外部顾客财产管理程序
物业程序文件
--外部顾客财产管理程序
1目的
为规范公司为顾客提供财产管理服务提供指引。
2范围
适用于各管理处对外部客户财产的管理。
3定义
顾客财产是指公共区域业主自有的物品及业主委托物业公司保管的物品。
4职责
4.1管理处经理负责管理处对外提供财产管理服务方案的制定。
4.2管理处客户服务组主管负责监督、抽查财产管理工作情况。
4.3管理处客户服务组前台工作人员具体负责提供相关服务。
4.4公司品质管理组负责审批各管理处长期对外提供财产管理的操作流程。
5方法和过程控制
5.1财产管理包括:公共区域业主自有的物品及业主委托物业公司保管的物品(钥匙)及物业公司代业主签收的物品(邮件)管理。
5.2财产管理方案的制定
5.2.1管理处客户服务组前台工作人员及贴心管家根据客户的要求,将具体财产管理的情况向客户服务组主管反馈。由业主向管理处提交书面的委托申请书并依次报管理处分管经理助理审批。
5.2.2管理处客户服务组前台工作人员遇到客户委托代为保管的财产时,应让其业主提交书面的委托书,并由管理处分管经理助理或经理授权专人审批。
5.3财产管理服务的提供
5.3.1提供财产管理服务前,管理处客户服务组前台工作人员检查其拟提供管理的财产是否属本管理处服务方案内。
5.3.2受业主委托的钥匙管理
a.由管理处客户服务组前台工作人员应检查客户有效证件,核验客户身份,检查待管理财产的完好状况及性能等。
b.指引业主完善书面的文字委托书并由物业公司工作人员填写《顾客委托钥匙登记表》并让其业主签字确认。
c.将所有业主委托的钥匙统一专人保管并应将钥匙储存柜上锁,钥匙管理员应填写《顾客钥匙清单》。
d.对于未入伙房屋的钥匙,在业主未办理完毕入伙手续前,钥匙借用人不得一次连续借用超过12小时。公司(或管理处)如需使用已入伙业主留下的房屋返修钥匙, 需提前征得业主同意。并完善钥匙领借用手续。
5.3.3物业公司代业主签收的邮件管理
a.管理处经理指定专人负责因业主不在家需物业公司代业主签收的信(邮)件。
b.代收的邮件应及时填写在《邮件签收表》上。并及时与信件业主联系,告之其业主尽快到管理处领取信件。
c.代收信件应专人专管,应将代收的信件统一存放在能上锁的地方。
d.信件业主来领取信件时,工作人员应对其信件业主进行身份核实。并让其业主在《邮件签收表》上签字确认。
e.对无发投递的信件需在一周内退回邮局,并在《邮件签收表》中备注栏注明,并由邮局工作人员签字确认。
5.4如果不是属管理处提供服务方案内的物品,物业公司工作人员应赖心向业主做好解释工作。
6支持性质量记录表格
**wy7.5.4-g01-f1《顾客钥匙清单》
**wy7.5.4-g01-f2《顾客委托钥匙登记表》
**wy7.5.4-g01-f3《邮件签收表》
