第1篇 酒店采购管理差旅制度
酒店(宾馆)采购管理、差旅制度
为了规范酒店采购程序,降低酒店的经营成本,保证各项物资的正常供应,特制定本制度。
一、采购人员必须以经营部门的需要为中心,根据货比三家,质优价廉的原则,准时、保质、保量的完成各项物品的采购工作。
只有采购人员才能给供应商下达采购指令,其他任何人下达的采购指令都是无效的,总仓有权拒绝验收。
二、采购程序:
⑴使用部门需要采购物资时,必须填写《采购申请单》(采购申请单必须明确:物品名称、规格型号、质量要求、数量、要求到货时间等);⑵使用部门经理核准;⑶送总仓确认;⑷报采购负责人和财务部经理审核;⑸报总经理审批,采购人员才可采购。
《采购申请单》一式四联,第一联(白)留采购部存档,第二联(红)交财务部核算,第三联(绿)交总仓作为收货凭据,第四联(黄)交申购部门备查。
三、采购部业务操作程序:
⑴按经过批准的《采购申请单》的要求多方询价、选择、填写价格及供应商的调查表;
⑵向采购负责人汇报询价情况,呈报调查表,经总经理批准后,确定最佳采购方案;
⑶按照确定的采购方案进行采购;
⑷到货后,送总仓验收,按规定办理入库手续;
⑸如果验收时发现问题,应立即通报采购负责人,并提出处理意见;
⑹将到货的品种、数量、付款情况通报申购部门;
⑺将货物发票、验收单、采购申请单或采购合同一并交财务部审核,并办理报销或结算手续。
第2篇 星级酒店采购员工作制度
星级酒店采购员工作制度
制度名称:采购员工作制度
第1条 目的。
为规范本酒店采购员的采购行为,提高采购工作效率,控制采购成本,特制定本制度。
第2条 适用范围。
本制度适用于对采购员的管理工作。
第3条 采购员不准弄虚作假,伪填或涂改发票。
第4条 采购员应该时刻维护酒店形象,保守商业秘密。
第5条 采购员应该爱惜并节约使用酒店的一切财产物资。
第6条 采购员应该恪尽职守,勤奋工作,高质量地完成工作任务。
第7条 采购员应该主动学习业务知识与技能,提高自身的工作能力。
第8条 不按规定进行询价的,酒店按照相关规定对其予以处罚。
第9条 紧急采购且需酒店总经理批准的,可先进行采购,后补办相关手续。
第10条 采购员应按采购单保质、保量地进行采购,并协助收货员按照酒店有关规定进行验收。
第11条 凭相关领导审批的采购单,采购员按酒店规定批准权限和相关程序实施采购。
第12条 所有的采购员必须对酒店的各种经营管理信息保密,机密文件和资料不得擅自复印,未经特许,不得将文件和资料带出酒店。
第13条 上班时应保持良好的精神状态,认真接受领导的指示和命令,对别人的提醒、忠告和批评应持虚心接受的态度。
第14条 凡单批采购金额在万元以上的采购,采购员应至少向家供应商询价,争取最低的采购成本,并将相关询价资料报采购主管审核。
第15条 各组采购主管应对采购信息进行核实,确认采购员报价属实及最低时,核准采购申请单。
第16条 若采购主管发现自己的询价比采购员的报价低于%时,应展开相应的调查,并将调查结果报相关领导处理。
第17条 本制度由采购部负责制定,报总经理批准后施行。
第18条 本制度自颁布之日起执行。
编制日期 审核日期 批准日期
修改标记 修改处数 修改日期
第3篇 酒店物资采购工作管理制度
物资采购是酒店经营管理中的重要环节,加强采购工作的管理是降低物资成本、加速资金周转、提高经济效益的重要手段。
采购员是酒店采购工作的专业人员,酒店所需物品原则上均由其统一购买,其他部门应予以支持、配合、监督。
l、采购的计划管理
加强计划管理,严格审批手续,是采购管理的关键。
(1)房务部、餐饮部、工程部等各部门应编制“物资需求计划”,并于每月末报下月份“物资需求计划”交财务成本控制审核,送财务经理、主管副总审批,报总经理批准后转采购员;
(2)仓库补充请购,由仓库保管根据业务需要提出申请,填写物品申购单,交财务成本控制审核,送财务经理审批,报总经理批准后,转采购部;
(3)其他零星物品的申购,由使用部门提出申请,经理根据库存情况审核签字,送财务经理、主管副总审批,报总经理批准后,转采购员;
(4)食品原材料批量采购采取定期补给的办法,由餐饮部报申购计划,交财务成本控制审核,送财务经理、主管副总审批,报总经理批准后,转采购员;
(5)餐饮部每天需购入的鲜活原料,由厨师长、餐饮总监签字后,于下午5:00前将采购单报采购员。
2、采购物资的择商和价格管理
采购物品坚持货比三家,严格价格控制。
(1)所有申购计划或申购单送到采购员后,由其具体负责对申购计划、申购单上的采购物资进行择商、确认和报价;
(2)采购人员收到自己分管的申购单后要认真归纳、分类整理。对其中有疑问的内容要与部门经理、总监和申购部门及时沟通,在确认无误后,按照要求时限尽快寻找至少三家以上的供应厂、商,进行业务治谈,经过对比筛选,择优确定报价填入申购单,并填好总金额、供应厂商名称后,送财务经理、主管副总审批,报总经理批准后,转采购员;
(3)供应厂商的优惠、折扣、赠送、回扣等必须归酒店所有,并在报价中注明;
(4)所有采购物资的择商报价,必须由采购部在充分准备掌握市场行情的条件下择优确定,使用部门有权了解所需物品的价格和提出质疑,并对所掌握的供应厂商及购物意向要主动通报采购部,由其选定质优价廉服务好的供应厂商;
