第1篇 某酒店采购管理制度
1、制定采购计划
(1)由酒店各部门根据每年物资的消耗率、损耗率和对第二年的预测，在每年年底编制采购计划和预算报财务部审核;
(2)计划外采购或临时增加的项目，并制定计划或报告财务部审核;
(3)采购计划一式四份，自存一份，其它三份交财务部。
2、审批采购计划：
(1)财务部将各部门的采购计划和报告汇总，并进行审核;
(2)财务部根据酒店本年的营业实绩、物资的消耗和损耗率、第二年的营业指标及营业预测做采购物资的预算;
(3)将汇总的采购计划和预算报总经理审批;
(4)经批准的采购计划交财务总监监督实施，对计划外未经批准的采购要求，财务部有权拒绝付款。
3、物资采购：
(1)采购员根据核准的采购计划，按照物品的名称、规格、型号、数量、单位适时进行采购，以保证及时供应。
(2)大宗用品或长期需用的物资，根据核准的计划可向有关的工厂、酒店、商店签订长期的供货协议，以保证物品的质量、数量、规格、品种和供货要求。
(3)餐饮部用的食品、餐料、油味料、酒、饮品等等，由行政总厨、大厨或宴会部下单采购部，采购人员要按计划或下单进行采购，以保证供应。
(4)计划外和临时少量急需品，经总经理或总经理授权有关部门经理批准后可进行采购，以保证需用。
4、物资验收入库：
(1)无论是直拨还是入库的采购物资都必须经仓管员验收;
(2)仓管员验收是根据订货的样板，按质按量对发票验收。验收完后要在发票上签名或发给验收单，然后需直拨的按手续直拨，需入库的按规定入库。
第2篇 酒店食品采购管理制度5
酒店食品采购管理制度(五)
1.由仓管部根据餐饮部门需要,订出各类正常库存货物的月使用量,制定月度采购计划一式四份,交总经理审批,然后交采购部采购;
2.当采购部接到总经理批同意的采购计划后,仓管部、食品采购组、采购部经理、总经理室各留一份备查,由仓管部根据食品部门的需求情况,定出各物资的最低库存量和最高库存量;
3.为提高工作效率,加强采购工作的计划性,各类货物采取定期补给的办法。
第3篇 星级酒店食品采购制度
星级酒店食品采购管理制度
制度名称:食品采购管理制度
第1条 目的。
为规范酒店的食品采购工作,确保采购的食品安全、卫生,符合酒店需求,特制定本制度。
第2条 适用范围。
本制度适用于酒店食品采购卫生管理工作。
第3条 食品采购人员必须熟悉本酒店所用的各种食品与原料的品种及相关的卫生标准、卫生管理办法和其他法律法规要求,掌握必要的食品感官检查方法。
第4条 食品采购人员采购食品时应遵循'用多少,定多少'的原则,采购的食品原料及成品必须色、香、味、形正常,采购肉类、水产品时要注意其新鲜度。
第5条 食品采购人员采购酒类、罐头、饮料、乳制品、调味品等食品时,应向供应方索取本批次的检验合格证或检验单。
第6条 所采购的用于清洗食品和食品用具、设备的洗涤剂、消毒剂必须符合相关的国家卫生标准。
第7条 所采购的食品容器、包装材料和食品用具、设备必须符合国家卫生标准和卫生管理办法的规定,有检验合格证。
第8条 食品采购人员禁止采购的食品品种主要包括下列12类。
1.无证食品商贩或来路不明的食品。
2.腐败变质、油脂酸败、霉变、生虫、污秽不洁、混有异物及其他不符合卫生标准要求的食品。
3.含有毒、有害物质或者被有毒、有害物质污染,可能对人体健康有害的食品。
4.含有致病性寄生虫、微生物的,或者微生物毒素含量超过国家限定标准的食品。
5.未经兽医卫生检验或者检验不合格的肉类及其制品。
6.因容器包装污秽不洁、有严重破损或者运输工具不洁而造成污染的食品。
7.掺假、掺杂、伪造,影响营养、卫生的食品。
8.用非食品原料加工的、加入非食品用化学物质的或者将非食品当作食品的。
9.超过保质期限的食品。
10.为防病等特殊需要,国务院卫生行政部门或省、自治区、直辖市人民政府专门规定禁止出售的食品。
11.含有未经国务院卫生行政部门批准使用的添加剂或者农药残留超过国家规定容许量的食品。
12.其他不符合食品卫生标准和卫生要求的食品。
第9条 食品采购人员在采购过程中需向供应商索取发票等购货凭证,并做好采购记录。
第10条 食品采购人员在向食品生产单位、批发市场等批量采购食品时,还应向其索取食品卫生许可证、检验(检疫)合格证明等,特别是熟肉制品、豆制品、凉拌菜等直接入口食品。
第11条 蔬菜等散装农副食品及鱼类等鲜活产品应保证从正规渠道进货,最好是定点采购,确保无农药及其他有毒有害化学品的污染,检查或索取检验合格证明。
第12条 采购定型包装食品和食品添加剂,食品商标(说明书)上应有品名、厂名、厂址、生产日期、批号、规格、配方(主要成分)、保存期(保质期)、食用或者使用方法等中文标识内容。
