第1篇 医院档案管理制度范例
医院档案管理制度
为全面反映医院历年经营和管理工作的内容,妥善完整地保存各类重要文件、资料,加强档案管理工作的规范化、标准化、程序化,制定本制度。
1、适用范围
本制度适用于医院各类档案的管理。
3、职责部门
3.1院办(人事行政部)负责院级文件档案的管理工作。
3.2部门(科室)指派专人兼任档案管理员,负责部门(科室)档案的日常管理工作。档案管理人员变动须及时办理交接并通知院办(人事行政部)负责人。
3.3院办(人事行政部)负责指导与监督各部门档案管理的实施情况。
3.4部门(科室)负责人负责审批本部门(科室)普通文档的借阅申请,其它文档的借阅申请由总经理(院长)或指定负责人审批。
3.5机密文件借阅、所有文件的复制及销毁申请由总经理(院长)或指定负责人审批。
4、档案收集、归档
4.1凡医院缮印发出的公文(含定稿和打印的原件与附件、批复请示、转发文件等),原件一律由院办(人事行政部)统一归档管理,发文复印件按规定由收文部门各自归档。
4.2各部门处理完毕或批存的文件材料,由部门文秘集中统一整理、归档。
4.3一项工作分别由几个部门(科室)参与办理形成的文件、决议,由主办部门(科室)负责收集整理,交院办(人事行政部)归档。
4.4部门(科室)组织召开的工作会议纪要与有关材料由本部门(科室)收集、归档。
4.5医院召开的工作会议文件由院办(人事行政部)收集、归档,并由会议组织部门(科室)指定专人将会议材料、声像档案等向院办(人事行政部)办理归档手续。
4.6医院员工外出学习、考察、调研、参加上级单位召开的会议等公务活动需将文件归档的,应及时交院办(人事行政部)归档。
5、档案立卷
5.1档案管理员应使用档案盒(或文件夹)根据文件类型将档案分别立卷,统一存放至档案柜中。
5.2档案立卷应使用归卷用的“案卷类目”,“案卷类目”条文必须简明确切。
5.3案卷类目编制原则:含医院全称和经办部门全称,按上(医院全称)、下(经办部门全称)排版;根据文字量,也可以按左(医院全称)、右(经办部门全称)排版。
5.4案卷类目名称需根据5.3款标准,采用标黑一号字体打印,粘贴于档案盒(或文件夹)左侧距顶部3厘米处。
5.5归档的文件资料须按年度分别立卷,立卷必须核对归档文件的完整性、准确度,对存在缺陷的文件资料要责成有关人员收集齐全后再行立卷归档。
5.6归档文件应符合国家有关档案管理的要求,目录清楚、字迹工整、图样清晰,不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔和复写纸复写。
5.7部门(科室)经办的文件原则上应于收、发文后一个月内完成归档;医院每年6月份以前必须完成上年度全部文件资料的立卷归档工作。
6、档案目录编制
6.1档案文件编号原则:a1a2a3a4―b1b2c1c2―d1d2其中a1a2为医院代字(遵照《行文管理制度》附件《医院简称对照表》),a3a4为两位数年份号,b1b2为部门(科室)代字(大类)号,c1c2为文件类型(小类)号,d1d2为两位数档案序号。以上代字为汉字的,均用其拼音的首字母表示。例如:山西现代女子医院的行政部为经办部门,归档文件类型为2006年的通知,是此卷中的第7份文件,则档号为:j*06―*ztz―07。
6.2档案管理员应在档案盒(或文件夹)首页位置设立《档案目录》(附件10.1)。
6.3所有归档文件必须在首页面右侧用口取纸标记文件编号,并按顺序将档案信息登记在《档案目录》中,以便查阅。
6.4《档案目录》内容应包括目录序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、经办人、归档编号、备注等项目。
7、档案保管权限、期限与类型
7.1档案保管权限
7.1.1财务部档案由财务部保存;
7.1.2人事部档案由人事部保存;
7.1.3医院证、章、信由总经理(院长)指定负责人保存;
7.1.4其它各类档案由院办(人事行政部)保存。
7.2档案保管期限
