档案管理办法细则（15篇范文）

第1篇 档案管理办法细则

档案法实施细则全文

第一章 总则

第一条 根据《中华人民共和国档案法》(以下简称〈档案法〉)的规定,制定本办法。

第二条 〈档案法〉第二条所称对国家和社会有保存价值的档案,属于国家所有的,

由国家档案局会同国家有关部门确定具体范围;属于集体所有的,个人所有以及其他不属于国家所有的,由省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门征得国家档案局同意后确定具体范围。

第三条 各级国家档案馆馆藏的永久保管档案分一、二、三级管理,分级的具体标准和管理办法由国家档案局制定。

第四条 国务院各部门经国家档案局同意,省、自治区、直辖市人民政府各部门经本级人民政府档案行政管理部门同意,可以制定本系统专业档案的具体管理制度和办法。

第五条 县级以上各级人民政府应当加强对档案工作的领导,把档案事业建设列入本级国民经济和社会发展计划,建立、健全档案机构,确定必要的人员编制,统筹安排发展档案事业所需经费。

机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导,保障档案工作依法开展。

第六条 有下列事迹之一的,由人民政府、档案行政管理部门或者本单位给予奖励;

(一)对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的;

(二)对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的;

(三)对档案学研究做出重要贡献的;

(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给国家的;

(五)同违反档案法律、法规的行为作斗争,表现突出的。

第二章 档案机构及其职责

第七条 国家档案局依照〈档案法〉第六条第一款的规定,履行下列职责;

(一)根据有关法律、行政法规和国家有关方针政策,研究、制定档案工作规章制度和具体方针政策;

(二)组织协调全国档案事业的发展,制定发展档案事业的综合规划和专项计划,并组织实施;

(三)对有关法律、法规和国家有关方针政策的实施情况进行监督检查,依法查处档案违法行为;

(四)对中央和国家机关各部门、国务院直属企业事业单位以及依照国家有关规定不属于登记范围的全国性社会团体的档案工作,

中央级国家档案馆的工作,以及省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门的工作,实施监督、指导;

(五)组织、指导档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训;

(六)组织、开展档案工作的国际交流活动。

第八条 县级以上地方各级人民政府档案行政管理部门依照〈档案法〉第六条第二款的规定,履行下列职责;

(一)贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策;

(二)制定本行政区域内的档案事业发展计划和档案工作规章制度,并组织实施;

(三)监督、指导本行政区域内的档案工作,依法查处档案违法行为;

(四)组织、指导本行政区域内档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训。

第九条 机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案、机构依照〈档案法〉第七条的规定,履行下列职责;

(一)贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策,建立、健全本单位的档案工作规章制度;

(二)指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作;

(三)统一管理本单位的档案,并按照规定向有关档案馆移交档案;

(四)监督、指导所属机构的档案工作;

第十条 中央和地方各级国家档案馆,是集中保存、管理档案的文化事业机构,依照〈档案法〉第八条的规定,承担下列工作任务;

(一)收集和接收本馆保管范围内对国家和社会有保存价值的档案;

(三)采取各种形式开发档案资源,为社会利用档案资源提供服务。

按照国家有关规定,经批准成立的其他各类档案馆,根据需要,可以承担前款规定的工作任务。

第十一条 全国档案馆的设置原则和布局方案,由国家档案局制定,报国务院批准后实施。

第三章 档案的管理

第十二条 按照国家档案局关于文件材料归档的规定,

应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全,并进行整理、立卷,

定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理;任何人都不得拒为己有或者拒绝归档。

第十三条 机关、团体、企业事业单位和其他组织,应当按照国家档案局关于档案移交的规定,定期向有关的国家档案馆移交档案。

属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接受范围的档案,立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交;

属于县级国家档案馆接受范围的档案,立档单位应自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交。

经同级档案行政管理部门检查和同意,专业性较强或者需要保密的档案,可以延长向有关档案馆移交的期限;

已撤消单位的档案或者由于保管条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的档案,可以提前向有关档案馆移交。

第十四条 既是文物、图书资料又是档案的,档案馆可以与博物馆、图书馆、纪念馆等单位相互交换重复件、复制件或者目录,联合举办展览,共同编辑出版有关史料或者进行史料研究。

第十五条 各级国家档案馆应当对所保管的档案采取下列管理措施;

(一)建立科学的管理制度,逐步实现保管的规范化,标准化;

(二)配置适宜安全保存档案的专门库房,配备防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施;

(三)根据档案的不同等级,采取有效措施,加以保护和管理;

(四)根据需要和可能,配备适当档案现代化管理需要的技术设备。

机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案保管,根据需要,参照前款规定办理。

第十六条 《档案法》第十四条所称保密档案密级的变更和解密,依照《中华人民共和国保守国家秘密法》及其他实施办法的规定办理。

第十七条 属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案,档案所有者可以向各级国家档案馆寄存、捐赠或者出卖。

向各级国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖、转让或者赠送的,必须报经县级以上人民政府档案行政管理部门批准;

严禁向外国人和外国组织出卖或者赠送。

第十八条 属于国家所有的档案,任何组织和个人都不得出卖。

国有企业事业单位因资产转让需要转让有关档案的,按照国家有关规定办理。

各级各类档案馆以及机关、团体、企业事业单位和其他组织为了收集、交换中国散失在国外的档案、进行国际文化交流,

以及适应经济建设、科学研究和科技成果推广等的需要,经国家档案局或者省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门依据职权审查批准,可以向国内外的单位或者个人赠送、交换、出卖档案的复制件。

第十九条 各级国家档案馆的一级档案严禁出境。

各级国家档案馆馆藏的二级档案需要出境的,必须经国家档案局审查批准。

各级国家档案馆藏的三级档案、各级国家档案馆馆藏的一、二、三级档案以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案及其复制件,

各级国家档案馆以及机关、团体、企业事业单位、其他组织和个人需要携带、运输或者邮寄出境的,必须经省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门审查批准,海关凭批准文件查验放行。

第四章 档案的利用和公布

第二十条 各级国家档案馆保管的档案应当按照《档案法》的有关规定,分期分批地向社会开放,并同时公布开放档案的目录。

档案开放的起始时间:

(一)中华人民共和国成立以前的档案(包括请代以前的档案;民国时期的档案和革命历史档案),自本办法实施之日起向社会开放;

(二)中华人民共和国成立以来形成的档案,自形成之日起瞒30年向社会开放;

(三)经济、科学、技术、文化等类档案,可以随时间社会开放。

前款所列档案中涉及国防、外交、公交、国家安全等国家重大利益的档案,以及其他虽自形成之日起已满30年但档案馆认为到期仍不宜开放的档案,经上一级档案行政管理部门批准,可以延期向社会开放。

第二十一条 各级各类档案馆提供社会利用的档案,应当逐步实现以微缩品代替原件。

档案微缩品和其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的,具有与档案原件同等的效力。

第二十二条 《档案法》所称档案的利用,是制对档案的阅览、复制和摘录。

中华人民共和国公民和组织,持有介绍信或者工作证、身份证等合法证明,可以利用已开放的档案。

外国人或者外国组织利用中国已开放的档案,须经中国有关主管部门介绍以及保存该档案的档案馆同意。

机关、团体、企业事业单位和其他组织以及中国公民利用档案馆保存的未开放的档案,须经保存该档案的档案馆同意,必要时还须经有关的行政管理部门审查同意。

机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构保存的尚未向档案馆移交的档案,其他机关、团体、企业事业单位和组织以及中国需要利用的,须经档案保存单位同意。

各级各类档案馆应当为社会利用档案创造便利条件。

提供社会利用的档案,可以按照规定收取费用。

收费标准由国家档案局会同国务院价格管理部门制定。

第二十三条 《档案法》第二十二条所称档案的公布,是指通过下列形式首次向社会公开档案的全部或者部分原文或者档案记载的特定内容;

(一)通过报纸、刊物、图书、声像、电子等出版物发表;

(二)通过电台、电视台播放;

(三)通过公众计算机信息网络传播;

(四)在公开场合宣读、播放;

(五)出版发行档案史料、资料的全文或者摘录汇编;

(六)公开出售、散发或者张贴档案复制件;

(七)展览、公开陈列档案或者其复制件。

第二十四条 公布属于国家所有的档案,按照下列规定办理;

(一)保存在档案馆的,由档案馆公布;必要时,应当征得档案形成单位同意或者抱经档案形成党委的上级主管机关同意后公布;

(二)保存在各单位档案机构的,由各该单位公布;必要时,应当抱经上级主管机关同意后公布;

(三)利用属于国家所有的档案的单位和个人,未经档案馆、档案保存单位同意或者前两项所列主管机关的授权或者批准,均无权公布档案。

属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的档案,其所有着向社会公布时,应当遵守国家有关保密的规定,不得损害国家的、社会的、集体的和其他公民的利益。

第二十五条 各级国家档案馆对寄存档案的公布和利用,应当征得档案所有者同意。

第二十六条 利用、公布档案,不得违反国家有关知识产权保护的法律规定。

第五章 罚则

第二十七条 有下列行为之一的,由县级以上人民政府档案行政管理部门责令限期改正;情节严重的,对直接负责的主管人员或者其他直接责任人民依法给予行政处分;

(一)将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为几有,拒绝交档案机构、档案工作人员归档的;

(二)据按照国家规定向国家档案馆移交档案的;

(三)违反国家规定擅自扩大或者缩小档案接收范围的;

(四)不按照国家规定开放档案的;

(五)明知所保存的档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的;

(六)档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守,造成档案损失的。

第二十八条 《档案法》第二十四条第二款、第三款规定的罚款数额,根据有关档案的价值和数量,对单位为1万元以上10万元以上,对个人为500元以上5000元以下。

第二十九条 违反《档案法》和本办法,造成档案损失的由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门根据损失档案的价值,责令赔偿损失。

第六章 附则

第三十条 中国人民解放军的档案工作,根据《档案法》和本办法确定的原则管理。

第三十一条 本办法自发布之日起施行。

第2篇 工程合同管理、信息及档案资料管理监理细则

工程监理细则:合同管理、信息及档案资料管理

(一)合同管理内容

1.协助业主分析合同条款,订立合同(包括实施中的各类合同),避免合同签订以后造成被动;

2.熟悉业主与施工单位订立的合同,以便检查、督促有关方面严格执行合同;

3.协助业主处理合同执行中存在或出现的问题;

4.及时向业主报告合同的执行情况;

5.独立、公正地协调解决项目实施过程中的合同纠纷。

(二)合同管理方法和手段

1.建立合同编码体系,实行分类管理;

2.协助业主和承包商完善合同条款;

3.分析合同背景和缺陷,及时寻求处理方法;

