第1篇 物业公司程序文件－管理评审控制程序
物业公司程序文件:管理评审控制程序
1.0目的
确保公司质量管理体系是适宜、充分、有效的,并能满足标准和方针、目标的要求。
2.0范围
公司最高管理层对公司质量管理体系运行的评审。
3.0职责
3.1总经理负责管理评审及批准《管理评审计划》、《管理评审报告》。
3.2管理者代表负责审核《管理评审计划》、《管理评审报告》。
3.3质管部负责编写《管理评审计划》、《管理评审报告》。
3.4质管部负责相关文件的收集和发放、保管。
3.5各单位负责准备相关的管理评审资料。
4.0程序
4.1评审计划的制定
4.1.1 质管部应于每次管理评审会议前两周拟出该次的《管理评审计划》,经公司领导审批后提前一周发放给各单位主管。各单位主管应认真学习、全面准确把握《管理评审计划》,准备好与各自有关议题的议案并形成书面材料。
4.1.2评审计划包括评审目的、评审依据、评审组织、评审地点、评审时间、评审内容等。
4.2评审内容
4.2.1依据近期的内审报告、服务质量汇总资料及其它有关质量、安全、环保等重要信息,对体系的运作是否达到三性一率的要求进行准确的评审;
1)内审结果是否准确,质量体系运作是否有效;
2)服务质量是否符合物业使用人的规定或要求;顾客对投诉处理的反馈是否感到满意;
3)质量体系是否持续、有效和适宜;是否达到公司的质量方针、质量目标规定的要求;
4)服务过程的实施和监控是否达到预期目标,服务的符合性如何;
5)预防和纠正措施的实施是否有效;
6)以往管理评审中提出的问题是否有效、按时解决;
7)质量改进的建议;
8)其它需评审的内容。
4.3评审结果
4.3.1 每次管理评审后应形成完整的评审报告。评审报告应详细记录有关评审内容的结果。
4.3.2 对评审中提出的不合格项,由相关单位提出纠正措施,按《纠正措施控制程序》执行.
4.3.3 管理者代表负责验证纠正措施实施效果,及时向总经理汇报纠正措施执行情况,并保证不合格关闭。
4.4评审报告的管理
4.4.1 质管部负责在批准评审报告后一周内将其发放给与会相关单位,正本由质管部存档。报告正本与所有副本各项内容应完全一致,但管理者代表应在正本上填写验证相关措施的落实情况,评审报告保存期为3年。
4.5 总经理负责每年至少组织一次管理评审,时间间隔不超过一年度。
4.6 必要时总经理有权决定临时进行管理评审。
4.7 管理评审以会议形式进行,参加人员为公司领导、部门主管及中心或独立管理处主任等人员。
5.0相关文件与记录
cop8.5.1 《纠正措施控制程序》
cop8.5.2 《预防措施控制程序》
qr-5.6.0-01《管理评审计划》
qr-5.6.0-02《管理评审报告》
qr-5.6.0-03《管理评审签到表》
第2篇 物业公司程序文件信息传递管理程序
物业公司程序文件之信息传递管理程序
1.目的
规范公司信息传递流程,加强信息管理,充分发挥信息管理工作在企业经营管理中的作用。
2.范围
适用于公司范围内信息管理工作的全过程。
3.职责
3.1总经理办公室为公司信息管理工作的主管部门,负责公司所有相关信息的收集、整合、传递、跟踪及分析工作。
3.2各部门经理是本部门信息管理工作第一责任人,对本部门信息管理工作的有效性、及时性、准确性负责。
3.3各部门指定专人担任信息员,负责本部门各项日常信息管理工作。
4.方法和过程控制
4.1信息的收集
4.1.1 总经理办公室应充分利用互联网、媒体、政府机关、行业协会、**集团及集团内其它企业等渠道,建立并不断完善公司的信息收集系统。
4.1.2总经理办公室负责收集以下信息:
a.物业管理和企业经营的相关法律、法规;政府、主管部门、行业协会的通知、通告、指令及信息等;
b.房地产、物业管理行业的新闻、动态、信息等;
c.公司内部的管理信息、突发事件、重要会议及活动信息等;