7.2.1财务档案应严格遵照国家有关规定的保管期限执行。
7.2.2医院证、章、信及相关文件资料属永久保存档案。
7.2.3政府职能部门授予、发放的各种许可证书、等级证书、资格证书、奖状、奖章、奖杯、锦旗等原件属永久保存档案。
7.2.4本医院的历史沿革、重要事项记载及反映本医院重要活动的剪报、照片、录音、录像等属永久保存档案。
7.2.5普通文档保管期限为3年至5年。
7.2.6保密文档须于失效当日即刻销毁。
7.3文档的保存形式:
7.3.1文字性普通文档分为文字与电子两种方式保存。
7.3.2计算机存储的涉密文件应采取加密保护措施,文件密码由指定的文件保管人设定,并须将该文件路径及密码报院办(人事行政部)备存,并保证其真实性。
7.3.3机密文档以书面或实物形式保存。
7.4档案类型
7.4.1行政档案,包括:
营业执照正、副本,复印件;
法定代表人身份证(护照)(复印件);
对内、对外收、发的《通知》、《决定》、《函》、《总结》、《报告》等各类正式公文;
各项重要活动的组织流程、领导讲话稿、声像图片等相关资料;
各部门(含财务、医务科室)现行的各项规章制度、规定、流程等;
院级会议的会议纪要、决议;
医院年度(季、月、周)工作计划汇总表;
《办公房屋租赁合同》、或自置房屋产权证等固定资产档案;
购置车辆所有权证、购置税证、保险、行驶证(复印件)等车辆管理档案;
对外签订的各类购买(租赁、服务)性质的合同文件;
其它应归档保管的文件、资料。
7.4.2人事档案,包括:
全院员工个人信息资料(花名册);
劳动合同及保密协议;
考勤打卡数据;
工资、社保等薪酬相关资料;
招聘表格、人才库等相关资料;
员工绩效考核相关资料;
其它应归档保管的文件、资料。
7.4.3财务会计档案,包括:
各类审计帐册及报表;
各类会计帐册及报表;
固定资产资料;
其它须保存文档。
7.4.4药械设备档案,包括:
设备台帐;
设备出厂合格证、使用说明书;
设备安装、调试、验收报告;
设备保修卡、保修协议及维修联系方式;
设备运行维修、保养记录;
设备更新改造记录;
设备管理制度;
其它应保存的设备资料。
7.4.5医疗档案,包括:
档案内容由医疗管理部门提供。
8、档案查阅与复制
8.1总经理有权查阅医院所有档案。
8.2部门(科室)负责人有权查阅本部门(科室)所有档案。
8.3其他员工因工作需要应经过审批方可借阅有关档案。
8.4文档查(借)阅应在档案保管部门(科室)进行登记,机密文档及权限外查借(阅)须办理审批手续。
8.5查(借)阅或复制除财务类、人事类以外的档案须由院办(人事行政部)负责人审批,并进行相关登记。
8.6查(借)阅或复制财务档案、人事档案须由总经理审批。
9、档案的销毁
9.1超过保管期限的档案,由档案管理员依据档案保管期限每年3月前编制销毁计划及清单,由院办(人事行政部)负责人审核无误后报总经理审批。
9.2总经理审批同意销毁计划后,必须指派两名(含)以上监销人员监督档案销毁过程,并进行签字确认。
第2篇 肿瘤医院档案保密制度
肿瘤医院的档案保密制度
一、档案工作人员要认真执行《中华人民共和国保密法》,严格遵守《保密守则》,切实保证档案的安全管理。
二、凡查阅密级的档案,应按划密规定掌握使用,严格控制保密范围。
三、档案工作人员对案卷内容不准随意谈论或摘录、外传,不准以通信或任何方式泄漏档案机密。
四、档案工作人员不得任意将案卷带出档案库房(室)。
五、工作中形成的带有字迹的废纸,不得随意乱丢,应集中存放、销毁。
六、到期应销毁的案卷、资料,按手续报经领导批准,由两人监销处理。
第3篇 ss医院综合档案室管理制度
第一人民医院综合档案室管理制度
1、认真贯彻执行《档案法》,依法管理档案。不断完善医院档案的各种管理制度。
2、档案是指在医疗、科研、教学、基建、设备、财务、党政管理以及其他各项活动中直接形成的,对医院和社会有保存价值和各种文字、图表、照片、磁介质(录音带、录像带、软盘、光盘)及其他实物的真实记录。
