第1篇 某酒店办公室制度
办公室内严禁吸烟、喝茶、看报和闲聊。值得注意的办公细节
1、进入他人办公室
必须先敲门,再进入。
已开门或没有门的情况下,应先打招呼,如“您好”、“打扰一下”等词语后,再进入。
2、传话
传话时不可交头接耳,应使用记事便签传话。
传话给客人时,不要直接说出来,而是应将事情要点转告客人,由客人与待传话者直接联系。
退出时,按照上司、客人的顺序打招乎退出。
3、会谈中途上司到来的情况
必须起立,将上司介绍给客人。
向上司简单汇报一下会谈的内容,然后重新开始会谈。
办公秩序
1、上班前的准备
上班前应充分计算时间,以保证准时出勤,作为一名社会人,一名酒店员工,应以文明行为出现于社会、公司。
如有可能发生缺勤、迟到等现象时,应提前跟上级联系(最好提前一天)。
计划当天的工作内容。
2、工作时间
(1)在办公室
不要私下议论、窃窃私语。
办公台上应保持清洁和办公用品的整齐。
以饱满的工作态度投入到一天的工作中。
离开座位时,将去处、时间及办事内容写在留言条上以便他人安排工作(离开座位前应将机密文件、票据、现金和贵重物品存放好)。
离开座位时,将办公台面整理好,椅子放回办公台下。
(2)在走廊、楼梯、电梯间
走路时,要舒展肩背,不要弯腰、驼背。
有急事也不要跑步,可快步行走。
按照右侧通行的原则,如在反方行走遇到迎面来人时,应主动让路。
遇到客人找不到想要去的部门时,应主动为其指路。
在电梯内为客人提供正确引导。
3、午餐
午餐时间为 。
不得提前下班就餐。
在食堂内,要礼让,排队有秩序。
饭菜不浪费,注意节约。
用餐后,保持座位清洁。
4、在洗手间、茶水间、休息室
上班前、午餐后等人多的时间,注意不要影响他人,要相互礼让。
洗面台使用后,应保持清洁。
不要忘记关闭洗手间、茶水间的水龙头,以避免浪费,如发现没有关闭的水龙头,应主动关好。
注意保持洗手间、茶水间、休息室的清洁、卫生环境。
5、下班
下班前将下一天待处理工作记录下来,以方便第二天工作。
整理好办公台上的物品、文件(机密文件、票据和贵重物品要存放好)。
离开公司后,每个人都要记住自己是一位酒店员工,出去的一言一行,代表着酒店的形象。
第2篇 j酒店办公室规章制度
酒店办公室规章制度
酒店办公室内严禁吸烟、喝茶、看报和闲聊。值得注意的办公细节
1、进入他人办公室
必须先敲门,再进入。
已开门或没有门的情况下,应先打招呼,如“您好”、“打扰一下”等词语后,再进入。
2、传话
传话时不可交头接耳,应使用记事便签传话。
传话给客人时,不要直接说出来,而是应将事情要点转告客人,由客人与待传话者直接联系。
退出时,按照上司、客人的顺序打招乎退出。
3、会谈中途上司到来的情况
必须起立,将上司介绍给客人。
向上司简单汇报一下会谈的内容,然后重新开始会谈。
办公秩序
1、上班前的准备
上班前应充分计算时间,以保证准时出勤,作为一名社会人,一名酒店员工,应以文明行为出现于社会、公司。
如有可能发生缺勤、迟到等现象时,应提前跟上级联系(最好提前一天)。
计划当天的工作内容。
2、工作时间
(1)在办公室
不要私下议论、窃窃私语。
办公台上应保持清洁和办公用品的整齐。
以饱满的工作态度投入到一天的工作中。
离开座位时,将去处、时间及办事内容写在留言条上以便他人安排工作(离开座位前应将机密文件、票据、现金和贵重物品存放好)。
离开座位时,将办公台面整理好,椅子放回办公台下。
(2)在走廊、楼梯、电梯间
走路时,要舒展肩背,不要弯腰、驼背。
有急事也不要跑步,可快步行走。
按照右侧通行的原则,如在反方行走遇到迎面来人时,应主动让路。
遇到客人找不到想要去的部门时,应主动为其指路。
在电梯内为客人提供正确引导。
3、午餐
午餐时间为 。
不得提前下班就餐。
在食堂内,要礼让,排队有秩序。
饭菜不浪费,注意节约。
用餐后,保持座位清洁。
4、在洗手间、茶水间、休息室
