物业仓库管理程序文件
物业程序文件:仓库管理程序
1、目的
对仓库物资的储存、保护、进、出库进行有效控制,保持产品的有效特性。
2、使用范围
适用于物业公司本部及各管理处仓库的进、出货检验及仓库管理。
3、定义
无
4、职责
4.1办公室行政组负责物业本部仓库的管理,及对各管理处仓库管理工作进行督导。
4.2根据财务管理制度,各管理处必须设立专职资产管理员。
4.3各管理处资产管理员负责对入库物资的验证、搬运、贮存及记录、管理工作,管理处经理对本项目仓库管理结果负责。
5、方法和过程控制
5.1物品搬运
5.1.1货物进入管理处、本部管辖区,供货人必须在门岗、库房入口处登记,管理处将事件记录在《安全员值班情况记录表》上,必要时送货人由保安跟随。
5.1.2资产管理员负责指挥搬运活动、监督搬运人员使用合适的搬运工具,采用适当的搬运方法,防止物品在搬运过程中发生损坏。
5.1.3在送货过程中,如出现破坏公司管理区域内物品设施时,要求供货人照价赔偿,若对方不予赔偿或有违法行为立即报知管理处经理处理。
5.1.4对易燃、易爆、易碎物品要做到轻拿轻放。
5.1.5资产管理员需要对大宗物品清理搬运时,由其主管负责安排人力。
5.2入库手续
5.2.1入库检验
5.2.1.1资产管理员依据公司最终批准的《月度备用物品计划表》、《公司资产购置、领用登记卡》或其他单项采购批件、审查实物和发货票或送货单内容是否一致,是则进行检验、否则拒收。
5.2.1.2检验:
5.2.1.2.1对批量采购的数量超过100个(含100个)的物品,采取抽检的方式进行检验,按总数的10%比例进行抽检;数量10-100个的物品抽取数量不得少于10个;数量少于10个的物品必须逐一进行验证,验证合格后填写《(物资/材料/用品)入库单》并签字;入库单由直属领导签字,作为第二监督人。
5.2.1.2.2验证必须核对数量、合格证检查、外观检查、开包检查,根据情况,采用其他检验方式包括开试验、试用等。
5.2.1.2.3对涉及安全性能的产品如电器类、水暖器材、消防用具类、电工和化工原料必须有合格证。
5.2.1.2.4对小五金类、绝缘器材类、标准件类和其他杂项类应该对规格、型号和数量与采购文件是否一致,外观和包装有无破损等进行确认。
5.2.1.2.5对设备的检验由资产管理员会同工程部领班以上人员共同进行检验,
5.2.1.3任何资产完成入库手续后,若在出库/第一次使用时发现任何质量问题,资产管理员将承担工作失误的责任。
5.3地产转来、客户馈赠物品
5.3.1对地产转来有明细帐目的物品
资产管理员按实物与明细进行核对,无误的填制《(物资/材料/用品)入库单》签字,并请地产交接人员签字确认。
5.3.2无帐目明细物品
管理处经理应现场要求资产管理员与地产人员共同进行现场盘点,编制明细。之后按上条要求填制《(物资/材料/用品)入库单》。否则物业不负责管理。
5.4仓库管理
5.4.1多仓库项目,资产管理员每天两次以上巡查、检查所有仓库及其中物品,填写《库房巡查登记表》,发现异常情况马上报上级管理人员。
5.4.2仓库空间分割与标识
5.4.2.1将仓库分为合格品摆放区、物耗综合区(日常使用中损坏待维修的工具)、不合格物品区(摆放待更换或退货的不合格)、闲置物品区(报废物品、地产遗留物品等,可用小标识类标识)。
5.4.2.1.1入库检验过程中不合格品,放置在不合格物品区域等待供货商更换或退货处理、报废处理或分配使用。
5.4.2.1.2现有资产在使用过程中损坏应放置在物耗综合区域等待维修或报废处理。
5.4.2.1.3报废物品、地产遗留物品等用小标识区分后放置在闲置物品区域存储。
5.4.2.1.4资产管理员将物资分门别类,码放在固定位置,做到整齐、美观。
5.4.2.2 仓库物品分类标识应安置在明显位置,分类标识符合ci标准,进行统一配备,悬挂。
分类标识如下:(大标识)
工程耗品类物耗综合区
工程工具类不合格物品区
清洁耗品类闲置物品区
清洁工具类仓库重地闲人免进
办公用品类危险品仓库
严禁吸烟
5.4.3危险品、特品管理
5.4.3.1危险品(易燃、易爆物品,如油漆、涂料等)仓库充分做好隔离、防火、防爆措施,危险品不得与其他物品同存一个仓库。
5.4.3.2易燃、易爆物品(如油漆、涂料等)贮存时请按照产品本身贮存方法存放,保持通风及温度的要求。
5.4.3.3对于防潮、防锈和防蚀要求的物品应保持存贮现场干燥通风、防潮、防雨。
5.4.4仓库环境与清洁整齐。
5.4.4.1所有仓库非公莫入,保持干燥、通风,严禁吸烟。
5.4.4.2仓库内不得有纸屑杂物等垃圾;库房内货架、存放的资产需每天进行除尘,保证视觉无尘。
5.4.4.3 保证仓库通风,保持库房内温度、湿度,可延长工程用品使用寿命,防止发霉、生锈。
5.4.4.4 工程设备使用后,由使用人对其做好清洁工作,保证设备洁净程度,有效改善仓库清洁。
5.4.4.5 报废资产、物品应及时审批、处理,不准长期占用房房有效使用空间,必须保证仓库卫生环境的整洁。
5.5 出库
各部门或人员到仓库领取物品时应填写《(物资/材料/用品)出库单》,出库单上应有领用人及资产管理员两者的签字日期。
5.6 盘点
5.6.1资产管理员认真,详细填写帐、卡,当天帐目当天销,保证帐、卡、物一致。
5.6.2每月20日做好月度资产盘点工作,将盘点(日)累计数记录在台帐中,盘点内容记录在《万科物业月度盘点表》上,25日上报总经理办公室行政组及财务部处;地产转来物品在备注栏标明来源。
5.6.3每半年资
产盘点,将通过帐、卡、实物的一一对应 ,对库房及使用中的资产进行清点,记录到《万科物业年度资产盘点表》上,年中6月30日以前将上报总经理办公室行政及财务部处;地产转入物品在备注栏表明来源。
6、支持性文件
无
7、质量记录
tj**wy7.5.5-z01-f1 《(物资/材料/用品)入库单》
tj**wy7.5.5-z01-f2 《(物资/材料/用品)出库单》
tj**wy7.5.5-z01-f3《地产转入资产登记表格》
tj**wy7.5.5-z01-f4《库房巡查登记表》
tj**wy6.3-z01-f2 《**物业月度盘点表》
tj**wy6.3-z01-f3 《**物业年度固定资产盘点表》
tj**wy7.4-z01-f1《月度备用物品计划表》
tj**wy7.4-z01-f2 《月度办公用品计划表》
tj**wy7.4-z01-f12《公司资产购置、领用登记卡》