3、按照档案集中统一管理的原则,综合档案室负责全院医疗、教学、科研、基建、设备、财务、文书档案的管理工作,以确保档案的完整、准确、系统、安全,有利于开发利用。任何部门、科室或个人不得私自保存医院档案。
4、指导全院各科室的档案业务工作,并实行'四同步管理'(即布置、检查、总结、验收与档案工作同时进行)。
文艺工作档案包括党、政、工、团形成的档案,由文书部门统一立卷归档。
各科室按照归档范围要求,将上年的档案在本年度3月底前完成立卷,并向档案室移交。
(1)会计档案在本科室保存二年;然后列清册,向综合档案室移交。
(2)基建档案在工程(或项目)完成竣工验收后,两个月内完成立卷后向市城建档案移交的同时向综合档案室移交一套复制件。
(3)综合档案室永久、长期保管的文书档案,保管满十年后向市档案馆移交。
综合档案室利用现代化工具管理档案,编制各种索引工作。档案一般不外借,如确需外借,需信息处负责人批准;密级、受控档案报分管院长审批。外单位凭介绍信或身份证查阅档案。
严格执行档案的安全、保密制度。做好'七防'(即防火、防盗、防高温、防光、防尘、防潮、防虫鼠)。
建立档案鉴定小组,根据档案的保管期限,定期对档案进行鉴定,对于超过保管期限的档案,列清册,经分管院长审批后,定点销毁。
第4篇 附五医院医疗设备档案制度
第五医院医疗设备档案制度
1、医院所有医疗设备必须建立档案,档案有医院设备科统一建立,并设专人专职管理。大型精密仪器设备就万元以上贵重设备必须单独建档。
2、档案资料必须完整,不得外借、遗失;有关科室需借阅时,应事先征得有关领导同意。各科复印的资料应妥善保管,未征得有关部门和领导同意不得外借。
3、仪器设备档案内容包括:科室申购报告、订货合同、发票复印件、出入库凭证付联、验收记录、产品样本说明书、安装调试记录、维修保养记录、零配件耗损及补充记录以及其它有关的一切技术资料。
4、建立仪器设备管理卡,作为建立管理帐的依据。一式二份,一份由使用科室保存,作为清点和管理本科室仪器设备的依据;一份存放在设备档案内。
5、保持档案的完整,加强仪器设备使用管理,对于每一件贵重精密仪器均设立一本仪器设备使用维修记录,每次换用新册时,应将旧册存入档案。
第5篇 医院护理技术档案管理制度
某医院护理技术档案管理制度
(1)护理业务技术资料档案内容
1)护理技术资料:包括本院制订的各种疾病护理常规,各项技术操作规程,每年制订的科研计划,发表的护理学术论文,国内外护理科技动态,编目存档。全国、省、市有关护理学术论文资料,各种学习班及业务学习情况,专题讲座等。
2)护理业务工作档案:包括年度护理工作计划、工作总结,以及上级有关护理文件,申报上级有关呈批件存底;年度、季度护理工作检查评比总结;院内外有关护理工作制度;各种会议纪要、记录;护理人员的执业注册、进修、培训、出勤情况,以及奖、惩、缺陷事故等资料,均应登记存档。
3)各级护理人员业务技术档案:主要包括个人学历、经历、业务培训、业务技术考核情况,科研成果,学术论文,奖、惩及晋升材料等。
(2)护理业务技术档案管理
1)护理部指定专人负责材料收集、登记和保管工作。应保证材料的完整、清晰。
2)建立保管制度,平时分卷、分档存放,年终进行分类、分册装订,长期保管。
3)每位科护长配备电脑一台,建立档案与护理部联网。
第6篇 x医院人事干部档案管理制度
附属医院人事干部档案管理制度
一、干部档案保管制度
1、干部档案要建立坚固、防火、防潮的库房,做到库房、办公室、查阅室分开,库房面积每1000卷需20-25平方米,要有数量充足的铁质档案柜。
2、配备必要的安全设施,保持清洁卫生,做到防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等。
3、对库房设备和安全措施进行经常检查,发现问题及时解决。
4、对干部档案收进、移出、调阅、归还都要严格登记,做到有章可循,有目可查。
5、每年要核对一次干部档案顺序号,并作好登记,发现错号、错位要及时纠正;发现缺少,及时查找。
6、严禁任何人私自保存他人的档案材料,对私自保存他人档案材料拒不交出的,应视情节轻重,予以严肃处理。
