美居物业钥匙管理方案

美居物业钥匙管理方案

美居中心钥匙管理方案

管理方案制作目的:对商场各类钥匙统一管理,落实责任,避免出现乱领滥用情况,避免安全隐患,保障营业运行和紧急情况下钥匙的使用,。

管理方案执行时间:批准后执行。

管理方案执行部门:楼层安管部、行政人事部。

管理方案概要说明:

1、商场钥匙的分类:办公管理类(各办公室、库房、办公桌、文件柜等);通道管理类(公共大门及卷帘、消防通道、观光电梯、货梯、扶梯等);设备管理类(各类机房、泵房、配电室等);消防管理类(消防卷帘、监控室、消防电梯等);公共管理类(卫生间、开水房等);商户店铺门。

2、商场钥匙管理原则:归口管理、统一分配、定期审查。

办公管理类钥匙归口行政人事部管理;通道管理类、设备管理类、消防管理类、公共管理类等归口楼层安管部管理。

管理方案组成:

1、管理部门的主要职责。

2、钥匙管理工作流程。

3、钥匙管理规定。

4、相关工作表格。

一、管理部门的主要职责

1、行政人事部

1)负责办公管理类钥匙的统一编号、登记、分配、回收和使用检查。

2)定期与楼层安管部联合对各类钥匙管理及使用情况进行审查。

3)负责所有办公管理类钥匙的备份保管和特殊情况下的使用(特殊情况包括:突发事件、紧急需求、人员离职未交还钥匙等)。

4)负责所有钥匙的丢失审查、锁具更换和钥匙配置工作。

2、楼层部

1)负责通道管理类、设备管理类、消防管理类、公共管理类钥匙的统一编号、登记、分配、回收和使用检查。

2)定期与行政人事部联合对各类钥匙管理及使用情况进行审查。

3)负责所有通道管理类、设备管理类、消防管理类、公共管理类钥匙的备份保管和特殊情况下的使用(特殊情况包括:突发事件、紧急需求等)。

4)与行政人事部配合回收因人员离职未交还的钥匙。

二、钥匙管理工作流程

1、钥匙领用/借用流程(不含办公管理类钥匙)

钥匙分配授权批准人:楼层总监

钥匙使用授权批准人:通道管理类(安管部经理)、设备管理类(工程部经理)、消防管理类(安管部经理)、公共管理类(楼层部经理)。

2、钥匙封存与启用流程(不含办公管理类钥匙)

一般针对商户钥匙管理(商户店铺内若发生紧急情况或能够产生损失的情况,而商户不在现场,时间紧迫时,可以启用封存钥匙)。

3、更换锁具和配置钥匙申请流程(不含办公管理类钥匙)

三、钥匙使用管理规定

1、所有使用公司钥匙人员必须保证钥匙的对应性和唯一性,不得转借、代领或代用、或代为保管。

凡因此而造成不必要损失,皆有钥匙领用人承担。

2、归口管理部门要对接受到的钥匙进行分类、编号、存档管理。

3、对于每套钥匙,领用人只能领取一把,其余由归口部门统一保管。

4、对于每套钥匙,归口管理部门都要保留钥匙坯子做备份。

5、领用钥匙人员不得私自配制任何钥匙,若发生钥匙丢失,必须报由归口管理部门统一配置。

6、需要在岗位上移交的钥匙,应由部门制定严格的交接制度,每次都要作好移交记录。

7、任何钥匙的领用、借用都必须取得授权批准人书面同意;遇有紧急情况可以在授权人口头同意后临时使用钥匙。

8、任何人员不得以工作之便因私使用钥匙。

9、钥匙管理人、使用人发现钥匙损坏后,要将残品上交做统一销毁,并做出书面报告。

10、归口管理部门要配合建立每月钥匙使用情况检查制度,对钥匙的领用记录、借用记录和实际使用情况进行详细检查,形成书面报告上报公司总经理。

四、相关工作表格

钥匙领用登记表

临时钥匙借用登记表

商户钥匙封存承诺书

更换锁具或配置钥匙申请

(见附件)