表
6.4附件四供应商评估表
6.5附件五供应商考核表
6.5附件六合格供应商名录
7参考文件
7.1文件管理程序
7.2质量记录管理程序
附件一:采购作业流程
附件二:请购单
第5篇 某物业公司采购管理程序
城市花园物业管理公司质量体系
--采购管理程序
1.目的
控制采购过程,保证所采购物资和服务符合质量要求.
2.范围
适用于公司内各类物资和服务的采购管理.
3.职责
3.1 总经理办公室后勤主管负责物资采购的实施,行政副主任负责物资采购的管理控制.
3.2 品质管理部负责组织对分供方进行评定和控制.
3.3 各部门质检员或专业技术人员负责采购物资和服务的验收.
4.程序
4.1 根据采购物资对服务质量的影响程序,将采购物资分为三类:
a类:对服务质量有重大影响的物资.如:土建材料、木材、机电设备等.
b类:对服务质量有直接影响的物资.如:娱乐设施、花草树木、清洁物品用于客户水电设施维修使用物资等.
c类:对服务质量无明显影响的物资.如:办公文具等
4.2 采购资料
4.2.1 物资使用部门负责提供采购资料,包括:规格、名称、价格、技术要求、相关国家、专业标准等.
4.2.2 总经理办公室后勤人员及时收集采购资料,不断按《分供方评估管理程序》调整《合格分供方名单》,并保存采购资料.
4.3 采购计划审批
4.3.1 各物资使用部门每月于25日前根据工作计划,填写《物资申请单》由部门经理签字后交总经理办公室后勤主管汇总后报总经理审批.
4.3.2 《物资申请单》包括:物资名称、规格、型号、等级、数量、价格、交货期、技术要求、检验方法等内容,必要时注明分供方名称.
4.3.3 计划审批后后勤主管安排仓管员根据库存情况制作全公司采购计划填写《物资申请单》.
4.3.4 后勤主管审核公司《物资申请单》,并将各部门《物资申请单》于26日前同时报总经理或其授权人审批.
4.3.5 审批工作在每月28日前完成.
4.3.6 采购员根据审批后的安排《物资申请单》及《合格分供方名单》实施采购.大批量集中采购于月底前完成.
4.3.7 后勤主管及时将各部门《物资申请单》中未列入全公司采购计划项目反馈到各部门.
4.3.8 应急物资的采购由部门经理、总经理助理审核后报总经理批准.
4.3.9 固定资产和高额物资采购需加专项报告.
4.3.10 各级管理采购物资审批权,按财务规定执行.
4.3.11 需要采购服务的部门提出服务采购申请,经部门经理、总经理助理审核后报总经理审批.
4.3.12 按《分供方评估管理程序》或《设备(服务)合格分供方名单》选择合格分供方.
4.3.13 按《合同审批程序》实施签订合约,合约必须明确我方要求,及双方承担的责任.
4.3.14 严格履约.
4.4 采购物资的验证
4.4.1 物资购进后,采购员应及时通知质检员办理入库报检手续;库管员根据《物资申请单》项目进行检验及入库登记,填写《入库单》,做好台帐记录.
4.4.2 质检员对物资进行验收时,若发现物资有标识破损、遗失、模糊、物品受潮、水迹、油迹、破裂等异样,必须打开包装进行检验或向经理报告,填写《物资验收单》.
4.4.3 如果采购物资需在分供方供货处进行检验时,由后勤主管负责组织相关部门质检员与分供方联系,实施现场验证,认真填写《物资验收单》.
4.4.4 如果客户提出对我公司分供方验证时,由后勤组负责双方联系,公司可以参考其意见,但客户的验证结果不能代替公司对采购物资的检验.
4.4.5 机电设备等技术性较强的物资验收由物资申请部门组织或指定专人验收其技术性能等.
4.4.6 使用部门(人)在使用物资前应进行验收,以确保其质量符合要求.
4.4.7 服务质量验收由服务申请部门负责.
4.4.8 当出现不合格物资时,由质检员填写《不合格物资处理单》,并呈请部门经理审批,由采购员按审批意见处理执行.
4.4.9 对小批量采购的a、b类物及首次承接的分供方可采取全部检验的方法.
4.4.10 采购完成后采购的有关文件由使用部门及后勤各自保存备份以备查阅.
4.4.11 对采购服务不合格项由服务采购部门负责人根据合同等,要求分供方赔偿或返工.
4.5 物资的保管按《仓库管理程序》执行.
5.监督执行
由总经理办公室监督执行.