二、干部档案管理部门的十项职责
1、保管干部档案,为国家积累档案史料。
2、收集、鉴别和整理干部档案材料。
3、办理干部档案的查阅、借阅和转递。
4、登记干部职务的变动情况。
5、为有关部门提供干部的情况。
6、做好干部档案的安全、保密、保护工作。
7、调查研究干部档案工作情况,制定规章制度,搞好干部档案的业务建设和业务指导。
8、推广、应用干部档案现代化管理技术。
9、定期向档案馆(室)移交死亡干部的档案。
10、办理其他有关事项。
三、档案管理人员岗位职责
1、严格遵守《干部档案工作条例》和《档案法》等的规定,认真执行干部档案管理的各项制度。
2、热爱本职工作,忠于职守,刻苦专研业务,不断提高业务水平和工作能力。
3、经常与有关部门联系,及时收集干部档案工作中形成的反映干部德、能、勤、绩的材料,充实干部档案内容。
4、对收集的材料进行认真鉴别,准确分类,编排有序,目录清楚,装订整齐;对要销毁的材料进行详细登记,并报请主管领导同意后,按规定处理。
5、严格执行查、借阅干部档案规定,热情接待查阅者,积极提供档案为干部工作服务。
6、严格遵守《保密法》的规定,保守干部档案秘密。
7、加强干部档案的安全保护工作,保证档案无丢失、损坏、盗窃、虫蛀、霉烂等。
8、完成领导交办的其他工作。
四、干部档案安全保卫制度
1、档案工作人员对干部档案安全要有高度意识,增强岗位责任感,自觉的做好档案安全工作。
2、档案库房非档案管理人员严禁入内。
3、档案工作人员应严格遵守库房安全管理规定,经常检查库房安全,离开库房时,必须关好门窗切断电源。
4、档案库房应具有防火、防盗、防有害气体、防光、防湿、防虫、防尘、防高温八防设施;严禁吸烟,室内外严禁堆放易燃、易爆物品。
5、档案工作人员应定期或不定期检查档案安全情况,及时将情况报告分管领导。
6、档案的摘抄、复印过程,必须随时有档案工作人员监护。
五、干部档案库房管理制度
1、干部档案库房是干部档案管理的基础设施,档案人员应高度重视,搞好库房管理。
2、库房内档案柜架要排列整齐,柜内案卷排列宽松适度,柜架编号利于取放。
3、定期观察库房温、湿度表,做好记录,并根据情况采取调节措施,使温度控制在14-24°c,相对湿度控制在45-60%。
4、加强干部档案保护,搞好清洁卫生,做到档案无霉变、虫蛀、鼠咬、尘污、褪变、破损等。
5、切实搞好干部档案库房的保密、保卫和防火工作,落实安全措施,下班前要关好电源、门窗。
6、非档案管理人员,未经允许不得擅自进入库房。
六、查阅干部档案规定
1、因工作需要查干部档案,须填写《查阅干部档案审批表》,按规定办理审批手续后,方可查阅。不得凭借调查证明或介绍信查阅干部档案。
2、查阅人必须是查阅单位的两名*党员干部。
3、任何个人不得查阅本人及其直系亲属的档案。
4、查阅人应严格遵守保密制度,不得向无关人员泄露或擅自向外公布档案内容。
5、严禁涂改、圈划、折叠、抽取、拆散档案材料,也不得擅自将材料装入档案;未经批准,不得擅自复制、拍摄档案内容。
6、查阅档案在查阅室内进行;查阅时不得喝水、吸烟,防止档案材料被毁坏。
7、查阅完毕,要进行登记。
七、借阅干部档案规定
1、干部档案一般不外借,如遇特殊情况要借阅时,借阅单位必须填写《借阅干部档案审批表》,由单位领导签字,经主管部门负责人批准方可外借。
2、借阅人不得借阅本人及其直系亲属的档案。
3、借出的干部档案必须指定专人保管,不得转借,更不得把档案给无关人员或干部本人翻阅。
4、借出的档案严禁涂改、圈划、折叠、抽取、拆散档案材料,也不得擅自将材料装入档案;未经批准,不得擅自复制、拍摄、公布档案内容。
5、借阅干部档案的时间,最长不超过15天,若需延长使用时间,应办理续借手续。
八、转递干部档案规定
1、干部档案应通过机要交通转递或派专人送取,不准邮寄或交干部本人自带。
2、县及相当县以上党委组织,人事部门,可以直接转递干部档案。
3、转出的档案必须齐全完整,并按规定经过认真的整理装订,不得扣留材料或分批转出。