上班前、午餐后等人多的时间,注意不要影响他人,要相互礼让。
洗面台使用后,应保持清洁。
不要忘记关闭洗手间、茶水间的水龙头,以避免浪费,如发现没有关闭的水龙头,应主动关好。
注意保持洗手间、茶水间、休息室的清洁、卫生环境。
5、下班
下班前将下一天待处理工作记录下来,以方便第二天工作。
整理好办公台上的物品、文件(机密文件、票据和贵重物品要存放好)。
离开公司后,每个人都要记住自己是一位酒店员工,出去的一言一行,代表着酒店的形象。
第3篇 某酒店总经理办公室紧急事件处理制度
酒店总经理办公室紧急事件处理制度
1.紧急事件是指将要或正在危及正常经营的恶性事件,紧急事件的处理遵循系统损失最小原则。
2.制定相关预案处理各类紧急事件。
3.严格执行紧急事件的汇报制度:
①紧急事件发生后,总经理(总经理不在时,店内最高负责人)以最快方式(如电话)向董事长报告,报告的内容包括是谁、是何事件、在何处、何时发生、严重程度及该事件已报何人、何部门(如公安局、消防局等)等情况;
②要根据事件具体情况将事件的发展情况同步上报(如每30分钟、每1小时、每4小时等)董事长;
③在紧急事件得到基本控制后的12小时内,将事件发生、处理过程报告董事长;事件处理后,应及时将处理结果、今后相应防范措施与有关政府机构的权威结论一并上报董事长;
④紧急事件发生后,总经理需立即召开由副总经理、公关部(或市场营销部)经理和事件发生部门负责人参加的紧急会议,研究明确事件善后事宜处理政策和对外信息发布口径及事件处理分工,一般情况下,对外信息发布由公关部(或市场营销部)负责,其他任何部门和个人不得以任何形式对任何人发布信息。
4.紧急事件发生后,所有参与部门写出分析和总结报告,如可能,可召开研讨会,总结经验和今后防范措施。
第4篇 酒店财务办公室物料仓库安全管理制度
1、 办公室
(1)总出纳办公室门窗要有可靠的防护装置,室内有保安监控和防盗报
警装置,受理收付款处应设柜台。
(2) 存放现金必须使用保险箱,并有专人受理。保险箱的钥匙和密码必须同时使用。下班时保险箱上锁后必须拨乱密码。存放的现金不得超过银行核定的限额。专管人员工作调动或调离,密码应重新调整。
(3) 支票、票证和凭证的管理,坚持检验复核制度,支票和印章应存放在保险箱或保险柜内,严禁使用空白支票。
(4) 付款、提款必须二人同行,并使用防劫报警箱或报警包,数额大的钱款,应请总办派车接送,并请保卫部派员护送。
2、 物料仓库
(1)物料仓库的房顶、墙壁和地面必须牢固,门窗设有安全栅栏。存放
贵重物品的仓库装有防盗报警器或应急报警按钮,并配置防撬锁。
(2) 通往仓库内的电线应有铁质套管,库内照明灯具因用加防护罩的白炽灯,烟酒仓库使用防爆灯,并将电源开关安装在仓库外。
(3) 存放的物品应按防火要求留出五距:灯距不少于0.5米,顶距、墙距不少于0.3米,柱距、垛距不少于0.1米。
(4) 仓库内设有与规模相适应的消防设备和足量的灭火器材,仓库工作人员必须懂得使用方法和防火安全知识。
(5) 仓库安全有专人负责,门钥匙有专人保管,严禁在库内吸烟和会客,下班前要关门窗,做好安全检查,确保安全。
3、 化学危险品和易爆易燃危险物品存放
(1)存放化学危险品和易爆易燃物品的场所,必须设在偏离主楼群,人
员往来较少,并相对独立的地方。其中易爆易燃物品的存放地应与化
学危险物品隔离,并与其它物料存放地保持一定的距离。
(2) 存放地应是阻燃、轻质材料建造,并具备干燥、通风、防晒、防高温等条件。场地内使用照明必须是防爆型灯具,开关装在场外并具有适量的消防灭火器材。
(3) 存放地必须严格执行四禁、二不准:严禁吸烟、严禁明火取暖、严禁住宿和办公、严禁无关人员入内;不准超量存放、不准混杂存放。储备火药、乙烷气罐和固体酒精等易爆易燃物品应设置专用铁箱。