6.支持性和相关性文件
**s4.6-01-01 《a、b、c类物资合格供应商名单》
**s4.15-01《仓库管理程序》
**s4.6-01-02 《设备(服务)合格分供方名单》
7.质量记录及表格
**s4.6-01-f1-01《物资申请单》
**s4.6-01-f2-01《入库单》
**s4.6-01-f3-01《物资验收单》
**s4.6-01-f4-01《不合格物资处理单》
第6篇 公司采购管理控制程序5
公司采购管理控制程序(五)
一、目的:为合理和有效率地利用公司的资金资源,减少不必要的浪费和损失,提高采购质量,服务公司的产品实现过程,降低生产成本,确保产品的质和量,提高企业的经济效益。
二、适用范围:产品实现过程一切原辅材料的采购工作及公司配套产品外购工作,外加工产品原辅材料采购工作及专卖事业统一形象外发材料的采购工作。
三、职责与权限:
3.1负责组织相关部门对合格供方的选择与评定;
3.2负责组织对合格供方提供的样品进行检验、评估与验证,并参与对采购的原辅料和货物样品进行监督和封存。
3.3根据采购依据负责实施采购合同的谈判和签订。
3.4负责采购合同所规定事项的执行、全程控制和监督。
3.5负责参与原辅材料及货物质量控制过程中检验,评定与分析。
3.6负责采购合同执行过程中质量事故和违约事宜的追踪、实施谈判与处理。
3.7负责采购合同执行完毕并配合财务部付款及对付款情况实施监督。
3.8负责根据实际生产和经营需要货物的质和量进行采购,配合生产、经营需要,确保质量和生产经营需要。
四、合格供方评定:
4.1要采购优质的原辅材料及货物,重要的工作是慎选合格供方。
4.2合格供方必须具备供货产品的生产资格、质量依据、有关手续。
4.3根据生产及经营需要,在不同的合格供方提供同类原辅料和货物的情况下,采购人员应负责组织质管部、生技部和实际用料部门的相关人员进行质量资格评审和认定。
4.4合格供方必须是同类产品生产厂家的佼佼者,具备按时交货的生产能力,最重要的是应具备质优价廉的基本条件。
4.5合格供方的产品必须是经质检部门检验合格或委托有检验资质的机构检验合格的产品,并经公司实际生产使用证明供方产品质量优良者优先。
4.6必须采用科学的办法,合理的检验手段来进行分析而确定每一种合格原辅材料及所需货物的合格供方。
4.7对合格供方必须采用'货比三家'的传统方法,用不带偏见的主导思想、实事求事的态度并根据供方的产品质量、服务方式、企业信誉及一贯实际交往的表现来评定合格供方。
4.8合格供方的选择必须采用择优汰劣的市场竞争原则,同类产品可供选择的合格方必须同时评定二至三家,以达到物美价廉的最佳效果的目的。
4.9质优的合格供方应在付款时给予优先;对质差的供方经通知改进,质量没有明显改善的则应给予删除合格供方资格的处罚,以观后效。
4.10每半年应由经营部组织质管部、生技部及相关人员参加评定会议,重新评定合格供方的资质问题及重新确认合格供方。
4.11稳定的原辅材料及经营所需货物的合格供方是降低企业质量管理成本的重要因素,未经公司有关部门及相关人员讨论通过,未经公司有关领导批准,采购人员无权自行决定取舍合格供方。
4.12合格供方的评定必须通过相关部门、相关人员的专门评定分析并形成决议,由相关人员签名确认,并经有关领导批准执行。
4.13公司外购配套产品和自行采购原辅材料委托外加工的产品的合格供方的评定按本评定方法有关规定执行。
五、采购依据
5.1根据对市场的分析和判断,公司决策投产的新产品所需原辅材料。
5.2根据产品开发部新产品试产试制所需的原辅材料。
5.3根据公司下达的产品生产计划任务所需的一切原辅材料。
5.4根据经营部专卖事业所需的一切整体形象所需的材料。
5.5根据公司生产经营所需要的其它配套产品。
5.6根据公司委托外加工所需的原辅材料。
5.7所需采购的原辅材料及货物均必须按实际需要的质和量。
5.8所有采购依据必须有充分的授权和文字确认。
六、控制程序:
6.1 根据公司计划和下达的生产任务所需的原辅材料及货物,通知已通过评审确认的二至三家合格供方提供样品和报价。
6.2不同的合格供方提供的同类原辅材料及货物,在通过提供样品或生产实践证明质量优质的情况下,并经质管部评定分析;确认后的合格供方,应用比价格、比服务、比信誉的方法择优录取。
6.3合格供方确认前其采购品种的质量必须经质管部、生技部,及用料部门的相关人员协商认可并书面确认。