4、转出档案必须按统一规定的“干部档案转递通知单”的项目详细登记,严密包封。
5、收到档案的单位,经核对无误后,应在回执上签名盖章后立即退回,逾期一个月未退回者,应进行催问,防止丢失。
6、为使干部档案能够随着干部调动或职务的变动而及时转递,干部调配、任免工作部门应将干部调入单位和任免通知及时告诉干部档案管理部门,并建立必要联系制度。
第7篇 z医院档案利用保密制度
人民医院档案利用保密制度
1.凡利用档案者,必须严格遵守档案管理的规章制度,认真履行借阅手续,编写利用效果登记表。
2、档案一般不出档案室,查阅档案在阅档案室进行,对保密档案,须经领导批准,专人查阅。
3.本单位人员因工作需要借阅,一般不得超过十天;外单位借阅档案须凭单位正式介绍信,经档案部门领导批准后在阅档室查阅。
4.凡是档案抄录、复制、复印的材料,经核对无误后,加盖“档案材料证明专用章”,予以证明。
5.借阅人员负责所借档案的安全、保密,查阅时严禁吸烟,不得抽换、污损,不得自行转借、翻印,不得给无关人员查看。
6.借阅人员因公出差、请假、休假、探亲,应立即归还所借档案,调动工作及退休人员应持有档案部门归还档案证明单,人事部门方可办理手续。借阅档案要按期催还和归还。
第8篇 z医院档案库房管理制度
人民医院档案库房管理制度
1.档案室未经档案人员许可不得入内。
2、档案库房应配置防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物、防污染等“七防”设施,并检查登记使用情况。
3.坚持定期检查库房,保持室内整洁、空气流通。
4.库房内禁止吸烟、使用明火,严禁存放易燃易爆物品和食品。
5.档案库房钥匙应有专人保管,不得随身携带,未经批准不得交给他人。
6.每天下班前应关闭门、窗、切断电源,确保档案安全。
第9篇 附五医院检验档案管理制度
医院检验档案管理制度
一.档案管理范围:包括科室人员业务技术情况、业务资料(含有检验操作规程、质控资料、检验结果登记等)、仪器及试剂资料、财产情况、教育及科研资料、医疗纠纷资料、管理制度等。
二.档案资料应注意完整、规范、保密,不得用圆珠笔书写,不得用热敏纸打印,不得任意抽样或丢失,不得向无关人员泄露。
三.所有档案资料应登记、分类、编号,并由专人保管。
四、归档资料中的质控资料、检验结果登记及操作规程应至少保存五年。销毁前必须经科室领导审批。
五.档案资料多时为便于查阅可建立索引。
六.外来人员查阅档案资料,均应经科主任同意。
七.上述档案亦可存入计算机,并按上述管理办法进行管理。未经允许,不得任意打开。可用加密措施保护档案的安全。
第10篇 医院财务会计档案立卷、归档、调阅、销毁制度
医院财务管理制度--会计档案立卷、归档、调阅、销毁制度
为了加强对会计档案的科学管理,健全会计档案工作制度,根据中华人民共和国财政部、国家档案局颁发的《会计档案管理办法》的规定,结合本单位的实际情况,特制定本办法:
一、会计档案是指会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计专业材料,它是记录和反映经济业务活动的重要史料的证据。因此必须加强对会计档案的管理,建立和健全会计档案的立卷归档、保管、调阅和销毁等管理制度,切实把会计档案管好。
二、本单位每年形成的会计档案,应由财会部门按照归档要求,负责整理立卷及装订成册。当年会计档案,在会计年度终了后,可暂由财会部门保管一年,第二年上半年应由财会部门编造清册移交档案室保管。
三、归档范围:
1、会计报表2、会计帐簿3会计凭证
实行会计电算化,年末必须将本年帐套数据软盘备份,每份数据均要备份二份,异地保管在指定的保管柜内。
四、整理方法:
1、分类:一般按年度形成分类,即首先按会计年度分开,然后按'类别名称'将会计档案分为报表、帐簿、凭证三大类。
帐薄:一般是一本为一卷(册),即一个保管单位。活页帐应抽出空白页,再按会计科目顺序装订成册,并加具帐簿封面。
