shoppingmall租户物业管理条款约定
shopping mall租户物业管理条款的约定
在shopping mall招租洽谈过程中,有关“入场期间业主提供的物业交付条件、及运营期业主委托的物业管理公司、其它专业公司为租户所提供的物业服务内容“等物业服务相关条款的约定,通常是仅次于租金价格的谈判重点。
因为,shopping mall的业主、租户都认识到,shopping mall运营管理成败的关键,就是在于能否打造项目所在商业辐射区域范围内领先的购物环境,而购物环境的优劣不仅取决于驻场租户提供的服务品质、同时也包括shopping mall业主方提供的整体物业状况与服务支持。
因此,租户对物业服务合同条款的深究,不仅直接关系到前期投入费用、及后期经营过程中所必需支出的固定经营成本(物业管理费、能耗费分摊等),更重要的是关系到租户对shopping mall整体购物环境状况、及经营期间得到的业主物业服务支持程度的预期。同时,对于业主,也不仅只涉及到前期建设资金的投入、及后期聘用物业管理公司、专业公司所产生的运营成本,更重要的涉及到shopping mall能否对优质租户具有足够的吸引力。
严格意义上,shopping mall选择租户的过程,同时也是租户特别是主力店租户选择shopping mall的过程。从租户角度,肯定希望业主提供的物业服务,包括的工作项越多、标准越高越好,其中以零售业、餐饮业为代表的主力店租户,其自身经营过程中,用于安保、保洁、设备设施维修维护的费用都十分庞大,对物业服务费用更是斤斤计较。但作为业主,经营shopping mall从根本上为了逐利,作好物业服务,营造优质购物环境,都是为了实现更高的出租率、租金水平、及租金收缴率,不可能只为提升租户的满意度,就无限制地提供服务。租赁合同中有关物业服务条款的谈判过程,就是业主、与承租户博弈的过程。
shopping mall业主在与租户进行物业服务条款谈判过程中,要围绕着“shopping mall内所有物业管理、或服务行为都应最终满足业主资产保护与增值、经营行为(主要指:租赁行为)顺利开展”的最根本目的,按照如下原则进行:
首先,应该承担业主作为mall主导者的责任(即通常提倡的“大业主、小租户”的shopping mall管理原则),通过以物业服务为代表的shopping mall运营期各种管理手段,对项目整体购物环境、特别是公共环境进行有效地管理控制。
再次,始终保持成本意识,对物业服务内容,不是简单地一刀切,对租户要求进行合理区分,提供不同层次服务,对租户运营管理充分了解,与租户合理沟通,清晰了解租户经营活动所需要的物业服务,提供有针对性的支持,保持租户经营活动的顺利开展。
其中,主力店租户多属于餐饮、百货等劳动密集型行业,业主对提供的物业服务应侧重于经营活动的硬件、软件支持,而不是租户自有员工工作量的代替。
租赁开间式商铺、特色经营的中小租户,自身人力资源薄弱,业主的物业服务应以全面为主,使租户可以将全部精力,完全投入到经营中。
对于部分租户的特殊要求,提倡引进先进技术,主要通过设施设备的改进,以物业交付条件的硬件形式实现,尽量避免使用后期物业服务的软性承诺。
运用长效成本管理概念,在通常租户租赁经营期都短于业主产权持有期的情况下,应该坚持自已管理重要设施设备的工程管理模式。,一般不采取租户代管方式。
对于物业服务条款的约定中有关质量标准、物业服务、水电、空调管理等费用标准的确认,要作到明确、主动,避免受制于租户。
shopping mall整体运营、及租户经营活动组织,受单体、组群等mall不同建筑形态影响很大,业主在考虑物业服务支持条款时,要充分考虑建筑形态因素的影响。
结合上述原则,就shopping mall业主为租户提供的的安全、保洁、工程等方面物业服务中,容易产生争议的条款,具体分析如下:
首先,安全管理条款中,主要争议多集中在“租户资产保护、营业纠纷处理协助、通道管理、及消防安全管理”等四方面,在谈判过程中,应该按“业主主外、租户自理内部”原则,合理分解职责。