d.新闻媒介对本公司、**地产、集团总部及集团内其它企业的报道;
e.与经营管理相关的信息和资讯,如相关产品和服务信息、先进的管理经验等;
f.**集团总部、**地产公司及集团内其他公司的有关信息。
4.1.3公司各部门负责收集以下信息:
a.公司其他部门发送的各类工作信息;
b.来自顾客的投诉、建议、需求等信息;
c.其他部门的日常管理经验和举措;
d.与本部门相关的政府及行业信息;
e.部门的管理信息、紧急事件、重要会议及活动等。
4.2公司内部信息的传递
4.2.1 每月2日和17日pm17:30前,各部门应将上一期的日常信息,填入《业务(职能)部门信息半月报》并上载到内部信息网(如遇休息日或节假日,报送时限顺延)。半月报的信息区间为每月1日至15日为上半月,每月16日至月底为下半月;
4.2.2 每月1日前制定本部门月工作计划,并将上月工作完成情况在月工作计划表中体现,上载到内部信息网相应栏目;
4.2.3 部门级重要会议应在会议结束后3个工作日内完成《会议纪要》,通过邮件形式发送公司总经理办公室;
4.2.4每季度首月20日前完成上一季度《管理报告》,并在公司内部网页相应栏目内发布;
4.2.5公司及各职能部门现行制度所要求即时报送并处理的各类信息,如突发事件、重大投诉等,由各部门按照相关制度或体系文件要求的格式和时限以邮件形式主报归口部门并抄报总经理办公室;
4.2.6各部门发生突发事件除按上述要求处理外,还应在事发后1小时内知会总经理办公室和相关领导,报送形式不限。同时每隔3-5天将处理过程和结果反馈总经理办公室和相关领导,直至问题处理完毕;
4.2.7信息员若不能确定信息报送部门,重要性较高的信息,工作时间发生的应在发生当日,非工作时间发生的应在事件发生后1个工作日内以《信息快报》的形式上报总经理办公室;
4.2.8各部门《信息半月报》和《信息快报》的内容原则上不应重复;
4.2.9向公司全体发送的信息,可在内部信息网的网上公告栏目发布,原则上此类信息不再用outlook形式发送,以提高工作效率;
4.2.10重要信息必须通过邮件形式按限定级别发送,不得通过信息网络发
4.2.11各部门应定期对本部门网页内容进行更新和维护,强化内部网的使用效率;
4.2.12职能部门在内部信息网发布的需下发到各部门的信息,应注明传送级别,由各部门信息员根据要求采取打印、张贴、传阅或会议等形式传达到部门内相应级别,未附传送级别的信息视为要求传达到全体员工;
4.2.13各部门如需职能部门协助完成某项工作,应同时将邮件抄送对方部门经理或业务主管,否则将视为无效信息。
4.3公司信息的传递
4.3.1总经理办公室每月3日和18日负责汇总公司半月工作信息,完成公司《物业管理半月报》的编辑和上载,报送集团物业管理部,抄报集团办公室、设计工程部和**地产公司;
4.3.2若公司发生重大事件,总经理办公室应在事件发生后两个工作日内编辑公司《物业信息快报》,报送集团物业管理部及地产公司。且在事件发生后及时将处理情况报送集团相关领导和职能部门,并跟踪事件进展,直至问题妥善处理完毕;
4.3.3公司级会议由总经理办公室在会议结束后三个工作日内完成会议纪要,并传递至相关人员;
4.3.4除在固定时间向集团和地产公司报送固定栏目信息外,总经理办公室还应及时将公司各类重要管理信息、重要人事变动、活动信息等及时报送集团相关部门和地产公司。
4.4 信息的分析和处理
4.4.1各部门上报的信息,由各信息归口的职能部门负责整合、分析、处理或反馈;
4.4.2没有明确信息归口部门的信息,由总经理办公室负责整合、分析、处理或反馈;
4.4.3各负责信息分析处理的部门应视具体信息内容,知会公司领导并及时就相关事件、部门或个人提出适时处理意见。
4.5信息管理制度
4.5.1各部门应严格执行公司有关信息管理的操作流程,以确保公司整个信息系统的正常有效运作。