4.掌握合同内容,实行跟踪管理;

5.进行合同违法预警,及时采取防范措施。

6.认真根据合同条款,处理工程变更

7.工程变更的要求可以由建设单位、监理单位、承包人或设计单位提出。但必须经总监理工程师签认后才能生效,根据合同条款如监理单位认为确有必要变更工程或部分工程形式,质量或数量,应向承包人发出变更指令,如果这种变更是由于承包人的过失或违约所致,除承包人应对此负责外,其所引起的附加费用由承包人承担,不论哪一方面提出的变更,凡影响工程质量、进度、投资的总监理工程师发出确认发出变更令前,均应征得业主同意。

8.承包人只能而且必须服从监理工程师的工程变更指令或指示。

9.对涉及设计漏项,变更技术方案和技术标准,以及因地质条件各种原因引起的设计的变更等,不论其经费增减情况,均应及时经总监理工程师批准后才能下达。

10.变更的估价由总监理工程师按合同条款有关规定处理并书面通知承包人。

11.审查分包合同:承包人如需非主体工程分包,应按规定向总监理工程师提出申请,并将分包单位的各种资料、业绩、资质及分包内容等报总监理工程师审批。在合同实施过程中,监理工程师不与分包人发生直接关系,建设单位也不直接向分包人付款。

(三)信息与资料档案管理

1.信息管理:监理工程随时注意对信息进行收集分析整理,保存信息处理的主要手段是采用微机,对工程逐步实施动态管理,并随时从网上查询相关信息法规。

2.信息管理实行监理组织各级人员采取、专业人员整理分析、总监负责的管理体制。

3.监理档案管理

4.行政档案。

监理与建设单位之间来往函件。

监理与承包人之间往来函件,书面签复申请批复,会议记录。

监理与设计方及其它有关方往来函件。

监理机构内部往来函件,请示报告,报告批复。

监理月报。

5.计量支付档案。

承包人提出的索赔申请及批示情况。

承包人提出的计日工和单价。

额外或紧急工程费用计算

设计变更批准的费用计算。

各类支付证书

工程进度周、月报表

6.技术档案

开工及停工指令

额外工程图纸

变更设计图纸

现场指令

检查记录

施工图纸

竣工图纸

7.工程档案,督促施工单位按规定及时整理工程技术档案。

第3篇 工程监理档案管理细则

一、总则

1.为确保工程档案的齐全、完整、准确、系统,确保档案案卷合格率,使工程档案管理顺利达到《建设工程文件归档整理规范》(gbt/50328-2001)的要求,特制定本规定。

2.各级人员做好文件材料的立卷归档工作是各自的义务和岗位职责,各级人员应对自己负责的项目所形成的、具有保存价值的文件材料,认真做好立卷归档工作,并确保档案的完整性、准确性。

二、 工程档案管理规定

2.1档案资料管理

2.1.1工程档案资料工作是工程建设过程的一部分,应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。档案资料室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料,对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查,并负责工程技术档案资料的接收和移交。

2.1.2为了便于各个环节的衔接,监理项目部配备专职信息管理员,为更好地管理好档案资料,应配置必要的档案装具、档案保护设施和办公设备。

三、工程文件的收发及管理规定

3.1 工程文件接收

3.1.1各单位提供给监理项目部的工程文件(工程技术文件、图纸资料)由监理项目部信息管理员统一接收;统一接收国网项目部、集团项目部、电监办以及监理项目部等下发的各项文件,做好接收记录。

3.1.4信息管理员对接收的工程文件资料,必须进行数量和外观质量检查,发现问题应及时通知寄发单位补发。

3.1.5信息管理员应及时建立工程文件收发文记录,并能利用计算机进行各类文件的查询检索。

3.1.6对接收的密级文件资料,要严格按保密规定妥善收存,并认真执行密级文件资料的借阅规定。

3.1.7信息管理员仅对归档的工程文件资料实施整编作业,并建立档案总登记帐和分类登记帐;

3.2 工程文件资料发放

3.2.1上级下发文件、监理工程师通知单、监理工作联系单、通知及会议纪要,由信息管理员按所指定的单位及时传递并建立发放记录。

四、监理项目部档案管理职责

1、负责对各参建单位在工程建设中文件的形成及竣工档案的编制进行监督与审核,特别是对竣工图完整、准确、系统进行监督和审查。负责收集、积累、整理、归档监理文件。建设单位委托监理单位负责监督、检查项目文件的收集、积累和完整、准确、系统情况,并审核、签署。

2、归档范围:

1)负责提交监理过程中形成的有关工程质量,工期、投资监理等方面的全部文件材料。

2)监理各专业负责人对施工单位、调试单位、质量监督部门的归档案卷实施审查,对被监理单位归档文件的完整性、准确性、系统性负责,并在案卷内备考表审核人栏签署。

3)对各单位提供的不符合规定的案卷和案卷内的文件,监理项目部有权退回,相关单位应按档案管理的有关规定进行整改,直至提交符合规定要求的案卷及案卷文件材料。

3、工程档案的鉴定和销毁

1)对归档和发放后多余的工程文件和各部门使用后回收的图纸资料,先由申请销毁的部门登记造册,再由档案部门提出销毁意见,报项目部总工及经理批准后方可销毁。

2)对各单位修改替代后的档案,档案部门应列出销毁档案清册,提出销毁报告,经项目部总工及经理批准后实施,并对被销毁档案目录进行清除。

3)档案销毁必须严格执行保密规定,由保安部门确定销毁地点。销毁档案时,档案部门、保安部门均应指派专人监销,监销人必须在销毁清册一签字,档案销毁清册应存档。

4)在鉴定销毁档案时,处于两种保管期限之间的档案,一律从长处理。

4、其它

(1)工程档案的分类、编目、按国家电网办[2010]250号《关于印发<国家电网项目部电网建设项目档案管理办法（试行）的通知>》规定执行。

(2)档案、资料、图书的提供利用,按本工程档案、资料、图书借阅规定执行。

(3)工程声像档案的整理编目按本工程声像档案管理办法执行。

五、声像档案管理办法

5.1建设工程声像档案主要是指在城市规划、建设、管理活动中直接形成的,具有保存价值的照片、底片(包括反转片)、影片、录像带、光盘及磁性载体,以声像为主,辅以文字说明的历史记录。

5.2照片档案应符合以下要求:

(1)主体明确、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁;

(2)能体现工程竣工后的外观、设计特色、地理位置;

(3)以传统感光材料为载体的照片需报送底片、正片(照片);

(4)使用数码相机拍摄,其影像不能进行后期加工,光学分辨率不得小于500万有效像素(不允许插值);

(5)符合国家电网项目部《关于利用数码照片资料加强输变电工程安全质量过程控制的通知》基建安全[2007]25号及《关于强化输变电工程施工过程质量控制数码照片采集与管理与管理的工作要求》国家电网基建质量[2010]322号要求。

第4篇 万科地产档案资料管理细则

蔓科地产档案资料管理细则

1、客户资料管理要求

1.1准确:产权来源清楚,证件手续齐备,符合法律法规政策,记录与实际相符。

1.2完整:各种表册项目无缺项,各种证件、证明材料无遗漏。

1.3及时:客户资料随产权的转移变更,房屋、产权情况要经常进行更新,随时反映发生了的产权情况,使之符合现状。

2、存放与归档操作原则

2.1客户在销售现场签订楼宇认购书后并将其装入档案袋,按房号顺序存放。

2.2签署《房屋买卖合同》及其按揭手续办理完毕后,将其补充协议、客户身份证复印件和首期房款收据复印件,按照房屋栋号顺序存放。

2.3客户合同(房地产买卖合同及按揭合同)在当地房产或国土局办理登记完毕后,公司留一本买卖合同及按揭合同,连同上述资料一起正式归档。

3、文挡存放方式

为了使客户资料更加便于查阅,防止丢失或破损;使出借,返还的管理变得容易;同时也便于保存、保密,营销公司将整理好的档案按照项目和房号的顺序,存放于档案室并建立资料库。

4、档案收存基本要素

一份完整的客户文挡,必须具备以下资料(按顺序装袋存放或创建电脑储存档案):

①认购书或认购登记表

②房屋买卖合同及补充协议

③银行按揭合同

④合同外的补充协议

⑤特殊折扣审批表

⑥客户身份证明文件(复印件)

⑦其他(更名、退换房资料)

5、档案管理制度

5.1建立查阅、借阅登记制度:公司专业管理人员调档查阅,必须由管理员统一进行登记。外单位人员查阅文档,必须出具公、检、法工作人员证件及协助调查通知书。

5.2严格遵守保密制度,档案资料非特殊批准,不允许外借和公开。

5.3确保档案资料安全,档案室除客户文档管理员外,禁止他人入内。

5.4客户文档由营销公司设兼职客户文档管理员一名,实行专人负责制。

第5篇 基建档案管理细则范例

基建档案是指从建设工程项目酝酿、立项、施工到竣工使用整个过程中直接形成的、必须进行整理立卷的、具有保存价值的文字、图纸、图像、声像等各种载体的文件材料,来看下面小编为大家带来的基建档案管理细则:

基建档案管理细则【1】

为进一步加强基建档案管理,促进基建档案管理规范化、制度化,保证基建档案材料齐全、真实,根据国家有关基建档案资料管理的规定,结合学校实际,特制定本规定。

1、基本建设项目档案资料是指在整个建设项目从酝酿、决策、施工到建成使用的全过程中形成的、应当归档保存的文件,

包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、招投标、勘测、设计、施工、竣工、审计、保修、使用等工作活动中形成的文字、图纸、图表、声像、电子文档等形式与载体的文件材料。