第13条 所采购的进口食品、食品添加剂、食品容器、包装材料和食品用具及设备,必须符合相应的国家卫生标准和卫生管理办法的规定,有口岸进口食品卫生监督检验机构出具的检验合格证明,外文包装配有中文标识。
第14条 运输食品的工具(如车辆和容器)应专用并保持清洁,严禁与其他非食品混装、混运。运输冷冻食品应当有必要的保温设备,运输过程中应能够防雨、防尘、防蝇、防晒及防其他污染。
第15条 食品采购人员应对酒店所采购的食品在入库前进行验收,出入库时做好登记,建立出入库台账。
第16条 本制度由采购部负责制定,报总经理批准后施行。
第17条 本制度自颁布之日起执行。
编制日期 审核日期 批准日期
修改标记 修改处数 修改日期
第4篇 酒店采购部业务操作制度2
酒店采购部业务操作制度(二)
1.按使用要求和采购申请表,多方询价、选择、填写价格、质量及供方的调查表;
2.向主管呈报调查表,汇报询价情况,经审核后确定最佳采购方案;
3.在主管的管排下,按采购部主任确定的采构方案着手采购;
4.按酒店及本部门制定的工作程序,完成现货采购和期货采购;
5.货物验收时出现的各种问题,应即时查清原因,并向主管汇报;
6.货物验收后,将货物送仓库验收、入库,办理相关的入库手续;
7.将到货的品种、数量和付款情况报告给有关部门,同时附上采购申请单或经销合同;
8.将货物采购申请单、发票、入库单或采购合同一并交财务部校对审核,并办理报销或结算手续。
第5篇 酒店采购工作流程规章制度
酒店物资采购工作流程
1、为搞好酒店的采购工作,保证优质廉价的供应,确保经济指标的完成,以及防止一些不良倾向的发生,特制定本制度。
2、财务部是酒店采购工作的专业部门,酒店所需物品原则上均由其统一购买,其他部门有参与监督、支持配合权,未经同意不得擅自采购。
3、所有采购活动必须遵守国家有关法令、法律和法规。
4、相关人员在采购、收货的过程中,必须遵守商业道德,努力提高业务水平,适应市场经济的发展要求;讲究文明礼貌,遵纪守法;以酒店利益为主,相互监督,相互配合,共同把关。
一、采购项目的申请
1.部门根据营业情况需要在部门、库房没有该项目或该项目不足的情况下可以申购;库房在库存定额不足的情况下要根据物资定额提出申购。申购前部门和库房必须认真检查部门及库房该项目库存量及消耗量。
2. 库房储备以外的项目由各使用部门提出申购。申购之前必须查询库房是否有该项目的储备或替代品。
二、采购项目的审批、择商、确认、报价与购买
1.经确认实属必要购买项目,必须由库房或使用部门填写申购单,经部门负责人、库管员、分管领导签字,经总经理审批后交采购统一办理。
2.酒店所需商品由财务部负责安排采购;
3.采购员应按照申购项目进行采购,如有疑问可直接与申购部门进行沟通。在确认无误后,应按照要求尽快安排采购。如该项物资由长期供应商供应,可直接联系供应商供应。如果没有长期供应商应寻找至少三家供应商进行业务洽谈,经过对比、筛选,并报有关人员同意后进行采购。对于零星项目的采购可安排采购员在市场上直接采购,但要做好采购监督工作。
4.供应商的优惠、折扣、赠送、回扣、奖金、奖品等归酒店所有,任何部门或人员不得占为私有。
5.对有特殊要求的或需要加工定做的采购项目,申购部门需要作详细的说明或提供样 品,供应商报价时必须提供样品或有关资料,经部门负责人及有关人员同意后方可办理采购。
6.财务部对内要主动与部门保持密切联系,树立服务意识, 熟知酒店物品的标准和使用情况;对外经常做好市场调查研究,掌握市场信息;积极主动向使用部门推荐适路产品及质优价廉的替代品;积极主动向酒店提供市场情况及购买策略。
7.所有采购项目择商、报价必须由财务部在充分准备、掌握市场行情的条件下择优确定;使用部门有权了解所需物品的价格和提出质疑。财务部在择商报价中必须认真研究对待;使用部门必须在工作中要主动与财务部沟通配合,对所掌握的供应商情况及购物意向要主动通报财务部,由其选定质优价廉服务好的供应商。
8.确属疑难采购项目,财务部应及时与使用部门进行沟通,研究对策,必要时可由使用部门派人一同采购。无力解决的必须及时上报,不得拖延误事。
9.所有采购项目依据有效申购单由财务部安排采购员统一购买,其他部门一般不得自行购买。
10.在购买过程中要认真检查所购物品的品质、商标、期限、等内容,坚决杜绝假冒伪劣等不合格产品流入酒店。
三、采购项目的验收
1.无论是供应商还是采购购回的物品必须首先于库房联系,由库房根据申购表验收货物。不允许直接将货物交与使用部门。