(5)鲜活原材料的价格受市场影响浮动较大,市场询价小组(财务人员)每周需作市场询价,根据市场价格和采购价格对比并作出分析,上报主管副总、总经理。
第4篇 酒店采购工作流程规章制度
酒店物资采购工作流程
1、为搞好酒店的采购工作,保证优质廉价的供应,确保经济指标的完成,以及防止一些不良倾向的发生,特制定本制度。
2、财务部是酒店采购工作的专业部门,酒店所需物品原则上均由其统一购买,其他部门有参与监督、支持配合权,未经同意不得擅自采购。
3、所有采购活动必须遵守国家有关法令、法律和法规。
4、相关人员在采购、收货的过程中,必须遵守商业道德,努力提高业务水平,适应市场经济的发展要求;讲究文明礼貌,遵纪守法;以酒店利益为主,相互监督,相互配合,共同把关。
一、采购项目的申请
1.部门根据营业情况需要在部门、库房没有该项目或该项目不足的情况下可以申购;库房在库存定额不足的情况下要根据物资定额提出申购。申购前部门和库房必须认真检查部门及库房该项目库存量及消耗量。
2. 库房储备以外的项目由各使用部门提出申购。申购之前必须查询库房是否有该项目的储备或替代品。
二、采购项目的审批、择商、确认、报价与购买
1.经确认实属必要购买项目,必须由库房或使用部门填写申购单,经部门负责人、库管员、分管领导签字,经总经理审批后交采购统一办理。
2.酒店所需商品由财务部负责安排采购;
3.采购员应按照申购项目进行采购,如有疑问可直接与申购部门进行沟通。在确认无误后,应按照要求尽快安排采购。如该项物资由长期供应商供应,可直接联系供应商供应。如果没有长期供应商应寻找至少三家供应商进行业务洽谈,经过对比、筛选,并报有关人员同意后进行采购。对于零星项目的采购可安排采购员在市场上直接采购,但要做好采购监督工作。
4.供应商的优惠、折扣、赠送、回扣、奖金、奖品等归酒店所有,任何部门或人员不得占为私有。
5.对有特殊要求的或需要加工定做的采购项目,申购部门需要作详细的说明或提供样 品,供应商报价时必须提供样品或有关资料,经部门负责人及有关人员同意后方可办理采购。
6.财务部对内要主动与部门保持密切联系,树立服务意识, 熟知酒店物品的标准和使用情况;对外经常做好市场调查研究,掌握市场信息;积极主动向使用部门推荐适路产品及质优价廉的替代品;积极主动向酒店提供市场情况及购买策略。
7.所有采购项目择商、报价必须由财务部在充分准备、掌握市场行情的条件下择优确定;使用部门有权了解所需物品的价格和提出质疑。财务部在择商报价中必须认真研究对待;使用部门必须在工作中要主动与财务部沟通配合,对所掌握的供应商情况及购物意向要主动通报财务部,由其选定质优价廉服务好的供应商。
8.确属疑难采购项目,财务部应及时与使用部门进行沟通,研究对策,必要时可由使用部门派人一同采购。无力解决的必须及时上报,不得拖延误事。
9.所有采购项目依据有效申购单由财务部安排采购员统一购买,其他部门一般不得自行购买。
10.在购买过程中要认真检查所购物品的品质、商标、期限、等内容,坚决杜绝假冒伪劣等不合格产品流入酒店。
三、采购项目的验收
1.无论是供应商还是采购购回的物品必须首先于库房联系,由库房根据申购表验收货物。不允许直接将货物交与使用部门。
2.对于不符合采购申请表的采购,库房人员有权拒收。供应商或采购人员办理入库验收手续后,库管员应开立入库单,并将入库单客户联交采购员或供应商办理结算。
3.库房在验货过程中对项目质量、规格等难以确认的情况下应主动请使用部门一起验收。
4.在验收过程中库房或使用部门有权对不符合要求的物品提出退货要求,经确认实属不符的由采购人员或供应商办理退货。
5.购买、收货和使用三个环节上的相关人员要相互监督、相互合作,共同做好工作。对于有争议的问题应各自向上级报告协调解决。
四、采购项目的结算
1.采购人员零星的采购可以直接支付现金。但不得超过1000元,超过1000元的必须办理转账结算;必须办理现金结算的须经总经理同意。
2.供应商结算的2000元以下可以办理现金结算,超过2000元的必须办理转账结算。
3.办理结算时,必须按照报账程序填好报销单,经财务部审核、分管领导签字、总经理审批后方可交出纳办理结算
第5篇 某酒店能源采购管理制度
酒店能源采购管理制度
1.酒店工程部油库根据各类能源的使用情况,编制各类能源的使用量,制定出季度使用计划和年度使用计划;
2.制定实际采购使用量的季度计划和年度计划(一式四份)交总经理审批,同意后交采购部按计划采购;
3.按照酒店设备和车辆的油、气消耗情况以及营业状况,定出油库、气库在不同季节的最低、最高库存量,并填写请购单,交采购部经理呈报总经理审批同意后,交能源采购组办理;
4.超出季度和年度使用计划而需增加能源的请购,必须另填写请购单,提前一个月办理;
5.当采购部接到工程部油库请购单后,应立即进行报价,将请购单送总经理审批同意后,将请购单其中一联送回工程部油库以备验收之用,一联交能源采购组。
第6篇 e酒店采购部用车管理制度
酒店采购部用车管理制度
1.申请
①用车部门逐项填写内部用车申请单,经部门经理审核、签字。
②将用车申请单转到总办,根据需要和车辆调度情况派车。
2.审批权限
①使用小车由总经理审批.
②使用其它车辆由行政办主任签批.
③值班、节假日用车持部门经理签字的申请单出车,并报行政办备案。
3.车辆使用原则
凡出塘厦区域车辆,提前一天申报,以便总办统一编制长途用车计划,提高车辆使用率.