2、项目管理科负责全处基建档案管理工作,校园建设处在项目管理科设立档案管理员岗位。

各科室对业务范围内所形成的各类文件及有关资料的归档工作均应作出明确要求,落实到相关人员,同时要做好基建档案业务的培训和指导工作。

各科室负责人对本科室档案资料的齐全、真实负有责任。

档案管理员按照建设工程文件归档范围,负责收集、整理和保管,并根据金华市城建档案馆和学校档案馆的要求,以基建项目为单位进行预立卷和归档工作。

3、基建项目的档案资料工作要与项目进程同步。

项目建设过程中,现场代表应要求各参建单位在各自的职责范围内做好建设项目文件材料的形成、积累、整理、保管和归档工作,在工程竣工验收时移交给档案管理员。

在签订基建项目合同时应明确规定基建档案资料归档和工程款支付相挂钩。

每月工程资料经监理和现场代表检查认可后方能支付工程款。

4、基建项目档案资料分四个节点进行收集整理:项目前期工作开始至施工许可证办理完毕止;工程开工至竣工验收合格;工程审计结束;保修结束。

相关节点责任人应将原件交给档案管理员存档,今后工作中需要使用该材料,需到档案管理员处办理借用手续。

档案管理员对接收的所有基建项目档案资料应做好清点、签字等书面交接手续,并做好目录清单,

同时负责审核档案资料是否符合归档相关标准和规定,校园建设处其他相关人员应负责审核档案资料是否齐全和真实。

5、档案管理员原则上应在工程竣工两个月内完成档案资料归档工作,并根据工作需要,将重要的和经常使用的文件材料一套按项目做好内部存档工作。

项目管理科应逐步推进信息化管理,创造条件建立基建档案数据库。

6、对由于个人疏忽、失职造成重要档案资料遗失的,应追究当事人的责任。

基建工程档案管理办法【2】

第一条 根据《中华人民共和国档案法》和蚌埠市城建档案管理的有关规定,结合学校基建工作实际,制定本办法。

第二条 基建工程档案是重要的工程技术资料,是工程项目建设情况的历史凭证,是工程项目建成投入使用后,管理、维修、改建、扩建的依据。

第三条 制定本办法是为了加强和规范工程档案管理,提高工程档案的利用率,更好地为教学、科研和基建管理工作服务。

第四条 基建工程档案工作接受学校综合档案室的业务管理和蚌埠市城建档案馆的业务指导,实行统一领导、两级管理、部门立卷的管理体制,由档案资料管理专职人员管理工程档案资料。

第五条 档案资料管理专职人员的职责:

(一)贯彻执行国家档案法规和学校档案工作管理办法,努力学习档案工作专业知识,尽职尽责,认真做好工程档案管理工作。

(二)认真落实档案管理工作的收集、整理、立卷、保管、利用5个环节。

(三)完成工程档案的立卷归档工作,按时做好向学校档案室移交工作。

(四)负责后勤与国有资产管理处工程档案和工程资料的保管、安全、保密和提供利用。

(五)定期检查档案装具及案卷的保管情况,发现问题及时整改。

(六)参加学校档案室和蚌埠市城建档案馆组织的各种检查、评比工作。

第六条 基建工程档案工作是基建管理工作的一部分,纳入基建管理工作计划和工作业绩考核内容。

后勤与国有资产管理处指定1名专职的档案工作责任人,有关科室指定直接负责收集归档材料的工作人员,做好归档材料的收集及相关工作。

第七条 工程档案的收集是工程档案管理工作的基础,必须按国家有关规定,认真收集。

第八条 工程档案归档材料的收集是后勤与国有资产管理处各职能科室和全体职工共同的责任,必须提高档案意识,认识到工程档案的重要性,齐心协力把归档材料收集齐全。

第九条 工程项目立项、投资归档材料的收集工作由综合科负责。

承担年度基建投资计划编制的工作人员,在工作完成后应当立即向档案资料室移交归档材料。

同时,处领导检查、落实。

第十条 认真做好工程项目设计、设计变更及规划报建归档材料的收集工作由工程科负责。

承担设计委托及报建的工作人员在工作完成后应当立即向档案资料室移交归档材料。

同时,处领导检查、落实。

第十一条 认真做好工程项目招标档案的收集、整理、立卷、保管、利用工作由工程科负责。

为了保证工程档案的完整性,工程科必须在每项工程招投标工作完成后10天内,向档案资料室移交3套完整的招标文件。

同时,处领导认真做好协调、落实。

第十二条 工程项目施工及施工报建归档材料的收集工作工程科负责。

同时,处领导认真做好检查、落实。

第十三条 档案资料管理专职员应当及时了解各工程项目的进展情况,督促有关负责收集归档材料的工作人员及时移交归档材料。

第十四条 因工作需要借用已收集好的归档材料时,按档案保管利用的规定,办理借用手续,并限定使用时间,用完后及时归还。

第十五条 工程项目的建设是一个长期的过程,因此收到归档材料后必须随时整理、分类,发现问题及时整改。

第十六条 已整理好的归档材料应使用专用的装具装好,注明工程项目名称,存放在专用的柜子里,建立归档材料检索,取放方便。

第十七条 处工作人员查阅或复印工程档案,须经处领导批准,认真办理查阅登记手续后,在档案资料室内进行;查阅人必须遵守保密制度,不翻阅与所查内容无关的案卷,严禁涂改、毁损、抽拆和改变档案内容。

第十八条 校内单位、个人查阅或复印工程档案,须经处领导批准,按第十七条规定办理。

第十九条 校外单位、个人查阅或复印工程档案,应持有单位介绍信、本人工作证或身份证,按第十七条规定办理,必要时须经学校档案室或校领导同意。

第二十条 工程档案的原件一般不外借,确因工作需要借出的,校内单位、个人要写出书面借条,经过处领导批准后方可借出;校外单位、个人要写出书面借条,经学校档案室或校领导批准后方可借出。

借出时间一般不超过3天,确需延长的,须按上述程序办理续借手续,续借时间最长不超过15天。

第二十一条 档案管理专职人员要坚持每月清理档案借阅情况,到期未还的,及时催还;问题突出的,及时报告处领导,协调解决。

第6篇 工程合同管理信息及档案资料管理监理细则

工程监理细则:合同管理、信息及档案资料管理

(一) 合同管理内容

1.协助业主分析合同条款,订立合同(包括实施中的各类合同),避免合同签订以后造成被动;

2. 熟悉业主与施工单位订立的合同,以便检查、督促有关方面严格执行合同;

3．协助业主处理合同执行中存在或出现的问题;

4. 及时向业主报告合同的执行情况;

5. 独立、公正地协调解决项目实施过程中的合同纠纷。

(二) 合同管理方法和手段

1.建立合同编码体系,实行分类管理;

2. 协助业主和承包商完善合同条款;

3．分析合同背景和缺陷,及时寻求处理方法;

4. 掌握合同内容,实行跟踪管理;

5. 进行合同违法预警,及时采取防范措施。

6. 认真根据合同条款,处理工程变更

7. 工程变更的要求可以由建设单位、监理单位、承包人或设计单位提出。但必须经总监理工程师签认后才能生效,根据合同条款如监理单位认为确有必要变更工程或部分工程形式,质量或数量,应向承包人发出变更指令,如果这种变更是由于承包人的过失或违约所致,除承包人应对此负责外,其所引起的附加费用由承包人承担,不论哪一方面提出的变更,凡影响工程质量、进度、投资的总监理工程师发出确认发出变更令前,均应征得业主同意。

8. 承包人只能而且必须服从监理工程师的工程变更指令或指示。

9. 对涉及设计漏项,变更技术方案和技术标准,以及因地质条件各种原因引起的设计的变更等,不论其经费增减情况,均应及时经总监理工程师批准后才能下达。

10. 变更的估价由总监理工程师按合同条款有关规定处理并书面通知承包人。

11.审查分包合同:承包人如需非主体工程分包,应按规定向总监理工程师提出申请,并将分包单位的各种资料、业绩、资质及分包内容等报总监理工程师审批。在合同实施过程中,监理工程师不与分包人发生直接关系,建设单位也不直接向分包人付款。

(三) 信息与资料档案管理

1.信息管理:监理工程随时注意对信息进行收集分析整理,保存信息处理的主要手段是采用微机,对工程逐步实施动态管理,并随时从网上查询相关信息法规。

2. 信息管理实行监理组织各级人员采取、专业人员整理分析、总监负责的管理体制。

3．监理档案管理

4. 行政档案。监理与建设单位之间来往函件。监理与承包人之间往来函件,书面签复申请批复,会议记录。监理与设计方及其它有关方往来函件。监理机构内部往来函件,请示报告,报告批复。监理月报。

5. 计量支付档案。承包人提出的索赔申请及批示情况。承包人提出的计日工和单价。额外或紧急工程费用计算设计变更批准的费用计算。各类支付证书工程进度周、月报表

6. 技术档案开工及停工指令额外工程图纸变更设计图纸现场指令检查记录施工图纸竣工图纸

7. 工程档案,督促施工单位按规定及时整理工程技术档案。

第7篇 工程监理档案管理实施细则

一、总则

1.为确保工程档案的齐全、完整、准确、系统，确保档案案卷合格率，使工程档案管理顺利达到《建设工程文件归档整理规范》（gbt/50328-2001）的要求，特制定本规定。

2.各级人员做好文件材料的立卷归档工作是各自的义务和岗位职责，各级人员应对自己负责的项目所形成的、具有保存价值的文件材料，认真做好立卷归档工作，并确保档案的完整性、准确性。

二、 工程档案管理规定

2.1档案资料管理

2.1.1工程档案资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。档案资料室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查，并负责工程技术档案资料的接收和移交。

2.1.2为了便于各个环节的衔接，监理项目部配备专职信息管理员，为更好地管理好档案资料，应配置必要的档案装具、档案保护设施和办公设备。

三、工程文件的收发及管理规定

3.1 工程文件接收

3.1.1各单位提供给监理项目部的工程文件（工程技术文件、图纸资料）由监理项目部信息管理员统一接收；统一接收国网项目部、集团项目部、电监办以及监理项目部等下发的各项文件，做好接收记录。

3.1.4信息管理员对接收的工程文件资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知寄发单位补发。

3.1.5信息管理员应及时建立工程文件收发文记录，并能利用计算机进行各类文件的查询检索。

3.1.6对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥善收存，并认真执行密级文件资料的借阅规定。

3.1.7信息管理员仅对归档的工程文件资料实施整编作业，并建立档案总登记帐和分类登记帐；

3.2 工程文件资料发放

3.2.1上级下发文件、监理工程师通知单、监理工作联系单、通知及会议纪要，由信息管理员按所指定的单位及时传递并建立发放记录。

四、监理项目部档案管理职责

1、负责对各参建单位在工程建设中文件的形成及竣工档案的编制进行监督与审核，特别是对竣工图完整、准确、系统进行监督和审查。负责收集、积累、整理、归档监理文件。建设单位委托监理单位负责监督、检查项目文件的收集、积累和完整、准确、系统情况，并审核、签署。