(4) 化学和易爆易燃危险物品必须控制采购总量,领用化学危险物品的原则是当天用多少领多少,当天未使用完的,必须存放到专用的场地,不得留存在施工和无关场所。领用火药、乙烷气罐和固体酒精等明危险物品周转容量原则上为一周(七天)。
(5) 危险物品的保管人员必须经消防部门的专业培训。发放危险物品必须建立包括发放日期、时间、货名、数量及往来人员发放签收等登记制度,并定期进行帐物核对,发现问题应立即向主管领导和保卫部报告,迅速查明原因。每次工作结束,必须进行安全检查,并切断电源。
第5篇 某酒店行政办公室管理制度
酒店行政办公室管理制度
1、收集各部门办理完毕的文件(含会议文件)、资料,按“条款类目”分别存放。年终整理立卷归档;
2、对已失去作用的档案文件要销毁,销毁材料必须经过认真鉴定或送领导审批后进行;
3、设立保密制度,未经总经理、行政总监批准,任何部门不准到行政办翻阅保密文件;
4、各部门借阅档案,须经总经理、行政总监批准。在档案借阅登记本上登记后方可借阅;
5、档案资料一般不借出,只在行政办阅读;
6、酒店外人员借阅档案,须请示总经理和管理公司方可进行;
7、档案资料保管要注意防火、防水、防潮、防尘、防鼠。保证档案资料完整性;
8、酒店的档案资料是真实历史的记录,是今后工作考查主要根据。应按年份排列保管,便于今后查阅。
第6篇 某酒店总经理办公室管理制度
酒店总经理办公室管理制度
(一)总经理办公会制度
总经理办公会每周召开一次,由酒店总经理主持,副总以上领导出席。总经理缺席时,由授权委托人主持会议。
总经理办公会内容:
研究党的路线、方针、政策和国家有关法规以及上级的重要指示,规定在本店的贯彻执行。
研究讨论酒店发展规划、改革方案。
讨论酒店月度、季度、年度工作计划、总结。
讨论酒店的重大经营管理活动。
讨论酒店人事安排与组织机构的调整。
讨论酒店员工的工资、福利及涉及员工切身利益的有关问题。
讨论员工重大奖惩事项。
讨论研究其他酒店的有关问题。
(二)专题工作会议制度
酒店专题工作会议视经营管理需要确定。
酒店专题会议事先由办公室根据总经理的指令,列出会议内容和要求,责成有关部门进行调查研究,充分准备,待时机成熟后召开。
会议由总经理主持,视会议内容确定出席人员。
酒店专题会议一般可分为:经济活动分析会;价格政策会议;餐饮工作会议;销售工作会议;酒店质量管理会议;培训工作会议;酒店更新改造会议;重大接待任务协调会等等。
(三)酒店晨会制度
酒店晨会每天上午8:30召开,由酒店总经理主持召集,会议时间一般控制在半小时内。
会议出席人员:酒店副总经理及各部门主要负责人,如主要负责人因事不能出席,应指定副职或代理人参加。
会议内容主要是各部门汇报一天(24小时)内本部门发生的重大问题或需要酒店协调的工作以及上次晨会布置的工作贯彻落实情况。
会议主持人对晨会上各部门提出的问题或需要协调解决的工作应作出明确决断,并明确分工落实。
会议结束,出席会议的各部门人员应迅速传达布置和落实工作指令和要求。
(四)文件传阅制度
酒店领导日常应阅读上级党、政部门和业务主管部门的许多文件、信息资料以及重要的期刊杂志,了解党和政府部门及业务主管部门各类重要信息和最新的方针、政策精神,正确指导酒店的各项经营管理活动。
各类文件资料由办公室专职档案管理人员负责收、发、登记后,交酒店领导按序迅速传阅,对酒店领导批示的文件,应及时反馈给相关职能部门贯彻执行。
(五)阅签值班记录和有关重要经营报表制度
酒店领导每天要阅签“大堂副理值班记录簿”、“保卫值班记录簿”、“夜间经理值班本”、“酒店营业收入日报表”以及各类有关的重要财务报表,还可通过电脑终端查阅各项经营资料,全面了解酒店近期的经营管理情况,以便对经营管理中存在的问题迅速做出决策。
(六)节假日值班制度
节假日值班制度是加强酒店经营管理的一项重要措施,遇有重大节日,酒店领导应亲自参加值班。
1、值班员要坚守岗位,遵守纪律。
2、值班时要根据授权范围主动积极地处理各种问题。遇重大、紧急情况或授权范围以外的问题,必须及时请示有关领导,按领导意图处理,以免延误。