2.对于不符合采购申请表的采购,库房人员有权拒收。供应商或采购人员办理入库验收手续后,库管员应开立入库单,并将入库单客户联交采购员或供应商办理结算。
3.库房在验货过程中对项目质量、规格等难以确认的情况下应主动请使用部门一起验收。
4.在验收过程中库房或使用部门有权对不符合要求的物品提出退货要求,经确认实属不符的由采购人员或供应商办理退货。
5.购买、收货和使用三个环节上的相关人员要相互监督、相互合作,共同做好工作。对于有争议的问题应各自向上级报告协调解决。
四、采购项目的结算
1.采购人员零星的采购可以直接支付现金。但不得超过1000元,超过1000元的必须办理转账结算;必须办理现金结算的须经总经理同意。
2.供应商结算的2000元以下可以办理现金结算,超过2000元的必须办理转账结算。
3.办理结算时,必须按照报账程序填好报销单,经财务部审核、分管领导签字、总经理审批后方可交出纳办理结算
第6篇 某酒店物品采购制度
为了加强物品采购的管理,防止库存积压,造成的滞销,超期变质等损失,结合酒店的实际情况,特别定本制度:
采购人员须认真学习《合同法》及有关法律和酒店规定,不得因合同条款订立不当而给酒店带来的损失,合同在签订*须由经办人填写合同签订申请书,报酒店总经理批准方可签署。
采销合同专人统一编写,登记、编制、发送和保存。所有合同必须保留正本两份,一份交财务部做付款凭证,另一份交由相关部门合同管理人员留档备查。
三、物品的采购
物品的采购,必须按每月使用计划及合理库存需要,经营业部门经理审核后报总经理批准,不得因提前或拖延采购而影响营业,也应避免因超计划采购带来积压或损失。
采购人员在采购物品时,应根据请购单的数量,规格质量要求,用途、审核同意后报总经理及董事长审批方可采购,管理用物品的采购,如固定资产,*器、工具、办公用品等。由各部门填写请购单,经所购物品的部门经理审核后,报总经理及董事长批准后统一购买。
办理购物付款时,应附付款申请单,购销合同,请购单已经董事长审批的付款计划或购货合同执行情况表,报财务部审核后,方可付款。
财务部门在办理付款时应核实付款手续是否齐全,否则财务有权拒付,并要求补齐相关手续。
采购人员报销时,应办理入库单,入库单内容必须填写清楚,数量、产品规格、保质日期、名称等。
购库管人员按季度对库房存货情况进行分析,对库存物品的积压,变质,沉淀、列表清查,处理,对造成不必要的损失负直接责任。
四、仓管部每月2日前将截止到上月未的库存物品的盘点情况汇总制成报表报财务部备案,并对库存物品现状如短缺毁损等列示清楚,及时处理减少不必要的损失。
五、采购人员不得营私舞弊,吃回扣贪污,假公济私,如发现有上述行为,将严厉追究当事人经济法律责任。
六、本制度由财务执行并负责解续。
七、其他未尽事宜见采购和保管等相关补充条例。
第7篇 酒店公司采购稽核制度
酒店公司采购稽核
―、采购人员之稽核
采购人员之稽核,其目的在于确保采购人员之行为能符合酒店所确立的规范,并查核有无为自己或他人而牺牲酒店利益的事情,更借此培养采购人员应有的道德观念。
采购人员之稽核,多以机密之方式进行,因为事关个人品德的问题。担任稽核的人士,除了采购主管必须负行政责任,经常督导所属之言行操守外,为求立场客观,另由酒店内部的稽核人员担任,借以避免采购主管包庇纵容部属之不当行为。
采购人员之稽核,可从下面一些现象着手,然后抽丝剥茧,自然可以掌握违反行为规范的事实:
(一)选择错误的采购对象
若采购人员订购的对象,并非该项货品的专业厂商,或该货品并非订购对象的主要营业项目。譬如小五金(铁钉、砂纸、手工具、棉纱手套……)向大五金行(铁管、钢板、钢筋……)购买,显然'牛头不对马嘴',则可能有弊端存在。
(二)故意透过中间商购买
某些货品在国内有总代理或经销商,采购人员不经由此种配销管道采购,而向其他无正式代理配销资格之厂商采购。或者,货品可直接向原制造厂商购买,却经由中间商购入。这两种情形,除非有特殊因素,否则,显然有'图利他人'之嫌。
(三)采购数量集中一家
当采购的货品不是特殊品,合乎报价资格之厂商为数不少,而系长期需用且亦经常举行询价;但得标厂商总是固定某一家,这可能买卖之间有不当的'默契',或供应商有'图标'的行为。此外,一次采购同类货品规格有很多种时,如果某厂商之报价,在众多不同规格的货品项目全部皆最低,最后并由其独揽交货数量,则显示采购人员有将竞争厂商报价资料漏露给得标厂商之嫌。
(四)准购单越级审核
有些采购主管善尽职责,对各种可能发生的弊端,在审核准购单时多能事先防范与纠正,而使心怀不轨的采购人员几乎无机可乘。居心不良的采购人员可能会利用采购主管出差或请假之时,将准购单越级呈请上级主管签核,以遂其不轨之计谋。因此,采购主管对于未经其亲自审核之准购单,宜于事后细加盘查,则不能发现采购人员违规情形。
