万科物业顾问项目管理程序
vk物业顾问项目管理程序
1.目的
指导顾问项目开展工作,规范顾问项目运作流程。
2.范围
适用于公司物业管理顾问项目运作管理。
3.职责
部门/岗位工作内容
顾问经营部负责拓展物业管理顾问业务、项目运作管理及按合同约定组织实施物业管理顾问服务。
负责组织编制常驻期前的顾问书、建议函。
顾问项目经理负责编制《常驻期顾问书提交计划表》。
顾问现场项目组负责常驻期顾问书、建议函的编制工作。
顾问项目现场操作。
相关部门负责顾问项目各顾问书、建议函的审批。
品质管理部负责组织顾问监察期的工作实施。
根据合同要求定期进行顾问服务质量调查。
4.方法和过程控制
4.1顾问业务拓展
4.1.1顾问经营部负责开展公司顾问业务的拓展工作,包括业务接洽、项目考察、签约组织等。
4.1.2顾问经营部应组织对意向合作单位及项目进行考察,对其企业资信、项目开发建设合法性、项目物业类型、开发规模、开发进度、周边环境、顾问服务需求及所在地物业管理市场情况等进行调查,由委托方填写《物业管理顾问项目信息记录表》。
4.2顾问合同签订
4.2.1与客户确定合作意向后,顾问经营部负责填写《策划方案/合同评审记录表》,和《物业管理顾问项目信息记录表》一起提交相关部门,按《合同管理程序》组织合同评审。
4.2.2 顾问合同签订按《合同管理程序》规定执行。
4.3常驻顾问期开始前工作
4.3.1合同签订后15个工作日内,由顾问经营部负责向合作方提交常驻顾问期前的顾问服务工作计划,并负责组织实施。需要公司其他部门配合的,顾问经营部填写《顾问工作配合需求表》发送至相关部门审核。
4.3.2顾问经营部应至少提前三个月,将合同规定的项目进驻时间知会人力资源部,由人力资源部组织进行项目经理及项目助理的甄选工作。并至少提前一个月,将最终确切的项目组进驻现场时间知会人力资源部,由人力资源部确定项目人选,并于进驻现场前七个工作日完成项目组人员岗前培训。
4.3.3顾问经营部于项目组进驻现场前,与相关部门对接,准备好进驻所需的文件资料与办公物品。
4.3.4项目组进驻现场,须由公司总经理助理以上领导(含总经理助理)带领前往,并于正式进驻当日举行现场顾问服务说明会。
4.4提供常驻期顾问服务
4.4.1顾问服务提供过程中,现场项目组视工作需要可申请公司专业人士赴项目现场配合开展工作。由现场项目组填写《顾问工作配合需求表》,经顾问经营部经理审核后,报相关部门审核。
4.4.2常驻顾问期内,品质管理部每二个月应向合作方进行一次顾问服务满意度调查,调查结果发送品质管理部备案,并将调查结果知会顾问经营部。
4.4.3常驻顾问期结束时,须由公司总经理助理以上领导(含总经理助理)前往项目现场,召开项目现场服务结束说明会。
4.4.4常驻顾问期结束后三个工作日内,顾问经营部将顾问合同约定的顾问监察频次及时间安排知会品质管理部,由品质管理部组织实施顾问监察服务。
4.4.5常驻顾问期内,如存在拖欠顾问款,顾问组应每月报送部门经理、分管理领导及财务部。
4.5合作方人员赴公司培训
4.5.1合作方人员赴公司培训前,由顾问经营部提前15个工作日将培训时间、人员资料等信息知会人力资源部。
4.5.2人力资源部统筹安排培训事项,顾问经营部及公司其他部门协助人力资源部开展该项工作。
4.5.3人力资源部应于培训开始前提前七天完成对学员的培训需求调查,并根据调查结果安排、调整课程及讲师。
4.5.4人力资源部应对培训效果进行调查与评估,并向合作方提供评估结果及培训学员的能力评估资料。
4.6提供监察期顾问服务
4.6.1在完成监察期现场审核后,现场审核人应在5个工作日内完成监察报告,经品质管理部批准后,由顾问经营部提交至合作方。
4.7顾问书及建议函审批管理
4.7.1常驻顾问期顾问书及建议函编制、审核方法
4.7.1.1项目组经理在项目进驻七个工作日前,编制《常驻期顾问书提交计划表》,经顾问经营部经理审核后,交由分管领导批准。
4.7.1.2每册顾问书提交前,须提前八个工作日呈专业审核人审批。
4.7.1.3专业审核人可组织相关人员进行专业审议,并于收到顾问书之日起五个工作日内签署审批意见,发送至项目经理,抄送顾问经营部文档管理负责人。
4.7.1.4项目经理根据项目实际情况,即时编制建议函,发送至专业审核人,审核人于三个工作日内签署审批意见,发送至项目经理,抄送顾问经营部文档管理负责人。
4.7.1.5项目经理签署经过审批的顾问书、建议函,提交至合作方。提交人及合
作方接收人须于《顾问书签收表》、《建议函签收表》上签字确认。
4.7.2《常驻期顾问书提交计划表》更改、审核方法
4.7.2.1如需对顾问书提交计划进行调整,由项目经理填写《顾问书提交计划调整表》。
4.7.2.2项目经理将《顾问书提交计划调整表》发送至顾问经营部经理审批,顾问经营部经理应于二个工作日内签署审批意见。由顾问经营部经理将调整情况知会相关部门。
4.7.3常驻顾问期前顾问书、建议函编制、审核方法
4.7.3.1顾问经营部按顾问服务工作计划组织编制常驻顾问期前的顾问书与建议函,审核方法参照常驻顾问期顾问书及建议函编制、审核方法执行。
4.7.3.2顾问经营部将经过审批的顾问书、建议函,以传真、邮件等方式交至合作方。提交人及合作方接收人须以传真方式于《顾问书签收表》、《建议函签收表》上签字确认。
5.相关文件
vkwy7.2.2-z01 《合同管理程序》
6.记录表格
vkwy7.5.1-j04-f1《物业管理顾问项目信息记录表》
vkwy7.5.1-j04-f2《常驻期顾问书提交计划表》
vkwy7.5.1-j04-f3《顾问书提交计划调整表》
vkwy7.5.1-j04-f4《顾问工作配合需求表》
vkwy7.5.1-j04-f5《顾问书签收表》
vkwy7.5.1-j04-f6《建议函签收表》