4.5.2各部门应结合本部门的具体情况,制定包括部门内部收集、传递、发布等工作流程的信息管理制度,明确各相关岗位对本部门信息管理工作应负的责任,确保部门各项信息管理工作的顺利开展。
4.5.3各部门信息员岗位若发生变动,必须及时通报总经理办公室,并完善各项交接手续,前任信息员或总经理办公室应对新信息员进行必要的培训,以保证信息管理工作的连续性。总经理办公室应制作并不断修订完善《内部网网页制作教材》,以帮助各部门信息员掌握信息网的各项操作。
4.5.4各部门应保持开放心态,及时、准确地发布或传递各类信息,公司赋予各部门信息员越过直属上级或部门经理直接向公司信息主管部门报送信息的权力,各部门不得用任何方法限制或阻挠信息员正常的信息报送工作,对因信息报送不及时或漏报造成严重后果的,将追究信息员的责任。
4.5.5各部门信息员须对各类信息及时进行跟踪反馈,信息跟踪反馈工作
应贯穿事件处理的全过程,直至事件处理完成后关闭,以保证所有问题都能够得到实时有效地解决。
4.5.6信息传递专用邮箱及帐号仅供工作使用,不得用于任何私人目的,损害公司利益,不得向他人发送恶意的、挑衅的邮件,不得随意向不认识的企业或机构的信箱发送商业广告。
4.5.7网络使用人员应严格遵守internet国际惯例,遵守国家有关网络使用法律规定和公司网络及邮件使用的相关规定,对于违反上述规定对公司造成损失的将追究相关人员的责任。
5、质量记录表格
第3篇 物业公司程序文件基础设施管理程序
物业公司程序文件:基础设施管理程序
1、目的加强对公司资产的管理,保证公司资产的安全、完整,充分发挥资产使用的效能。
2、范围本制度适用于物业管理有限公司对资产的管理。
3、定义3.1 资产的释义:根据物品的价值和使用期限,分为固定资产类、资产类、低值易耗物品类。
3. 2 单位价值在人民币2022元以上(含2022元),使用年限在一年以上的有形资产(包括电子设备、电脑设备、房屋建筑物、运输设备、机械设备以及其它设备) 列入固定资产类。
3. 3 单位价值在人民币100元以上(含100元)2022元以下的,使用年限在一年以上的各种用具物品(包括普通的办公家私、小件电脑设备、办公设施、工程工具等)列入资产类。
3. 4 单位价值在人民币100元一下的物品,列入低值易耗物品类。
3. 5 电脑软件类的资产,根据其价值的大小,分别列入固定资产和资产的管理。
3. 6 为便于实物的管理,个别设备(如:工程设备中的水泵、保洁设备中的除草机等同等、同类设备)虽然其单价不足人民币2022元,也可列入固定资产管理范围。
3. 7资产物品中(如:玻璃、印刷品等)无论时价花费多少,都不纳入资产范畴,只办理入库、出库手续,登录流水帐本;
4、职责
4.1 资产主管部门
4.1.1 办公室是公司资产实物管理的主管部门,负责对各管理处资产管理的指导监控和本部资产的实物管理。
4.1.2财务管理部是公司资产帐务管理的主管部门,着重从资产的原值、已提折旧、净值等方面对公司资产进行监控和管理。
4.1.3各管理处负责本管理处资产实物管理,接受公司办公室及财务管理部的监控和管理。
4.2 电子办公设备类资产的管理办公室是公司电子办公设备类实物管理的专业部门,负责对公司电子办公设备类资产进行专项管理,对电子办公设备类资产的购进、配置、使用、维修及报废等进行全面的登记和管理。
4.3 各部门、各管理处对资产的使用和保管要明确责任人,各部门、各管理处的责任人对使用资产负有妥善保管、安全使用的责任。
5、方法和过程控制
5.1 资产的分类和使用年限根据现行的会计核算制度及公司资产的具体情况,资产的分类和固定。
5.1.1对如固定资产及资产的使用年限及编号方法如下:资产大类及代号资产总分类资产明细分类使用年限资产分类资产代号明细分类固定资产g资产机械、工具、设备j
