某营销平台协议日常管理规则
营销平台协议日常管理规则
1 协议存档
1.1 管理制度
1、各有关人员应定期将履行完毕或不再履行的协议有关资料(包括与有关的文书、图表、传真件以及协议流转单等)交档案管理人员存档,档案管理人员按照协议编号进行整理、登记、归档,有关人员保存好复印件,任何人不得随意处置、销毁、遗失。
2、已签订的协议,后续产生的重要附件(重要业务往来传真、信函、对账单等资料),有关人员应及时交档案管理人员存档,自行保管好复印件。
3、协议终止或信息变更,各有关人员应在3个工作日内以邮件、万信、短信等有痕资料方式告知档案管理人员,同时提供纸质说明。
1.2 存档流程
1、广场负责人提交存档协议前,首先自行核对协议纸版与电子协议信息是否一致,协议内信息填写是否正确。。
2、广场负责人将信息正确的协议转给档案管理员存档,并填写协议交接表(见附件4-1)。
3、由档案管理员整理协议信息电子版,以便查询。
2 协议流转
2.1管理制度
1、有关人员需借用协议原件时,需在档案管理员处登记,在营运部协议管理登记簿进行登记(见附件4-2)。未经部门领导人批准不得擅自领取归档协议。
2、协议借出后要妥善保管,不得损坏或丢失。
3、按照营运部协议管理登记簿签订的时间归还协议。
2.2 流转流程
1、出借:有关人员登记协议出借信息,档案管理员核对后出借协议(须附审批手续)。
2、归档:档案管理员核对协议信息(编号,份数等),核对无误后存档,在营运部协议管理登记簿中找到相应记录,勾选“已归还”选项并签字。
