肉业公司员工手册：印信管理
肉业公司《员工手册》:印信管理
第十四章印信管理
第一条 为保证印章、介绍信使用的合法性、严肃性和可靠性,有效地维护公司利益,杜绝违法行为的发生,特制定本办法。
第二条 印章的刻制:
1、公司印章刻制均须报总经理批准,由行政部凭公司介绍信统一到公安机关办理刻制手续。
2、印章的形体和规格,按国家有关规定执行。根据国际、国内先进、适用的质料和种类。
3、部门可根据需要申请刻制内部或对外用章,但须经总经理批准。
第三条 印章的启用:
1、新印章要做好戳记,并留样保存,以便备查。
2、印章启用应事先颁发启用通知,注明启用日期、发放单位和使用范围。启用印模应用蓝色印油,以示首次使用。
第四条 印章的保管、交接和停用:
1、公司各类印章必须有专人保管。
1)公司的正式印章、专用印章、钢印、手章应指定行政部主管保管。
2)各部门印章由各部门指定专人负责保管。
3)印章保管须有记录,注明印章名称、颁发机关、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。
2、印章保管必须安全可靠,须加锁保存。特制印章要放在保险柜。印章放在办公室,不准委托他人代管。原则上所有印章不得出公司大门,如因业务需要,需办理公章领用手续,若超过申请时限应马上请示,若对公司造成不应有的损失,公司将追究领用人责任。
3、印章保管有异常现象或遗失,应保护现场,及时汇报,配合保安部门查处。
4、印章移交须办理手续,签署移交证明,注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。
5、有下列情况,印章须停用:
1)机构变动机构名称改变;上级部门通知改变印章图样。
2)印章使用损坏。
3)印章遗失或被窃,声明作废。
6、印章停用要提出处理办法,并报经领导批准,及时将停用印章送制发机关封存或销毁,建立印章上交、清退、存档、销毁的登记档案。
第五条 印章的使用:
1、使用范围
1)凡属以公司名义对外发文、报送报表等一律加盖公司法人公章。
2)凡属公司内部行文、通知,应使用公司内部印章;凡属部门业务范围内应加盖部门印章。
3)凡属合同类的应使用合同专用章;凡属财务会计业务的应使用财务专用章。
2、使用印章,一律实行审批制度。凡经领导批准的方可盖印,其权限分级掌握,使用哪级印章,由哪级领导批准,并由其负责。凡不符合要求的,均应拒绝盖印。用印人应在用印登记簿上做好登记,并由相关领导在该表上签批。监印人对未经判行文件,不得擅自用印,违者严惩。
3、使用印章,一律实行登记制度,注明用印事由、数量、申请人、批准人、用印日期。
4、因工作急需而又无合适印章,可以采用借章办法,借章要在落款处加注'借印'、'代'字样。
5、使用印章时,保管人应对盖印的文书内容、手续、格式把关检查,发现问题应及时请示领导,妥善解决。
6、严禁在空白的信笺、介绍信、合同上用印,印章保管人长期外出时须将印章妥善移交,以免贻误工作。
7、公司内部的部门印章(除合同专用章外),一律不得代表公司向外订立合同,否则所订的合同无效,且所产生的一切后果由该部门主管承担。合同专用章管理部门对外签订的合同,只能是在职责权限之内的合同,否则要经过审批。
第六条 介绍信管理:
1、介绍信种类:存根介绍;信笺介绍;证明信(材料)。
2、介绍信一般由行政部负责保存。
3、介绍信开具要严格履行审批手续。一般事宜由部门经理签字后行政部主管审批;重要事宜需由各级主管签署意见后,报分管总经理审批。
4、严禁开出空白介绍信。
第七条 未按本办法要求使用印信、保管印信,造成丢失、盗用、仿制等,依情节轻重,对责任者分别进行批评教育、行政处分、经济处罚直至追究法律责任。