4.市内用车原则
①凡属部门正常用车(如每周、每月例行用车),应提前半天将用车申请单报总办。
②本着节约的原则,凡路途较近,时间允许又不需载货的,一般不派车。
5.凭用车申请单派车
①一般情况下,必须凭内部用车申请单向行政办申请派车。
②遇特殊情况,由行政办公室主任电话通知,可先出车,但事后须及时补单。
③未经批准,禁止无调度单(特殊情况为申请单)找司机出车。一经发现私自出车现象,用车人必须按酒店出租车费标准付费,同时扣发司机部分效益工资。
第7篇 某酒店物品采购制度
为了加强物品采购的管理,防止库存积压,造成的滞销,超期变质等损失,结合酒店的实际情况,特别定本制度:
采购人员须认真学习《合同法》及有关法律和酒店规定,不得因合同条款订立不当而给酒店带来的损失,合同在签订*须由经办人填写合同签订申请书,报酒店总经理批准方可签署。
采销合同专人统一编写,登记、编制、发送和保存。所有合同必须保留正本两份,一份交财务部做付款凭证,另一份交由相关部门合同管理人员留档备查。
三、物品的采购
物品的采购,必须按每月使用计划及合理库存需要,经营业部门经理审核后报总经理批准,不得因提前或拖延采购而影响营业,也应避免因超计划采购带来积压或损失。
采购人员在采购物品时,应根据请购单的数量,规格质量要求,用途、审核同意后报总经理及董事长审批方可采购,管理用物品的采购,如固定资产,*器、工具、办公用品等。由各部门填写请购单,经所购物品的部门经理审核后,报总经理及董事长批准后统一购买。
办理购物付款时,应附付款申请单,购销合同,请购单已经董事长审批的付款计划或购货合同执行情况表,报财务部审核后,方可付款。
财务部门在办理付款时应核实付款手续是否齐全,否则财务有权拒付,并要求补齐相关手续。
采购人员报销时,应办理入库单,入库单内容必须填写清楚,数量、产品规格、保质日期、名称等。
购库管人员按季度对库房存货情况进行分析,对库存物品的积压,变质,沉淀、列表清查,处理,对造成不必要的损失负直接责任。
四、仓管部每月2日前将截止到上月未的库存物品的盘点情况汇总制成报表报财务部备案,并对库存物品现状如短缺毁损等列示清楚,及时处理减少不必要的损失。
五、采购人员不得营私舞弊,吃回扣贪污,假公济私,如发现有上述行为,将严厉追究当事人经济法律责任。
六、本制度由财务执行并负责解续。
七、其他未尽事宜见采购和保管等相关补充条例。
第8篇 酒店物品采购管理制度11
酒店物品采购管理制度(十一)
为了加强物品采购的管理,防止库存积压、造成滞销、超期变质等损失,结合酒店的实际情况,特制定本制度。
1、采购人员须认真学习《合同法》及有关法律和酒店规定,不得因合同条款订立不当而给酒店带来损失。合同在签订前须由经办人填写合同签订申请书,报酒店总经理批准,方可签署。
2、采销合同由专人统一编写、登记、编制、发送和保存。所有合同必须保留正本两份,一份交财务部做付款凭证,另一份交由相关部门合同管理人员留档备查。
3、物品的采购:
3.1物品的采购,按每月使用计划及合理库存的需要,经营业部门经理审核后报总经理批准,不得因提前或拖延采购而影响营业,也应避免因超计划采购带来积压或损失。
3.2采购人员采购物品时,应根据请购单的数量、规格、质量要求、用途,审核同意后报总经理审批,方可采购。管理用物品的采购,如固定资产、仪器、工具、办公用品等,各部门应填写请购单,经所购物品的部门经理审核后,报总经理批准后统一购买。
3.3办理购物付款时,应附付款申请单、购销合同、请购单,已经总经理审批的付款计划或购货合同执行情况表,报财务部审核后,方可付款。
3.4财务部门在办理付款时应核实付款手续是否齐全,否则财务有权拒付,并要求补齐相关手续。
3.5采购人员报销时,应办理入库单,入库单内容必须填写清楚齐全,如需要质检的物品,应附质检部门的审签手续。根据财务要求,发票应在开出一个月内报销,逾期未报销给公司造成损失的,由采购经办人承担,该部门经理负同等责任。
3.6采购、库管人员按季度对库房存货情况进行分析,对库存物品的积压、变质、沉淀要列表清查、处理,对造成不必要的损失负直接责任。
4、成本部每月2日前将截止到上月末的库存物品(包括各分库)盘点情况汇总表报财务部,并对库存物品现状如短缺、毁损等列示清楚,及时处理,减少不必要的损失。如是人为因素给酒店造成损失,当事人要承担责任。
5、采购人员不得营私舞弊,吃回扣贪污,假公济私,如发现有上述行为,将严厉追究当事人经济或刑事责任。
6、本制度由财务部制定并负责解释。
第9篇 酒店采购管理制度6
酒店采购管理制度6
为使酒店的采购工作走上制度化、规范化,合理控制成本,加强内部工作协调和提高工作效率,特制定本采购管理制度:
一、 采购管理部门
酒店设立专职采购部,隶属酒店财务部管理,接受财务总监、成本控制、集团稽查部及其它部门的监督,全面负责酒店的采购工作.
二、 采购部工作基本要求
1. 所有采购项目均需董事会签批授权及酒店财务部批准同意
2. 所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质,月结类物品每月每一类至少有三家供货商提供报价单
3. 所有采购物品的品质须保持一惯稳定
4. 采购部工作人员须对自己采购物品的价格和品质负责
5. 采购部须每半个月一次通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取酒店使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库,以书面形式汇报给酒店财务部及董事会
6. 所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品采购部须登记归档并妥善保管,有人员变动时须全部列入移交.上述资料及采购人员自购物品价格信息采购部每天须录入至采购部价格信息库.
7. 采购时间要求:一般物品采购时间为3天;急用物品当天必须采购回来;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部门须提前一个月下单采购
8. 采购部禁止采购任何未下申购单的物品,否则财务部将不予以报销
9. 禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜
10. 采购部负责跟进各协作厂商的货款及时签批支付事宜.对到期的应付帐款,酒店应及时支付,以建立酒店良好形象,维护酒店财务信誉,同时也为日后的采购工作提供便利.
三、 采购审批程序
1.申购单审批程序:
使用部门经理(仓库主管) 资产会计复查 董事同意 采购部询价 财务总监 稽查部 行政办
董事会 申购单返回采购部
2.单位价值1000元以下或批量价值在2000元以下的由采购部现金自购的物品,采购部须事先货比三家,并在申购单上注明询价结果和选定的供应商,经董事会最后批准后方可采购.酒店财务部和集团稽查部将对价格及品质进行不定期抽查.
2. 单位价值1000元以上或批量价值在2000元以上的物品采购审批程序:
采购部寻找至少三家厂商比较价格品质 评定小组确定供货商 采购部与供货商共同草拟合同或采购协议
财务审批 行政办审批 董事会审批盖章或签字
执行合同或协议
(评定小组由采购部、使用部门、财务部、主管副总、集团稽查组成)
3.赊购(月结)物品采购审批程序
蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜,水果由各厨主厨直接下单至采购部叫货.其它物品按上述第1、2、3款程序执行.
各月结供应商选定办法:采购部每月每类物品均应邀请至少三家供应商报价,采购部、使用部门、主管副总、财务部和集团稽查部组成供货商评定小组,通力合作,进行价格及质量的比较和讨论,选定供应商。采购部及上述相关部门可分头或联合组织市场调查,根椐市场调查的价格,与供应商确定固定的一个月的供应价,在此确认期间内,供应商将按此固定价格提供酒店所需的物料.
四、 采购监督
采购成本的控制由财务部、采购部、使用部门及集团稽查部共同完成,平时各部门应及时到市场上了解价格行情,以促进酒店采购成本的控制与监督.
五、 供应商管理
1. 财务部应定期(每月或每季度)牵头,组织财务部、采购部、使用部门及集团稽查部对供应商进行评估(酒店每类物品须有至少三家供货商),淘汰部分不合格供货商.
2. 选用供应商角度采用1+2+n原则,所谓1+2+n是指一类商品一个主供应商、2个辅助供应商、n个考察供应商。这类商品只有一个主要供应商,大约70%的物资从他手中购买。2个辅助供应商提供大约20%的物资,一旦主供应商出现问题能有其他供应商立即顶替。数量不限的考察供应商既是辅助供应商的后备力量,也使酒店在采购极其特殊物资时无购买死角。
3. 采购部要做好同供货商的联系和接待等工作,维护酒店形象.