3、值班时遇有宾客投诉,要协助有关部门一起妥善处理,需要时报
请领导处理。
4、做好领导用车调度等行政事务工作,完成领导交办的其他工作。
(七)酒店调研和信息工作制度
酒店调研和信息工作的目的是为领导决策和解决问题提供依据。
酒店调研和信息工作由办公室秘书负责,其他人员协助。
调研工作的重点是:
(1)酒店经营管理中带有全局性、倾向性的情况和问题。
(2)酒店经营管理的经验和教训。
(3)酒店各项决策付诸实施后的效果和需要完善之处。
(4)领导交办的其他调研工作。
信息工作的重点是:
员工信息:员工的思想动态、工作情况,以及对经营管理的意见、建议。
(2)客人信息:住店客人的投诉、意见和表扬。
(3)客源信息:国际、国内客源市场的动态、预测性的信息。
(4)同行信息:包括同行酒店的经营管理新动向、特色、服务水平、价格政策、营销策略等基本信息。
(5)社会信息:酒店在公众中的形象和知名度。
调研和信息工作要求客观、全面、深入,坚持实事求是,防止片面性和表面化。
调研工作程序是准备、调查、研究、写出调研报告。信息工作的程序为搜集、分类、分级、筛选、比较分析、汇总和交流。
调研报告写作要求:观点和材料统一,结构和条理严谨清楚,语言平实准确、鲜明生动。信息材料的写作要求:注意实效,注重功效,简明扼要。
(八)酒店印章和介绍信管理制度
酒店印章、总经理个人印章、酒店介绍信均有专人管理和保管,存放安全可靠。未经批准,不得把印章和介绍信交他人管理和使用。
使用印章和介绍信要经酒店领导批准,文件用印以文件签发、签字为准。常规用印由办公室秘书批准。
用印、使用介绍信应予登记。登记内容包括用印和用信人、事由、时间、批准人、经手人和印数等。
盖印位置要端正、清楚,不可斜、侧、偏、模糊不清。
严禁未经批准擅自用印和使用介绍信。非法用印,非法使用介绍信,应根据情节和后果严肃处理,直至依法惩处。
(九)财产物资管理制度
财产设备管理
(1)办公室使用的各种办公设备和交通工具由办公室秘书具体负责管理,建立办公室财产二级明细帐,以便随时与财务部相互核对,做到帐帐相符,帐物相符。
各种财产设备实行“谁使用,谁负责”并切实做好日常的维护和清洁保养工作,做到物尽其用,爱惜使用。
各种财产设备的调拨、出借必须经财务部或总经理审核,按批准文件填写财务部统一印制的“固定资产调拨单”;在酒店内部各部门之间的转移,应填写“固定资产转移单”,并办理财产变动登帐手续。
设备因使用年久和因损坏不能使用,或因技术进步而淘汰,需要报废时,必须经财务部和工程部组织技术鉴定小组进行鉴定,确认无使用价值时,才能办理报废手续。
新设备的添置必须经酒店批准,会同财务部共同验收,并填写财务部统一印制的“财产领用单”,办理领用手续后,登记入帐。
办公室秘书每季度应对办公室使用的各种设备进行一次检查和核对,每年定期清查盘点,确保帐物相符;发生盈亏必须
查明原因,并填写财务部统一印制的“固定资产盘盈盘亏报告单”,报财务部处理。
物料用品管理
(1)办公室物料用品由办公室秘书统一管理,具体负责编制年度物料用品消耗计划;按照物料用品分类,建立专用物料用品台帐,掌握使用及消耗情况,办理物料用品领用、发放、内部转移、报废和缺损申报工作。
各类物料用品的领用,应填写财务部统一印制的“物料用品领用单”,经办公室秘书审核签字后,向财务部领取,并及时登记入帐。工具类物品,除因业务发展需要增领外,实行以旧换新的办法,并须填写“物料用品领用单”和“酒店低值易耗品报废单”,报废的物品由财务部统一处理。
各种物料用品的消耗、领用、报废、报损每月底由秘书统计、清点一次,确保统计数字准确,数、物和台帐相符。
(十)办公室人员考勤制度
办公室人员必须按时上下班,严格执行酒店员工考勤管理制度和规定。
办公室人员考勤由办公室秘书负责。每天考勤记录在酒店统一印制的个人考勤卡上。记录要做到准确无误。