凭证:按会计凭证的材料形成时间为顺序,连同所附的原始凭证,按日、旬、月的先后整理装订成册,年内连续编号共几册,并填写封面和备注。每册厚度要适中,装订线处要封角并由立卷人、会计主管人员签名或盖章,履行签封手续,以示负责。
报表:按年报、季报、月报、旬报等分别组成保管单位,可按文书立卷要求进行,卷内目录一般填到月或季表类型。
2、组卷:
会计凭证中工资清单签名的一页,应按月、按年归入到当年度的文书档案中去,属长期保管。
3、卷内排列:一般应按会计材料形成时间顺序排列,报表卷内文字材料(如决算说明等)在前,表格在后。
4、编页号:只编有效页号,一页一号,活页空帐页要抽出。
5、装订:应拆除所有金属物,对已损坏的会计材料要进行裱糊,缺少装订线的要加边。
6、拟写案卷题名(标题):一般应由责任者(即作者)、时间(针对年月)、内容和名称四部分组成。
7、案卷排列与编卷号:应先分报表、帐簿、凭证三大类,再按每类的不同保管期限顺序由长到短排列,一年度一个流水案卷号。
8、编制案卷目录:历年案卷目录分报表、帐簿、凭证装订成三本。
9、归档时间:当年的会计档案、在会计年度终了后,可暂由本单位财会部门保管一年,以方便利用。期满后,原则上应按期将会计档案移交给档案室保管。移交时,财会部门应编制会计档案移交清册(案卷目录)一式两份,交接双方应签字,一份由会计部门留存,一份随会计档案移交。若档案库房限制不能全部接收时,可暂留财会部门保留,但会计部门需编制会计档案案卷目录送档案室存档。
五、保管期限:
1、会计报表:
年报为永久;月报表和季报表为五年。
2、会计帐簿:总帐十五年;现金日记帐二十五年;银行日记帐二十五年;明细帐和辅助帐均为十五年。
3、会计凭证:十五年。
六、会计档案的保管和利用:
1、会计档案实行集中统一管理的原则。
2、对会计档案必须进行科学管理,做到妥善保管。存放有序,查找方便。同时严格执行安全和保密制度,不得随意堆放,严防毁损、散失和泄密。
3、会计档案应为本单位积极提供利用,也可以为上级单位提供利用。调阅时,要严格办理手续。本单位人员调阅,要经会计主管人员同意;外单位人员借阅,要有调阅单位的正式介绍信,并注明调阅会计档案的内容,经单位领导人和会计主管人员批准后,办理调阅手续。在调阅过程中,只能调阅与调阅内容有关的资料,不能调阅与调阅内容无关的资料。原则上档案原件不得借出,也不得拆散原卷(宗)册。外单位调阅会计档案,要抄录和复制的由会计主管人员签署意见,经本单位领导批准。如有特殊需要,经本单位负责人批准后,提供查阅或者复制,并办理登记手续。各单位应当建立会计档案查阅、复制登记制度,为会计档案的利用提供依据。
七、会计档案的鉴定与销毁:
会计档案保管期满需要销毁,(除未了结的债权债务的原始凭证、涉及房地产权的转让契约外),由档案室提出销毁意见,会同财会部门共同鉴定,严格审查、编造销毁清册,按不同情况分别报请主管领导或上级主管部门批准后销毁,销毁时应派人监销。销毁后,经销人、监销人、批准人均应销毁清册上签名盖章
第11篇 医院医疗设备档案管理制度
人民医院医疗设备档案管理制度
医疗仪器设备档案是医院整个档案的组成部分,也是医疗仪器设备动态管理工作中不可能缺少的部分。它对医疗仪器设备的计划、购置论证、安装、验收、使用、维护、计量、质量管理、调剂、报废等全过程管理中有着特别重要的作用,特制订如下制度:
(一)档案管理的要求:要体现真实、完整、动态。
(二)确定兼职档案员一名,负责医疗仪器设备的建档工作。
(三)凡属固定资产管理的医疗设备,均应建立医疗设备档案;5万元及以上的医疗设备应建立完整的档案,5万元以下的医疗设备建立简易档案(具体简易程度要根据仪器设备的特性、使用的场合来决定)。
(四)医疗仪器设备完整档案的内容包括:
1.筹购资料:申请报告、论证表、合同、安装调试、验收记录及有关医疗器械的合法证件等。
2.仪器设备随机资料:产品样本、使用手册、维修手册、线路图及其它有关资料。
3.管理资料:操作规程、维修保养制度、应用质量检测与评价、计量、使用维修记录、效益评价及调剂、报废情况记载等。