第10篇 酒店采购管理制度3
酒店采购管理制度(三)
1.制定采购计划:
(1)由酒店各部门根据每年物的消耗、损耗率和对第二年的预测,要每年年底编制采购计划和预算报财务部审核;
(2)计划外采购或临时增加的项目,并制定计划或报告财务部审核:
(3)采购计划一式四份,自存一份,其它三份交财务部。
2.审批采购计划:
(1)财务部将各部门的采购计划和报告汇总,并进行审核;
(2)财务部根据酒店本年的营业实绩、物资的消耗和损耗率、第二年的营业指标及预测做采购物资的预算;
(3)将汇总的采购计划和预算报总经理审批
(4)经批准的采购计划交财务总监监督实施,对计划外未经批准的采购要求,财务部有权拒绝付款。
3.物资采购:
(1)采购员根据核准的采购,按照物品的名称、规格、型号、数量、单位适时进行采购,以保证及时供应;
(2)大宗用品或长期需用的物资,要据核准的计划可向有关的工厂、公司、商店签订长期的供货协议,以保证物品的质量、数量、规格、品种和供货要求;
(3)餐饮部用的食品、餐料、油味料、酒、饮品等,由行政总厨、大厨或宴会部下单采购部,采购人员要按计划或下单进采购,以保证供应:
(4)计划外和临时少量急需品,经总经理或总经理授权有关部门经理批准后可进行采购,以保证需用
4.物资验收入库:
(1)无论是直拨还是入库的采购物资都必须经仓管员验收:
(2)仓管员验收是根据订货的样板,按质按量对发票验收。验收完后要在发票上签名或发给验收单,然后需直拨的按手续直拨,需入库的按规定入库。
5.报销及付款:
(1)付款
①采购员采购的大宗物资的付款要经财务总监审核,经确认批准后方可付款:
②支票结账一般由出纳根据采购员提供的准确数字或单据真制支票,若由采购员领空白支票与对方结账,金额必须限制在一定的范围内;
③按酒店财务制度规定,付款30元以上者要使用支票或委托银行付款结款,30元以下者可支付现款;
④超过30元要求付现金者,必须经财务部经理或财务总监审查批准后方可付款,但现金必须控制在一定的范围内。
(2)报销:
①采购员报销必须凭检收员签字的发票或连同验收单,经出纳申核是否经批准或在计划预算内,
核准后方可给予报销;
②采购员若向个体户购买商品,可通过税务部门开票,因急需而卖方又无发票者,应由卖方写出售货证明并签名盖章,有采购员两人以上的证明,及验收员的验收的证明,经部门经理或财务总监批准后方可给予报销。
第11篇 酒店采购部管理制度
酒店采购部管理制度1、制定采购计划
(1)由酒店各部分根据每年物资的消耗率、损耗率和对第二年的猜测,在每年年底编制采购计划和预算报财务部审核;
(2)计划外采购或临时增加的项目,并制定计划或讲演财务部审核;
(3)采购计划一式四份,自存一份,其它三份交财务部。
2、审批采购计划:
(1)财务部将各部分的采购计划和讲演汇总,并进行审核;
(2)财务部根据酒店本年的营业实绩、物资的消耗和损耗率、第二年的营业指标及营业猜测做采购物资的预算;
(3)将汇总的采购计划和预算报总经理审批;
(4)经批准的采购计划交财务总监监视实施,对计划外未经批准的采购要求,财务部有权拒绝付款。
3、物资采购:
(1)采购员根据核准的采购计划,按照物品的名称、规格、型号、数目、单位适时进行采购,以保证及时供给。
(2)大宗用品或长期需用的物资,根据核准的计划可向有关的工厂、酒店、商店签订长期的供货协议,以保证物品的质量、数目、规格、品种和供货要求。
(3)餐饮部用的食物、餐料、油味料、酒、饮品等等,由行政总厨、大厨或宴会部下单采购部,采购职员要按计划或下单进行采购,以保证供给。
(4)计划外和临时少量急需品,经总经理或总经理授权有关部分经理批准后可进行采购,以保证需用。
4、物资验收入库:
(1)不管是直拨仍是入库的采购物资都必需经仓管员验收;
(2)仓管员验收是根据订货的样板,按质按量对发票验收。验收完后要在发票上签名或发给验收单,然后需直拨的按手续直拨,需入库的按划定入库。
5、报销及付款
(1)付款:
①采购员采购的大宗物资的付款要经财务总监审核,经确认批准后方可付款;
②支票结帐一般由出纳根据采购员提供的正确数字或单据填制支票,若由采购员领空缺支票与对方结帐,金额必需限制在一定的范围内;
③按酒店财务轨制,付款30元以上者要使用支票或委托银行付款结款,30元以下者可支付现款。
④超过30元要求付现金者,必需经财务部经理或财务总监审查批准后方可付款,但现金必需在一定的范围内。
(2)报销:
①采购员报销必需凭验收员签字的发票连同验收单,经出纳审核是否经批准或在计划预算内,核准后方可给予报销。
②采购员若向个体户购买商品,可通过税务部分开票,因急需而卖方又无发票者,应由卖方写出售货证实并签名盖章,有采购员两人以上的证实,及验收员的验收证实,经部分经理或财务总监批准后方可给予报销。采购部业务操纵轨制
1、按使用部分的要乞降采购申请表,多方询价、选择,填写价格、质量及供方的调查表;
2、向主管呈报调查表,汇报询价情况,经审核后确定最佳采购方案;
3、在主管的铺排下,按采购部主任确定的采购方案着手采购;
4、按酒店及本部分制定的工作程序,完成现货采购和期货采购;
5、货物验收时泛起的各种题目,应即时查清原因,并向主管汇报;
6、货物验收后,将货物送仓库验收、入库,办理相关的入库手续。
7、将到货的品种、数目和付款情况讲演给有关部分,同时附上采购申请单或经销合同;
8、将货物采购申请单、发票、入库单或采购合统一并交财务部校对审核,并办理报销或结算手续。仓库治理轨制
1、仓库的分类:
酒店的仓库总的来说有:餐饮部的鲜货仓、干货仓、蔬菜仓、肉食仓、冰果仓、烟酒、饮品仓,商场部的百货仓、工艺品仓、烟酒仓、食物仓、山货仓,动力部的油库、石油气库,建筑,装修材料仓,管家部的清洁剂、液、粉、洁具仓,绿化部的花盆、花泥、种子、肥料、杀虫药剂仓,机械、汽车零配仓,陶瓷小货仓,家具设备仓等等。
2、物品验收:
(1)仓管员对采购员购回的物品不管多少、大小等都要进行验收,并做到:
①发票与什物的名称、规格、型号、数目等不相符时不验收;
②发票上的数目与什物数目不相符,但名称、规格、型号相符可按实际验收;
③对购进的食物原材料、油味料不鲜不收,味道不正不收。
④对购进品已损坏的不验收。