一,商品防盗,是零售、超市业主力店租户的关注重点,此类租户一般都设有内保组织,内部还设有红外、监控等技防报警系统,并多与公安机关直接联网。在资产保护条款洽谈中,租户永远希望业主承担的责任无限放大,但业主不可能对租户资产进行全面、及时的精确确认,所以,业主不要试图承担资产保全的风险,而且,在商业企业中,商品被盗问题,一直难以完全避免,例如,超市业认可的可控失窃率为千分之三,租户要求业主承诺资产安全,只是为了在“出现严重商品被盗事件”的情况下,寻求业主分摊责任风险。
在安全管理责任把握上,业主应主要从协防角度出发,在时间范畴,侧重于夜间的安全保卫;在空间范围,坚持租赁合同红线分界;“在租户非营业时间内,以暴力破窗、破门等形式,造成租户的财产破损,由业主(或所聘物业公司、保安公司)承担由执法部门确认的连带责任;但租户在非营业时间内,因自身疏忽,未关闭通道门、或可作为进出口的各类窗、管道、设备井等,及经执法部门确认的针对于租户的报复性行为,所造成的财产破损,业主不承担责任”是业主可以接受的资产安全管理条款约定。还需要特别强调的是,对租户往来商品进出管理,尤其是卸货区管理,业主应坚持“无责任管理”方式,一方面要求安保人员注意观察,一方面明确不承担对货物进出、特别是大型运货车辆离场的清查责任,货物坚持由租户自行交接。
二,业主所聘用安保人员,在租户营业期间内,主要职责侧重于“公共秩序维护”,按国家现有法规,安保人员不具备任何执法权,所以,在安全管理条款约定中,不要涉及业主负责、或协助处理商业纠纷,租户工作人员人身保护的职责,shopping mall中的零售业、餐饮业、特别是娱乐业,都是容易发生营业纠纷的业态,如安保人员介入处理租户与消费者的纠纷,一方面根本不具备处理权,更容易造成消费方情绪失控,事态扩大,使事件从最初的租户与消费者纠纷,演变为与安保人员的冲突。
三,通道管理(包括:各类电梯),包括租户的营业通道、及工作(工作人员进出、货物进出)通道管理,对于单体mall,有关通道管理尤为重要,shopping mall业态复杂,不同业态经营时间不同,超市业、餐饮业夜间还需要保证货运通道,通道的优化管理,首先,要根据业态规划、已签约租户的实现情况出发,在建设设计、设施设备配置,力争作为非常规时间营业的主力店租户,提供独立出入口(如建筑设计无法满足要求,可以通过电梯分层、分时控制,利用消防通道等方式),其次,通道管理条款要坚持明确约定,业主对于主公共通道的开放时间、及安全检查的管理权,通道管理中,不要试图通过安保人员的人防措施,让多家租户混用通道;最后,在单体mall中,业主应坚持租户独立通道与公共通道隔断门与租户实行“双锁管理”。
四,按国家相关消防法规,消防安全对于shopping mall经营具有一票否决权,因此,通过消防验收后,业主要对mall进行整体消防管理,对于从事餐饮、娱乐业态等需要单独进行消防报批的主力店租户,在消防安全管理条款约定中,业主要坚持对租户的消防监督权、甚至要求停业权;同时,一方面在条款约定中,坚持“谁建设、谁管理”原则,而在实际工作中,利用多数租户的喷淋、烟感、光电等技防设施,都与mall整体消防系统事实连接的条件,对租户消防系统进行积极、主动(非正式约定)管理,但需要特别提出的是,业主不宜过度介入,承担租户消防批建、验收、抽检的风险。
其次,在保洁服务条款约定中,主要分岐一般都存在于“业主、租户保洁区域位置确认、及业主负责保洁区域的质量标准”等二方面,mall的建筑形态,是保洁条款约定中的最重要影响因素。
一,在单体mall中,业主要发挥保洁主导作用,确保整体环境品质,在与租户约定中,可以以租赁红线为界,进行划分,租赁范围以外,统一列入业主保洁服务范围。但需要指出的是,当出现部分主力店租户统租多层,、或承租面积较大的情况,租赁范围内的洗手间、消防楼梯、天顶、电梯门、扶梯等公共场地、公共设施,应要求租户自行保洁,可以用适度减免部分物业管理费作为谈判手段。否则,业主保洁人员要是以租户要求时间、质量标准进行保洁,很难进行工作安排,特别是多数业态的租户集中保洁时间,都在非营业时段,业主保洁人员进入租户场地,涉及资产保护,难以操作。
