某物业项目顾客财产管理程序
物业管理有限公司程序
--顾客财产管理程序
1.目的
明确与顾客之间责权关系,维护顾客及公司利益。
2.范围
适用于公司各管理处。
3. 定义
顾客财产包括顾客的房屋、各类设施设备、邮件、钥匙、委托采购或代办事务的现金或资料、顾客及其家庭成员相关资料(身份、身份证号、车牌号、电话号码、家庭住址、家境、职业、嗜好)、深圳**地产代管物资等。
4.职责
4.1分管总经理助理负责监督、协调房屋接管验收工作。
4.2管理处经理负责监督顾客财产的识别、验证、保存及维护工作的落实。
4.3相关岗位人员负责顾客财产的控制和使用。
5.方法和过程控制
5.1房屋接管验收按《物业移交验收程序》及《入住手续办理程序》严格执行。
5.2顾客提供的钥匙按《钥匙管理程序》执行。
5.3顾客邮件管理
5.3.1顾客邮件属于受国家法律保护的私人财产,任何人员不得私自拆毁。
5.3.2普通邮件由投递人员直接投入顾客邮箱,当班安全管理员负责监督,如由管理处代收,相关接收人员应在《邮件签收登记表》中登记注意邮件安全,并及时通知顾客领取。
5.3.3特殊邮件(如:特快专递等)须签收的,由控制中心或指定安全员负责顾客邮件的签收,并在《邮件签收登记表》中登记,及时通知顾客领取,并请顾客在记录本中签字确认。
5.3.4接收邮件时,应注意邮件有无破损,如有异常应及时知会顾客,必要时应协助联系邮政部门处理。
5.3.5超过一个月无人领取的邮件,应在管理服务区域予以公告,确认无人认领时退回当地邮政部门。
5.3.6因邮件名址不详等原因无法送交的,应及时转交邮政部门处理。
5.4 顾客委托采购或代办事务的现金、资料的管理
5.4.1当有顾客委托采购事项,现场服务人员须详细询问清楚采购物品的数量、种类、规格、型号及顾客要求等,并及时知会相关人员。
5.4.2具体操作过程参照《居家服务提供与控制程序》执行。
5.4.3采购物品必须经过顾客验证后方可使用,验证不合格的物品不得投入使用,并就不合格品处理与顾客充分沟通达成共识。
5.4.4对于顾客延长接受时间的物品,须采取必要的保管措施,避免物品损坏、变质、变形等影响物品使用功能的现象发生,并联系顾客,必要时请顾客尽快领回。
5.4.5委托事项完成后及时回复顾客,转交相关的证明资料,如收据、发票、回执等。
5.5 顾客及其家庭成员资料的管理
5.5.1凡涉及顾客隐私的资料必须妥善保管,任何人未经管理处经理许可,不得向外界透露顾客及其家庭成员资料。部门工作人员如因工作需要须调用顾客资料,须经部门经理同意。
5.5.2当政府部门及司法机关等工作人员因公务需要须使用、查看顾客隐私资料时,管理处接待人员应验证对方的身份、证件等并报部门经理同意按《重要资料管理办法》执行。
6.支持性文件
**wy4.2.3-z01-01 《重要资料管理办法》
**wy7.5.4-s01 《物业移交验收程序》
**wy7.5.1-g01《入住手续办理程序》
**wy7.5.1-z02 《钥匙管理程序》
**wy7.5.1-g04《居家服务提供与控制程序》
7.质量记录表格
**wy7.5.4-go1-f1 《邮件签收登记表》