1、工程工具10年2、保洁工具3、变电箱设备
4、其他运输设备ys
1、安全巡逻自行车10年2、食堂采购三轮车3、东丽湖船只
4、公务车辆
5、其他家私类js
1、柜、沙发、会议台5年2、办公台(桌)3、办公椅
4、其它通讯设备t
1、对讲机(套)5年2、电话机3、喊话器
4、其他安防器械设备af
1、车闸系统10年2、消防系统3、门禁管理机
4、灭火器
5、铝合金岗亭
6、其他电脑设备(非安防)dn
1、台式电脑全套5年2、手提电脑电子设备d
1、日常家用电器5年2、办公用设备娱乐设备(非电子)yl
1、娱乐经营设施、5年2、员工福利娱乐设施其他类qt其他设备5年
5.1.2 对于低值易耗物品,只需记录流水帐册。
5.2资产登记的要求:
5.2.1 本部及各管理处要分别做好固定资产、低值易耗品的登记,登记在《物业年度固定资产盘点表》中。
5.2.2 为方便公司资产的统计,总部及各管理处统一按上述资产大类及总分类进行固定资产登记。
5.2.3 资产的编号规则:(物业公司+固定资产/资产)-(固定资产/资产的类别称为资产代号)- (固定资产/资产的序号)其中,公司编号左起前两位为公司所在地区拼音简称,如:为tj;
第三位为公司业务类型简称,如:物业为w;
第四位为资产类型简称,如:固定资产为g ,资产为;
如:属于固定资产,汇总后为:tjwg
5.2.4 资产代号根据购置资产种类划分,如:手提电脑(非安防类)属固定资产的电脑设备类,其资产代号为:dn ,其他资产代号请参照:
5.1条款执行。
5.2.5 低值易耗品的分类和资产编号由本部及各管理处视资产的具体情况参考上述分类自行调整。
5.3资产管理
5.3.1 所有公司资产均由办公室统一调配、购置,由各使用单位分级管理。
5.3.2 资产的购置、调拨、转让、报废等均须按程序审批,未经批准,不能办理相关手续。
5.3.3 本部及各管理处指定专人(称为资产管理员)负责资产管理,并在办公室备案。
5.3.4 办公室和财务共同负责公司资产管理的工作督导,将会不定期对各单位资产管理情况进行抽查,发现问题对资产管理员及其它相关责任人员进行处理。
5.3.5 资产编号规则需统一,并在资产上粘贴标识,确定资产责任人,确保资产的合理使用及管理。
5.3.6 本部及各管理处资产管理员负责本项目的资产的登记注册、发放、管理,建立内部资产台帐,填写固定资产登记卡片,其中列明资产的名称、购置年代、物品规格型号、价值、使用部门。
上报办公室备案。
同时,每半年办公室行政组与财务进行资产的盘点清查工作(每月进行抽查)。
5.3.7 资产的使用部门和使用人须合理使用设备,严格按规程操作,并注意设备维护、保养。
由于使用、保管不善造成的遗失和损毁,责任人要按资产购置价格或资产管理部门的评估价值赔偿。
5.3.8 资产使用人离开公司时应办理移交手续,项目负责人必须到本项目资产管理员处进行确认,否则造成的一切后果,由项目负责人承担。
5.3.9公司内资产转移应填报资产转移审批单,各单位第一负责人签字,报办公室批准后由资产管理员登记后方可进行转移。
5.3.1 0易损物品无使用价值或使用年限已到时,应由资产管理员填写报废申请表,由办公室审核后报财务部复核后做相应处理。
5.3.1 1未经资产分管部门,办公室同意,任何部门和个人不得将资产外借和供无关人员使用。
5.4资产购置、调拔、转让、报废的审批权限和审批程序
5.4.1固定资产购置、转让、报废的审批权限:所有固定资产报废由总经理批准,单件资产净值在1000元以上的固定资产或低值易耗品的购置、调出、转让、报废,经办公室审核后由承办部门总经理助理审批,报总经理审批。
5.4.2 固定资产购置、转让、报废的审批流程:购置、调拨、转让、报废1000元以上的公司资产:
5.4.2.1 使用部门通过邮件报送申请报告;
5.4.2.2 由各单位第一负责人签署意见;
