管理处计算机网络应用程序

管理处计算机网络应用程序

管理处计算机、网络应用程序

现代物业管理发展的一个显著特征是计算机、网络等高新技术在物业管理企业的广泛应用。一方面是辅助管理处管理决策职能,降低经营管理成本,促进信息沟通和利用,提高管理处经营水平;另一方面用于物业管理的业务管理服务,提高管理服务方式和品质。

计算机应用于物业管理主要有以下方面:

1.办公自动化,编辑、处理、打印各类办公文档和表格;

2.进行物业管理服务信息的搜集和发布;

3.存储各类文档、图片音像等资料及各类事务和处理结果;

4.实现财务电算化,准确进行各项费用的核算和管理;

5.分析汇总各项数据,为管理服务规划、决策提供依据。

6.建立管理处网络系统,实现数据和信息的交换、处理和共享。

一、办公电脑软硬件环境

根据物业管理处具体情况,办公电脑的配置应选用目前已较成熟,使用稳定的硬软件产品。同时今后在专业管理处协助下,根据管理处发展需要对软硬件进行增加和更新。

1、主要硬件配置

1)电脑基本配置(pentiumⅲcpu 128m内存 40gb硬盘 52*光驱 软驱 1.44mb15'显示器);

2)56k以上调制解调器或其他网络连接设备;

3)喷墨/激光打印机(办公用);

4)针式打印机(票据打印用);

5)扫描仪

2、办公常用软件

1)操作系统类:中文windows2000;

2)办公软件类:microsoft office2000;

3)网络类:ie6.0、msn5.0;

4)财务软件类:用友财务软件;

5)多媒体类:realone player、windows media player;

6)病毒安全类:norton antivirus、金山毒霸;

7)图形类:autocad r14、coreldraw9;

8)物业管理信息软件;

9)其他应用软件:winzip、金山词霸。

二、网络应用

计算机、网络技术应用于物管企业,不仅是企业经营管理的需要,也是物管企业服务效率、手段和方式的提高。网络化管理方式是物业管理企业走上社会化、专业化和市场化,持续长远发展的必然要求。

物业管理处网络建设可根据具体情况,结合物业管理的行业特点,在专业计算机网络管理处的协助下逐步建设管理处网络系统,建立管理处网站,实现网络化管理。物管企业网络一般由广域网、管理处内部网及社区网三个子网组成:

1、广域网。指企业接入的国际互联网络(internet)。其作用主要有:

1)物业管理处外部形象、品牌宣传。如管理处资质、文字或形象标志、经营业绩、社会评价、企业文化、管理处公告等;

2)管理服务信息的介绍。如业务拓展,管理物业、服务项目、质量规范、服务标准等;

3)物业管理网上营销。发布和接受业务信息,寻求物业管理市场机会,开拓物业管理处经营活动;

4)客户沟通交流。接受投诉、建议,加强与业主的沟通交流,了解客户需求;

5)行业环境的观察与燎望,行业信息交流,网络教育培训。

6)其他企业管理功能。如网上人才招聘等。

2、管理处内部网(intranet)。是物业管理处及子管理处、各部门的内部工作网。其作用主要有:

1)对分散的各分管理处、部门统一高效的管理,经营管理活动的指挥、组织和协调;

2)对各分管理处或部门的管理监控;

3)管理处内部电子公告栏,各类信息、通知发布;

4)提高工作效率和服务水准,削减中间管理层,简化文件传递等中间环节,实现管理'扁平化'、无纸化,大大降低管理成本;

5)管理处及各部门数据存储、传递及信息交流,实现内部资源共享;

6)网络会议、教学培训、工作交流。

3、社区网(homenet)。是物业管理处所管理物业区域的社区服务局域网。其作用主要有:

1)社区电子公告栏,进行如小区规章、服务项目、重要活动、社区文化等小区管理服务信息的发布;

2)交互式物业管理与服务:自助查询水电气、管理费、社区内消费等费用;网上预约社区消费、家政、维修等服务;

3)网上投诉、意见及建议受理服务;

4)社区电子商务,如费用结算、网上市场等;

5)网上社区生活:网上交流、信息、休闲、教育、消费等;

6)接入互联网或其他局域网,实现远程访问,信息传递。

三、物业信息管理软件

物业信息管理软件是物业管理处对经营管理服务中涉及的信息资料进行收集、传递、加工、存储、计算等工作的处理系统,辅助物业管理的各项业务运行,提高物业管理处对信息的处理和应用水平,提高管理服务效率和品质。目前国内较多物业管理企业根据自身实际情况,自行组织开发或直接购买成熟的物业管理软件系统应用于管理服务工作。

物业信息管理软件功能主要包括如下:

1、房产资源管理

管理区域内物业楼栋、楼层、房间及配套硬件设施的物业基本信息管理,相关工程及配套资料信息的管理;

2.住户管理

对业主购房、入伙入住、出租、退房相关信息的管理,可随时查询人员居住情况,加强对小区房屋及住户沟通和管理;

3、收费管理

可按各区域计算、统计各项项费用,自动检查费用核算记录的完整性和准确性,并记录费用收缴等费用管理信息,可实现银行托收、预交款、分次付款、自动催缴提示等。

4、设备及维修管理

建立设备台帐,对设备维修从申请,到派工、维修、验收等实现过程化管理,自动提示到期需保养的设备,监控外包方保养质量,统计设备维修合格率、及时率;

5、安全、消防管理

外来人员车辆、邮件收发、物资出入、安全巡查、突发事件、车行管理、消防检查等安全消防信息的记录和统计;