(五)报价单之笔迹与图章可疑
某些采购人员为'保障'某一供应商得标,可能容许报价厂商提供不实之其他同业的报价单,以图蒙混并符合采购手续(至少有三家以上报价等)。在此情况下,几张不同厂商之报价单之笔迹,有时发现出自同一人;而盖用印信时,故意将'陪标'厂商之地址或电话弄得模糊不清,以防追查。经验丰富眼光锐利的采购主管,会注意这些欲'盖'弥彰的报价单,而追查出'蛛丝马迹'。进而发现弊端。
(六)生活阔绰行为诡异
若采购人员与供应商有所勾结,并获取不当利益后,有些人无法掩藏'暴发户'的举止,一改过去'一单食,一瓢饮,居陋巷'的模样,展现'琼浆玉液,居高楼华厦'的气派,而与供应商过从甚密,经常交头接耳,形同'最佳拍档',此种现象,应予注意,并设法深入
调查该采购人员经办案件,是否有不轨之处。
(七)黑函检举
有些供应商不齿采购人员贪婪无厌,可能会以信函举发其强索回扣事情。因此,采购主管及稽核人员即可据以明查暗访,以搜索采购人员的违规行为。
以上所述,是采购人员违反行为规范的可能途径及事后稽核之道。事后稽核固属必要,但事前防范而予杜绝,才是上策。兹将事前防范方法,介绍如下:
1、建立价格差异报告制度
采购人员若处心积虑与供应商勾串,必透过虚抬价格协助供应商获取暴利,然后分享其成。因此,对于新购价格与原购价格之差异,应提出书面报告,并分析说明涨价理由。此项报告制度,一方面除可了解涨价原因,另方面亦有'例外管理'之作用,提醒采购主管特别注意,详加审核。若采购金额较巨,且上涨幅度颇大时,该采购案应送交稽核部门或会计部门评核,甚至应呈请总经理核准,借以排除一切不合理、不合法的涨价行为,遏阻任何可能损害酒店利益的情形发生。
采购主管或稽核人员若对价格有所疑惑,最好的方法是,私下对未报价的合格厂商秘密查询。若采购人员或供应商对价格'灌水'太离谱的话,经此询问比对,势必原形毕露。
2、争取供应商的合作
所谓'道高一尺,魔高一丈',若采购人员与供应商勾结,在采购案件繁多的情况下,作业时的压力迫使采购主管仓促签核,难免百密一疏;而稽核人员一般缺乏专业技巧,搜证不易。因此,若能争取供应商的合作,则稽核工作一定事半功倍。不过供应商为表示绝无勾串,或为防止采购人员将来报复,通常起初多不肯合作。所以,采购主管必须软硬兼施,说之以理,动之以情,必要时申言不惜采取法律行动;否则供应商坚不吐实,稽核工作将半途而废,甚至打草惊蛇。不管是采购主管或稽核人员,在约谈供应商之前,最好能掌握一些线索,然后严加诘问,否则无的放失,势必无功而退。最好是,平日定期造访供应商,建立情谊,以使对方自愿充当'线民',举发采购人员需索无度之劣行。
二.采购作业之稽核
前面所述之采购人员的'品德'之稽核,固然重要,但是相对地,也应该注意检讨整个采购作业体系与工作结果,以求建立完美的采购制度,达成酒店机构所赋予采购部门之职责。兹将采购作业之稽核重点,介绍如下:
(一)采购计划过程之稽核
1、采购部门之采购计划,是否遵循酒店的产销预测来拟订,二者之间是否容易协调配合,或经常各行其道
2、采购部门是否参与酒店策略规划,其所拟订的部门目标,是否与酒店的总目标一致
3、是否编订采购手册,对采购部门之政策、职责、人员编制、作业系统、表单使用等,是否均有详细的解说
4、对于新材料、新来源、可能预见的缺货及涨价等,有无拟订采购策略或方案加以因应
5、采购部门之人员与费用预算是否合理能否达成酒店所付托的责任有无编制采购预算,提供财务部门资金筹划之参考
(二)采购作业执行之稽核
1、请购方面
(1)在新产品设计阶段,采购部门是否就材料之价格与来源提供意见是否订有工程修改之管理办法
(2)需用部门对请购单中之条件是否填写清楚,有无任意指定厂牌,或对规格做不必要之限制,以致减少供应商竞争之程度
(3)若已建立材料需求计划,是否请购数量尚须依赖人为的判定加以调整
(4)所有请购是否以制式之请购单提出申请,有无未经请购或由其他部门核准采购案
(5
)采购人员对请购之需求,认为有不符合酒店最佳利益时,是否可以质疑并要求申请部门变更条件
(6)购运时间是否合理,是否经常发生紧急采购
(7)决定存量水准时,是否考虑订购成本、仓储成本、预期的价格变动,以及货源充裕或短缺问题
(8)耗用性物料及资本支出之请购,是否使用不同的请购单,以便对需求状况作不同程度的说明与管制
2、选择供应商方面
(1)大量使用之物料,是否同时与二家以上之供应商维持关系
(2)参与报价或投标者,是否为经过审查的合格厂商