2、归档范围：

1)负责提交监理过程中形成的有关工程质量，工期、投资监理等方面的全部文件材料。

2)监理各专业负责人对施工单位、调试单位、质量监督部门的归档案卷实施审查，对被监理单位归档文件的完整性、准确性、系统性负责，并在案卷内备考表审核人栏签署。

3)对各单位提供的不符合规定的案卷和案卷内的文件，监理项目部有权退回，相关单位应按档案管理的有关规定进行整改,直至提交符合规定要求的案卷及案卷文件材料。

3、工程档案的鉴定和销毁

1）对归档和发放后多余的工程文件和各部门使用后回收的图纸资料，先由申请销毁的部门登记造册，再由档案部门提出销毁意见，报项目部总工及经理批准后方可销毁。

2）对各单位修改替代后的档案，档案部门应列出销毁档案清册,提出销毁报告,经项目部总工及经理批准后实施,并对被销毁档案目录进行清除。

3）档案销毁必须严格执行保密规定，由保安部门确定销毁地点。销毁档案时，档案部门、保安部门均应指派专人监销，监销人必须在销毁清册一签字，档案销毁清册应存档。

4）在鉴定销毁档案时，处于两种保管期限之间的档案，一律从长处理。

4、其它

（1）工程档案的分类、编目、按国家电网办[2010]250号《关于印发<国家电网项目部电网建设项目档案管理办法（试行）的通知>;》规定执行。

（2）档案、资料、图书的提供利用，按本工程档案、资料、图书借阅规定执行。

（3）工程声像档案的整理编目按本工程声像档案管理办法执行。

五、声像档案管理办法

5.1建设工程声像档案主要是指在城市规划、建设、管理活动中直接形成的，具有保存价值的照片、底片(包括反转片)、影片、录像带、光盘及磁性载体，以声像为主，辅以文字说明的历史记录。

5.2照片档案应符合以下要求：

（1）主体明确、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁；

（2）能体现工程竣工后的外观、设计特色、地理位置；

（3）以传统感光材料为载体的照片需报送底片、正片（照片）；

（4）使用数码相机拍摄，其影像不能进行后期加工,光学分辨率不得小于500万有效像素（不允许插值）；

（5）符合国家电网项目部《关于利用数码照片资料加强输变电工程安全质量过程控制的通知》基建安全[2007]25号及《关于强化输变电工程施工过程质量控制数码照片采集与管理与管理的工作要求》国家电网基建质量[2010]322号要求。

第8篇 x地产公司档案管理实施细则

地产公司档案管理实施细则

第一条 档案文件的日常管理

1.各部门文件资料的日常管理由资料员负责。在各项工作中形成的具有保存价值的文件资料,经办人应及时将原件交资料员登记收存(如提交复印件必须说明原因),并在《文件资料发放、借用记录表》签字确认。如经办人没有签字确认,视同该资料没有收存。

2.外单位来文由部门资料员(或接文人转交资料员)接收,并在《文件资料发放、借用记录表》上做登记。

3.发文由部门资料员填写《文件资料移交记录表》,做好文号、发送单位、文件标题及内容摘要、份数的登记,并及时让接收人签字确认。

4.工程项目档案资料在项目开发过程中由各经办部门自行负责保管,以便于及时查找,待工程完工后移交总经理办公室统一保管。

第二条 档案文件借用及移交规定

1.借用文件必须严格履行借用手续。所借文件仅限于经办业务有关,借用人在借用部门档案时,须经部门资料员在《文件资料发放、借用记录表》上做好登记后,方可借阅。跨部门借阅档案时,须经借用人部门经理同意。

2.所借文件资料须为原件时,出借文件资料的部门资料员必须预留一份复印件或扫描件,以防不时之需。

3.文件资料借出后,出借部门的资料员应根据《文件资料发放、借用记录表》的记录,做好文件借出后的追踪工作,负责按规定时间及时收回,防止遗失。

4.跨部门借用文件资料并不再归还时,则作为移交处理。此时须由出借部门填写《文件资料移交记录表》,双方部门资料员签字确认后,在备注栏内注明移交,则该文件的保管责任人由移交部门资料员转至接收部门资料员。

5.文件资料归还时,必须当面点清,并查看文件资料的是否完整,如有缺损,应由借用人书面写明原因,并经出借部门经理和借阅部门经理双方签字确认。

6.部门资料员应在文件资料借出、移交及收回后,及时填写《文件资料发放、借用记录表》《文件资料移交记录表》,更新文件保存记录。

第三条 文件资料目录定期上交

每月初第一个工作日,部门资料员须将《发文记录表》和《文件资料收存、借用记录表》整理清晰后,填写《部门文件档案目录》并校对,部门经理须确认是否交公司存档、预计存档时间和是否进行电子存档栏,核对签字后由资料员交总经理办公室。

第四条 各部门文件资料归档范围和移交时间

1.各部门文件资料按照《各部门文件资料归档范围和移交时间》进行管理,未涉及到的其它文件资料由部门经理和主管副总确认存档部门及移交时间。

2.档案管理操作细则所指的部门自行保管的文件资料不包括在项目开发中形成的各类合同。除人力资源部的劳动合同外,其他各类合同均须按规定在双方签订后三个工作日内连同《合同审批表》一并交总经理办公室统一保存。

第五条 对于工程各类图纸、文件资料等,按照《工程资料管理指引》执行。

附表1:《文件资料收存、借用记录表》

附表2:《发文记录表》

附表3:《部门文件资料目录》

附表4:《案卷总目录》

附表5:《卷内备考表》

附表6:《卷内文件目录》

附表7:《文件资料移交记录表》

附表8:《文件资料销毁清单》

附录9:《部门文件档案归档范围及移交时间》

第9篇 医院声像档案管理细则范例

医院声像档案管理细则

1、目的

为加强对声像档案的管理,妥善收集与保管医院重要会议、活动拍摄的照片、图片、录像等声像资料,制定本细则。

2、适用范围

2.1本细则适用于医院各类声像资料的管理,包括医院召开的重要会议的声像资料(含数码照片、录像资料,下同)、外事活动的声像资料、重要培训与学术讲座的声像资料、科研成果及开展的新技术、新项目声像资料。

2.2本细则仅针对声像档案的管理,从属于医院《档案管理制度》。

3、工作程序

3.1会议、培训、活动的组织部门需指定专人(以下简称采集人)负责现场声像资料的采集与整理。

3.2会议、培训、活动结束15个工作日内,采集人根据要求,将声像资料制作成册连同底片(含电子版文件)送交档案室统一管理。

3.3认真执行声像资料归档交接手续,声像资料采集人应为声像资料附以简要文字说明,包括标题、人员姓名、排列顺序、时间、地点等基本信息。

3.4各部门(科室)采集人送交的声像资料(包括底片、电子版文件),由档案室进行分类、编号,填写目录,按声像资料的介质规格大小分别采用“簿、册、袋、盒”,并辅以文字说明,按照时间顺序进行保存。

3.5借阅声像资料应履行借阅手续,资料档案不经允许不得反拍,更不得涂抹损坏。档案归还时,档案管理人员要认真检查,发现以上问题,视情节轻重给予经济处罚。

3.6声像资料档案要分级进行管理,对珍贵的历史照片应列为重点保护范围,妥善保存,原则上不予外借。如因公务确需借阅,应经院办(人事行政部)负责人批准。

3.7集团重要会议、活动的声像资料,除医院存档外,应复制一份报集团人事行政部存档备案,执行《重要事项管理制度》。

第10篇 地产公司档案管理实施细则

地产公司档案管理实施细则

第一条 档案文件的日常管理

1.各部门文件资料的日常管理由资料员负责。在各项工作中形成的具有保存价值的文件资料,经办人应及时将原件交资料员登记收存(如提交复印件必须说明原因),并在《文件资料发放、借用记录表》签字确认。如经办人没有签字确认,视同该资料没有收存。

2. 外单位来文由部门资料员(或接文人转交资料员)接收,并在《文件资料发放、借用记录表》上做登记。

3．发文由部门资料员填写《文件资料移交记录表》,做好文号、发送单位、文件标题及内容摘要、份数的登记,并及时让接收人签字确认。

4. 工程项目档案资料在项目开发过程中由各经办部门自行负责保管,以便于及时查找,待工程完工后移交总经理办公室统一保管。

第二条 档案文件借用及移交规定

1.借用文件必须严格履行借用手续。所借文件仅限于经办业务有关,借用人在借用部门档案时,须经部门资料员在《文件资料发放、借用记录表》上做好登记后,方可借阅。跨部门借阅档案时,须经借用人部门经理同意。

2. 所借文件资料须为原件时,出借文件资料的部门资料员必须预留一份复印件或扫描件,以防不时之需。

3．文件资料借出后,出借部门的资料员应根据《文件资料发放、借用记录表》的记录,做好文件借出后的追踪工作,负责按规定时间及时收回,防止遗失。

4. 跨部门借用文件资料并不再归还时,则作为移交处理。此时须由出借部门填写《文件资料移交记录表》,双方部门资料员签字确认后,在备注栏内注明移交,则该文件的保管责任人由移交部门资料员转至接收部门资料员。

5. 文件资料归还时,必须当面点清,并查看文件资料的是否完整,如有缺损,应由借用人书面写明原因,并经出借部门经理和借阅部门经理双方签字确认。

6. 部门资料员应在文件资料借出、移交及收回后,及时填写《文件资料发放、借用记录表》《文件资料移交记录表》,更新文件保存记录。

第三条 文件资料目录定期上交每月初第一个工作日,部门资料员须将《发文记录表》和《文件资料收存、借用记录表》整理清晰后,填写《部门文件档案目录》并校对,部门经理须确认是否交公司存档、预计存档时间和是否进行电子存档栏,核对签字后由资料员交总经理办公室。

第四条 各部门文件资料归档范围和移交时间

1.各部门文件资料按照《各部门文件资料归档范围和移交时间》进行管理,未涉及到的其它文件资料由部门经理和主管副总确认存档部门及移交时间。

2. 档案管理操作细则所指的部门自行保管的文件资料不包括在项目开发中形成的各类合同。除人力资源部的劳动合同外,其他各类合同均须按规定在双方签订后三个工作日内连同《合同审批表》一并交总经理办公室统一保存。

第五条 对于工程各类图纸、文件资料等,按照《工程资料管理指引》执行。附表1:《文件资料收存、借用记录表》附表2:《发文记录表》附表3:《部门文件资料目录》附表4:《案卷总目录》附表5:《卷内备考表》附表6:《卷内文件目录》附表7:《文件资料移交记录表》附表8:《文件资料销毁清单》附录9:《部门文件档案归档范围及移交时间》

第11篇 职工安全培训档案管理实施细则

为加强职工培训档案管理,根据上级有关规定,制定本细则。

一、凡参加培训的人员,均建立规范的《企业职工安全教育培训档案》,记录安全技术培训考试、考核的相关信息。新招入矿人员只建立电子档案,工作满一年后建立《企业职工安全教育培训档案》。