5.4.2.3 经办公室进行审核;
5.4.2.4 由财务部复核;
5.4.2.5 总经理助理批复意见;
5.4.2.6 总经理批准后由总办统一购置;
5.4.2.7 1000元以下资产或专业物品的购置,由项目自行在公司制定合格供方范围内进行购置,办公室行政组备案;
公司需要统一的物品如办公桌椅、书柜、档案柜、床等由总办统一购置;
5.4.3使用部门提出购置公司资产申请后,应首先由公司办公室负责进行内部调配,若所需购置的物品,公司内部可调配的应在内部调配,尽量避免重复购置造成资金的浪费;
如不能调配,方可进入购置审批阶段。
5.4.4资产购置的办理:报送部门提出申请,填制《固定资产购置申请表》并按规定申报流程和审批权限获批准后,方可进行资产的购置。
5.4.5资产转让、报废的办理:报送部门提出申请,填制《固定资产报废申请表》,并按规定申报流程和审批权限获批后,方可进行资产转让和资产残骸的处理。
报废资产有残值的,经资产主管部门估价、处理后,回收的资金应及时上缴公司财务管理部;
报废资产原值在2022元以下的项目可自行处理,但必须知会办公室;2022元以上则有公司统一处理;
公司资产在部门间的内部调配,填写《内部调动(离职)资产转移单明细表》按流程审批后再行调配。
5.5 固定资产的盘点本部、各管理处对固定资产每月盘点,办公室和财务管理部负责对总部及各管理处的监督检查。
通过盘点,确保固定资产帐帐相符、帐物相符、物标相符、安全完整。
本部及各管理处资产盘点可参考以下方式进行:
5.5.1由资产管理部门组织有关部门进行资产的实物清点,并做出实物盘点(盘盈、盘亏、待报废)报告。
5.5.2财务部门根据实物盘点的情况,与财务帐核对,计算盘亏、待报废资产的价值(原值、已提折旧、净值),做出最终的固定资产盘点报告并报批。
6、支持性文件无
7、质量记录及表格tjwy
6.3-01-f
1 《内部调动(离职)资产转移单明细表》tjwy
6.3-01-f 2 《物业月度盘点表》tjwy
6.3-01-f 3. 《物业年度资产盘点表》tjwy
7.4-01-f
1 《月度备用物品计划表》tjwy
7.4-01-f 2 《月度办公用品计划表》tjwy
7.4-01-f11 《固定资产购置申请表》tjwy
7.4-01-f13 《资产转交审批明细表》tjwy
7.4-01-f14 《公司资产报损、报废申请表》
第4篇 物业公司程序文件－消防管理控制程序
物业公司程序文件:消防管理控制程序
1.0 目的
为预防事故发生及事故发生时将其危害降低到最小程度,保障人身及财产的安全,特对消防应急处理予明确规定。
2.0 范围
适用于公司管理项目发生的火灾、燃气、油类泄漏爆炸事故的处理。
3.0 职责
3.1 管理处负责消防系统的使用管理。
3.2 安保部负责全公司人防工作的监督检查,定期组织管理处进行安全消防演习。
3.3 工程部负责技防工作监督检查,并组织一季度一次的消防安全检查。
3.4消防设备由工程部委托供方维护保养,管理处负责保养情况的日常监督。
4.0 程序
4.1 火灾预防,各单位应加强对消防事故的人防、技防和物防。
4.1.1 公司每季度对管理处消防组织体系、设备设施的运行情况进行检查评比,将发现的隐患通报管理处,管理处将问题转呈相关方处理并负责跟踪验证。
4.1.2 管理处须派专人24小时在消防中心值班,监视火灾报警系统、消防联动系统的工作。发现预报出现火灾,立即派人现场巡察,若为误报,须排出故障,使主机复位。若发生火灾按4.2.1条处理。
4.1.3 燃气管理按《北京市燃气管理条例》、《北京市燃气安全管理规定》相关条文执行。
4.1.4 柴油发电机的油库须按规范建造,油箱下方应砌池,池中放入细沙,当油泄漏时,被沙吸收,流不出油库,不会将火带出油库。油库内应装自动灭火装置,门应防火密封。发现油库起火,迅速启动灭火装置,防止油箱爆炸,并打电话119及通报给公司相关部门。