(2)验收后,要根据发票上列明的物品名称、规格、型号、单价、单位、数目和金额填写验收单,一式四份,其中一份自存,一份留仓库记账,一份交采购员报销,一份交材料会计。
3、入库存放:
(1)验收后的物资,除直拨的外,一律要进仓保管;
(2)进仓的物品一律按固定的位置堆放;
(3)堆放要有条理、留意整洁美观,不能挤压的物品要平放在层架上。
(4)凡库存物品,要逐项建立登记卡片,物品进仓时在卡片上按数加上,发出时按数减出,结出余数;卡片固定在物品正前方。
4、保管与抽查:
(1)对库存物品要勤于检查,防虫蛀、鼠咬,防霉烂变质,将物资的损耗率降到最低限度。
(2)抽查:
①仓管员要常常对所管物资进行抽查,检查什物与卡片或记账是否相符,若不相符要及时查对;
②材料会计或有关治理职员也要常常对仓库物资进行抽查,检查是否账卡相符、账物相符、账账相符。
5、领发物资
(1)领用物品计划或讲演:
①凡领用物品,根据划定须提前做计划,报库存部分预备;
②仓管员将报来的计划按天天发货的顺序编排好,做好目录,预备好物品,以便取货人领取;
(2)发货与领货
①各部分各单位的领货一般要求专人负责;
②领料员要填好领料单(含日期、名称、规格、型号、数目、单价、用途等)并签名,仓管员凭单发货;
③领料单一式三份,领料单位自留一份,单位负责人凭单验收;仓管员一份,凭单入账;材料会计一份,凭单记明细账;
④发货时仓管员要留意物品提高前辈的先发、后进的后发。
(3)货物计价:
①货物一般按进价发出,若统一种商品有不同的进价,一般按均匀价发出。
②需调出酒店以外的单位的物资,一般按原进价或均匀价加手续费和治理费调出。
6、清点:
(1)仓库物资要求每月月中小清点,月底大清点,半年和年终彻底清点;
(2)将盘结果列明细表报财务部审核;
(3)清点期间休止发货。
7、记账:
(1)设立账簿和登记账,账簿要整洁、全面、一目了然;
(2)账簿要分类设置,物资要分品种、型号、规格等设立账户;
(3)记账时要先审核发票和验收单,无误后再入账,发现有差错时及时解决,在未弄清和更正前不得入账;
(4)审核验收单、领料单要手续完善后才能入账,否则要退回仓管员补齐手续后才能入账;
(5)发出的物资用加权均匀法计价,月终泛起的发货计价差额分品种列表一式三份,记账员、部分、财务部各一份;
(6)直拨物资的收发,同其他入库物资一样入账;
(7)调出本酒店的物资所用的治理费、手续费,不得用来冲减材料本钱,应由财务部冲减用度;
(8)入口物资要按发票的数目、金额、税金、检疫费等如实折为单价人民币入账,发出时按加权均匀法计价;
(9)对于发票、税单、检疫费等尚未到的入口物资,于月底估价发放,待发票、税单、检疫费等收到、冲减估价后,再按实入账,并调整暂估价,报财务部材料会计调整三级账;
(10)月底按时将材料会计报表连同验收单、领料单等报送财务部材料会计;
(11)与仓管员校对什物账,每月与财务部材料会计对账,保证账物相符、账账相符。
8、建立档案轨制:
(1)仓库档案应有验收单、领料单和什物账簿;
(2)材料会计的档案有验收单、领料单、材料明细账和材料会计报表。物品、原材料采购轨制
1、物品库存量应根据酒店货源渠道的特点,以把握在一个季度销售量的一倍库存量为宜。材料存量应以两月使用量为限,物料及备用品库存量不得超过三个月的用量。
2、坚持“凡海内能解决的不在国外入口,凡本地区能解决的不到外埠采购”的划定。
3、各项物品、商品、原材料的采购,必需遵守市场治理及外贸治理的划定。
4、计划外采购或特殊、急用物品的采购,各部分知会财务部并报总经理审批同意后,方可采购。
5、凡购进物料,尤其是定制品,采购部分应坚持先取样品,征得使用部分同意后,方进行定制或采购。
6、高额进货和长期定货,均应通过签订合同的办法进行。
7、从国外购进原材料、物品、商品等,凡动用外汇的,不论金额大小一律必需取得总经理的批准,方予采购,否则财务部拒绝付款。
8、凡不按上述划定采购者,财务部以及业务部分的财会职员,应一律拒绝支付,并上报给总经理处理。
第12篇 酒店日常采购工作制度
某酒店日常采购管理制度
第一章 总则
第一条 为保证酒店采购工作的计划性和统筹性,合理控制成本,促进内部协调,加强内部控制,提高工作效率,特制定日常采购管理制度(以下简称《制度》)。
第二条 本《制度》适用酒店经营管理日常采购工作。
第三条 本《制度》由总则、组织机构及职责、采购工作内容、采购程序、采购业务实施规范、责任与奖罚和附则七个部分组成。
第二章 组织机构及职责
第四条 组织机构
酒店库房部负责库存物资管理,根据库存物资消耗情况提报库存物资的补库计划。库房部对因库存盘点把关不严造成超额或短缺采购,导致酒店受损或无法正常运转负责。
使用部门负责根据日常经营和管理的消耗进行科学合理预测,提报月度采购计划需求。
酒店设立专职采购部,牵头组织编制定期采购计划,并全面负责酒店物资采购的具体实施工作。采购部隶属酒店财务部系统,业务上同时接受管理公司采购部业务监督与考核。
酒店成立定价评审小组:由采购部经理、使用部门负责人(食品原材料定价须由厨师长和餐饮部负责人同时参加)、财务负责人、总经理组成,酒店总经理任组长。各酒店食品原材料固定周期内的定价由评审小组评定后执行。
第五条 酒店采购部组织架构
第六条 采购部经理工作职责
1、负责持续完善酒店采购制度,细化采购流程,规范台账管理,确保采购质量,控制采购成本,提高采购效率,保证物资采购管理体系的完整与科学。
2、根据公司招标管理相关规定,牵头组织实施酒店权限内的招标采购。
3、掌握物资使用情况和库存物资动态,牵头组织有关部门根据实际经营情况,合理、科学地编制并审核年度、季度、月度采购计划。配合成控部门做好物资平衡工作,及时处理呆滞物资,加速物资周转。
4、组织实施酒店日常物资采购供应工作,审核所有《采购申请单》、订货单,按程序上报经审批后实施采购。
5、建立和维护价格管理体系,定期了解市场行情和价格信息,坚持货比三家的原则,落实询、比、定价,控制物资采购成本。
6、开辟和维护优质供货渠道,落实'1+2+n'的供应商管理方式,保证供货的及时性和质优价廉。
7、按公司规定加强合同的管理,严格把关合同条 款,保证合同的正常履约,防止经营风险。