二、工作标准

1. 培训结束后三天内将培训资料分类汇总、整理、保存。

2. 及时填写《企业职工安全教育培训档案》,并将培训信息录入电子信息管理系统。

3. 做好培训档案的日常管理工作。

三、安全技术培训档案的存档资料

1. 培训考勤成绩签字表

2. 理论考试试卷

3. 《企业职工安全教育培训档案》

四、从业人员的安全技术培训档案分类(或分单位)整理,编号登记实行信息化管理。

五、安全技术培训档案未经有关负责人批准,不得外借,如需外借,必须办理借阅手续。

六、档案资料设专人负责,经常整理,以防丢失。档案室内严禁烟火,并保持清洁、通风。发现问题及时处理。

七、档案的调整

1. 从业人员转岗、变动工作单位,要及时调整分类、归口,并更新电子信息;

2. 从业人员退休、离职、辞退后,及时清理档案。

第12篇 活动档案管理细则模板

活动档案管理细则一

第一条 为规范全市重大活动档案管理工作,确保重大活动档案的齐全、完整与安全,为全市经济、政治、文化、社会和生态文明建设提供有效服务,根据《中华人民共和国档案法》、《辽宁省档案条例》等档案法律法规,结合本市实际,制定本办法。

第二条 本办法所称重大活动档案,是指全市重大活动过程中直接形成的对国家和社会具有利用、保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件、标志性实物等不同形式和载体的历史记录。

第三条 本办法所称重大活动,是指符合下列条件之一的活动:

(一)党和国家领导人在本市的公务活动;

(二)省委、省人大、省政府、省政协主要领导在本市的重要公务活动;

(三)著名外国友人、国内知名人士(包括各民主党派和无党派民主人士、各领域杰出人士、宗教界知名人士等)、 华侨领袖、有名望的外籍华人、港澳台同胞在本市的访问、考察、参观等活动;

(四)本市副市级以上领导的重要公务活动;

(五)本市重大经济、政治、社会、文化、体育、外事活动或者公益性活动;

(六)本市发生的重大自然灾害、事故灾难、突发性卫生和社会安全等事件的处置活动;

(七)本市具有重大影响或者较大规模的其它活动。

第四条 重大活动档案管理遵循统一协调、加强督导、各负其责、完整收集、集中管理、有效利用的原则。

第五条 市、县两级党委、政府应当加强对重大活动档案管理工作的领导,将档案行政管理部门纳入重大活动领导小组,建立健全档案行政管理部门参与重大活动的工作机制,协调解决重大活动档案管理工作中存在的重要问题,切实保障重大活动档案工作所需经费。

第六条 市档案行政管理部门统筹规划全市重大活动档案管理工作,负责监督、指导市本级重大活动档案的形成、积累、整理、归档、移交工作;县级档案行政管理部门负责监督、指导本行政区域内重大活动档案的收集、整理、移交工作。

第七条 组织、承办重大活动的单位(以下简称组织承办单位)负责重大活动文件材料的收集、整理、归档、移交等工作。

组织承办单位在制订重大活动方案或计划时,应当同时制订重大活动档案工作方案或计划,明确重大活动档案管理的责任部门和具体责任人员,制订并落实相应的档案收集、整理、保管、移交等保障措施,并将重大活动及重大活动档案工作方案或计划及时报送同级档案行政管理部门,确保重大活动档案工作与重大活动同部署、同推进。

第八条 组织承办或者组织承办主要工作单位的档案管理人员应当具备良好的档案工作职业素养,认真履行职责,保守工作秘密。

第九条 重大活动文件材料归档范围:

(一)关于重大活动的请示、报告、方案、计划、日程安排、领导讲话、题字、题词、简报、总结、通知、信函、请柬、贺信、名册、通讯录、会议纪要、宣传材料、纪念册等各种纸质、电子文件;

(二)关于重大活动的照片、音频、视频、光盘、胶片等材料;

(三)新闻媒体关于重大活动的宣传报道材料;

(四)关于重大活动的凭证性和标志性实物,包括活动标志、证件、证书、奖杯、奖状、奖章、锦旗等;

(五)重大活动形成的其它具有保存价值的文件材料。

第十条 重大活动档案保管期限界定、整理、编目、鉴定等工作,执行国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《归档文件整理规则》(da/t22—2022)、《照片档案管理规范》(gb/t 11821-2002)等标准。

第十一条 重大活动档案的归属与移交:

(一)组织承办单位为一个单位的,重大活动档案归入组织承办单位档案全宗集中统一管理,保管期满后按规定向同级国家综合档案馆移交;

(二)组织承办单位为两个以上单位的,重大活动形成的全部档案归入牵头负责单位档案全宗集中统一管理,保管期满后按规定向同级国家综合档案馆移交;其它承办单位形成的重大活动档案,应在活动结束之日起30个工作日内向牵头负责单位移交,本单位可保存重大活动档案复制件或其他形式的副本;

(三)组织承办单位为临时机构的,重大活动形成的全部档案经同级档案行政管理部门验收合格后,应及时移交同级国家综合档案馆;档案移交进馆前,临时机构档案人员不得撤回原单位。

(四)组织承办单位委托、指定新闻媒体进行录像、录音、拍摄照片的,应责成有关新闻媒体在活动结束之日起30个工作日内向组织承办单位移交一套原素材声像档案。

第十二条 组织承办单位应加强重大活动档案数字化,提高重大活动档案利用水平。

组织承办单位向同级国家综合档案馆移交重大活动档案必须同步移交与纸质档案内容一致的电子档案。

第十三条 其他组织、个人所有的对国家和社会具有保存价值或者应当保密的重大活动档案,是国家档案的重要组成部分,档案所有者应当妥善保管。

鼓励其他组织、个人向国家综合档案馆捐赠、寄存重大活动档案。

第十四条 向国家综合档案馆移交、捐赠重大活动档案的单位和个人,可以对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见,国家综合档案馆应当维护其合法权益。

第十五条 市、县两级国家综合档案馆向利用者提供重大活动档案时,应当逐步用各种形式的复制件代替档案原件。

重大活动档案的复制件由国家综合档案馆法定代表人签字或加盖档案馆印章的,与原件具有同等效力。

第十六条 对重大活动档案收集工作做出突出贡献的单位和个人,由当地人民政府给予表彰和奖励。

第十七条 有下列行为之一的,由县级以上人民政府档案行政管理部门责令限期改正;情节严重的,对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分:

(一)将公务活动中形成的应归档的文件、资料据为己有,拒绝交档案机构、档案工作人员归档的;

(二)拒不按照国家规定向国家综合档案馆移交重大活动档案的;

(三)违反国家规定擅自扩大或者缩小重大活动档案接收范围的;

(四)明知所保存的重大活动档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的;

(五)档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守,造成档案损失的。

第十八条 本办法由葫芦岛市档案局负责解释并组织实施。

第十九条 本办法自发布之日起施行。

活动档案管理细则二

第一条 为加强自治区重大活动档案的收集、整理、移交、保管和利用,根据《中华人民共和国档案法》和《内蒙古自治区档案条例》等法律、法规,结合自治区实际,制定本办法。

第二条 本办法适用于自治区行政区域内的重大活动档案管理工作。

第三条 本办法所称重大活动档案,是指在重大活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图表、音像、电子文件、实物等不同形式和载体的历史记录。

第四条 本办法所称重大活动,是指下列活动:

(一)在自治区内召开的国家级重要会议;

(二)党和国家领导人在自治区内的公务活动;

(三)外国元首、政府首脑等高级政界人士和境外知名人士、友好团体在自治区的考察、访问等重要外事活动;

(四)自治区各级党委、人大、政府、政协召开的重要会议;

(五)上级党委、人大、政府、政协主要负责人以及知名学者在本行政区域内参加的重要会议、考察、调查研究和工作指导等活动;

(六)自治区各级党委、人大、政府、政协主要负责人出国访问、考察等外事公务活动;

(七)本行政区域内举办或者承办的重大经济、社会、文化、体育、民族、宗教活动;

(八)本行政区域内严重自然灾害和重大责任事故抢救处置活动;

(九)本行政区域内其他具有重大影响的活动。

第五条 重大活动档案管理遵循统一协调、加强督导、各负其责、集中管理、有效利用的原则。

第六条 旗县级以上人民政府应当协调解决重大活动档案管理工作中的重要问题,建立健全档案行政管理部门参与重大活动的工作机制,保障重大活动档案管理工作所需经费。

第七条 旗县级以上档案行政管理部门负责监督、指导本行政区域内重大活动档案管理工作。

第八条 重大活动的举办、承办单位在制定重大活动实施计划时,应当同时制定重大活动档案管理工作方案,明确重大活动档案管理的责任部门和人员,制定并落实相应的档案管理制度,保证重大活动档案的完整、准确、系统与安全。

第九条 重大活动的举办、承办单位负责重大活动文件材料的收集、整理、归档、移交等工作。

第十条 重大活动的举办、承办单位应当按照国家档案管理有关规定编制重大活动文件材料的归档范围和保管期限表。

重大活动文件材料的归档范围包括:

(一)报告、方案、计划、日程安排、领导讲话、题词、简报、宣传报道、总结、纪念册等各种纸质、电子文件;

(二)录音带、录像带、照片、光盘、胶片等材料;

(三)具有纪念意义的凭证性和标志性实物,包括活动标志、证件、证书、奖杯、奖状、奖章、锦旗等;

(四)其他具有保存价值的材料。

重大活动档案的保管期限按照国家有关规定执行。

第十一条 重大活动由指定的新闻媒体进行录像、录音、拍摄照片的,新闻媒体应当在活动结束之日起三十个工作日内向重大活动的举办、承办单位移交一套原素材音像档案。

第十二条 重大活动档案的归属与移交:

(一)重大活动由一个单位举办、承办的,重大活动档案归入本单位档案全宗,按照规定向同级国家综合档案馆移交;

(二)重大活动由两个以上单位联合举办、承办的,重大活动档案归入牵头单位档案全宗,按照规定向同级国家综合档案馆移交;参加单位应当及时收集、整理本单位在重大活动中形成的文件材料,并在活动结束之日起三十个工作日内向牵头单位移交重大活动档案,将相应的复制件或者其他形式的副本归档;

(三)重大活动设立临时机构的,临时机构负责收集、整理重大活动中形成的文件材料,并在重大活动结束之日起三个月内或者临时机构撤销时向同级国家综合档案馆移交重大活动档案。