(3)询价的供应商家数,是否足以构成自由且充分的竞争
(4)对于供应商有无奖罚制度是否认真执行
(5)采购人员与供应商之间的行为规范,有无明文规定
(6)是否曾邀请国外供应商参与报价或竞标
(7)是否曾利用公开招标的采购方式
(8)对于主要的物料,是否做过自制或外包的决策分析
(9)是否要访问供应商之工厂或办公处所,以了解其营运状况
3、采购价格方面
(1)对独家供应的厂商所决定的价格,是否加以认真的审议
(2)对报价最低的厂商未给予订单,是否有足够的理由
(3)对于供应商所提供的价格优待条件,是否未曾利用譬如现金折扣或数量折扣等。
(4)当制造物料所需的模具由买方提供时,是否有知情之工厂仍将此项模具费用包含在报价中
(5)资本设备的报价中,是否包含定期或紧急维护所需零件的费用
(6)在进行国外或国内采购决策时,是否将政府所提供的投资抵减奖励措施,列为采用国产物品之有利的比价条件
(7)在与供应商进行谈判前,是否有充分的准备(包括对产品之性能技术等方面之了解;对制造成本、价格之研究;对买卖双方优势和弱点的分析等)
(8)议价是否参考底价或预算重大的采购案是否要求厂商提供成本分析表
(9)除了货款以外,是否支付额外费用
4、交货与品质方面
(1)在订购后,若交货数量与规格发生变动,是否立即修改订购单
(2)采购部门是否曾派员前往供应商工厂,实地查核主要物料或订制的机器能否按照预定进度交货
(3)有无设立追查或催办制度若发现迟延交货,采购人员是否采取必要的处置
(4)订购未交数量加上库存数量超过未来正常用量甚多时,采购部门是否与物料需求计划部门商议降低将来订购数量或取消部分订购量
(5)当一供应商无法如期交货,采购部门另向其他供应商下订单时,原未能履约的供应商之订单是否已经取消
(6)在订购单或合约中,是否已经明确订定物料的品质检验标准
(7)对于重要的物料或机器设备,是否委派品质保证部门的人员常驻供应商工厂督导品质
(8)买卖双方对于交货品质认定不同所发生的纷争,是否经常发生在未完成验收手续前,这些货品的责任谁属
(9)订购单或合约中,有关交货迟延或完工保固、保证责任,是否有明文规定
第8篇 酒店采购管理制度6
酒店采购管理制度6
为使酒店的采购工作走上制度化、规范化,合理控制成本,加强内部工作协调和提高工作效率,特制定本采购管理制度:
一、 采购管理部门
酒店设立专职采购部,隶属酒店财务部管理,接受财务总监、成本控制、集团稽查部及其它部门的监督,全面负责酒店的采购工作.
二、 采购部工作基本要求
1. 所有采购项目均需董事会签批授权及酒店财务部批准同意
2. 所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质,月结类物品每月每一类至少有三家供货商提供报价单
3. 所有采购物品的品质须保持一惯稳定
4. 采购部工作人员须对自己采购物品的价格和品质负责
5. 采购部须每半个月一次通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取酒店使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库,以书面形式汇报给酒店财务部及董事会
6. 所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品采购部须登记归档并妥善保管,有人员变动时须全部列入移交.上述资料及采购人员自购物品价格信息采购部每天须录入至采购部价格信息库.
7. 采购时间要求:一般物品采购时间为3天;急用物品当天必须采购回来;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部门须提前一个月下单采购
8. 采购部禁止采购任何未下申购单的物品,否则财务部将不予以报销
9. 禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜
10. 采购部负责跟进各协作厂商的货款及时签批支付事宜.对到期的应付帐款,酒店应及时支付,以建立酒店良好形象,维护酒店财务信誉,同时也为日后的采购工作提供便利.
三、 采购审批程序
1.申购单审批程序:
使用部门经理(仓库主管) 资产会计复查 董事同意 采购部询价 财务总监 稽查部 行政办
董事会 申购单返回采购部
2.单位价值1000元以下或批量价值在2000元以下的由采购部现金自购的物品,采购部须事先货比三家,并在申购单上注明询价结果和选定的供应商,经董事会最后批准后方可采购.酒店财务部和集团稽查部将对价格及品质进行不定期抽查.