8、负责下属的业务知识和业务技能培训。
9、完成领导及上级业务部门交办的其他工作。
相关权限:
1、部门备用金的支配权。
2、对采购程序执行情况的奖惩建议权。
3、下属考核权与奖惩权。
4、部门日常行政工作的安排。
第七条 杂品类采购工作职责
1、熟悉酒店各部门对杂品的需求以及仓库存货情况,掌握物品市场的供应情况以及各类物品的价格行情和信息。并对搜集回来的资料进行归类整理。
2、以采购计划为依据,负责审核各部门的采购申请单,与仓库密切沟通,避免出现库存积压现象,确保不出现重复采购。
3、坚持货比三家的原则,对各部门申购单和申购计划做好询比定价,并报相关领导审批。
4、采购完毕,要配合仓库做好物品入库的验收工作。采购的物品要确保价格合理、质量可靠,对不符合采购要求的物品负责办理退货或调换工作。
5、严格执行公司各项制度,办理各类付款的签批手续。
6、负责供应商信息库的不断更新及合同台账维护工作。
7、根据酒店的实际经营情况,积极拓展供应渠道,主动发现市场新产品,调整新货源并及时上报,为酒店节省采购成本。
8、保质保量完成领导交办的其他工作。
第八条 食品类采购工作职责
1、全面负责店内所有烟、酒、食品类物品的采购工作,保证营运部门工作的连续性、时效性。
2、熟悉酒店各部门对食品的需用要求以及仓库存货情况,掌握食品市场的供应情况以及各类物品的价格行情和信息。并对搜集回来的资料进行归类整理。
3、坚持货比三家的原则,做好食品原材料的询比定价工作。并报相关领导审批。
4、确保所购食品来源的合法性、安全性,保证各类食品证件的齐全。
5、采购完毕,要配合仓库做好物品入库的验收工作。采购的物品要确保价格合理、质量可靠,对不符合采购要求的食品负责办理退货或调换工作。
6、严格执行公司各项制度,办理各类付款的签批手续。
7、根据酒店的实际经营情况,积极拓展供应渠道,主动发现市场新产品,调整新货源并及时上报,为酒店节省采购成本。
8、负责供应商信息库的不断更新及合同台账维护工作。
9、保质保量完成领导交办的其他工作。
第三章 采购工作内容
第九条 采购方案制定
采购物资要满足使用部门对质量、数量和时限性的要求,同时避免过量采购带来的压库风险,且价格要符合市场行情,达到控制成本的目的。合理的采购方案制定要考虑以下几个方面:
1、数量:申购数量由使用部门提报(建议订货量,以及申报理由),仓库校核(考虑合理库存量和实际库存量),采购部门依据上述条 件对实际采购数量进一步核算。在满足经营的前提下,压低控制库存量,减少资金占压。对于日常消耗量大且波动价值较低物资,可适当增大安全库存。
2、质量和价格:须采取供应商实物封样或者照片封样的方式保证验货标准的统一,质量必须经使用部门确认。严格按照询比定价的原则执行价格结算,采购单上须标明三家以上可比供应商的报价及联系方式,坚持同等质量比价格。
3、进货地点:按照在比价的前提下就近购买的原则,确保供货及时性。
4、供应时间:以综合考虑最低库存量及消耗速度和实际使用量为依据,在供应商协议上明确约定供应时间,以防缺货影响经营管理。
5、供应商:建立可靠稳定信誉好的供应商档案,确保拥有'1+2+n'的供应商资源,以公平的竞争机制实现优质、优价、及时的物资供应,除非特别采购请示,日常采购应由合格供应商供应。
第十条 采购计划制定
采购计划包含计划内申购(月度采购计划)和计划外申购(采购申请单)。
1、审批后的采购计划最终汇总采购部组织实施,必须明确所需物品的名称、规格、质量、数量及到货时间要求,到货时间须满足采购周期的一般要求。
2、因采购计划编制不当而造成浪费和损失,按照所负
责的节点分别由申报部门、库房、采购负责。对因库存盘点把关不严造成超额或短缺采购,其损失由库房负责;对于日常消耗估测严重不准造成的超额或短缺,其损失由使用部门负责;对于计划审核测算错误或供货不及时造成的损失由采购部负责。
第十一条 申购
申购的分类:计划内申购和计划外申购
1、计划内申购是指由仓库按酒店批准的常备物品采购计划按供货周期分批进行的申购。
2、计划外申购是指确属日常需要,但是在计划中没有涵盖,临时提出的采购,各部门填写《采购申请单》(见附件一:《采购申请单》)经库房校核、采购部核算后逐级上报审批。
第十二条 采购实施
1、对于大宗物资(指全年大批量、单件价值高或单项品种达到一定规模的物资)采取招标的办法进行采购。具体工作事项可参照《酒店管理公司招标采购管理制度》。
2、采购部根据分工,按照审批后的采购计划或者采购申请单,向供应商发出供货通知,并过程督进,保证及时性。
3、定价小组根据所提供的供应商资料,经多轮报价,多轮谈判确定最低价格或者性价比最高的供应商。
4、鲜活食品每15天进行一次定价,每类物品供应商应先报价。采购部、财务部、餐饮部三方派人对市场调研,提供书面价格资料,经过报价-询价-核价-多轮谈判-最后由定价小组签批后执行。
5、非鲜活类日常物资采购要坚持货比三家的工作原则,询价阶段要有使用部门人员共同参加,定价小组经多轮比价、议价后定价,最终选定的物品和价格要经使用部门确认。
6、对于新品种除按正常的采购申报外,还须提供样品、试验报告,经使用部门负责人确认后(重要物质还需酒店总经理确认)方可购买。
7、办公用品归口管理部门为办公室,库房申请办公用品补库需经办公室审核,然后转采购部执行。工程维保材料的申购归口部门为工程部,电脑耗材的申购部门为酒店电脑部。
8、非采购人员通知供应商下达的采购指令,一律无效。除专职采购人员,其他任何部门、任何人都不得干预采购工作。
第十三条 付款
采购物品经库房验收入库并经使用部门出具物品合格验收单后方可按照合同或协议规定付款(按合同执行的预付款除外)。月结类固定供应商付款时应注意以下几点:
1、考虑到员工餐厅厨房食品原材料与餐饮部厨房食品原材料有可能出现同种物品价格会有所区别,可以分开上报。
2、经营中的常规付款都应制定计划,各单店于每月10日前上报本月的付款计划(见附件二:《本月付款计划》),经管理公司财务总监、总经理及董事长批准后执行。计划内付款各单店可直接支付。
3、对于日常付款过程中出现以下情况之一的付款,各单店须上报管理公司审批(见附件三:《付款申请单》):
(1)对于实际需要付款的额度超出审批计划;