第十三条 保管重大活动档案的单位应当采取有效措施,确保档案安全。

第十四条 其他组织和个人,应当妥善保管归其所有的、对国家和社会具有保存价值或者应当保密的重大活动档案,涉及国家秘密的应当按照国家有关保密规定管理。

未经旗县级以上档案行政管理部门批准,不得向国家综合档案馆以外的任何单位或者个人出售、转让、赠送重大活动档案,不得私自携运出境。

上述其他组织和个人因保管条件等其他原因不利于重大活动档案安全保管的,档案行政管理部门可以依法采取代为保管、收购、征购等措施,确保档案完整与安全。

第十五条 鼓励其他组织和个人向国家综合档案馆捐赠、寄存重大活动档案。

捐赠、寄存者对所捐赠、寄存档案拥有优先利用权。

国家综合档案馆提供利用寄存的重大活动档案时,必须征得寄存者的同意。

第十六条 重大活动的举办、承办单位及保存重大活动档案的国家综合档案馆,应当建立重大活动档案专题目录,运用现代化管理技术,做好重大活动档案的开发利用。

第十七条 在重大活动档案收集、整理、移交、保管和提供利用等工作中做出突出贡献的单位和个人,旗县级以上人民政府或者有关部门应当给予奖励。

第十八条 有下列行为之一的,旗县级以上档案行政管理部门应当责令其限期改正;逾期未改正的,给予通报批评,并由有关机关对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员给予处分:

(一)重大活动举办、承办单位不接受档案行政管理部门监督、指导,并造成重大活动档案资料损失的;

(二)重大活动期间未按照规定开展档案收集、整理工作的;

(三)未按照规定移交重大活动档案或者档案移交不完整的;

(四)其他违反本办法规定的行为。

第十九条 有下列行为之一的,旗县级以上档案行政管理部门应当给予通报批评,并由有关机关对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员给予处分,同时根据有关档案的价值和数量,依法对个人处以500元以上5000元以下罚款;造成损失的,依法承担赔偿责任;构成犯罪的,依法追究刑事责任:

(一)涂改、伪造、损毁、丢失属于国家所有的重大活动档案的;

(二)擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的重大活动档案的;

(三)非法买卖重大活动档案的;

(四)携运禁止出境的重大活动档案及其复制件出境的;

(五)有其他违法行为的。

第二十条 本办法自2023年1月1日起施行。

第13篇 学校档案管理细则范例

学校档案管理细则就是为大家带来的关于学校档案管理的相关内容,来看下面:

学校档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为了加强本校的档案工作,提高档案管理水平,充分发挥档案的作用,更好地为学校教学、科研、行政管理、后勤等各项工作服务,

根据《中华人民共和国档案法》、国家教委《普通高等学校档案管理办法》,结合本校的实际,特制定本办法。

第二条 本校档案是指建校以来,学校在从事教学、科研、党政管理及其他各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 本校档案工作是办好学校的重要基础工作之一,是我校教学、科研等各项工作的重要组成部分,学校应将档案工作纳入自身整体发展规划,加强对档案工作的领导和管理。

第二章 领导体制和机构设置

第四条 本校的档案工作由校长领导,其他的校领导要检查、督促所分管的职能部门做好档案的收集、整理、立卷、归档工作。

业务上由广东省档案局、广东省教育厅办公室负责指导、监督和检查。

第五条 本校在校长办公室下设置综合档案室,它既是本校档案工作的职能管理部门,又是永久保存和提供利用本校各类档案的科学文化事业机构。

第六条 本校档案室的主要职责是:

(一)贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定,并努力完成上级主管机关下达的其他有关档案业务工作;

(二)负责规划、协调全校档案工作,并负责对本校各系、部、处、室、科等部门的档案工作进行监督、指导和检查;

(三)制订和组织实施本校关于档案工作的规章制度,加强档案工作的规范化、标准化建设,提高档案综合管理水平;

(四)负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计和保管全校各类永久、长期的档案及有关资料;

(五)维护档案的完整与安全,做好档案的安全防范、修复、复制、保护工作;

(六)开展档案的开放或利用工作;

(七)负责编辑档案参考资料,编制检查工具,积极开发档案信息资源;

(八)负责组织全校专、兼职档案人员的业务学习和培训;

(九)开展档案宣传工作和利用者教育工作;

(十)开展档案理论和档案业务的学术研究,组织和参加校内外档案业务研讨、交流和协作活动。

第七条 本校各部门须有一位负责人分工主管本单位的档案工作,并确定适当的兼职档案人员,负责本单位形成的档案材料的收集、积累、整理、立卷和移交工作。

第三章 档案队伍建设

第八条 本校档案工作人员必须坚持四项基本原则,认真执行党和国家的方针政策,热爱档案事业,具备档案业务知识和一定的科学文化知识。

第九条 本校档案工作人员,编制数由学校根据本校规模及收藏档案数量等实际情况确定。

第十条 本校档案工作人员属档案专业技术人员,其职称和待遇按国家有关规定执行。

第四章 经费,库房和设备

第十一条 本校档案事业所需经费,列入学校预算,本校各职能部门应对用于保存本部门归档文件所需的档案装具等设备,在其经费中给予支持。

第十二条 本校遵循方便利用、安全保管,有利发展的原则,为综合档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房;存放声像特殊载体档案的库房,应配置恒温、恒湿设施。

第十三条 学校应有计划地为档案部门配置复印、录音、照相、录像等设备,逐步实现电子计算机管理与档案缩微化。

第五章 文件材料的归档、移交和接收工作

第十四条 本校应逐步完善归档制度,并纳入教学、科研和管理人员的职责范围,做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作,都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第十五条 本校各部门应做到各项工作与档案工作实行‘四同步”管理,即布置、检查、验收、总结各项工作时,同时布置、检查,验收、总结档案工作。

第十六条 本校对科研成果、基建工程等进行鉴定、验收时应有综合档案室的人员参加,有关业务主管部门应会同综合档案室对应归档的文件材料加以审查,签署意见。

没有完整、准确系统的文件材料的项目,不予验收,不予上报,不予评奖。

第十七条 本校实行文件材料形成部门、课题组立卷的制度,学校各部门要有一位负责人分管本部门的的档案工作,并确定适当的专(兼)职档案人员,负责本部门形成档案的立卷归档工作。

各部门课题组形成的文件材料,一般由立卷入按文件材料的自然形成规律,以系统整理组卷,编排页号或件号,填写卷内目录,装订后将属于长期和永久保存的档案向学校综合档案室移交。

学校综合档案室对各业务部门的立卷工作予以必要的协助、指导和监督。

第十八条 部门、课题组立卷归档是本校档案工作的基本制度和基础,各有关部门必须分工明确、协同配合。

学校分管档案工作的校领导,各部门分管档案工作的负责人,都应把涉及相应范围的档案工作列入自己的职责范围,督促有关部门、有关人员认真做好工作。

第十九条 本校文件材料的归档范围:

(一)党政管理类

主要包括本校党委、行政、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录和纪要;党政各部门的工作计划、规划、方案、汇报、总结、规则章程、统计报表;上级机关与本校关于人事管理、行政管理、党务管理等文件材料。

(二)教学类

主要包括本校在教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的反映教学综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、毕业生、教材等工作内容的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。

(三)科研类

主要包括本校在科学研究管理和实践活动中形成的反映科研综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励。

推广应用等工作内容的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。

(四)基建类

主要包括本校在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中形成的反映基建综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件,施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等方面内容的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。

(五)仪器设备类

主要包括本校各种国产和国外引进的精密,贵重、稀缺仪器设备(价值在五万元以上)的全套随机技术文件以及在购置、验收、调试、使用、管理、维修、改造、报废等全部活动中产生的文件材料。

(六)出版类

主要包括本校编辑出版的学报、校报。

(七)外事类

主要包括本校有关人员出席国际学术会议(含在国内举办的),出境考察、讲学、合作研究、进修、留学及本校聘请的外籍、

港澳台专家与教师(含客座教师)在教学、科研及其他有关活动中形成的文件材料;本校涉外活动、对外学术交流、友好往来等有关文件材料。

(八)财会类

主要包括本校在财务管理和会计活动中形成的具有保存价值的文字材料、凭证、帐薄,报表、工资清册等材料。

(九)声像类

主要包括反映本校各项活动和历史发展,具有保存价值的各种以音响,画面形象等方式记录的专门载体(照片、录音带、录像带、幻灯片,磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等)及其相配套的文字材料等。

(十)实物类

主要包括上级领导来校视察、检查、指导工作和境内外知名人土来校参观访问的题词、题字等手迹材料;境外、校内外的团休,

个人和校友捐赠的纪念物品;校内各单位和个人荣获国家、省、市级各类奖品(奖状、锦旗、奖杯等),以及其他有保存价值的实物。

第二十条 归档的文件材料应质地优良、书绘工整,蓝黑墨水书写,声像清晰,符合有关规范和标准的要求。

第二十一条 案卷归档原则上按以下要求办理:

(一)归档时间

1、党政部门和按年度归档的部门,于翌年六月底前归档。

2、各教学部门和须按学年度归档的部门,于次学年寒假前归档。

3、科研、基建、生产设备的专题性、成套性档案,应在项目完成并通过鉴定、验收后两个月归档。

(二)档案移接手续

学校综合档案室接收档案时,应根据档案目录,与移交人共同清点,对重要的、机密以上的案卷,要逐页清点,经查对无误,方可办理签收手续。

第二十二条 凡由各部门与其他单位分工协作完成的项目,由主办单位保存一整套档案,协作单位除保存自己与自己承担任务有关的正本以外,应将复制件送交主办单位保存。

第二十三条 个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料,必须按统一的移交时间移交给本单位档案人员转交学校综合档案室,集中管理,任何个人不得据为已有或者拒绝归档。

对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料,学校综合档案室可通过征集、代管等形式进行管理,对于个人向学校综合档案室捐赠档案,视珍贵程度,学校可给予适当的奖励。

第二十四条 学校综合档案室应注意向境内外征集与本校有关的有保存价值的各种档案、资料。

第二十五条 对调出及离、退休人员、在办理调离手续时,必须清还档案,没有学校综合档案室签字,人事部门不得办理调离手续。

第六章 档案管理

第二十六条 本校各类档案都是学校的重要财富,由学校综合档案室集中管理,任何部门或个人都不得将档案视为私有。

全体师生员工都有保护档案的义务。

第二十七条 综合档案室依据《高等学校档案实体分类法》,负责对本校档案进行分类、编号的排列。

第二十八条 本校各类档案按其价值确定保管期限为永久、长期和短期三种。

(一)永久:凡反映我校主要职能活动和基本历史面貌的,对学校和社会有长远利用价值的档案,列为永久保管。

它主要包括两部分,一是本校形成的重要文件材料,一是上级领导部门针对本校所发的重要文件材料。

(二)长期:凡在相当长的时间内,本校需要查考利用的档案,列为长期保管,它包括本校产生形成的和上级领导部门及有关部门所发的与本校工作有关的比较重要的文件材料。

保管期限为十六年至五十年左右。

(三)短期:凡在短期内本校需要查考利用的档案,列为短期保管,其保管期限为十五年(含十五年)以下。

第二十九条 本校综合档案室负责对保管期限已满的档案进行鉴定。

对已失去保存价值的档案,在征得有关部门同意,并造册报校领导批准后,予以销毁。

未经鉴定和批准,不得销毁任何档案,

第三十条 本校综合档案室定期对档案的收进和移出、库存案卷数量、档案的利用情况等进行统计,并依照有关规定,向省档案局、省教育厅办公室报送本校档案工作基本情况统计报表。