2. 单位价值1000元以上或批量价值在2000元以上的物品采购审批程序:
采购部寻找至少三家厂商比较价格品质 评定小组确定供货商 采购部与供货商共同草拟合同或采购协议
财务审批 行政办审批 董事会审批盖章或签字
执行合同或协议
(评定小组由采购部、使用部门、财务部、主管副总、集团稽查组成)
3.赊购(月结)物品采购审批程序
蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜,水果由各厨主厨直接下单至采购部叫货.其它物品按上述第1、2、3款程序执行.
各月结供应商选定办法:采购部每月每类物品均应邀请至少三家供应商报价,采购部、使用部门、主管副总、财务部和集团稽查部组成供货商评定小组,通力合作,进行价格及质量的比较和讨论,选定供应商。采购部及上述相关部门可分头或联合组织市场调查,根椐市场调查的价格,与供应商确定固定的一个月的供应价,在此确认期间内,供应商将按此固定价格提供酒店所需的物料.
四、 采购监督
采购成本的控制由财务部、采购部、使用部门及集团稽查部共同完成,平时各部门应及时到市场上了解价格行情,以促进酒店采购成本的控制与监督.
五、 供应商管理
1. 财务部应定期(每月或每季度)牵头,组织财务部、采购部、使用部门及集团稽查部对供应商进行评估(酒店每类物品须有至少三家供货商),淘汰部分不合格供货商.
2. 选用供应商角度采用1+2+n原则,所谓1+2+n是指一类商品一个主供应商、2个辅助供应商、n个考察供应商。这类商品只有一个主要供应商,大约70%的物资从他手中购买。2个辅助供应商提供大约20%的物资,一旦主供应商出现问题能有其他供应商立即顶替。数量不限的考察供应商既是辅助供应商的后备力量,也使酒店在采购极其特殊物资时无购买死角。
3. 采购部要做好同供货商的联系和接待等工作,维护酒店形象.
第9篇 湾丽酒店采购管理制度
丽湾酒店采购管理制度
为使酒店的采购工作走上制度化、规范化,合理控制成本,加强内部工作协调和提高工作效率,特制定本采购管理制度:
一、采购管理部门
酒店设立专职采购部,隶属酒店财务部管理,接受财务总监、成本控制、集团稽查部及其它部门的监督,全面负责酒店的采购工作.
二、采购部工作基本要求
1.所有采购项目均需董事会签批授权及酒店财务部批准同意
2.所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质,月结类物品每月每一类至少有三家供货商提供报价单
3.所有采购物品的品质须保持一惯稳定
4.采购部工作人员须对自己采购物品的价格和品质负责
5.采购部须每半个月一次通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取酒店使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库,以书面形式汇报给酒店财务部及董事会
6.所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品采购部须登记归档并妥善保管,有人员变动时须全部列入移交.上述资料及采购人员自购物品价格信息采购部每天须录入至采购部价格信息库.
7.采购时间要求:一般物品采购时间为3天;急用物品当天必须采购回来;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部门须提前一个月下单采购
8.采购部禁止采购任何未下申购单的物品,否则财务部将不予以报销
9.禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜
10.采购部负责跟进各协作厂商的货款及时签批支付事宜.对到期的应付帐款,酒店应及时支付,以建立酒店良好形象,维护酒店财务信誉,同时也为日后的采购工作提供便利.
三、采购审批程序
1.申购单审批程序:
使用部门经理(仓库主管)--资产会计复查--董事同意--采购部询价--财务总监稽查部--行政办-----董事会--申购单返回采购部
2.单位价值1000元以下或批量价值在2000元以下的由采购部现金自购的物品,采购部须事先货比三家,并在申购单上注明询价结果和选定的供应商,经董事会最后批准后方可采购.酒店财务部和集团稽查部将对价格及品质进行不定期抽查.
2.单位价值1000元以上或批量价值在2000元以上的物品采购审批程序:
采购部寻找至少三家厂商比较价格品质--评定小组确定供货商--采购部与供货商共同草拟合同或采购协议
财务审批--行政办审批--董事会审批盖章或签字
执行合同或协议
(评定小组由采购部、使用部门、财务部、主管副总、集团稽查组成)
3.赊购(月结)物品采购审批程序
蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜,水果由各厨主厨直接下单至采购部叫货.其它物品按上述第1、2、3款程序执行.
各月结供应商选定办法:采购部每月每类物品均应邀请至少三家供应商报价,采购部、使用部门、主管副总、财务部和集团稽查部组成供货商评定小组,通力合作,进行价格及质量的比较和讨论,选定供应商。采购部及上述相关部门可分头或联合组织市场调查,根椐市场调查的价格,与供应商确定固定的一个月的供应价,在此确认期间内,供应商将按此固定价格提供酒店所需的物料.
四、采购监督
采购成本的控制由财务部、采购部、使用部门及集团稽查部共同完成,平时各部门应及时到市场上了解价格行情,以促进酒店采购成本的控制与监督.