办公室人员考勤每月汇总一次,填写在酒店统一印制的“员工出勤情况月报表”,送人力资源部,作为工资造表和发放工资的依据。
办公室人员应严格遵守劳动纪律,上班时间内严守岗位。外出公差应征得同意。
办公室人员因病请假必须持有酒店医务室或酒店指定医院开具的病假证明,并经领导同意。
办公室人员因私请假(含婚、丧和探亲假等)和休工假,均需事先提出申请,并经领导同意。办公室秘书请假需经酒店总经理同意。
(十一)办公室安全管理制度
办公室人员应自觉遵守酒店员工治安管理制度和规定。
严格执行酒店保密规定。特别是涉及酒店机密事宜要做到不该问的不问,不该说的不说。
办公室人员一般不要在办公室内接待客人。接待客人应在指定接待场所。
办公室人员应保管好个人保管使用的办公室钥匙。如有遗失,应报告保卫部作出处理。
办公室人员要注意用电安全。下班前应切断电源,关好门窗,确保办公室安全。
(十二)预算管理制度
根据《酒店预算管理制度》的规定,办公室年度预算的编制,应按照酒店经营方针和预算大纲,由秘书负责组织有关人员拟订编制,报酒店审定后执行。办公室预算编制应服从酒店的总体平衡。
办公室预算计划内容包括:交通工具、办公设备的添置和维修费用、物料耗用费用、劳动力成本,以及公关、交际等活动而发生的各项费用等。
预算中审定的各项费用管理目标,要分解至月度、季度。要坚持以部门为成本中心的指导思想,严格控制在计划范围内的日常开支。
为了保证预算目标的实现,办公室对每月的成本费用进行分析、研究和提出加强管理的改进措施和方法,探索降低费用的途径,并按酒店规定按月、季、年度及时写出预算执行情况的分析报告,报店领导审阅。
(十三)人事管理制度
人员调配管理
(1)办公室员工调配和招聘,报请人力资源部负责办理。
(2)因实际人员少于定编,需要增补时,应填写人力资源部统一印制的
“人员增补申请计划”,报人力资源部办理。
(3)专业人员调动和要害部位人员变动,均应与人力资源部商议,报酒店领导批准。
员工档案管理
(1)员工档案分人事档案和工作档案。员工档案由人力资源部统一管理,并负责资料搜集、鉴别、保管、利用和传递。办公室员工必须按《员工手册》的规定,准确填写员工登记表和如实反映情况,员工家庭地址和电话号码变更,家庭人口和婚姻状况变化等情况,均应及时向上级报告,并转报人力资源部备案。
(2)员工工作档案由办公室负责管理。工作档案记录员工在为酒店服务和工作中各个阶段的个人经历、工作表现、业务技术培训和奖惩等情况,办公室秘书应做好材料搜集和登记工作,保证员工工作档案的完整和准确。员工跨部门之间的调动,其工作档案即随之转移。
第7篇 某酒店办公室规章制度
为了进一步加强办公室的管理,确保各项工作的顺利展开,营造一个良好的办公室环境,特制定本制度:
基本制度
1.进入办公室必须着装整洁。
2.在办公室自觉讲普通话,禁止喧哗、说笑、打闹,说粗话、脏话。
3.爱护办公室的各项设施,随时保持办公室干净、整洁、营造一个良好的工作环境。
4.不得利用办公室会客、聚会、不得在办公室吃饭,更不允许吸烟。
5.各部门务必及时、认真递交下个月的工作计划和上一月的工作总结。
6.办公室工作由办公室人员全面负责,其他部门予以配合。
7.不准私自动用办公室物品,如需应向办公室登记并做好领取记录。
会议制度
1.参会时,不迟到、不早退;有并有事的确不能出
席会议者应先请假,同意后方有效。
2.学生干部参会时,务必做好会议记录,以便及时安排和布置工作。
3.每次例会后,各部须交书面报告和工作计划。
4.各项会议制度应充分坚持民主、认真、广泛听取每位成员的意见。
值班制度
1.值班人员必须按时到办公室。
2.接待来访同学,处理当日事务,了解同学宿舍管理的意见,巡视各宿舍楼,处理各宿舍楼的一般问题,及时向学生宿舍管理科报告情况。
3.工作中必须热情、礼貌、认真的原则。
4.在值班记录本上详细的记录当日的值班情况。
5.做好办公室清洁卫生。
