大厦小区车辆管理控制程序
物业程序文件
--小区(大厦)车辆管理控制程序
1.0目的
维护小区/大厦交通秩序,规范车辆停放管理,保持管辖区域道路通畅,预防交通事故和失窃事件发生。
2.0适用范围
适用于物业服务中心车辆管理。
3.0职责
3.1客服部负责客户接待、咨询、身份核查、费用收取、证件办理等工作。
3.2礼宾部负责车辆登记、交通指挥、巡查、费用收取等工作。
3.3礼宾部经理、中队长负责突发事件的处理、跟进、回访工作。
3.4客服经理负责客户投诉的处理,礼宾经理负责专业对口事项进行协助。
4.0工作程序
4.1机动车停放管理:分为私家车位、月保车辆、临保车辆
4.2车辆停放手续办理:
4.2.1私家车位:为固定车位
4.2.1.1业主在办理收车位时,客服助理指引业主详细填写《住户资料登记表》中'车牌号码'一栏。
4.2.1.2财务人员按元/月进行收费,并开具发票。
4.2.1.3财务人员将客户资料录入智能ic卡系统,并根据客户缴交费的月数进行ic卡权限充值。
4.2.1.4客服助理打印《私家车位牌》,并指引车主将《私家车位牌》放置车前挡风玻璃右下角。
4.2.1.5解释/答车主提出的疑问,并告知车主在每月7号之前到客服部前台缴交当月车位管理费。
4.2.2月保车辆:
4.2.2.1办理月保车辆客户对象:限定为本小区业主/住户/租户。
4.2.2.2客户需在客服组前台办理月保手续,办理时须签订《车位出租申请表》,登记车辆的车牌号码及车况、车型、发动机号码。
4.2.2.3财务人员按元/月进行收费,并开具发票。
4.2.2.4财务人员将客户资料录入智能ic卡系统,并根据客户缴交费的月数进行ic卡权限充值。
4.2.2.5客服助理打印《月保车辆停放凭证》,并指引车主将《月保车辆停放凭证》放置车前挡风玻璃右下角。
4.2.2.6解释/答车主提出的疑问,并告知每月月底之前缴交次月车位月保费用,逾期未交者,须追加当月月保费用3%0的滞纳金。
4.2.3临保车辆:在小区门岗处确认身份后,办理取卡手续。
4.2.4损坏/遗失ic卡的办理:
4.2.4.1私家车位、月保车辆:由车主带业主/住户证到客服组前台确认其身份后,进行原ic卡挂失登记,重新缴交费用,办理新ic卡。
4.2.4.2临保车辆:由礼宾队长确认其车辆与车主身份,带领车主到客服部前台缴交ic卡工本费,由客户组(财务人员)登记、注销其临时车辆停放ic卡资料。
4.3车辆管理操作要点:车辆进场操作、停车管理、车辆离场操作
4.3.1车辆进场操作:由门岗保安员操作
4.3.1.1对于到访车辆,保安员先敬礼,请对方出示有效证件。
4.3.2.2礼宾员对客户进行身份核实:可采取查证、可视对讲、对讲机等形式
a、属于私家车位、月保车辆:协助业主刷卡,并按《交通指挥手势细则》指引车主进入停车场。
b、属于访客车辆:与到访单元进行确认,并将对方有效证件登记在《来访、外来人员、车辆出入情况登记表》或《停车场车辆出入场登记表》后,取卡给予放行;未征得到访单元客户确认并认可,不予放行。
c、属于货车:与到访单元进行确认,并将对方有效证件登记在《来访、外来人员、车辆出入情况登记表》或《停车场车辆出入场登记表》,对4吨及4吨以上搬家/运货车辆,需根据指定通道行走。
4.3.3.3核查无误后予以放行,如遇突发事件,立即通知中队长/主任前来处理。
4.3.2停车管理:由车场保安员操作
4.3.2.1停车分为露天停放和车库停放。
4.3.2.2露天停放由客户自行按规划位置进行停放,临近固定岗或巡逻保安员进行监管,并跟进停放不符合项,如小区车位足够,需指引客户将车辆停放在车库。
4.3.2.3车库停放:
a、引导:按《交通指挥手势细则》将引导进入车辆按保管类别有序停放。
b、提示:提醒车主关好车窗、电源、空调等,车内贵重物品随身带走,锁好车门。
c、查看:即时查看停放车辆状况,若发现车有损坏,应立即向车主说明车况损坏程度,在《停车场车辆异常状况登记表》中做好记录,并让车主在'备注栏'签名确认。
d、巡查:
--车场礼宾员不定时巡查停放车辆,如发现问题,详细登记在《停车场车辆异常状况登记表》,并及时上报中队长,并通知客服组前台/监控中心,通知客户。
--不定时对停车场管辖范围进行巡逻、非停车位不得停放车辆。
--核查私家车位车辆是否符合信息。
--发生突发事件/车辆损坏/交通事件/车辆丢失等情况,需做好现场保护,并上报主任及客服主任,视情况报警并通知保险公司。
4.3.3车辆离场操作:
4.3.3.1对于离场车辆,礼宾员需敬礼:
a、属于私家车位、月保车辆:车主可自行刷卡后离开,或礼宾员协助其刷卡。
b、属于临保车辆:
--由礼宾员收取临保卡,并刷卡读取收费信息。
--由收费员根据临保收费标准进行收费,并出具发票,30分钟以内免费停放。
--礼宾员在《来访、外来人员、车辆出入情况登记表》或《停车场车辆出入场登记表》相应栏中进行登记。
--予以放行。
4.3.3.2属于货车需开箱检查,按《物品放行控制程序》执行。
4.3.3.3ic卡遗失/损坏,按本程序4.2.4执行。
4.3.3.4如遇突发事件,立即通知礼宾队长/经理前来处理。
4.4自行车停放管理
4.4.1客服部、礼宾部经理需根据小区现场进行划定自行车停放位置。
4.4.2客服部、礼宾部需告知客户自行车停放场地为免费使用,不收取任何费用。
4.4.3客服助理、礼宾巡逻员对停放情况进行监管,包括且不限于:
4.4.3.1自行车需按指定位置停放;
4.4.3.2自行车排放整齐、有序。
5.0支持性文件
5.1《交通指挥手势细则》
5.2《物品放行控制程序》
5.3《业主收楼费用一览表》
6.0质量记录
6.1《住户资料登记表》
6.2《车位出租申请表》
6.3《月保车辆停放凭证》
6.4《私家车位牌》
6.5《来访、外来人员、车辆出入情况登记表》
6.6《停车场车辆异常状况登记表》
6.7《停车场车辆出入场登记表》
