新接管楼宇入伙管理程序
新接管楼宇的入伙管理程序
1.0 目的:制定入伙程序,以便入伙工作顺利进行,从而更好地服务业主、方便业主。
2.0 范围:适合于所有新接楼宇。
3.0 内容:
3.1 物业接管前的工作:
3.1.1实地考察:
对已确定接管的物业,由公司在该物业竣工前组织前期管理部、经营管理部、工程技术部、安全部和清洁绿化部等部门有关人员前往物业现场,围绕接收后管理工作所涉及的有关问题进行考察,(必要时可多次进行实地考察),并提出书面的建议,在此基础上,制定入伙工作方案。
3.1.2成立分公司:
新的物业分公司应于入伙前1-2个月成立,并开始运作,根据实际需要,采取人员分步到位的办法,到入伙时,按定编人数配齐分公司各类管理人员及各分包单位。
分公司各类人员按以下程序进入物业现场,但可根据现场条件和实际情况进行调整:
a.入伙前50天,任命分公司经理,另配备助理员1人,财务室会计、出纳各1人,组成分公司筹建班子,编制入伙工作方案报公司研究批准后,立即投入实质性准备工作。
b.入伙前2个月,调派机电管理维修人员进驻施工现场,参与机电设备安装调试的监理工作,填写工作记录,全面掌握物业机电设备的第一手资料。
c.入伙前1个月,管理层人员配齐,分公司挂牌办公。
d.入伙前1个月,组建护卫班进驻现场,负责对所接管物业的守卫工作。
e.入伙前25天,组建清洁分包队伍,开始对已接收的房屋进行卫生清洁工作。
f.入伙前10天,护卫三个班的人员配齐、培训上岗。
g.入伙前半个月,水电维修班正式成立,人员配齐就位。
3.1.3分公司进驻小区前的工作:
a. 分公司应要求公司提前派出工程技术人员进驻现场,与地盘的工作人员一起,参与机电设备的安装调试,了解整个楼宇内所装备的设备设施,熟悉各类设备的构造原理、性能;熟悉水、电、暖、气管道线路的铺设位置及走向等,为入伙后的管理、维修养护打下基础。
b. 由发展商为新成立分公司提供临时办公场所,公公司根据实际需要,拟制定办公用品的采购计划,报公司审批后购置。
c. 在公司的指导下,和发展商协调,印制收楼、入伙所必须的文件资料和表格,如《装修管理规定》、《**物业管理服务指南》等。此部分工作最好于入伙前一个月完成。
d. 根据入伙工作方案,编制分公司员工生活用品采购计划,根据公司审批后订购。
3.2物业接管中的工作:
3.2.1分公司要主动与发展商和承建单位联系,协商楼宇交接问题,及时将协商情况汇报给物业公司并在公司领导下组织验收小组。由发展商、承建单位和物业公司三方共同组成联合交接小组,制定验收方案,统一验收标准,商定交接注意事项和交接日期。
3.2.2准备验收项目表格,物业公司对所接收的建筑物、设备设施,要分别准备充足的验收记录表格。
3.2.3全面验收交接。验收时须有发展商(地盘)、承建单位和物业公司(含分公司指派人员)三方共同参加,逐项进行验收,填写记录单,每份验收记录单上均须有三方人员的签名,验收记录单一式3份,三方各执一份。对验收合格的项目,列出清单,进行交接,交接双方在清单上签字;对不合格的产品,注明存在的问题,提交发展商和施工单位,限期整改,整改项目必须经每时复验,合格后方可接收,物业公司将税收清单交分公司保存。
3.2.4对于已经接收的项目,分公司从接收签字起,即组织人员对建筑物和机电设备进行保护,防止被盗和破坏,同时,组织人员对已接收项目进行清洁和环境整理。
3.2.5搞好公关工作,分公司要指派专人代业主联系电话开通、液化石油气开户点火、确定街区门牌号码以及通邮等工作。
a. 分公司应于入伙前3个月与北京市电话公司联系,确定分公司安装电话门数和业主入住后申请安装电话的办法。
b. 分公司应于入伙前半个月与市液化石油气公司联系住户使用液化气开户点火手续。
c. 从分公司经理任命之日起,起向辖区派出所申请确定新接收物业的街区门牌号码。
d. 分公司于入伙前1个月与当地邮局联系办理通邮手续,并向地产商提出合理建议设计。