6.4采购合同谈判均需具备同时二人以上的参与,采购合同凡是在公司所在地签定的必须由我方提供合同文本,在外地签订有条件的应采用我公司的合同文本。
6.5合同签订前应向合格供方声明公司的采购原则:我方要求供方提供质优价廉的产品;我方不希望用比别人高的价格来购买供方同样质量的产品,要求合格供方必须在这一点上做出承诺,违反这一点我方将有权采取惩罚办法。
6.6合同签订前,有提供样品检验的应由质管部负责组织评定分析确认质量并把样品封存,封存的样品作为货到后质管部进料检验的依据,经产品开发部试产的产品应具备试用报告及确认结果。
6.7经常业务往来的合格供方原则上也应按6.5条款执行,如果没有条件或没有必要按6.5条款执行的合格供方则应由质管部、生产技术部、产品开发部相关人员签名给予确认。
6.8对于客户订单的原辅材料采购及其它采购工作,也应按本控制程序执行,必要时应先经产品开发部试作样衣由客户确认封样后方可实施采购计划。
6.9签订采购合同时应明确价格及付款办法,质量保证要求、技术标准、验收条件、运输方式、到货时间等需求双方权益保证的相关内容,一并在合同中填写清楚,以防不必要的纠纷。
6.10合同必须一式四份,合格供方、经营部、财务部、原辅料仓库各存一份,并且要求是原件,复印件无效。
6.11所有采购合同的签订均必须遵照本控制程序执行,报经公司有关领导人以文字确认的方式批准后执行,条件不允许电话批准的应补办文字确认证明。
6.12合同签订后由采购人员负责监督合同的执行,并把有关信息通知相关部门,以便满足公司生产和经营的需要。
6.13对部分不直接影响产品质量的辅料,可由经营部直接授权原辅材料仓库,填写《临时采购要求》单,送经营部主管或采购人员签名确认呈总经理批准后直接采购,但合格供方必须具备本程序规定的资格评定和已由采购人员商讨并经总经理确认批准的价格。进货时也应经质管部进料检验合格后方可放行投入使用。
6.14采购货物到达公司前应事先通知仓库做好收货准备,到达公司后应由原辅材料仓
库管理员按其提供的货单与采购合同核对,确认无误进仓堆放,同时报质管部要求检验和验证。
6.15进料检验员验收的标准是按样品或合同规定及按《进料检验作业指导书》的要求进行。
6.16货品发现质量问题应由采购人员负责组织质管部、生技部等相关人员的评定分析并在处理结果的质量记录文件上签名确认;有条件的合格供方代表人也应现场一起验证。
6.17经验证确认不合格的原辅材料及货物,采购人员应负责通知供方和无条件的执行6.16的处理决定。
6.18由公司直接采购原辅材料委托合格承包加工方加工成品时,必须要求委托加工方对原辅材料进行检验、验证和质量控制,并在加工合同上注明是委托加工方必须履行的责任,要求承加工方必须提供我方检验结果和验证样品,有必要时我方可直接由质管部派员到承加工方检验和验证。
6.19采购人员签订加工合同时应要求承加工方提供原辅材料经检验和验证后的报告和样品,收货数量及清单,经我方质管部、生技部等相关部门确认后方可组织生产。
6.20承加工方在委托加工产品完成后,必须经质管部、经营部、生产技术部对其产品的质与量验证签名确认后财务部门方可付款。
6.21外购产品应向合格供方索取产品其原辅材料的原产厂商的质检报告和提供外购产品供方的合格产品检验报告,以作为质管部检验外购产品质量的检验依据。
6.22采购人员负责参与采购的原辅材料及货物在公司产品实现过程和使用过程质量控制的信息反馈;负责联络和组织突发性原辅材料和货物质量事故的评定分析,负责执行处理决定。
6.23采购人员负责采购合同执行完毕的财务结算工作,参与按合同规定的付款办法的监督、确认和签名。
6.24本控制程序规定的所有采购工作外,经营部的电脑喷绘及专卖店的统一形象加工生产也应遵照本控制程序执行。
6.25因采购工作的需要,必须到合格供方处考察、审查、产品事故的协调处理和监督合同实施过程需要出差的应填写《出差申请单》并经有关领导批准;出差期间有条件的每天应向公司传真汇报出差情况;没有传真条件的应向相关领导电话汇报和请示以便进一步的接受工作安排。
七、奖惩办法
7.1采购人员应以公司利益为最高利益,忠于职守、大公无私,坚持采购原则,用严格负责的态度对待采购工作,保证采购质量在采购工作中有显着成绩者,每月将根据采购人员的采购实际控制情况,由总经理组织相关部门评审决定分别给予50--400元的奖励。
7.2采购人员违反或不按本控制程序执行工作,玩忽职守、疏于监管、粗心大意、严重失职,给公司造成损失,每月将根据不同的损失程度给予50--400元的罚款。
