选择物业管理单位作业指导书
选择首届物业管理单位作业指导书
1.作业目的
在业主委员会尚未成立之前,首届物业管理单位由房产开发企业选择,并规定申办预售许可证时必须交验首届物业管理合同,这种要求物业管理提前介入的强制性规定,目的在于能以使用角度的要求参与施工质量管理和成品保护,尤其是在设备设施方面避免在设计,选型和安装等环节上的先天不足。另外,选择一个社会信誉良好的称职的收费合理的首届物业管理单位,对提升物业本身的品牌效应也将起到不可低估的作用。所以说,本项作业是营销策划中的一项重要的组成部分。
2.主管岗位总经济师:审核招标书,组织招标小组和批准评标委员会名单,代表公司答疑和签署物业管理委托合同。
主办岗位营销策划:编制招标书和委托合同,负责招标全过程的组织工作。
3.紧前工作条件
与申办预售许可证所符条件相同。
4.作业描述
4.1主管岗位决定选择物业管理单位的形式,根据房产的规模、档次选择具有管理相同类型能力的物业管理企业。
4.2主办岗位向市或区的房地产局物业管理部门提出申请,经批准后组织成立由房产开发单位和物业管理专家组成的招标小组,讨论招标的指导思想、原则及方法,并形成会议纪要。
4.3编制招标文件并经总经济师批准,内容包括:
4.3.1招标公告或邀请书,内容包括拟招标的物业名称,投标单位的资质条件,投标单位的报名截止日期,以及联系地址、电话,招投标全过程公证的公证机关名称等有关事项。
4.3.2招标书,内容包括总体说明(如占地面积、房屋类型与数量、公共设施和场地情况、物业移交日期),物业管理要求(如基础服务管理、特殊要求的管理以及专项管理服务,物业管理委托期限、物业管理服务收费限额,物业管理考核标准及奖惩措施等);投标须知(如投标书编制要求,投标、踏勘、答疑、开标等时间)。
4.3.3编制服务质量调查表或提纲(如总体环境印象,工作人员礼仪形象,服务制度和执行情况,设备完好程度,收支公开情况,管理人员人数和管理户数的比例,管理费欠缴户访问记录等)。
4.3.4草拟评标委员会的专家名单和评分标准。
4.3.5草拟委托管理合同。
4.4本主办岗位经总经济师批准,通过新闻媒体(报纸、电台、电视台、新闻发布会等)向社会发布招标公告或邀请通知。
4.5报名截止日期后,本主办岗位对报名的投标单位进行资质审查。主要审核企业营业执照,企业资质等级证书,同时通过各种途径考察其已承担项目的物业管理水平,履约情况。从中选择三到五家参加投标,经总经济师批准后书面通知在约定的时间领取招标文件。
4.6本主办岗位在招标书约定的日期召集投标人踏勘现场,并由总经济师主持召开答疑会。
4.7招标小组在投标截止日期前收取投标单位各类投标文件、副本(复印件)。公证员确认参加投标单位的有效性。
4.8对投标单位的工作实绩、管理水平、信誉进行随机取样调查。
为了保证随机取样的公平、公正和客观,调查取样时,应注意以下几点:
4.8.1对各投标单位的调查取样尽可能同时进行;
4.8.2必须由招标小组成员负责带队,并至少二人同行;
4.8.3不事先通知安排,应到现场随机抽样,预防作假,取样不实;
4.8.4现场取样调查完毕,应在调查记录上签字并密封带回。
4.9按照招标书中规定的时间、地点,在公证员、有关投标管理部门工作人员以及投标单位代表共同参加监督下,公开拆封开标,并当众宣读投标书的主要数据和承诺。
4.10评标分为三个阶段:评议投标书阶段,答辩阶段和确定中标单位阶段。
4.10.1投标书评议阶段。评委会认真仔细地独立完成投标书审查和评阅,按拟定的评分标准采用无记名方法,给投标书评分。
4.10.2答辩阶段。答辩目的是为了进一步了解投标书的真实性、可操作性、客观性。提问方仍由评委会组成,答辩方指定为投标书中明确的中标后将接管新住宅小区(大厦)的管理处主任。按回答问题的准确性,逻辑性和层次性以及管理经历和经验等方面表现,由评委无记名进行评分。
4.10.3根据投标书评议分、答辩分以及调查采样的信誉分,按事先设定的权重比例进行统计,排出名次。公证员确认中标单位并拟定公证书。
4.11寄发中标通知书,约时与中标单位签订物业管理委托合同。物业管理委托合同可以采用行业的标准文本,其主要的条款有:
4.11.1合同双方当事人;
4.11.2物业的基本情况;
4.11.3委托管理事项,其中包括提前介入期间的工作内容;
4.11.4委托管理期限;
4.11.5甲乙双方的权利和义务;
4.11.6管理目标;
4.11.7管理服务费用;
4.11.8奖惩办法;
4.11.9违约责任。