4.1.5 管理处定期进行安全消防演习,演习作业具体事项根据《安全保卫管理手册》中关于制定灭火应急方案和进行演练的规定和《紧急情况处理控制程序》执行。
4.2 火灾处理
4.2.1发生火警时,在初期火灾时间(5分钟)内不能扑灭火灾时,管理处应立即拨'119'报警,同时根据《安全保卫管理手册》中灭火应急规程规定,组织义务消防队员做好灭火、救人、引导住户疏散等工作。 4.2.2 各单位对灭火流程和规定按照《安全保卫管理手册》中相关文件执行。
5.0相关文件与记录
《安全保卫管理手册》
第5篇 物业公司程序文件－装修管理控制程序
物业公司程序文件:装修管理控制程序
1.0目的
通过对顾客装修过程的控制,确保装修符合规定要求。
2.0范围
适用于顾客入住后进行装修的全部过程。
3.0职责
3.1工程部负责制定《建筑、装饰管理手册》,并对管理处进行不定期的装修检查。
3.2管理处负责办理具体的装修手续并进行装修过程的管理。
3.3管理处负责一般装修方案的审批。工程部负责对结构、室内管线等有重大改动的装修方案的审批。(商场、写字楼装修方案由消防局主管部门审批)。
4.0内容
4.1装修申报
4.1.1装修方案的审批。业主装修前需填写房屋装修的审批表,将拟定装修方案及相关资料报管理处审批。
1)无违反相关规定的一般装修方案(如:结构、管线、外观的变更、防水层的破坏等),管理处可进行审批。
2)结构、管线、外观等有重大变动的装修,管理处需将相关资料报公司工程部审批。
3)商场、写字楼部位的装修需报消防局主管部门审批。
4.1.2装修施工单位的审查。业主装修前携带装修施工单位营业执照、资质证书、施工人员身份证明等资料报管理处审批。管理处对相关资料进行审查。
4.1.3办理施工许可证。装修方案审批合格,装修施工单位审查合格后,管理处与业主签定《房屋装修管理协议书》,按照相关规定收取装修押金,办理装修施工许可证及装修施工人员出入证等相关手续。
4.2装修施工过程的管理
4.2.1装修过程中,管理处负责装修管理的人员每天检查装修情况,严格按《建筑、装饰管理手册》的内容与标准检查,发现有违反规定的,按相关规定要求业主整改,对于拒不执行的,可根据《深圳市家庭居室装修管理规定》及《业主公约》中相关规定强制执行。
4.2.2房屋装修完毕,管理处按《建筑、装饰管理手册》及协议中约定的相关标准进行验收,对于不符合要求的,督促业主及时改正后再进行验收。
4.2.3重大装修,需经公司工程部验收。商场、写字楼装修需经消防局主管部门验收。
4.2.4从验收合格之日起十日内管理处对装修情况复验,合格后将押金退还顾客和施工单位。
4.2.5对装修档案的管理应放入业主档案内,保存期至业主搬迁后。
5.0引用文件与记录
fg/g《北京市家庭居室装修管理规定》
wi/z*《建筑、装饰管理手册》
第6篇 物业公司程序文件：基础设施管理程序
物业公司程序文件:基础设施管理程序
1、目的
加强对公司资产的管理,保证公司资产的安全、完整,充分发挥资产使用的效能。
2、范围
本制度适用于****物业管理有限公司对资产的管理。
3、定义
3.1 资产的释义:根据物品的价值和使用期限,分为固定资产类、资产类、低值易耗物品类。
3.2 单位价值在人民币2000元以上(含2000元),使用年限在一年以上的有形资产(包括电子设备、电脑设备、房屋建筑物、运输设备、机械设备以及其它设备) 列入固定资产类。
3.3 单位价值在人民币100元以上(含100元)2000元以下的,使用年限在一年以上的各种用具物品(包括普通的办公家私、小件电脑设备、办公设施、工程工具等)列入资产类。
3.4 单位价值在人民币100元一下的物品,列入低值易耗物品类。
3.5 电脑软件类的资产,根据其价值的大小,分别列入固定资产和资产的管理。