(五)档案的建立:
1.兼职档案员参与大型仪器设备的开箱验收,并详细记录随机所附的有关技术资料。
2.收集建档范围内的有关资料。
3.整理、分类、登记,建立设备档案。
(六)档案的管理:
1.5万元以上的医疗设备档案交医院总档案室保管,5万元以下的档案由医疗设备科负责保管。
2.上一年度的医疗仪器设备技术档案应在本年度末完成建档工作,5万元及以上的设备档案移交给医院总档案室保管。
3.及时做好动态档案信息的补充更新工作。
4.医疗设备档案的借用手续,遵守医院总档案室的规定。
5.技术档案要按规定保存时间进行保管;销毁档案资料要经过批准。
6.兼职档案管理人员工作变动时,要办理好档案移交工作。
第12篇 某人民医院档案管理制度
某市人民医院档案管理制度
档案管理制度
1、认真执行档案工作法律、法规,健全档案管理制度。统一管理本单位的档案,并按规定及时向档案室移交档案。
2、医院的档案工作要与本部门的各项工作紧密结合,实行“四同步”管理,即布置、检查、总结、验收各项工作时应同时布置、检查、总结、验收档案工作。
3、院内各部门要按照归档范围要求,将上年形成的各资料,在本年度三月底前移交综合档案室,综合档案室应于六月底前完成立卷、归档工作。
4、每年形成的会计档案由财务部门负责整理立卷装订成册,并按规定要求编造清册按时移交综合档案室保管。
5、基建档案在每一项目竣工后2个月内,负责基建人员应及时向城建档案馆交齐文件材料,并收回押金,同时上交一套给综合档案室。
6、科研档案在项目完成后,由项目负责人及时收集整理后交综合档案室。
7、设备档案应由综合档案室统一管理,确因工作需要的,设备科可采取借用形式保管使用,新设备开箱前,应有档案人员在场清点全部机器资料,办好归档手续。
8、综合档案室要维护档案的完整和安全,妥善保管好档案,为本单位提供利用。
档案保密制度
1、严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关保密制度,及时向查档人中进行保密宣传。
2、严格遵守查阅档案的制度。对有密级的档案材料更应严格查阅手续,必要时使用阅档案保密夹。
3、会计档案、科技档案除直接责任人外,他人不得查阅。如需查阅,须经责任人同意,并由档案人员陪同查阅。
4、档案材料需要复制时,须领导批准,不得擅自转借及复制。
5、经鉴定确认无保存价值的档案,要造册登记,按有关规定手续办理,以防失密。
档案保管制度
1、档案是党和国家的宝贵财富,档案人员必须切实保护、保管好。
2、建立全宗卷,做好立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等工作。
3、利用现有的设备,改善库房保管条件,保持库房适宜的温湿度。
4、每半年检查档案的保管状况,并作记录,及时消除各种隐患,保护档案的完好性。
5、对已破损、霉变和褪色的档案,及时进行修补抢救工作,维护档案的完整。
6、做好“六防”(防火、防盗、防潮、防虫咬、防光、防鼠),“三无”(无丢失、无霉变、无差错)。
借阅制度
1、本院保管的档案原则上只供内部查阅,外单位人员借阅档案,凭介绍信、本人身份证或工作证,征得管理部门意见,经办公室负责人同意,方可查阅。
2、一般情况下查阅档案,应在阅文室或指定地点。欲外借者,需经办公室负责人批准,借期不得超过一周(设备资料除外),特殊情况需办理续借手续。对超期不还者,除及时催收外,对其进行批评教育。
3、绝密案卷不得外借和随便利用,查阅需经分管领导批准。
4、任何人不得私自涂改,不得翻印、拆散、转借。不得短少和丢失,违者必究。
5、建立借阅档案登记制度,严格填写登记簿。归还的档案,进行复查其完整度,办理注销手续。
统计制度
1、做好档案的接收、移交登记工作。
2、准确及时填报档案工作情况报表。
3、做好档案的利用情况统计,包括利用人次、利用效果的登记工作。
4、做好档案的鉴定情况统计,包括保存、剔出、销毁数。
档案的鉴定制度
1、成立医院档案鉴定小组,负责对医院各类档案的鉴定工作,判定档案的价值,调整档案密级,决定档案存毁。