第三十一条 本校综合档案室应建立严格的库房管理制度,并有防火,防虫、防鼠、防盗、防尘、防湿、防高温、防曝晒等设施;要研究和改进档案的保护,

对已破损,虫蛀、霉烂和字迹褪色的档案,应及时修复或复制;要有安全保密制度,对所存档案和资料的保管情况定期进行检查,遇有特殊情况,应立即向校主管领导报告,及时处理。

第七章 档案的利用与开放

第三十二条 本校综合档案室设立供查阅档案资料的阅览室,积极开展档案利用与编研工作,主动提供利用,充分发挥档案的社会效益和经济效益。

第三十三条 学校综合档案室开放档案,必须遵循下列规定

(一)本校教职工因教学、科研等工作需要查阅档案者,凭本校工作证,校外单位或个人,还须持有关单位介绍信,在说明利用档案的目的和范围后,则可查阅利用属于开放范围的档案,并可以摘录、复制;

(二)利用者要求复印档案,由综合档案室负责办理,并按规定收费;

(三)未经学校授权或上级主管机关批准,任何组织或个人无权公布档案。

第三十四条 本校档案属下列情况之一者,不宜开放:

(一)涉及党和国家秘密的;

(二)涉及专利和技术秘密的;

(三)涉及个人隐私的;

(四)档案形成部门规定限制利用的。

第三十五条 对于重要的、珍贵的档案和资料,一般不得提原件使用,如特殊需要,须经有关领导批准。

第八章 附 则

第三十六条 本办法自发布之日起执行。

第14篇 档案管理实施细则范本

档案管理是人事管理的一小部分,下面企业管理网就为大家整理了档案管理实施细则,大家可以阅读下文。

第一章总则

为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性及保密性,合理有效利用档案资料,特制定本细则。

第二章公司管理档案的范围及管理权限划分

第一条公司级档案管理范围,由公司行政部专人管理并负责一切借阅、复制、传递相关事宜。公司级档案包括以下文件:

1.司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料;

2.公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料;

3.财务管理、资金借贷、业务往来方面的文件材料(含合同、重要报表、银企联系函件等);

4.政府、项目批文、合同;

5.公司制度体系、会议纪要、内部发文(包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等);

6.工程进度计划控制文件(含各业务单位往来函件等)、工程初设、修改、竣工图纸;

7.公司及各部门月度、年中、年度工作计划及资金计划;

8.公司签定的各类合同(含商品房买卖合同);

9.公司有效证件、印章;

10.具有法律效力及保存价值的文件;

11.公司重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

12.本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第二条部门档案管理范围,由各部门指定专(兼)职文书管理,于每季度末交档案清单至公司备案留底。如工作完成后,原件移交公司管理。部门级档案文件如下:

1.各部门报请总经理批复的工作联系单、工作计划、总结、统计报表、简报;

2.部门例会会议纪要;

3.各部门与其相关业务单位函件管理;

4.招投标文件管理;

5.人事劳资档案及信息管理;(人力资源部统一管理人事档案)

6.仪器、设备维修保养资料;

7.客户、特约商家资料及信息管理;

8.公司的媒体宣传资料、销售报表;

9.财务会计凭证、帐册、月度、年度财务报表。

第三章公司档案管理体制

第三条公司档案工作,要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政部负责主体档案的管理,并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。行政部设立专门档案室,配备专人分管公司主体档案工作。

第四条根据有关档案法规规定精神,各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档,并定期向公司档案部门移交保管。

第五条公司应有库房或场地和必要的设施及保护设备保管档案,确保档案的安全。

第六条档案管理部门及负责人

1.公司档案管理部门为行政部;

2.公司立档单位为各部门;

3.档案管理责任人:各部门负责人与专(兼)职文书。

4.各部门均应指定专(兼)职文书,负责管理本部门的文件材料,并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。

第七条各部门专(兼)职文书的职责

1.了解本部门的工作业务,掌握本部门文件材料的归档范围,收集管理本部门的文件材料。

2.认真执行平时归档制度,对本部门承办的文件材料及时收集归卷,每季度末前应将归档文件材料归档完毕,并向档案室办好交接签收手续。

3.承办人员需借用文件材料时,应积极地提供利用,做好服务工作,并办理临时借用文件材。

第四章档案管理、归档文件整理

第八条各部门以公司名义或中心名义制作的规划、规定、通知、通告、会议记录、会议纪要、决议、决定、委任书、项目方案、函等文件均应由部门文员制作副本发文、登记、原件存档,抄送行政部档案室备案。

第九条各部门都要建立健全平时归卷制度。公文承办人对处理完毕或批存的文件材料,收集齐全并加以整理后,送交专(兼)职文书集中统一归卷。

第十条一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

第十一条归档时限

各部门专(兼)职文书就文件归档工作应做到每日进行。做归档前将资料分类,分组放置在待办卷宗内。应做到及时处理,切忌拖拉积压。

第十二条归档文件的整理

1.归档材料必须是办理完毕的正式材料。

2.归档材料应完整、齐全。归档入卷文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起。

3.归档文件整理以件为单位。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,附件为两件以上并可单独成文的可分别计算件数,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册、会议记录等一册(本)为一件,来文与复文可为一件,重要文件的草稿各为一件。

4.不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年,其它文件的立卷按照有关规定执行。

5.卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

6.整理文件时应遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。

7.归档材料的文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写。不得使用圆珠笔、铅笔、泡沫笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。一般不得用复印件代替原件存档。

8.案卷整理的幅面应以a4纸为准(210mm×297mm),材料过窄或小于a4幅面的粘贴在a4的幅面并留出左侧装订线;材料过宽应按a4的幅面折叠整齐,折叠时尽量减少折叠次数,同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外;字迹难辨认的,应附抄件。

9.归档文件一律不得打孔或使用金属订书机装订。应在归档文件左侧预留出宽度为1cm的装订区域。

10.归档材料必须文字清楚,严禁作涂改、贴补或其他任何技术处理。

11.存档文档为易褪色的材料(如热感纸传真文件),必须复印一份后将复印件与原件一并存档。

12.文件材料破损、局部残缺、装订边狭小的,要在修补或托裱后再归档,修裱时应注意尽量保持文件的原貌。

第十三条归档文件的移交

1.档案室对于日常抄送副件进行登记,并依据登记情况于每季度末定期与部门文员办理文件档案的交接手续。接收档案必须履行手续,填写移交清册,一式两份,写明案卷标题,卷内文件页数,案卷数量,移交时间,交接双方要签名。移交清单由移交部门与档案室各自存档。

2.移交档案时,应同时移交相关文件的电子文档。行政部档案室逐一核对后,对电子文档进行整理保存。存档后,电子文档之文件名,更改为“档案号+文件标题”。同一档案中有多个电子文档的,电子文档装入以档案号命名的电子文件夹内。

第十四条档案的保管

1.防止档案的损坏,延长档案的寿命,维护档案的安全;

2.公司应有场地和必要的设施及保护设备保管档案,确保档案的安全。档案管理人员应定期清洁并检查档案案卷状态。保持档案存放室良好的通风,做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作,门窗应结实牢固。

3.每年须定期对档案进行一次清理,清除不必要保存的材料;对破损和褪色的材料进行修补和复制。

第五章档案名称、编号

第十五条档案各级分类应赋予统一名称,其名称应简明扼要,以充分表示档案内容性质为原则,并且要有一定范畴,不能笼统含糊。

第十六条档案分类各级名称经确定后,应编制“档案分类编号表”,将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。

第十七条档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改,如确有修改必要,应事先审查讨论,并拟定新旧档案分类编号对照表,以免混淆。

第十八条档案编号原则

1.公司内归档文件的档号结构为“全宗号—类别号—年度—保管期限—文件类型--盒号—件号”。

2.每一归档文件首页前附上《归档文件封面》。

3.每一档案盒内首页应设“文件存档目录”,文件归档时依序编号、登录。

4.档号的表示方式如下:商管公司abcccc-de-f(g)-00-00

1)“商管公司”表示文档归属公司名称,即全宗号

2)“ab”表示文档归属部门名称,即类别号。如:行政类、营运类、策划类等等。

3)“cccc”表示文档的归属年份,指文件中所指问题所在年度,以4位阿拉伯数字标注公元纪年,如:2005。

4)“de”表示保管期限。如:长期、二年。

5)“fg”表示类型名称(大类/小类)。例如:营运部月报,招商进度表,会议记录等等。

6)“00–00”表示文件档号。即盒号、件号。

5.新档案应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别、编号顺序,以此来编列档号。

6.档案如何归属前案,应查明前案的档号并予以同号编列。

7.档号以一案一号为原则,遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者,应先确定其主要类别,再编列档号。

第六章档案的编目与装盒

第十九条归档文件应逐件编目。归档文件目录设置档案件号、文件题名、文号、主要内容发、页数、日期、经办人、存档地点等项目。

第二十条档案目录以手工填写和以打印两种方式。目录填写须使用碳素墨水书写,。请将卷内目录放在卷首。

第二十一条装盒,将归档文件按件号顺序装入档案盒。一盒内的文件数量无限制,以装满一盒为准。

第二十二条装盒完毕后,填写《档案盒封面》、《档案盒盒脊》。填写时须使用碳素墨水书写,字迹工整、要素齐全。

第二十三条不同保管期限的文件应分开装盒,不得混装。

第二十四条档案盒的封面与背脊由档案室统一填写,并标明档案盒内所含案件的分类编号及名称,以便查档。

第七章档案的鉴定与保管期限

第二十五条档案的鉴定。从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面来鉴别档案的价值。

第二十六条档案的保管期限。

文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者之外,一般为分二年、长期两种。一般的通知、通告、不涉及经济利益的来往函件、政府文件的保存年限为二年,其余资料原则上均为长期保存。介于两种保管期限的,保管期限从长。

1.长期保存:

1)公司章程;

2)股东名册;

3)组织规程及办事细则;

4)董事会及股东会纪录;

5)财务报表;

6)政府机关核准文件;

7)不动产所有权及其他债权凭证;

8)工程设计图;

9)其他经核定须永久保存的文书。

10)预算、决算书类;

11)会计凭证;

12)事业计划资料;

13)期满或解除之合约;

2.二年保存:

