某某工业园区设施设备业主档案的建立管理方案
某工业园区设施设备、业主档案的建立与管理方案
一、管理规章制度
科学完善、合理量化。健全实操的管理规章制度是我们取得成功的重要法宝,也是提高服务品质、提升工业园区形象的重要依据。为进行统一规范和管理,接管后,我们将严格按照iso9001国际标准人、及我公司质量体系文件的要求,对项目实施专业化、规范化管理。我们还将根据该项目实际情况对规章制度及相关程序作适当调整。管理制度主要包括公众制度及应急措施、iso9001服务质量控制程序文件、公司内部管理制度等。
二、档案建立与管理
随着建筑设计高科技、专业化的发展,信息成为管理资源中又一重要因素,为此,在信息收取时广开信息渠道,存储时做到内容全面、丰富,收集时尽可能地完整。我们拟对项目所有物业管理与服务的项目,从主体到配套,从建筑到环境,从硬件到软件等都建立相应的管理档案。并树立档案管理的财富观、资源观和服务观,使档案管理真正为管理服务。
三、档案管理运作环节
1、资料的收集,直接隶属于客户服务中心。建立相应的规章制度,对所有档案资源进行严格管理。在收集时,坚持内容丰富的原则,根据实际全面收集,小到一盆花都有详细的资料收集。
2、资料的分类整理,根据其性质、特点进行细分,做到条理清晰,分类合理。
3、资料归档管理,按照资料本身的内在规律、联系进行分类保存,做到便于查找和调用,在进、出档案室都有严格的规定,严防文件流失。档案的管理环境必须做到“三防”,即防火、防潮、防变质。
四、档案资料的分类
1、接管移交资料:
名称 资料内容
工程建筑产权资料a:规划图纸、项目批文、用地批文b:建筑许可证、投资许可证、开工许可证c:拆迁安置资料
工程技术资料a:红线图、总平面图b:地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告c:工程合同、工程预决算d:工程设计变更、通知及技术核算单e:竣工图:1.单体建筑、结构、设备竣工图 2.消防、智能化、中央空调等工程及地下管网竣工图f:房屋、消防、智能化、中央空调等竣工验收证明书g:钢材、水泥等主要材料的质量保证书h:新材料、构配件的鉴定合格证书i:供水、供电、电梯、消防、智能化、中央空调等设备的检验合格证书j:供水、供电、电梯、消防、智能化、中央空调等设备技术资料k:砂浆、混凝土试块、试压报告l:绿化工程竣工图m:其它技术资料
2、管理档案资料
名称 资料内容
物业资料a:基本资料
b:标识资料
事务管理资料a:事务值班表
b:事务交接记录表c:物品搬出(入)登记表d:日常事务巡视记录e:事务回访登记表
维修资料a:维修申报表b:维修服务派工单c:维修回访记录本d:公共设施维修记录
安全防范及交通管理资料a:日常巡查记录、交接班记录、值班记录b:查岗记录c:物资搬运放行记录、紧急事件处理记录d:车辆管理记录、车辆详细资料、车辆出入记录
设备管理资料a:公用设施保养维修记录b:各项机电设备保养维修运行记录c:设备分承包方维修保养记录d:设备检查记录
员工管理资料a:员工个人资料、聘用表b:员工业绩考核及奖罚记录c:员工培训计划及实施记录 d:员工培训考核记录e:员工外出考评及参加演练记录f:员工住房及内务管理记录
意见反馈资料a:服务质量回访记录表b:意见调查、统计记录c:投诉及处理记录表
行政文件资料a:管理处主任值班及督察记录b:政府部门文件c:物业公司及主管领导部门文件d:管理处规章制度、通知、通报等文件e:管理处荣誉一览表f:管理处接待来访参观记录表
会务资料a:会务承办实施方案b:会务摄影及录音、录像资料
