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第1篇 小区分项物业管理方案：档案建立
华庭小区分项物业管理方案:档案建立
14.小区档案建立与管理
建立j华庭的资料档案,加强资料档案的管理,对于保存小区的历史信息,维护管理的连续性和规范化,便于楼宇及设备设施的检查、维护、更新和住户的沟通、联系,作用不可低估。
(1)管理内容
a.工程档案:从接管开始的所有工程技术、维修、改造资料、各种竣工图及各类设施资料等;
b.住户档案:所有住户购(租)房合同(复印件),住户基本情况登记表、装修申请表和住户健康状况登记表等;
c.商场档案:商场名称、经营范围、审批手续、交费情况、经营情况等;
d.管理档案:绿化资料、日常巡查、(清洁、维修、保安)记录、值班记录、车辆管理记录、监控记录、监控录像、各类活动的照片资料、维修记录、设备运行记录、有偿服务记录、会议记录、荣誉资料等;
e.财务档案:逐年形成的小区财务收支报表、物业维修基金使用报表等;
f.文件档案:有关物业管理法规政策、公司文件等。
(2)管理措施
a.制订档案管理制度,并严格执行;
b.按照档案管理要求,分门别类,编目造册,方便查阅,利于管理;
c.专人管理,责任到人,存放有序,管理规范;
d.配置专门的档案管理用房和必要的设备设施,以满足档案管理要求;
e.根据档案资料的形式、性质,采取不同的管理手段,科学管理,确保档案资料完整、安全;
f.实现电脑化管理,提高管理水平。
第2篇 住宅项目物业管理档案建立方案
住宅项目物业管理档案建立方案
1、物业档案建立的内容
业主入伙资料
业户家庭资料
业户联系电话
包括:正常情况下的联系电话和紧急情况下的联系电话,如家庭电话、单位电话、手机、呼机、e-mail地址等。
业户室内装修管理资料
包括:装修申请表、装修过程情况记录、管线变动情况等。
业户日常维修资料
包括:维修、维修回访等记录情况。
业户反馈资料
包括:服务质量回访记录、业户投诉及处理记录、业户意见征询、统计记录等。
2、物业档案管理的具体措施
业户档案资料是在业户入伙以后逐步建立起来的,其内容包括业户的姓名、家庭情况、工作单位、联系方法、管理费收缴情况、室内装修管理资料及物业独用部分使用及保养维修情况等。
(1)业户档案的收集
物业设立档案室,建立相应规章制度,对业户档案进行严格管理。资料收集坚持内容丰富的原则。在实际工作中从需要出发,扩大资料来源,从时间上讲是在业主入伙时开始收集归档,实行业户一户一档。
(2)业户权籍资料管理
从业户入伙开始,应着手权籍资料的收集工作,权籍资料的收集、整理、归档,应做到条理清晰、完整齐全,便于查阅。管理和使用好权籍资料,动态反映业户权籍状况,为业户需求提供服务。
(3)业户档案的整理
各个业务范围上收集到的信息资料,统一交档案员集中整理,整理的重点根据资料内容、来源进行分类,做到条理清晰、便于查阅。
(4)业户档案的归档
***华庭住宅小区管理处的业务接待将收集到的业户资料每月五日前提交档案中心。物业档案中心员按照物业管理自身的内在规律和联系,将资料分类有序地保存,并输入计算机存档,运用计算机的先进手段进行档案资料的管理。
(5)档案的利用
为业户服务工作及时提供档案资料,直接或间接地为业户管理服务,从而有效地提高服务质量和服务水平。
(6)业户档案的管理
业户档案的使用应有严格的规定,借阅必须由具备规定条件的人员经登记后方可借出,归还时须由专人进行检查,如有破损,立即修复,严重时追究有关人员的责任。业户档案存放时要做好防火、防潮、防蛀工作,计算机使用时应防止电脑病毒侵入。
