某科技园区报修管理程序
科技园区报修管理程序
一、目的
规范报修管理工作程序,督促报修完成情况。
二、适用范围
适用于'**科技园有限公司'
三、责任部门
1 中心接洽员负责接受并记录报修内容,联系承修部门,并跟踪、督促报修内容完成情况。
2工程部门负责园区及宿舍水电维修及日常维修;负责报修费用的预算,填写报修完成情况。
3 外协维修单位负责园区及宿舍物业建筑结构、装修等问题的维修;负责管道疏通方面的维修;负责报修费用的预算,填写报修完成情况。
4宿舍保安负责宿舍钥匙的保管,并协助维修人员进入宿舍维修,对外来维修人员进行检查,维护宿舍财产。
四、程序
1、报修部门联系行政中心接洽员;
2、中心接洽员根据报修情况判断,情况紧急:马上电话联系承修部门进行维修,事后补填报修单;
3、中心接洽员根据报修情况判断,情况一般,马上填写《报修单》(包括报修单位、报修人、报修地点、报修时间、承修部门、报修内容),并将报修情况记于报修月报表备查;
4、中心接洽员将《报修单》在四小时之内交承修部门(工程部或外协维修单位):
5、承修部门接到报修单时,按报修内容进入现场检查,根据损坏程度进行费用核算,将费用预算情况记入《报修单》内,如费用金额超过200元以上,必须经费用承担部门负责人在《报修单》费用预算栏的'费用负责方确认'栏签名确认以后,才予以维修。
6、如要进入现场维修,先电话通知中心接洽员,中心接洽员马上电话通知报修单位相关人员。
7、在进入宿舍维修时,宿舍保安根据《报修单》上填写的房号,找出对应的房间钥匙,承修人员随同保安一起进入宿舍,保安开门进入房间检查维修情况属实后方可离开。承修人员如当天不能维修完,必须同当班保安打招呼,说明下次维修时间后才可离开。
8、如维修人员属外来人员,宿舍保安一定要其出示最少一份有效证件来换取'临时出入证'后,才能带其进入宿舍维修。维修完后,保安到需维修的宿舍检查,如没有异常,才可将证件归还维修人员,并将'临时出入证'收回。
9、维修完成后,承修部门维修员签字,承修部门负责人签字确认。
10、承修部门通知报修部门验收并核定工料费用,验收合格后,由报修人在《报修单》的'报修单位验收'栏签名;如产生费用,应由报修部门承担时,报修部门负责人在'维修费用(负责方)确认'栏上签名。
11、承修部门将完成的《报修单》提交中心接洽人。中心接洽人将报修完成情况记于报修月报表备查。
12、月底将《报修月报表》及报修单一联提交财务,财务核查后在《报修月报表》签名。
13中心接洽人每月月初根据《报修月报表》跟进报修完成情况,将未完成报修内容发送承修部门,督促完成。
五、记录
1、《报修单》一式三联,中心接洽员第一联、财务第二联、承修部门第三联
2、《报修月报表》中心接洽员、财务各存一份
六、保存
1、《报修单》《报修月报表》保存期限至少一年
附:《报修单》
《报修月报表》
《报修流程图》