二,在多幢建筑组群 mall中,特别是在主力店租户多数独幢经营的情况下,业主应该把保洁力量主要投入到影响mall整体购物视觉环境的中心广场、景观水景等方面,让租户承租幢成为租户自行负责的独立保洁单位,包括外墙清洗在内,都由租户自行负责。
三、关于垃圾清运,要采取定期开放垃圾房,主力店租户自行“整包装清运”方式,不宜设置多个区域垃圾集中点,否则,不仅占用大量公共面积,也极大地增加了保洁人员的工作量。
四、在与租户的保洁条款约定中,要尽量避免由租户确认保洁质量的条款同时,关注约定细节,例如,餐饮业的隔油池、烟道清理、百货业的一楼橱窗是否属于外墙等。
再次,租户在工程管理条款洽谈判中,除
经营所需专属设备设施外,其余部分一般都希望业主能够“一包到底”,而业主应该灵活运用“谁建设,谁管理”的谈判原则,根据实际状况,按有利于shopping mall经营的目的,区别安排。
一,支持shopping mall整体运营所必需的高低压配电、给排水管网、消防系统等设施设备,及建筑本体等的维修维护,由业主进行统一管理,业主、租户一般都没有异议。但对于产权属于业主,即使是专供单一租户的空调系统、电梯等机电设备,及在租户租赁区域内的强电间、弱电间、风机房、管道井、水泵房等设施,也应坚持由业主统一管理。
一方面可以更有效的保护设备设施,避免租户代管中极可能出现的“只重使用,不重维护”的短视行为,一方面也对租户内部管线分布、调整等工程行为,进行有效监控及制约。需要特别指出的是,业主应要租户约定,租户要对业主的维修维护工作提供便利,例如,在二次装修中预留检修口等。
二、在工程管理中,维修维护责任的界定,通常是双方争议的主要焦点。业方应从租户规模角度,结合设施设备配置实际,合理区分。在shopping mall中,租赁中小开间、从事以商业零售、服务业的中小租户,一般都是直接利用业主提供的物业交付条件,再配置经营道具。从设施设备所有权、租户人力资源、及通常中小租户的合同短期性角度,对于中小租户,业主的维修维护服务应该采取“统管式”,解决租户的后顾之忧。而主力店租户,一般都自行进行内部装修、设备设施配置,业主通常只需提供给排水、供电、燃气、(部分包括:制冷、供暖管道)至租赁区域入户门,再由租户施工单位进行技术对接。按“谁建设,谁管理”原则,租户入户门内的设施设备,都应由租户自行进行维护维修。
但在经营期内,租户实际使用的设施设备,经常是由业主、租户双方拼装建设的,因此,如果发生功能性故障,不经过全面检查,一般难以迅速界定维修责任,同时,租户也不可能像业主方,保持一支完整的工程管理队伍,这样,往往会延误维修时机,甚至影响租户正常经营。所以,对部分产权虽然属于业主,但直接影响租户经营经营的“供电、供水、制冷、供热”线路或设施设备,业主可以与租户约定有偿的维修维护条款,纳入整体工程管理范围,但相关条款中,应对租户自建部分的质量验收、使用方式、更新费用、维保标准有明确的约定。
三、在物业服务条款约定中,有关水电、制冷、供暖价格标准的约定,也应列入工程管理范围内,shopping mall多数采取为二次供电、供水方式,单体mall一般是中央空调集中制冷(供暖)。目前,国内多数城市逐渐采取分时供电方式,不同业态经营时间不同,用电、用水价格,及中央空调制冷(供暖)能耗分摊方式,都需要提前与租户约定。对于长约租户,需要重点说明的是,条款要约定的不是单纯的价格,而是价格标准的计算方式及依据,以备国家水电价格的调整。水费价格约定中,应充分考虑到国家日趋严格的水资源管理制度,现在,shopping mall作为用水户,目前国家统一按商业标准收取水费,但餐饮、娱乐、特别是洗浴、桑拿等行业,水费标准制定很高,所以,应在合同中欲留伏笔,以备国家征收方式发生变化。
