会议大厦会务服务管理要点
行政办事中心及会议大厦会务服务管理要点
l、专业化酒店式服务
在行政办事中心及会议大厦物业服务中心成立专职会务服务组,专业提供会务服务。会务服务组服务人员由公司具有丰富会务服务经验的专业人士负责进行,会务服务人员须通过符合zzbi行为规范的服务技能、服务礼仪及服务技巧等内容的专业培训及考核,选派骨干力量接受星级酒店的培训,在引导接待、礼仪迎宾、会场服务等方面始终保持较高的专业水准。同时我司将在和甲方充分沟通的基础上建立一套严格而规范的会务服务操作细则,指导服务人员的操作行为,以确保行政办事中心及会议大厦的会务服务质量。
2、个性化全天候服务
在会务服务中,无形和灵动是我们追求的境界,幕后工作讲究的是细节和周全,在标准化的基础上,个性化服务是保证机关会务服务质量的关键。
我们的会务眼务人员能根据会议的性质、会场的条件因地制宜的布鬣会场.人到主席台的布置、桌椅的摆放及数量、与会人员的就座方位、卫生间及吸烟处的应急处理,小到水果、茶叶、水、纸盒的要求.以及对灯光音响的细致入微的观察.都是我们作为专业服务人员必须具备的技能技巧。会议主调是严肃还是轻松,是工作布置还是联谊交流,会务服务人员应当准确把握并努力营造相适应的氛围。同时,会务服务人员在长期的实
践中通过专业培训,能具备识别领导身份和来宾身份的基本判断能力和技巧。掌握与会领导的个人习惯、基本的性格爱好及工作要求,能使我们的服务更加得体、舒适,进退有余。在无形中创造一个舒适、宽松、方便的会议环境。
在长期的政府物业服务时间中,我们能理解和适应机关工作的紧凑性、突发性和随机性,在不规律的服务要求中寻找服务的规律,以此适应和提供相应的配套服务。全天候立体式作业就是一个基本要求,所有会务服务人员和其他服务人员。我们要求象一只训练有素的纪律部队,各专业互相配合.招之即来,来之能战,时刻准备着。
3、保密教育
由于机关会议具有保密性质,物业工作人员特别是会务服务人员除了具备良好的操作技能外。还必须具备良好的职业道德和保密意识。基于此,我们在管理中实行'授权和保密管理'制度。
zz物业在人员招聘时,即实行了基本的从业资格和过往工作经历的基本调查,同时对重要岗位实行担保制度,并须由员工户口所在地公安机关出具'无犯罪记录证明'文件,确保员工的素质能符合要求。对交接人员,我司将同样加强这方面的管理。同时对能接触一定政府机密信息的会务服务人员,实行'授权上岗和保密教育'制度,我司将与会议举办方和机关事务管理局保持沟通,了解对会议要求的各项信息并坚决执行。
4、三级检查及确认制度
由于会务服务的重要性,必须确保会议进行的顺畅。因此,我们将在会务服务前实行三级会务检查与确认。会务服务组长提前二小时进行一级检查与确认(确认会议安排是否调整),环境主管提前一小时进行二级检查与确认(对一级确认、工作安排及准备情况进行确认),服务热线提前半小时进行检查确认(核实前两级确认,并对相关部门的协调配合情况进行确认)。实行三级会务检查与确认制度,可有效杜绝漏洞和疏忽,确保会务服务取得良好的效果。