1)结案后无长期保存必要者。

2)一般的通知、通告、不涉及经济利益的来往函件、政府文件

第八章档案密级

第二十七条公司档案文书分绝密、机密、密、普通四个等级,按档案性质、内容不同划分不同密级,并据此界定档案调阅权限。

1.“绝密”文书含:公司之相关政府批文、会计凭证、财务报表、资金合同、相关财务往来文件、与其他经济组织的合作合同、其他经核定为绝密的文书。

2.“机密”文书含:公司各类经济合同、客户档案、设计方案及图纸、预决算书、公司章程、股东会及董事会会议纪要(决议)、不动产所有权及其他债权凭证、重要工作计划、重要会议纪要。

3.“密”文件含:公司有效证件、各项办理资料、单位往来函件。

4.“普通”文件含:部门工作联系单、公司内部发文、公司宣传资料、各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料。

第九章档案借阅、利用工作

第二十八条总监以上管理人员如需借阅一般工作业务相关的资料,可直接在档案管理员处登记后借阅。借阅资料须当天归还;如需再借,应办理续借手续。

第二十九条各部门其它员工因业务需要对本部门档案材料进行借阅或利用的,须一律填写《档案调阅审批单》并经部门负责人和分管总监签字许可后,方可借阅档案。如需借阅非本部门的档案材料的,还应有相关部门负责人和分管总监签字许可。

第三十条如需借阅公司人事、财务、合同等资料必须经总经理批准许可。

第三十一条档案管理员依据《档案调阅审批单》,为借阅人调出所需档案并记录档案借阅信息。

第三十二条借阅的档案原则上在公司内使用。机密文件和绝版文件仅供在存档处查阅,不予借出。

第三十三条借阅档案者应爱护档案,确保档案的完整性,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时,须当面查看清楚,如发现遗失或损坏,应及时报告主管领导。

第三十四条档案管理部门应主动向各部门、员工提供公司档案编研信息服务,主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。

第三十五条档案主管应接受公司有关部门、人员定题咨询要求。

第三十六条依据国家档案、统计法律法规,做好企业档案统计工作。

第三十七条政府有关部门依法执行公务,需要查阅公司档案,公司予以配合、协助。

第十章档案的销毁

第三十八条对已失效的档案,认真鉴定,编制销毁清册,销毁清册经相关负责人批准,方能销毁。该清册永久保存;销毁时要有二人以上监销,关在清册上签字。销毁时请使用碎纸机或焚烧的方式。

第三十九条公司终止、解散时,档案应移交控股股东或主管部门或当地国家档案馆。

第四十条公司应采取严密管理措施,防止档案失密和泄密。

第十一章附则

第四十一条档案部门积极采用电脑信息系统对档案进行管理,提高管理效率。

第四十二条本办法由行政部解释、补充,由公司总经理批准颁行。

模板 商业企业人事管理制度

第15篇 文书档案管理细则范例

文书档案是综合反映各项工作的书面历史材料,建设银行发布了《中国人民建设银行文书档案管理暂行办法》,来看小编为大家带来的文书档案管理细则内容:

文书档案管理细则

文书档案管理规定如下

第一条 为了加强建设银行文书档案的科学管理,充分发挥文书档案的作用,根据国家档案局有关档案工作的制度、规定及《中国人民建设银行档案管理暂行办法》,特制定本办法。

第二条 建设银行文书档案是各级行在各项工作活动中形成的,具有查考利用价值并经过分类整理而保存起来的文件材料。

第三条 建设银行文书档案的收集范围包括:

1.本级行自身形成及本级行与有关部门联合颁发的,反映本行主要工作活动的文件材料;

2.上级行和上级党政机关颁发或转发的针对本行工作或本行须遵循贯彻的文件材料;

3.下级行报送的具有查考利用价值的文件材料;

4.同级机关和非隶属机关颁发的本级行需要执行的文件及与本行联系、协商工作的重要来往文件;

5.本行附属企业和本行投资入股的各类公司的反映其基本面貌和经营状况的重要文件材料。

第四条 各级行党、政、工、青、妇等部门在工作活动中形成的文书档案材料,均应由本行档案部门集中统一管理和保管,任何单位或个人都不得据为己有,以维护建设银行档案的完整与安全。

第五条 各级建设银行应实行由文书部门或职能部门整理立卷的制度,档案部门负责对立卷工作进行业务指导和检查督促。

第六条 各立卷部门应指定人员负责文书立卷归档工作。

承办人员在文件材料处理完毕后,应及时将全部文件材料交文书立卷人员,由文书立卷人员负责整理立卷,并按规定的时间向本行档案部门移交。

移交时,双方根据移交的案卷目录进行清点、核对,并履行移交手续。

第七条 文书立卷工作要遵循文件材料形成的规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。

第八条 立卷归档要求

1.做好文件材料收集工作。

应归档的文件材料的种类、份数及每份文件的底稿、附件和与文件有关的签报、批示等附属材料,均应齐全、完整。

2.按照归档文件材料的保存价值确定保管期限。

不同保管期限的文件材料应分开立卷。

3.行内几个部门共同办理的文件,由主办部门立卷,本行同外单位联合制发的文件,由行内交主部门立卷。

4.不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,可放在复文年立卷;未作批复的,放在请示年立卷;跨年度的规划,放在规划期的第一年立卷;跨年度的总结,放在总结期的最后一年立卷;跨年度的会议文件,放在会议开幕年立卷;各类案件放在结案年立卷。

5.卷内文件材料应按下述要求进行排列:批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,审定稿在后;重要法规性文件的历次草稿、修改稿依次排列在审定稿之后;各类案件的案卷,其结论、决定、判决性文件在前,依据性材料在后;其他文件材料应依其形成规律或特点合理组织立卷。

6.卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。

装订的案卷,应在有文字的每页材料的正面的右上角、背面的左上角填写页号;不装订的案卷应在卷内每份文件材料首页的右上方逐件编件号。

7.归档的每一案卷均应填写一式三份卷内文件目录,其中一份置卷首,一份由立卷部门留底,另一份交档案部门作为检索工具。

每一案卷的卷尾均应放置备考表,用以填写本卷需要说明的有关情况及立卷人姓名、立卷完成时间等。

8.案卷封皮应逐项按规定填写清楚。

案卷题名要简明、概括、字迹工整。

案卷封皮一律用毛笔或钢笔书写。

9.卷内文件材料要去掉金属物,对破损的张页应进行托裱,宽大的张页应折叠整齐,装订线外有字迹的张页应加宽边。

案卷采用三点一线的装订方法,并保持右边、底边整齐。

不装订的案卷,其卷内文件应逐件用细线装订。

10.立卷完成后,立卷人员应按照不同的保管期限,分别填制一式两份案卷目录。

其中一份交档案部门留存,另一份经档案部门编填卷号后退立卷部门备查。

第九条 本级行附属企业的文书立卷归档工作,比照本行职能部门办理。

本级行投资入股的各类公司的属于本行文书档案管理范围的各类档案材料,由本行文书部门或本行业务管理部门一并立卷归档。

第十条 文书档案保管期限分为永久、长期、短期三种。

长期为16年至50年,短期为15年以下(含15年)。

对不易判定保管期限的档案材料,应按照宜长不宜短的原则进行保管。

第十一条 凡是反映本级行主要业务活动和基本历史面貌的,对本级行各项工作和经济建设、历史研究具有长远利用价值的档案,列为永久保管。

其主要内容包括:

1.本级行制定的重要的法规性文件;处理重要问题形成的文件材料;召开重要会议的主要文件材料;重要的请示、报告、总结和综合统计报表;机构演变,本级行领导人任免的文件材料等。

2.上级机关颁发的针对本行主要业务工作并需要本行贯彻执行的重要文件材料。

第十二条 凡是反映本级行工作活动,在较长的时间内对本级行具有查考利用价值的档案,列为长期保管。

主要内容包括:

1.本级行处理一般工作问题形成的文件材料,一般会议的主要文件材料,一般的规章制度等。

2.上级机关颁发的属于本行主要业务并需贯彻执行的一般文件材料。

3.下级行报送的重要的总结、报告和统计报表等文件材料。

第十三条 凡是在较短时间内对本行有参考利用价值的档案,列为短期保管。

主要内容包括:

1.本级行一般事务性的文件材料。

2.上级机关颁发的非本行主管业务。

但本行需贯彻执行的文件材料。

3.下级行报送的一般性工作总结、报告和统计报表等文件材料。

4.同级机关和非隶属机关颁发的需要本级行执行的法规性文件及与本行联系、协商工作的重要来往文件。

第十四条 文书档案的保管期限应从档案所属年代的下一年1月1日起计算。

长期规划、计划等文件材料的保管期限则按其有效期满后的下一年1月1日起计算。

第十五条 各级行档案部门对所接收的案卷应进行审核把关,对不符合质量要求的案卷应退立卷部门重新加工整理。

第十六条 各级行档案部门应以便于保管和提供利用为前提,按照本行文件形成的规律和特点,选择年度——组织机构分类法或年度——问题分类法对归档案卷进行分类。

所用的分类方法应保持前后一致,尽量保持固定,不能随意变动。

第十七条 案卷的排列应以档案分类方法为基础,按照不同的保管期限分别排列入库。

案卷排列方法应统一,前后一致。

第十八条 按照案卷的排列顺序编制卷号,以固定案卷位置。

在一册案卷目录内不得出现重复的案卷号。

第十九条 案卷目录应区分不同的保管期限,分年度或混年度编制目录号。

在一个全宗内,案卷目录号不能重复。

第二十条 各级行档案部门应充分利用档案信息资源,积极开展档案编研工作,根据需要编写各种类型的档案资料,主动为机关各项工作服务。

第二十一条 各级行档案部门应努力做好档案利用工作,除编制案卷目录、卷内目录或全引目录外,还应根据利用者借阅档案的规律和特点,编制重要文件目录(卡片)、专题文件目录(卡片)、文号索引等档案检索工具,力求做到查找使用方便,调卷迅速准确。

第二十二条 各级行档案部门应根据本行具体情况,制定档案的借阅制度,严格办理借阅手续和掌握借阅范围,防止密级档案失密、泄密,确保档案安全。

第二十三条 各级行应定期向当地档案馆移交档案。

移交档案的具体时间、范围和进馆要求,按照当地档案局、馆的有关规定执行。

第二十四条 对超过保管期限的文书档案,应由本行档案部门按照《中国人民建设银行档案管理暂行办法》的规定组织鉴定和销毁工作。

第二十五条 本办法适用于各级建设银行。

第二十六条 本办法由总行办公室负责解释。

补充、修改时同。

第二十七条 本办法自颁布之日起执行。

(87)建总办字第20号《关于印发〈中国人民建设银行系统档案管理试行办法〉的通知》同时废止。