设备制造公司管理文件和资料控制程序
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批准：
发布：
设备制造有限公司管理文件和资料控制程序
编号：QC/ZTC0502版本号/修订码：A/00
目的和适用范围
为了使质量体系有效运行，在起重要作用的各个场所保证使用相应文件的有效版本，并及时从现场撤回失效或作废文件和资料，以防止使用失效或作废的文件和资料。
适用于质量手册及质量体系文件(以下简称文件)的控制，其他管理性文件的控制在相应的程序中作出具体规定。
职责
综合管理办负责管理性文件和资料的控制，包括组织编制、修订和发布《质量手册》及其质量体系程序文件和实施过程中的协调和解释。
控制的内容、要求和方法
3.1文件的编制规定
3.1.1综合管理办组织有关职能部门代表成立文件编写小组进行起草工作。
3.1.2草案应校核其内容与相应的质量保证模式标准的符合性和与公司实际情况的适应性、可操作性和可检查性。
3.2文件的编号规定
3.2.1质量手册的编号规定
QM/ZTCQM01-1998发布年代号
顺序号
质量手册代号
公司代号
质量管理标准代号
3.2.2程序文件的编号规定
顺序号
体系要素代号
公司代号
质量控制标准代号
3.3文件的审批和发布
3.3.1文件由综合管理办负责组织有关部门负责人审查、会签，并填写《质量体系文件会签审批表》(J/wk01)，报管理者代表审核和总经理批准后发布。
3.3.2文件经审核、批准后，原版文件连同会签审批表由文件管理人员归档保存，并填写《质量体系文件归档登记表》(J/wk06)。存入软盘的文件也应同时归档。
3.4文件的发放
3.4.1经批准发布的文件由综合管理办负责统一发放，发放时分“受控本”和“非受控本”。
3.4.2“受控本”的发放对象为：
a.公司总经理、管理者代表及各部门、分公司负责人;
b.公司对外质量保证有关的人员;
c.质量认证机构。
3.4.3文件发放前，由综合管理办根据公司运作特点编制《文件发放规定》，具体规定发放部门(人员)和数量，经管理者代表审核，报总经理批准后实施。
3.4.4“非受控本”根据公司经营活动的需要，经管理者代表批准后发放。“非受控本”的有效性不做进一步控制。
3.4.5发放的文件均为原版文件的复印件。
3.4.6文件的发放应注有不同的分发编号，并在文件封面上加盖红色的“受控”或“非受控”印章。发放时，领用人应在《质量体系文件发放登记表》(J/wk02)上签收，同时在表中注明“受控”和“非受控”字样。
3.4.7在下列情况下，需使用文件的部门(人员)应填写《质量体系文件领用审批表》(J/wk03)，经部门负责人和综合管理办主任审核，报总经理批准后，可按3.4.5和3.4.6条发放：
a.不在《发放规定》中发放范围内的;
b.要求发放数量超出《发放规定》中规定数量的;
c.领取后遗失或破损的;
d.其他应领用的。
3.4.8对文件遗失要求补发文件的，给予新的分发号，并注明遗失文件作废，必要时将作废文件的分发号通知有关部门以防止误用。
3.4.9文件破损严重影响使用时，领用的新文件仍沿用原文件分发号，同时交回破损文件，由综合管理办组织销毁。
3.5文件的更改和换版
3.5.1文件需作更改时，由申请部门填写《质量体系文件更改申请单》(J/wk04)，说明更改原因，经管理者代表审核，总经理批准后，由更改人实施更改：
a.文件的更改视具体情况可采用“划改”或“换页”方法;
b.文件更改时，应注明更改标记、更改日期，并标明修改码;
c.更改标记用加圆圈的小写英文字母表示，如：@……;
d.文件经过依次更改后，修改码的序号依次递增，如“00”增至“01”。
3.5.2对“非受控本”的文件可不作更改控制。
3.5.3文件的更改不应给产品质量或体系要素造成不利影响。
3.5.4文件经多次更改或进行大幅度更改时，应进行换版。
a.文件换版时，应由综合管理办负责组织全面评审;
b.新版本发放时，旧版本同时废止，并由综合管理办统一收回后销毁。
3.6文件的收回和销毁
3.6.1在下列情况之一时，原发文件由综合管理办负责及时收回：
a.文件使用部门合并、撤消或使用人调离;
b.文件换版或再次发放。
3.6.2文件收回时，由文件管理人员验收，并在《质量体系文件发放登记表》上注明收回日期，无使用价值的文件应加盖“作废”印章，防止误用。
3.6.3为积累知识的目的所保留的失效或作废文件，由申请人填写《质量体系文件留用申请单》(J/wk05)，经部门负责人和综合管理办主任审核后，报管理者代表批准，由文件管理人员加盖“保留资料”印章后方可留用。
3.6.4作废的文件由文件管理人员填写《质量体系文件销毁清单》(J/wk07)，经综合管理办主任批准后，由指定的销毁人和监销人集中销毁，并注明销毁日期。
3.7文件的管理
3.7.1需临时借阅文件的人员应填写《质量体系文件借阅申请表》(J/wk08)，经部门和综合管理办负责人审核，管理者代表批准后方可借阅。借阅者应在指定日期内归还，到期不还的由文件管理人员收回。原版文件一律不外借，以防止丢失或破损。
3.7.2任何人不得私自复印文件和使用未加盖红色“受控”印章的无效文件，一经发现立即由文件管理人员收回，并视情节轻重报有关领导给予处理
3.8文件和资料控制的有关记录由综合管理办负责妥善保管，详按QC/ZTC1601《质量记录控制程序》执行。
相关文件
QC/ZTC1601《质量记录控制程序》
质量记录
《质量体系文件会签审批表》
《质量体系文件归档登记表》
《质量体系文件发放登记表》
《质量体系文件领用审批表》
《质量体系文件更改申请单》
《质量体系文件留用申请单》
成套设备制造有限公司
管理文件和资料控制程序
编号：QC/ZTC0502《质量体系文件销毁清单》
《质量体系文件借阅申请表》
更改情况
序号
更改标记
更改记录
更改人
日期