3.6 为便于实物的管理,个别设备(如:工程设备中的水泵、保洁设备中的除草机等同等、同类设备)虽然其单价不足人民币2000元,也可列入固定资产管理范围。
3.7资产物品中(如:玻璃、印刷品等)无论时价花费多少,都不纳入资产范畴,只办理入库、出库手续,登录流水帐本;
4、职责
4.1 资产主管部门
4.1.1 办公室是公司资产实物管理的主管部门,负责对各管理处资产管理的指导监控和本部资产的实物管理。
4.1.2财务管理部是公司资产帐务管理的主管部门,着重从资产的原值、已提折旧、净值等方面对公司资产进行监控和管理。
4.1.3各管理处负责本管理处资产实物管理,接受公司办公室及财务管理部的监控和管理。
4.2 电子办公设备类资产的管理
办公室是公司电子办公设备类实物管理的专业部门,负责对公司电子办公设备类资产进行专项管理,对电子办公设备类资产的购进、配置、使用、维修及报废等进行全面的登记和管理。
4.3 各部门、各管理处对资产的使用和保管要明确责任人,各部门、各管理处的责任人对使用资产负有妥善保管、安全使用的责任。
5、方法和过程控制
5.1 资产的分类和使用年限
根据现行的会计核算制度及公司资产的具体情况,资产的分类和固定。
5.1.1对如固定资产及资产的使用年限及编号方法如下:
资产大类及代号资产总分类资产明细分类使用年限
资产分类资产代号明细分类
固定资产g
资产z
机械、工具、设备j*1、工程工具10年
2、保洁工具
3、变电箱设备
4、其他
运输设备ys1、安全巡逻自行车10年
2、食堂采购三轮车
3、东丽湖船只
4、公务车辆
5、其他
家私类js1、柜、沙发、会议台5年
2、办公台(桌)
3、办公椅
4、其它
通讯设备t*1、对讲机(套)5年
2、电话机
3、喊话器
4、其他
安防器械设备af1、车闸系统10年
2、消防系统
3、门禁管理机
4、灭火器
5、铝合金岗亭
6、其他
电脑设备(非安防)dn1、台式电脑全套5年
2、手提电脑
电子设备dz1、日常家用电器5年
2、办公用设备
娱乐设备(非电子)yl1、娱乐经营设施、5年
2、员工福利娱乐设施
其他类qt其他设备5年
5.1.2 对于低值易耗物品,只需记录流水帐册。
5.2资产登记的要求:
5.2.1本部及各管理处要分别做好固定资产、低值易耗品的登记,登记在《**物业年度固定资产盘点表》中。
5.2.2为方便公司资产的统计,总部及各管理处统一按上述资产大类及总分类进行固定资产登记。
5.2.3资产的编号规则:****(**物业公司+固定资产/资产)-**(固定资产/资产的类别称为资产代号)- ******(固定资产/资产的序号)其中,公司编号左起前两位为公司所在地区拼音简称,如:**为tj;第三位为公司业务类型简称,如:物业为w;第四位为资产类型简称,如:固定资产为g ,资产为z;如:属于固定资产,汇总后为:tjwg
5.2.4资产代号根据购置资产种类划分,如:手提电脑(非安防类)属固定资产的电脑设备类,其资产代号为:dn ,其他资产代号请参照:5.1条款执行。
5.2.5低值易耗品的分类和资产编号由本部及各管理处视资产的具体情况参考上述分类自行调整。
5.3 资产管理
5.3.1所有公司资产均由办公室统一调配、购置,由各使用单位分级管理。
5.3.2资产的购置、调拨、转让、报废等均须按程序审批,未经批准,不能办理相关手续。
5.3.3本部及各管理处指定专人(称为资产管理员)负责资产管理,并在办公室备案。
5.3.4办公室和财务共同负责公司资产管理的工作督导,将会不定期对各单位资产管理情况进行抽查,发现问题对资产管理员及其它相关责任人员进行处理。
5.3.5资产编号规则需统一,并在资产上粘贴标识,确定资产责任人,确保资产的合理使用及管理。