五、供应商管理
1.财务部应定期(每月或每季度)牵头,组织财务部、采购部、使用部门及集团稽查部对供应商进行评估(酒店每类物品须有至少三家供货商),淘汰部分不合格供货商.
2.选用供应商角度采用1+2+n原则,所谓1+2+n是指一类商品一个主供应商、2个辅助供应商、n个考察供应商。这类商品只有一个主要供应商,大约70%的物资从他手中购买。2个辅助供应商提供大约20%的物资,一旦主供应商出现问题能有其他供应商立即顶替。数量不限的考察供应商既是辅助供应商的后备力量,也使酒店在采购极其特殊物资时无购买死角。
3.采购部要做好同供货商的联系和接待等工作,维护酒店形象.
第10篇 酒店采购管理制度2023
酒店的采购工作要遵循公司地酒店采购管理制度。小编为大家搜集了一篇“酒店采购管理制度2016”,供大家参考借鉴,希望可以帮助到有需要的朋友!
1、制定采购计划
(1)由酒店各部门根据每年物资的消耗率、损耗率和对第二年的预测,在每年年底编制采购计划和预算报财务部审核;
(2)计划外采购或临时增加的项目,并制定计划或报告财务部审核;
(3)采购计划一式四份,自存一份,其它三份交财务部。
2、审批采购计划:
(1)财务部将各部门的采购计划和报告汇总,并进行审核;
(2)财务部根据酒店本年的营业实绩、物资的消耗和损耗率、第二年的营业指标及营业预测做采购物资的预算;
(3)将汇总的采购计划和预算报总经理审批;
(4)经批准的采购计划交财务总监监督实施,对计划外未经批准的采购要求,财务部有权拒绝付款。
3、物资采购:
(1)采购员根据核准的采购计划,按照物品的名称、规格、型号、数量、单位适时进行采购,以保证及时供应。
(2)大宗用品或长期需用的物资,根据核准的计划可向有关的工厂、酒店、商店签订长期的供货协议,以保证物品的质量、数量、规格、品种和供货要求。
(3)餐饮部用的食品、餐料、油味料、酒、饮品等等,由行政总厨、大厨或宴会部下单采购部,采购人员要按计划或下单进行采购,以保证供应。
(4)计划外和临时少量急需品,经总经理或总经理授权有关部门经理批准后可进行采购,以保证需用。
4、物资验收入库:
(1)无论是直拨还是入库的采购物资都必须经仓管员验收;
(2)仓管员验收是根据订货的样板,按质按量对发票验收。验收完后要在发票上签名或发给验收单,然后需直拨的按手续直拨,需入库的按规定入库。
第11篇 t酒店餐厅食品原料采购索证制度
酒店餐厅食品原料采购索证制度
1、采购员要认真学习《山东省采购食品索证管理制度》,熟悉并掌握食品原料采购索证要求。
2、采购食品(包括食品成品、原料及食品添加剂、食品容器和包装材料、食品用工具和设备),要按照国家有关规定向供方索取产品的检验合格证和化验单,同时注意检查核对。合格证明中记载的产品名称、生产日期、批号等必须与产品相符,不得涂改、伪造。
3、所索取的检验合格证明由采购部门妥善保存,以备查验。
4、不得采购腐败变质、掺杂掺假、发霉生虫、有毒有害、质量不新鲜的食品及原料,以及无产地、无厂名、无生产日期和保质期或标识不清以及超过保质期限的食品。
5、不得采购无卫生许可证的食品生产经营者供应的食品。
6、采购乳制品、肉制品、水产制品、食用油、调味品、酒类饮料、冷食制品、食品添加剂以及卫生行政主管部门规定应当索证的其他食品等,均应严格索证;生肉、禽类应索取兽医部门的检疫合格证,进口食品及其原料应具有口岸卫生监督部门出具的检疫合格证书。
7、验收员在验收食品时,要检查验收所购食品有无检验合格证明,并做好记录。
第12篇 酒店采购验收制度
酒店采购与验收制度
第一条:为规范酒店的原材料采购程序、采购行为和节约采购成本、满足酒店经营的需求、提高酒店的经济效益、特制定本制度。作为酒店采购人员及部门验收的标准!