3.2.6积极、妥善解决员工的食宿问题。在物业公司指导协助下分公司根据所接管物业的具体情况,提出分公司 办公、员工住宿、设计方案,经批准后,具体抓好改建装饰工作的落实。
3.3入伙前的工作:
3.3.1通过登报和寄发通知书的形式,提前1个月(至少提前10天)向业主发出入伙通知。向业主寄发通知应包括以下资料:
a. 入伙通知书;
b. 收楼须知;
c. 入伙手续;
d. 入伙收费表;
3.3.2规划整理物业小区环境卫生,设置必要的设施、标志。
3.3.3研究制定集中入伙时的接待工作方案、场景布置方案围绕完成任务对人员进行合理分工,并在物资上做好充分准备。
3.4入伙时的工作:
3.4.1场景布置:根据制定的场景布置方案摆放花篮、盆景,悬挂条幅对联,张灯结彩,插放彩旗,高挂气球等,给人以隆重、喜庆的感受。
3.4.2设置导向路标,安排引导人员,使业主在办理入伙手续、收楼过程中感到方便。
3.4.3分公司与发展商工程部、财务部在入伙接待处进行联合办公,实行一条龙服务。先由发展商为业主结清购楼手续,再由分公司收取入伙费用、签订公共契约,向业主发放门匙,并安排专人引导业主入室验收,对业主提出的房屋质量方面的合理意见,逐项记录在《入住收楼记录》四联单上(承建商、分公司、业主、发展商各一份),并负责与承建商联系,限期修好,保证业主按时入住。
3.4.4在业主办理入伙手续的同时,分公司应提供给业主如上资料及物件:
a. 钥匙
b. 开户存折
c. 业主公约
d. 住户手册
e
. 收费一览表
f. 装修管理规定
g. 接管验收记录
h. 其它
注:以上资料和物件可根据各个分公司情况不同而有所不同。
3.5**物业管理分公司机构设置和人员配备:
分公司设办公室、财务室,下设3个护卫班,1个清洁班(清洁也可外包),1个维修班,定岗定员应根据大厦幢数和高层及岗位多少而定(以两幢大楼并带有地库车场和单车库的32层商住楼为例,应配备58人)。
3.6入伙工作程序及工作标准:
3.6.1入伙前的准备工作:
a. 组建分公司,建立领导班子和办事机构开展工作。
b. 收集归档大厦各种资料:建筑施工图纸、隐蔽工程资料、各种交工验收证书复印件、各种设备使用说明书、合格证书复印件。
c. 参阅有关图纸资料,了解大厦情况,对设施、设备、安全、清洁绿化工作及分公司办公地点、员工食宿问题提出具体工作意见。
d. 起草、编定并印制大厦《业主公约》、《住户手册》和《装修管理规定》。
e. 编制大厦开办财政预算,测算管理费标准,印制各种入伙资料。
f. 招聘培训各类管理和服务员工。
g. 联系走访派出所,街道办事处等理论办事机构和有关部门,做好公关工作。
h. 提前进入现场,与屯盘工作接轨,参与设备安装调试,迅速熟悉情况。
3.6.2做好楼宇交接验收和入伙工作。
a. 认真清点、检查、验收室内和大厦的各种设施设备及有关物品,发现问题及时登记、反映、整改。
b. 拟定大厦设施中不完善方面的改进计划,首层大堂入口处安装电子门,每户安装防盗门、防盗窗花等。
c. 布置好入伙办公地点,热情接待入伙业主,负责向业主解释《住户手册》、《业主公约》及管理规则,按规定收取有关费用。
d. 陪同业主查看房屋、验收设施设备,办好交接手续交付钥匙,对业主提出的问题耐心解答,做好记录,及时反映和处理。
e. 帮助入伙业主办理好煤气开户手续。
f. 处理好业主的投诉,做到件件有着落,尽最大努力使业闰满意。
g. 管理好业主对房屋的二次装修,确保房屋结构完好,外观统一。
3.6.3工作标准:
严格执行企业的质量方针和目标,以及iso9002质量标准,为业主创造安全、清洁、优美、舒适、方便的生活和工作环境。
3.7需发展商解决的问题:
3.7.1提供入伙和楼宇资料:
a. 小业主名册及联络通讯地址,电话号码;
b. 楼宇建筑及设备质量保修责任的合约复印件。
c. 建筑、水电、电梯、空调等工程项目的总投资表。
3.7.2审批入伙开办资金预算方案。
3.7.3审批入伙方案及管理费收费标准。
3.7.4解决入伙前分公司的临时办公地点和电话机若干部。