2、做好平时鉴定、到期鉴定工作,销毁鉴定后需销毁的档案。
3、对鉴定需销毁的档案,编制鉴定清册,经批准后,指派专人负责监销,监销人员在销毁清册上签名。
4、做好档案鉴定情况的统计,包括保存、剔出、销毁数。
档案利用制度
1、档案人员要有责任心,熟悉业务、熟悉室藏。
2、建立档案的全引目录、分类目录、案卷目录、大事记、组织沿革、全宗介绍、干部任免、离退休等索引。
3、利用者按规定办理利用手续。
4、主动提供档案信息,对档案的利用情况和效果反馈进行认真登记。
档案修改补充制度
1、归档案后的文件材料发现重要的原始材料遗漏归档,或发现归档文件有误,表达不确切,应予修改补充。
2、修改前应填写更改通知单,通过会签的方法,取得有关科室同意,分管领导的批准。
3、文件材料修改、补充后在卷内备考表中注明更改情况。
科室预立卷制度
1、院的发文及上级来文由文书收发人员做好平时的分发工作。办理完毕及时归档,并按要求,做好档案的预立卷工作,于次年三月底前交院综合档案室。
2、各业务科室在开展疾病防治、教学、健康教育、科研培训及其它业务活动中形成的材料,由各科室兼职档案员进行预立卷工作,并于次年三月底前交综合档案室。
档案库房管理制度
1、档案库房为保存本单位全部档案的场所,全宗内的档案按永久、长期、短期安放、排列。
2、进入库房的档案应放置干燥的档案架上,排放整齐、美观,定期检查,发现问题及时处理,在适当时候进行自然通风。
3、档案架内放置樟脑丸,室内存放灭火器及温度计,相对的湿度控制在60%左右。并有温湿度记录,室内做到防火、防虫、防潮等六防措施。
4、库房内经常保持清洁卫生,非档案人员末经允许,不得入内,与档案无关的物品不得存放库房内。未经鉴定和批准的档案,不得任意销毁。
科研课题鉴定、工程竣工验收、设备开箱制度
1、本院召开科研课题鉴定会、工程竣工验收会以及设备仪器开箱,经办人必须通知综合档案室。
2、本院工程项目(十万元以上)的全部材料在竣工验收后归档。
3、仪器、设备(万元以上)文件资料,在安装验收后合格,正常运行后即归档。
4、科研课题、专题调查项目待调查、研究结束或告一段落时做出总结和成果鉴定后归档。
5、资料收集齐全、完整交综合档案室出具归档证明。
照片与声像档案管理制度
1、本院科室、个人在工作活动中形成的照片、声像等具有保存价值的,均应及时交院综合档案室集中统一管理,任何部门和个人不得占
为已有。
2、向综合档案室移交的照片档案应包括照片、底片和文字说明,照片与影像相符。
3、向综合档案室移交的声像档案应是原片,并贴有文字说明。
4、存放照片与声像档案的库房应采取防止高温、高湿和强化的措施,应定期检查,以防损坏。
5、向综合档案室移交照片与声像档案时,交接双方根据目录清点核对,并履行签字手续。
财务档案管理制度
1、会计档案是指会计凭证,会计账簿和会计报表等会计核算材料。
2、会计档案资料是记录和反映经济业务的重要资料和证据,必须专人负责保管。
3、每年形成的会计档案由财务部门按照归档的要求,负责整理立卷装订成册,每年会计档案在会计年度终了后,可暂由财务科保管一年,期满后,由财务科编造清册移交档案部门保管,档案部门保管的会计档案,不得任意拆封,如要拆封须会同财务部门一起拆封,重新订须双方加盖印章,在不具备移交的情况下,财务科要加强管理,要有专柜存放,不得随意堆放,造成毁损散失。
4、建立会计档案查阅登记簿,详细记录查阅会计档案的时间、内容、单位和人员姓名、通信号码、批准领导等内容,会计档案原则上不得外借,如有特殊情况,须经院领导批准并办理登记手续。
5、保存期限按财政部,国家档案局(84)第85号关于制发《会计档案管理办法》的通知执行。
6、原始凭证、记账凭证和汇总凭证、日记账总账、明细分类、分户或登记簿,会计清册保存期为十五年。
7、月报、季报保存期为五年。
8、现金出纳账、银行存款账、会计档案保管清册,会计档案销毁清册保存期为二十年。
9、涉及外事的会计凭证、预算、决算工资册保存期限为永久。