第二条:采购方式及供货商的确定:
(一)采购方式的确定
1对于用量大、消耗快、周转频繁的原材料,可选择供货商送货的方式。
2对于使用平率低,不容易集中采购的货物可由采购人员采购。
3对于一些特殊的原材料可由外地发货,按计划定期申购。
(二)供货商的确定原则:
1初选供货商:要深入细致的进行市场考察,要从所在城市找出三家以上有代表性的供货商,进行综合考察,在考察中要重点了解供货商的实力,专业化程度,货物来源,价格、质量极其目前的供货状况。
2试用供货商:对于同类商品找出两家同时供货,重点从质量、价格、服务三方面来进行比较尝试。
3确定供货商:在使用两个月的基础上、由总经理、副总经理、财务人员、厨师长、采购人员组成审查小组,以民主表决的方式集中投票表决来确定。
4签定供货合同:确定供货商后,由总经理与供货商签定供货合同,合同的期限不得超过一年。
5供货商的更换与续用:在合作的过程中,如发现供货商有不履行合同的行为,在合同期满前,由审查小组集中讨论决定是否更换、续用。
第三条:市场调查原则
1由总经理、财务人员、采购人员、厨师长每月不少于两次进行市场调查。调查后需有调查记录,写明调查人员,调查时间、地点及调查结果,由全体人员签字后交会计存档。
2调查时间、地点的选择,每项15天调查一次,以批发市场早市开市期间为调查区间,不能选择雨、雪天及极端天气情况后的当日或次日调查。。市场的调查以供货商所在的市场为准。
3调查的方法和程序。调查组应遵循先蔬菜、鲜货、后干杂调料、粮油、酒水的原则,单项货品的调查不应低于三家。调查中要坚持集中调查的原则,调查时应实行看、闻、摸等手段、必要时可进行采样。对被调查的商品要详细的了解产地、规格、品种、生产日期、保质期等。在询价后要进行讨价还价,切记只记录买方一口价。
4出实地调查外,当地的报刊、杂志、电视等所刊出的价格,同行报价也是调查的手段和依据。
5调查结果由调查小组结合实地调查结果和咨询结果进行综合讨论通过。
6零星物品的调查由总经理或委托其他人(采购人员除外)实施。
第四条采购的定价原则:
1对供货商所供物品的定价:在市场调查的基础上,每半月制定一次,零星物品的采购价格不定期进行。
2定价程序:由总经理同采购人员一起根据市场调查的结果与供货商讨价还价后予以确认,并由总经理、采购人员签字以书面形式告知库管、财务执行。
3价格管理原则:对于供货价格实行最高限价制,根据不同的货品,其最高限价范围如下:
(1)干杂、调料、粮油、等执行价格不得高于市场批发价格的6%。
(2)低质易耗品的价格不得高于市场零售价的平均数。
(3)零星物品的价格不得高于市场零售价的5%
(4)鱼类、肉类、鲜货价格不得高于市场批发价格的4%
(5)蔬菜平均在一元以下者,其执行价格不得高于市场批发价格的15%。价格在一元以上者,其定价不得高于市场批发价的10%。
4春节、国庆等节假日期间以及灾害性天气持续时间较长的月份,由于供货价格波动太大,其定价原则可适当放宽。
第五条:申购程序
(一)零星物品的申购程序
1、对于经常性项目的采购应由所需部门每周固定时间定期报计划,经总经理审批后,交由采购人员办理。
2、需临时采购的物品由所需部门填写申购单,经部门负责人、总经理审批后方可办理,申购单一式两份。写明所需物品的品种、数量、规格等。
3、零星物品的采购不得超过两天。需要急购的物品由总经理在申购单写明,限时购买。
(二)供货商送货的申购程序:
1、需货部门填写申购物品清单,由部门负责人签字后,交采购人员办理。
2、库管人员应随时检查库存,当存货降到最低存货点时,库管人员应以书面形式通知采购人员进货。
3、新进酒水、物料由总经理和采购人员签字以书面形式通知库管,不需填写申购单。
4、只有采购人员可以电话或书面形式按申购单上的要求通知供货商送货,其他人员非总经理批准不得擅自通知送货。
第六条:采购数量的确定原则:
为提高经济效益,降低成本,减少资金占有,应根据勤进快销的原则,按单采购的原则来确定日常的采购数量。
(一)鲜货、蔬菜、水发货的采购数量。
1、此类原料实行每日采购,一般要求供货商送货。
2、用上述原材料的部门每日营业结束前,根据存货、生意情况、储存条件及送货时间,提出次日的采购数量。
(二)库存物品(干杂、调料、燃料、粮油、烟、酒水、低质易耗品等)的采购数量。
1、此类物品的采购数量应综合考虑经济批量、采购周期、资金周转、储存条件等因数,根据最低库存量和最高库存量而定。最高库存量不得超过15天的用量,最低不得低于一天的用量。
2、库存量的计算公式:
最低库存量=每日需用量*发货天数
最高库存量=每日需用量*15天
第七条:货物的验收原则:
(一)验收的质量标准:
根据本酒店制定的《质量标准进行》验收
(二)验收的数量标准:
根据采购人员收取的当日采购申请单上写明的数量进行验收,数量差异应控制在申购数量的上下10%左右。
(三)验收人员:
采购人员、库房人员、领用部门负责人、监督员四人共同验收。
(四)验收时间:
每日上午9:30---10:00下午4:30
(五)验收程序:
1、由库管人员填写'入库单'或'鲜货食品验收单'注明所收物品的数量、单价、金额。
2、入库单、验收单填写完后,由采购人员、货物领用部门负责人、库管员签字生效。签字完毕后的入库单或验收单一式四联,第一联库管自己留存;第二联交财务做为记帐凭证;第三联交供货商作为结帐凭证;第四联交总经理。