6、绿化清洁管理

绿化植物名称、品种、数量及工程施工、改造记录;清洁工作标准及检查记录等信息;

7、客户服务

开展社区文化活动记录;处理业主建议、投诉和回访信息,统计有效投诉率及满意

率;

8.仓库管理

物资从申购,到入库、领用、盘点等过程化管理,实时更新物料库存数量,查询领用、采购物料的详细记录,提示安全库存;

9、行政管理

管理处架构、职责、文件、会议、工作计划、总结等管理职能信息记录;

10、人事管理

人员资料、招聘、考核、培训、薪资福利、员工关系等信息管理。

四、电脑及网络管理规定

1.目的

规范电脑及网络的使用,确保网络运行安全、稳定、高效,信息畅通。

2.范围

管理处各部门

3.职责

3.1各部门主管对本部门人员使用电脑及网络进行管理。

3.2设备责任人对其所有的电脑设备使用、管理负责。

3.3综合管理部负责监督、实施。

4.方法与过程控制

4.1电脑设备管理:

4.1.1电脑设备包括:笔记本电脑、台式电脑主机、显示器、键盘、鼠标、ups、打印机、扫描仪、光盘刻录机、mo存储设备、调制解调器及其他外设和网络设备。

4.1.2各部门指定电脑设备责任人,未经设备责任人及部门主管同意,任何人不得使用电脑设备。

4.1.3所有电脑设备的日常清洁保养工作均由该设备责任人负责。

4.1.4未经管理处综合管理部许可,使用部门或个人不得擅自维修电脑设备,不得格式化电脑硬盘,所有电脑设备的维修均由综合管理部负责。

4.1.5电脑内的所有文件、数据、资料均属本管理处所有,不得外传;对于打印出来的材料,应及时处理(存档或销毁),不得乱扔乱放,以免造成数据泄露,如有需要对数据进行光盘刻录需经本部门主管同意,并对刻录好的光盘进行妥善保存。

4.1.6非本机责任人,经同意使用该电脑后,要注意清理使用后留下的文档记录,若修改了设置的要恢复,不得用电脑干私活,不得拷贝本机中资料。

4.1.7各部门电脑须设置开机密码及屏幕保护密码,报部门主管及综合管理部备案。

4.2办公电脑软件管理规定:

4.2.1管理处统一安装的软件包括: windows、office、winzip等。

4.2.2各部门或个人根据不同需要可安装:fo*pro、财务软件、photo shop、coreldraw、中英文电子辞典等,经本部门主管审核后,综合管理部主管批准后,由综合管理部安排相关专业人员负责安装,未经批准各部门不得在管理处电脑设备上安装使用任何软件。

4.2.3未经综合管理部同意、授权,任何人员不能随意运用fo*pro、或其它工具直接打开数据库进行修改。

4.3网络设备及安全管理:

4.3.1服务器、hub、交换机、网线、网卡、调制调解器为网络运行的重要设备,任何人不得擅自对上述设备进行修改,如遇到问题时,须与综合管理部联系。

4.3.2服务器数据由综合管理部代为备份,管理处内各部门数据采取个人用户同步备份和定期(每二月一次)光盘刻录备份相结合。对于客户端,将邮件设置成传递到个人文件夹,以防邮件丢失。

4.3.3对于web系统,每周备份主目录;各部门负责备份部门子网站;

4.3.4对于用户密码,每三月更换一次,若有人事变动情况,则在变动后立即更换用户及密码;

4.3.5选择性能价格比较高的品牌网络设备,为网络稳定提供硬件保障;

4.4、内部网络信息及权限管理:

4.4.1内部信息网采用安全性保护:拒绝匿名访问并设置安全权限予保护,拥有相应权限的用户才能够进入管理处内部信息网。

4.4.2使用对相应信息文件密码页保护,重要文件均设有密码保护;

4.4.3各部门在电脑上建立共享文件夹时,必须设置共享文件夹密码,共享文件夹应放置非保密性资料。

4.5电脑病毒防治:

4.5.1杀病毒软件磁盘由综合管理部统一提供,杀病毒软盘须随时处于写保护状态;请勿使用非综合管理部提供的软件杀病毒。

4.5.2对于外来软盘应先杀病毒后使用、应尽可能少用外来盘片;在杀病毒软件版本升级后,电脑的使用人应对所有使用过的软、硬盘进行一次杀毒。

4.5.3不得在上班时间浏览与工作无关的网页或下载数据等有可能导致电脑病毒入侵的,更不得浏览黄色网站,若擅自行动导致病毒感染的,要给予通报批评。

4.5.5综合管理部每月对各部门的电脑查毒情况进行抽查

4.6电脑设备使用注意事项:

4.6.1爱护电脑,不在显示器及其他外设上放置杂物,特别是细小导电物品。

4.6.2定期清洁电脑设备,在擦拭时,应在电脑完全断电状态下,用拧干的布清洁。

4.6.3严格按照开关机程序进行开关机操作,关闭电脑后须及时关闭ups及打印机等外设的开关和电源。在ups断电报警时,应及时保存操作中的文件并按关机程序关机。

4.6.4离开办公位一小时以上,应关闭电脑或至少关闭显示器。

4.6.5在办公位饮用茶水时,请远离办公设备,勿将液体洒在电脑设备上,引起短路。

4.6.6发现问题,及时通知综合管理部;在使用过程中若有异常情况出现,应立即关闭电脑,并通知综合管理部派人处理。

4.7电脑整机及外设的申购流程:

4.7.1各部门对电脑整机的需求按如下评估流程操作,即部门提出申请--综合管理部提出意见--确定购买,由综合管理部填写《物资申请报告》--依次报批。