某某商业物业档案建立与管理
某商业物业档案建立与管理
科学的、规范化的档案管理能有效地为m*y商业物业公共设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指引和服务。我们拟采取系统化、科学化、电脑化的手段,配备专职档案管理人员,抓住档案资料的收集、整理、归档、利用四个环节,对现有档案资料进行严格、科学、集中的管理。
1、档案资料的分类简索
1)开发建设单位移交档案资料
产权资料
a、项目批准文件
b、用地批准文件
c、投资许可证
d、规划许可证
e、开工许可证
f、拆迁安置资料
技术资料
a、物业规划图
b、建筑施工图
c、竣工图
a)总平面图
b)单体建筑、结构、设备竣工图
c)消防、附属工程及地下管网竣工图
d、地质勘测报告
e、工程合同
f、开、竣工报告
g、工程预决算
h、图纸会审记录
i、工程设计变更通知及技术核定单(包括质量事故处理记录)
j、隐蔽工程验收签证
k、沉降观察验收签证
l、竣工验收证明书
m、钢材、水泥等主要材料的质量保证书
n、新材料、构配件的鉴定合格证书
o、水电、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书
p、砂浆、混凝土试块试压报告
q、供水的试压报告
r、绿化工程竣工图纸及相关资料
s、消防系统验收证明
t、房地产权属关系的有关资料
u、公共设施检查验收证明
v、机电设备使用说明书
w、用水、用电、用气指标批文
*、水、电、气表、校验报告
y、智能系统、通讯、电视等交验证明及相关资料
物业资料
a、大厦基本资料
b、分区资料
2)管理单位自建档案资料
(1)顾客资料
a、入住业主资料
a)入住业主通知书
b)入住业主协议书
c)顾客公约
d)其它
b、人员档案
a)企业情况登记表
b)身份证
(2)日常管理资料
a、环境管理记录
a)日常巡查记录
b)垃圾清运记录
c)消杀记录
d)噪音检测记录
b、保安管理记录
a)日常巡查记录
b)交接班记录
c)值班记录
d)物资搬运放行记录
e)紧急事件处理记录
f)车辆管理记录
g)夜间查岗记录
h)闭路监控系统录相带
b、出租档案
a)入住认定书
b)承租人员资料
d、车辆档案
a)车辆详细资料
b)车位使用协议
c、装修管理档案
a)装修申请表
b)装修工程队安全责任书
c)临时施工人员登记表
d)施工单位营业执照
e)消防审批资料
d、维修服务档案
a)维修委托单
b)维修服务回访记录
e、收费管理档案
a)月收费明细表及汇总表
b)管理费收支公布表
c)管理处与外单位签订的各类合同
d)其它
f、设备管理档案
a)公用设施保养维修记录
b)机电设备保养维修及运行记录
c)设备分承包方维修保养记录
d)智能系统值班记录
e)设备设施巡视检查记录
f)水箱清洗记录
g)二次供水设施卫生合格证
h)水质抽样检查报告
i)设备台帐
g、大厦文化档案
a)各项活动计划及实施记录
b)图片及录像
c)新闻媒介报导剪集
d)大厦文化活动总结
h、顾客意见调查、统计记录
i、顾客访问记录
j、顾客投诉及处理记录
k、员工管理档案
a)员工个人详细资料
b)员工培训考核记录
c)员工业绩考核记录
d)员工内务管理检查记录
l、培训档案
a)培训计划及实施记录
b)培训考核及跟查记录
c)军事训练及消防演习记录
m、行政文件
a)政府部门文件
b)函件
c)物业公司及集团公司文件
d)管理处规章制度、通知、通报等文件
e)管理处荣誉资料
n、其它
2、档案、资料的管理办法
1)档案、资料建立及管理运作流程示意图
2)档案资料收、发管理程序
a、管理处重要资料(如开发商提供的资料)接收必须经过管理处经理或其指定负责人验收,完善交接手续后方能分卷归档。
b、管理处日常管理文件按照本公司制定的文件管理程序进行发放及接收,并分卷归档。
3、档案资料管理要求
1)采用各种形式的文档储存方式,如电脑磁盘、光盘、录像带、胶卷、照片、图表等,并采用相适应的保管、储存方法。
2)尽可能把其它形式的档案资料转
化为电脑储存,便于查找和利用。
3)电脑文件必须由专人按照规定设置子目录进行分类管理,并定期清除过期失效文件。
4)原始文件按照文件使用性质及重要性进行分类,并编制相应的文件目录。当文件状况有所变动时,应及时调整目录的有关数据,以保证查阅者及时找到有效的文件。
5)档案的鉴定必须由管理处主任或其指定人员负责,对档案是否有效、作废、复印份数以及保存期限、保存数量等做出决定,其他未经授权人士无权决定。
6)档案按不同业务性质分块,以内容分类,逐一编号,登记造册,编辑目录,最好按不同业务部门分柜保存。为工作方便可设置部门开架档案。