(2)对于计划外的紧急采购付款超过5千元(含5千);
(3)日常零星支出中,计划内单一事项额度超过2万元(含2万);
(4)日常零星支出如总额超出计划,计划外支出。
第十四条 物资进店管理
1、所有进店支持的谈判必须要有财务负责人和总经理共同参加进行。
2、进店支持要在保证公司利益、维护酒店声誉的前提下进行,禁止供应商返利与商品加价后进店。
3、进店费用最佳方案为现金且一次性支付。
第四章 采购程序
第十五条 计划内采购程序(月度采购计划)
计划内采购程序的制定是为了加强各部门计划性有序管理,将零散采购变为集中采购。所有的采购行为都要跟着台账等基础工作的补充进行。具体执行顺序如下:
使用部门负责人→库房主管→成本会计→财务负责人→总经理→采购部
1、各部门负责人需根据部门日常消耗测算出下月月度采购计划,于每月20日报库房校核。
2、库房将各部门月度采购计划汇总,结合库存物资合理储备量编制库存物资常备物品采购计划并上报(可参照中软库存系统)。
3、成本会计审核各部门月度采购计划和库房常备物资采购计划储备量设置是否合理。
4、财务负责人审核各部门月度采购计划和库房常备物资采购计划是否超出部门本年度预算,并对设置原则进一步分析合理性。
5、酒店总经理对月度采购计划拥有最终的审批权。
6、采购部依据审批后的采购计划执行购买,有合格供应商的通知供应商送货,没有合格供应商的连同使用部门共同调研筛选后上报审批,确保次月10日前到货。
第十六条 计划外采购程序
具体执行程序如下:
使用部门负责人→库房主管→采购部→财务部负责人→总经理→采购部购买→收货
'采购申请单'应一式四份(见附件一:《采购申请单》)
第一联、采购部存档
第二联、申请部门留存
第三联、财务全面把控
第四联、仓库部门使用
各流程负责人职责如下:
1、申请部门负责人:应根据自身部门消耗与储备情况酌量填写,并注明所需物品的详细名称、规格、质量、所需数量、用途、申报原因等,确实有必要购买,方可签字确认。
2、库房主管:应仔细审核部门所填写的物品采购单,若库房有存货或有替代品应及时通知使用部门让其领货。避免浪费,然后签字确认。
3、采购部:对部门提供的采购单要迅速组织相关负责人调研,价格与质量要经使用部门确认后上报。采购单上要明确写明三家的报价及联系人、联系方式,然后部门经理签字向上一级传递。
4、财务负责人:对采购部送来的采购单进一步分析,看是否超出本年度采购预算,签字确认送至总经理审批。
5、总经理:对采购单有最终审批权。
6、采购部:根据最终审批下来的采购单组织购买。
7、库房部:库房部依据审批下来的采购单与使用部门、采购部三方共同验收货物。对于供应商送交库房物品,库房部应予详细核对,对不符合要求的物品。绝不允许收货。
第十七条 紧急采购程序
原则上酒店不允许紧急采购,除非极为特殊的情况。但紧急采购必须严格遵守相关制度与程序,具体程序如下:
1、紧急采购适用范围:重要接待、工程抢修、突发事件等不可预见性事件或总经理认为紧急采购的物品。
2、有关紧急采购必须先通知财务负责人和总经理,若总经理不在时须报知值班经理,并获得签字同意。
3、在采购部当班期间,紧急采购原则
上交由采购部执行。使用部门填写采购单(标注紧急采购事由)后交采购部。接到紧急采购任务后,根据采购分工,由采购经理安排采购事宜。
(1)对于库存商品,有固定供应商送货的,马上通知供应商送货。
(2)需要外出购买的,直接拿备用金购买。如金额较大,使用部门填写借款单,交财务负责人和总经理签批后采购部取现金购买。物品买回后补填采购单交库房填写价格,报账时附上。
4、在采购部非工作时间内,紧急采购可由使用部门实行,但必须严格遵守相关制度和程序。
5、使用部门在收到货物时需记录注明收货名称、数量、规格及收货时间,并经部门负责人批准后尽快转给库房。若库管员当班,应通知库管员验货。
6、紧急采购的《采购申请单》需事后12小时内及时送交部门负责人、采购经理、财务负责人和总经理补签。
7、所有紧急采购相关的财务程序必须在3个工作日内上报并审批完毕,借款人应确保紧急采购发生的款项在5个工作日内偿还,否则财务部将会按相关制度执行处罚。
第十八条 食品原材料采购程序
蔬菜、水果、肉类、水产等鲜货类执行直拨物资采购申报程序
1、厨房报单员每天根据营业情况及库存物资情况确定次日所需物资品种及数量,详细填制'每日市场采购单'(见附件四:《每日市场采购单》)并交厨师长、餐饮部负责人签字(若厨师长不在时,需指定授权人)。
2、厨房报单员在下午4:30点前应将签批后的《每日市场采购单》交采购部,逾期未将《每日市场采购单》送至采购部,采购部将不予订货。若要补充当日晚餐所需部分物资时,需将补充申请单于当日下午1点前报采购部。
3、'每日市场采购单'具体执行流程如下:
使用厨房提单员→厨师长→餐饮部负责人→采购部→通知供货商直接供货
'每日市场采购单'应一式叁联,第一联采购部存档,第二联收货部使用,第三联使用厨房留用。
4、各流程负责人职责如下:
(1)厨师长:仔细检查各个冷库、菜库,根据存量在采购单上明确所需食品的名称、数量、规格,避免浪费或者不足。若特殊食品要写明具体品牌,在采购单上签字确认。
(2)餐饮部负责人:应根据实际消费倾向情况审核食品原材料订货量,避免食品储备不足或超量储备,然后签字确认。
(3)采购部:先审核餐饮部送来的采购单,看是否有特殊商品需单独购买,然后及时通知供货商明早送货。
(4)供货商:接听到采购部的订单电话后及时备货,确保食品质量,保证及时供货。
第十九条 食品原材料类询、比、定价程序
1、询价地点:
各单体酒店所在地及周边一级批发市场。
2、询价、定价人员:
采购部牵头,协调财务部、厨房或员工食堂各指定专人负责参与询价工作。制定价格时,由参与询价人员共同谈判制定。务求准确、公正以维护酒店利益。具体流程如下:供应商报价→询价→核价→议价→定价→执行。
3、基本报价:
每月1日、每月16日为供应商报价日,要求供应商对其负责的项目进行报价,并对部分遗漏单品进行补充。
4、询价:
每月2日、每月17日为市场询价日,财务成本会计、餐饮部厨师、食品采购员到酒店及周边一级批发市场进行调查及询价,并要有询价记录。
5、核价和议价:
根据市场调查后的情况,由采购部经理、财务负责人、餐饮部负责人共同与供应商再次进行核价、议价。
