氨湾酒店综合办公室管理实务
丽湾酒店综合办公室管理实务
部门慨述
协助总经理管理好总经理室的日常行政事务;协助总经理协调好各部门工作;主持酒店行政会;审核管理好行政费用开支;审核签章及酒店法律事务协调;组织制定、修改、充实各项规章制度,做好招聘、培训工作;制定酒店工资结构、员工福利的标准;管理酒店人事档案及酒店后勤工作,确保酒店经营活动正常进行。
一、具体工作内容:
1、全面领导办公室工作并具体主持酒店行政事务工作。
2、负责召集部门例会并做好记录。
3、审核批准酒店1000元以下行政费用开支报告。
4、审核上报酒店1000元以上行政费用开支计划。
5、负责酒店防火、防盗及交通安全管理工作。
6、管理酒店员工食宿问题。
7、负责对外经济合同的审核签章及酒店法律事务协调。
8、管理好总经理室人员编制。
9、负责对外联系的工作计划的制定与实施。
二、岗位职责:
a、行政办公室主任:
1、协调各部门的工作,协助总经理监督,检查对各项方针政策、上级指示的落实与执行情况。
2、掌握市场情况,收集行业信息,为总经理决策提供咨询,当好参谋。
3、安排总经理办公会议,并减产会议决定事项的执行情况。
4、按照总经理的意图,组织起草综合性的报告,规划、总结、请示、通知等信涵,并审查签发前的文稿。
5、领导本部门工作人员做好文件的归档、收发、打字、接待、用车管理和印章管理工作。
6、抓自身管理、本部门的学习、考评等提高工作效益。
7、协调、平衡各部门关系,发生矛盾,应及时疏导,调查研究,明确责任,必要时报告总经理处理。
8、组织制定酒店行文管理的各项规定,努力使公文规范化、科学化、提高办事效率、
9、完成总经理临时交办的各项工作。
b、行政主管:
1、按合同实施物资采购和小型用品采购;
2、计划安排好酒店员工午餐;
3、协助主任做好日常工作及管理好酒店环境卫生和绿化工作
4、安排好外来宾客的食宿和活动
5、具体办理酒店车辆的年检、年审、保险、维修并与管理部门做好联系工作;
6、办理酒店员工的暂住证、体检证;
7、负责与保安部联系有关工作;
8、办理上级领导交办的工作。
三、行政办公室纪律管理制度:
1、上班着制服及配戴员工名牌。不能穿超短裙与无袖上衣和休闲装。
2、坚守岗位不串岗;
3、上班时间不看书、看报,不玩电脑游戏;不打磕睡及做与工作无关的事;
4、不准在岗位上化妆;
5、接待来访和业务洽谈应在会议室进行;
6、不准因私事占用电话;
7、不经同意不准随意上网,更不能用酒店的电脑发送私人邮件或上网聊天,未经批准不得使用酒店其他部门的电脑;
8、所有电子邮件的发出,必须经部门经理的批准;以酒店名义发出的邮件需经总经理或主管副总经理的批准;
9、未经总经理或部门经理的授意,不能索要、打印、复印其他部门的资料;
10、不迟到、早退;
11、平时加班、请假需经部门经理批准;
12、更要严格遵守打卡制度,不论任何理由,不得代他人打卡,违者开除。
13、无工作需要不得随意进入总经理办公室、计算机房、客户服务中心、档案室、打字室、财务室、会议室及接待室。
四、印章使用管理制度
1、酒店印章由集团驻店经理保管,各部门的印章应由各部门经理或各部门指定人员保管。未经领导批准,印章保管员不得委托他人代管,并且不得带出办公室使用;
2、以酒店名义签署的意见书、协议书、合同书,各部门以酒店上使用酒店公章。
3、未经允许,不得私自使用酒店公章。
五、电脑室岗位职责
1、业务培训:
(1)组织对电脑操作人员、前台收银员的技术培训、考评员工工作质量和工作效率;
(2)结合电脑、收印机操作过程中出现的各类问题,组织制定相应的注意事项和操作规程;
(3)更多地掌握电脑新技术,参加有关电脑的学术活动,不断提高业务能力,更好地为酒店服务;
2、硬件维护:
(1)负责酒店电脑设备、收银设备的管理和维修,及时组织排除各设备出现的故障,修理更换损坏的零件;
(2)负责酒店电脑设备、收银设备的日常保养,定期检查、清洁各设备及线路,防止尘埃、虫害的损害,确保各设备正常运行,以保证酒店营业的需要;
(3)对酒店各电脑设备的更新换代及技术引进提出可行性建议,并负责组织实施。
3、软件维护
(1)处理电脑系统、收银机在使用过程中出现的故障,确保运算数据的正确性和系统正常运行的可靠性;
(2)按电脑使用部门的要求,逐步实行自编软件,修改、扩充、完善电脑系统的功能,以适应酒店业务发展规律的需要;
(3)扩大电脑应用范围,为各部门装置电脑,开发设计管理程序。