5.3.6本部及各管理处资产管理员负责本项目的资产的登记注册、发放、管理,建立内部资产台帐,填写固定资产登记卡片,其中列明资产的名称、购置年代、物品规格型号、价值、使用部门。上报办公室备案。同时,每半年办公室行政组与财务进行资产的盘点清查工作(每月进行抽查)。
5.3.7资产的使用部门和使用人须合理使用设备,严格按规程操作,并注意设备维护、保养。
由于使用、保管不善造成的遗失和损毁,责任人要按资产购置价格或资产管理部门的评估价值赔偿。
5.3.8资
产使用人离开公司时应办理移交手续,项目负责人必须到本项目资产管理员处进行确认,否则造成的一切后果,由项目负责人承担。
5.3.9公司内资产转移应填报资产转移审批单,各单位第一负责人签字,报办公室批准后由资产管理员登记后方可进行转移。
5.3.10易损物品无使用价值或使用年限已到时,应由资产管理员填写报废申请表,由办公室审核后报财务部复核后做相应处理。
5.3.11未经资产分管部门,办公室同意,任何部门和个人不得将资产外借和供无关人员使用。
5.4 资产购置、调拔、转让、报废的审批权限和审批程序
5.4.1固定资产购置、转让、报废的审批权限:
所有固定资产报废由总经理批准,单件资产净值在1000元以上的固定资产或低值易耗品的购置、调出、转让、报废,经办公室审核后由承办部门总经理助理审批,报总经理审批。
5.4.2 固定资产购置、转让、报废的审批流程:
购置、调拨、转让、报废1000元以上的公司资产:
5.4.2.1使用部门通过邮件报送申请报告;
5.4.2.2由各单位第一负责人签署意见;
5.4.2.3经办公室进行审核;
5.4.2.4由财务部复核;
5.4.2.5总经理助理批复意见;
5.4.2.6总经理批准后由总办统一购置;
5.4.2.7 1000元以下资产或专业物品的购置,由项目自行在公司制定合格供方范围内进行购置,办公室行政组备案;公司需要统一的物品如办公桌椅、书柜、档案柜、床等由总办统一购置;
5.4.3使用部门提出购置公司资产申请后,应首先由公司办公室负责进行内部调配,若所需购置的物品,公司内部可调配的应在内部调配,尽量避免重复购置造成资金的浪费;如不能调配,方可进入购置审批阶段。
5.4.4资产购置的办理:报送部门提出申请,填制《固定资产购置申请表》并按规定申报流程和审批权限获批准后,方可进行资产的购置。
5.4.5资产转让、报废的办理:报送部门提出申请,填制《固定资产报废申请表》,并按规定申报流程和审批权限获批后,方可进行资产转让和资产残骸的处理。报废资产有残值的,经资产主管部门估价、处理后,回收的资金应及时上缴公司财务管理部;报废资产原值在2000元以下的项目可自行处理,但必须知会办公室;2000元以上则有公司统一处理;
公司资产在部门间的内部调配,填写《内部调动(离职)资产转移单明细表》按流程审批后再行调配。
5.5 固定资产的盘点
本部、各管理处对固定资产每月盘点,办公室和财务管理部负责对总部及各管理处的监督检查。通过盘点,确保固定资产帐帐相符、帐物相符、物标相符、安全完整。本部及各管理处资产盘点可参考以下方式进行:
5.5.1由资产管理部门组织有关部门进行资产的实物清点,并做出实物盘点(盘盈、盘亏、待报废)报告。
5.5.2财务部门根据实物盘点的情况,与财务帐核对,计算盘亏、待报废资产的价值(原值、已提折旧、净值),做出最终的固定资产盘点报告并报批。
6、支持性文件
无
7、质量记录及表格
tjzzwy6.3-z01-f1 《内部调动(离职)资产转移单明细表》
tjzzwy6.3-z01-f2 《**物业月度盘点表》
tjzzwy6.3-z01-f3 《**物业年度资产盘点表》
tjzzwy7.4-z01-f1 《月度备用物品计划表》
tjzzwy7.4-z01-f2 《月度办公用品计划表》
tjzzwy7.4-z01-f11 《固定资产购置申请表》
tjzzwy7.4-z01-f13 《资产转交审批明细表》