6、定价:
(1)定价原则:酒店采购定价不高于市场批发价格。
(2)每月3日、18日召开定价会议,确定采购定价。
(3)确定最后价格后,由厨房厨师长、采购部经理、餐饮部负责人签字确认,财务部负责人审核,总经理审定。
7、执行:
将最终审核后的价格交财务部执行,财务部、采购部、餐饮部、库房各留一份价格清单进行存档。
8、核价周期:
(1)干货、调料、冻品、粮油、酒水:
定价周期为一个月一次,每月17日为询价执行日。经单店总经理签字确认后于每月20日早8点前将定价单上报管理公司采购部,定价周期为本月20日至下月19日。
(2)蔬菜、水果、禽类、肉类、海鲜类:
定价周期为一个月两次,每月2日、17日为调研日。经单店总经理签字确认后每月5日、20日早8点前将定价单上报管理公司采购部,定价周期分别为本月5日至本月19日、本月20日至下月4日。
第二十条 固定资产采购程序
各酒店在编制年度财务预算时确定下年度固定资产购置计划,报管理公司及地产总公司批准后,按照计划购置固定资产。预算范围内的固定资产购置,由拟购部门申请固定资产购置,财务部门审核,酒店总经理、管理公司审批后,由采购部统一购置。
不可预见的计划外购置固定资产,可以追加购置计划,经酒店、管理公司及地产总公司批准后采购。严禁未经批准的预算外资产购置行为。
1、固定资产购买
采购部在购买固定资产前应进行多轮询价、议价,提供固定资产询价单,询价单列明至少三家同类同规格产品价格信息,坚持同等质量比价格,同等价格比质量的原则。询价单要附经使用部门确认的多轮报价、谈判记录。经财务核实后交使用部门确定所需资产,采购部按使用部门要求办理采购业务。
2、固定资产验收
购置的固定资产由资产使用部门和财务部负责实物验收,验收合格的固定资产验收单由经办人、验收人、主管领导签字确认后,连同固定资产购置申请、购置发票交财务部门办理报账事宜。
酒店财务部根据验收单登记固定资产明细表,表上记载资产名称、规格型号、单价、购入日期、保管部门和存放位置等(见附件五:《固定资产明细台账》)。此表作为备查账,方便酒店年度固定资产盘点和资产调拨、报废等工作。
第二十条 印刷品、宣传类物品采购程序
1、定样
(1)需求发起部门要确定印刷品的内容。酒店所有印刷品的式样、格式需经营销部美工制定稿样。
(2)美工的印刷稿样需交需求发起部门负责人签字认可。
(3)有关酒店经营事项的重要稿样,还需经酒店总经理在稿样上签字审批,并报批酒店管理公司。
2、申购
(1)需求发起部门填写采购申请单,申请单要求附美工稿样、品质要求。
(2)采购部经理根据附有美工稿样的申购单签字审批,并按程序办理审批手续。
3、下单
根据已审批的印刷品申购单,采购部联系印刷商并提供稿样给印刷商。采购部应协调过程中沟通和打样,经美工认可并在样品上签字,方可通知印刷商印刷,保证印刷商按期交付。
4、收货
(1)美工、申购部门、采购部根椐印刷品申购单以及相关部门签字审批后的样品予以验货。
(2)对于供应商送交库房的印刷品,收货部应予详细核对,对不符合要求的印刷品,绝不允许收货。
5、对于过程中品质把关不严,造成低质物品进店,由各个环节相关人员承担责任与损失。
第五章 其他相关工作规范
第二十一条 采购业务的相关工作
当订单发出后,采购部需要跟催整个过程直至收货入库。过程中出现以下问题应规范操作。
1、采购订单取消。分为以下两种情况:
(1)酒店取消订单:
如因某种原因,酒店根据需要取消己发出之订单,采购部应规避供应商可能提出的赔偿,制定预案并及时谈判,争取双方均不造成损失。
(2)供应商取消订单:
如因某种原因,供应商取消了酒店已发出的订单,采购部一方面要第一时间补充其他供应商并立即通知需求部门,保障酒店利益。另一方面在供应商评价中给予降级等处罚,根据规定相应降低该供应商的送货比例。
2、违约管理:在合同应写明详细的违约责任,若供应商违约要严格按合同相关违约条 款执行,保证酒店利益。
3、基础资料管理:
所有供应商名片、报价单、合同等资料须分类归档备查,并连同采购人员自购物品价格信息每天须录入至采购物资信息库。(见附件六:《采购物资信息库》)
第六章 责任与奖罚
第二十二条 采购责任与义务
采购人员的责任与义务包括但不仅限于:
1、贯彻落实采购申请、审批、订货、签约、采购、记账等各项管理制度,无违规、违纪现象发生。
2、定期执行货源报价。集体定价、价格审批程序合规。每次采购坚持货比三家,货比三家价格合理,无虚报现象发生。
3、每次原材料、物品采购能坚持做到品种对应、质量优良、价格合理、数量适当、到货准时,无人为原因影响经营正常进行。
4、坚守廉政条 约,无串标、围标、收取回扣、营私舞弊等造成酒店经济损失的行为发生。
5、开展市场调查研究,不断开发货源渠道,保证常规用品的供应达到'1+2+n'的供应商积累和动态管理。更新提供市场信息,不断提出降低成本的合理化建议并付诸实施。
第二十三条 相关奖惩
1、采购人员有以下情形之一,给酒店带来可实现或已实现的利益,酒店将给予相关责任人通报表扬、月度考核加分、评先创优,以及100-2000元的奖励。
(1)完善'1+2+n'的合格供应商资源,并有效展开竞争管理;
(2)开辟新的供应渠道,带来更优性价比的物资来源;
(3)价格获得同区域优势,并规范管理信用,获得供应商的额外支持;
(4)价格预测超前准确,并进行补库计划的合理建议,实施效果良好。
(5)其他公司认定的情形。
2、采购人员有下列情形之一,给酒店造成经济或名誉损失的。根据情节轻重,酒店将分别给予相关责任人记过、免职、辞退等行政处罚,100-2000元经济处罚。给酒店造成重大损失的,酒店将依法追究法律责任:
(1)私自接受供方带有娱乐性宴请或私自参加其它非正常活动的。
(2)私自接收或向供方索取财、物的。
(3)接收财、物后未主动上缴公司的。
(4)未遵守保密制度,出现任何有意或无意的泄密行为的。
(5)违反制度或违规操作,给公司带来事实或潜在的风险与损失的。
第七章 附则
第二十四条 本制度由公司采购部负责解释、修订和补充。
第二十五条 本制度由公司采购部监督各级采购部门实施。
第二十六条 各酒店可依据本制度结合实际情况补充制度细则,但不得以任何形式规避本《制度》规定。