(4)管理电脑室内部事务,包括工作安排、调配、检查、落实等。
(5)完成总经理临时交办的其他工作。
六、会议管理规定
1、酒店会议是由:办公例会、日常工作会议组成。
2、最高级会议通常情况下每月至少召开一次,就一定时期工作事项作出研究和决策。
会议由酒店总经理主持、参加人员为:总经理、副总经理、各部门经理等领导。
3、酒店办公例会是为贯彻落实作出的决议、决定召开的会议。会议由总经理组持,参加人员为:各部门经理及有关人员。
4、酒店办公例会由酒店行政办公室组织。应于会前3天将主要内容通知于会人员,会后14小时之内整理、发布《会议纪要》。 (1)会议纪要的形成与签发
a、公例会会议纪要、决议,由行政办整理成文。
b、行政办根据会议内容需要在限定时间内完成纪要的整理工作。
c、会议纪要和决议形成后,由与会的酒店成员签字确认。
d、纪要发放
前应填写《会议纪要发放审批单》,审批单内容包括纪要编号、发放范围、主管领导(或主持会议的领导)审批意见。
e、纪要应有发文号,发放时应填写《文件签收记录表》,并由接受人签字。
f、纪要应分类存档,并按重要程度确定保存限。
(2)会议纪要作为酒店的重要文件,备忘已研究决定的事项,发给与会人员,以便对照核查落实。
5、日常工作会议由会议召集人填写《会议申请单》,经主管副总经理批准方可召开,会议通知由行政办公室根据申请部门的要求发出。如会议需要撰写会议纪要,由会议召集部门撰写完毕后报有关及行政办公室。
七、酒店每周例会制度
1、部门领导例会每周举行一次,由总经理主持,副总经理及各部门经理级人员参加。
2、主要内容:
(1)总经理传达上级主管部门有关部门文件和总经理室有关精神。
(2)各部门经理汇报工作情况,以及提出需要提请总经理或其他部门协调解决的问题。
(3)总经理对各部门工作进行讲评,布置和安排下周工作。
(4)其他需要解决的问题。
3、例会参加者在会上要踊跃发言,允许持有不同意见、不同见解、不同观点和保留意见,但会上一旦形成决议,无论个人同意与否,都应认真执行。
4、严格会议纪律,保守会议秘密,在会议决议未正式公布前,不得私自泄露会议记录。
八、日常部门经理例会制度
1、部门经理必须提前五分钟到达会场。
2、与会期间,所有人员必须保持安静,认真听取总经理的指示。
3、各部门经理按顺时针方向逐个限时汇报本部门的工作情况,各部门经理汇报应用规范语言,汇报内容为前一天部门工作情况、存在问题、建议等,汇报完毕请总经理指示。总经理做指示时,相应的部门经理应做好记录。
九、档案管理:(见工作流程)
十、人事经理岗位职责:
1、组织制定人事计划,经酒店总经理批准后执行。
2、负责酒店人事工作,掌握业务计划,拟定工作计划,及时向有关部门领导汇报并共同研究、讨论。
3、抓好管理工作,经常深入基层,掌握情况,合理安排使用干部,发现人才,及时提出调整意见。
4、组织本部门工作人员学习,提高管理水平和业务能力,做到管理规范化。
5、根据用工计划组织招聘工作,负责招聘、辞退、停薪留职员工的审核,负责员工内部调配的审核,
6、结合酒店实际,制定本酒店工资、奖金、福利标准,报领导审核批准;负责工资、奖金、福利、加班夜班费及各种津贴报表的审核。
7、负责审核、办理各类休假期的期限和有关费用报销标准;
8负责人事档案的管理工作。
9、完成总经理交给的其他各项工作。
十一、培训管理制度
培训内容:
(1)员工培训应根据其所从事的工作,以专业对口培训和岗位培训为主;
(2)管理人员应充分了解政府的方针、政策规定、学习现代管理理论和技术,提高市场预测能力、控制能力,决策能力;
(3)专业人员和财务人员、工程人员,厨师等,应接受各自的专业对口技术培训,提高专业技能。
(4)基层管理人员应通过培训充实知识,提高实际工作能力。
2、培训形式
(1)脱产学习。主要是培养有发展前途的骨干力量。
(2)半脱产培训。主要是专业对口培训。
(3)业余培训。鼓励员工积极参加各种不同类型的,与本职工作有关的培训。
十二、酒店总值班制度
1、由总经理办公室负责安排。值班者为:部门经理以上的管理干部。
2、值班时间为:晚上八时至次日早上八时。值班时应巡视酒店各公共场所,检查酒店防火、防盗设施、设备等是否完好,有无事故苗头。
3、值班人员应检查各部门当值人员履行职责情况,负责处理违纪行为。
4、当值时间不得无故离开酒店,不得做与当值无关的事情。
5、当值时应尽职尽责,及时处理酒店当晚发生的各种问题,遇有重大的突发性事件,应在第一时间内向总经理请示、汇报。
