某物业项目钥匙管理程序
物业管理有限公司程序文件
--钥匙管理程序
1.目的
加强钥匙管理,消除安全隐患。
2.范围
适用于公司各管理处。
3.职责
由部门经理指定人员负责钥匙的接收、领用、保管和配制。
4.定义
本程序钥匙指1、公用部位钥匙,如管理用房、设备房、消防通道门、空置房钥匙;2、顾客钥匙,如验收移交或因维修家政等服务需要由顾客委托代保管的钥匙。
5.方法和过程控制
5.1 公用部位钥匙的更换、配制:
5.1.1部门经理应指定专人负责公用部位钥匙的配制、更换、保管工作。
5.1.2任何人未经部门经理许可不得私自配制钥匙,若因工作需要配制时,须由钥匙管理员填写《钥匙配制申请表》,报部门经理同意后方可配制。
5.1.3门锁损坏或钥匙丢失(包括一套钥匙中丢失任何一把)需更换时,应填写《钥匙配制申请表》,报部门经理审批后予以更换,同时应查明原因,如属人为原因,应追究责任。
5.1.4重点部位门锁的更换应在24小时之内完成(节假日时可口头报部门经理同意),所更换的钥匙交钥匙管理员在《钥匙清单》上予以登记。无论何种原因,如果存在外部人员、离职人员等无关人员可以用钥匙进出这些部位的情况,必须对门锁、钥匙进行更换,特别是重点部位,以确保这些部位的安全。
5.2 公用部位钥匙的保管
5.2.1在房屋移交验收时,部门经理指定专人接收所有公共设施钥匙,按如管理用房钥匙、设备房钥匙等进行分类,在《钥匙清单》上登记。
5.2.2钥匙管理员负责将所有钥匙分类加以标识,并确保标识的清晰及持久性。
5.2.3 公用部位钥匙应统一放在部门办公室或控制中心的钥匙柜内,除员工因工作需要而由其本人保管的公用部位钥匙外,所有钥匙必须进行分类保管。
5.2.4由钥匙管理员或当值人员负责对钥匙的领用、归还情况进行记录。钥匙管理员或当值人员每天下班前应清点钥匙数量,发现钥匙未归还的现象应及时追回,如有异常,应在《钥匙使用登记表》的'备注'栏中予以记录。
5.2.5仓管员请假外出时需把仓库钥匙交给部门经理指定的人员,并在《钥匙使用登记表》上签名确认。
5.3 公用部位钥匙的使用
5.3.1因工作需要而借用钥匙,须严格履行领用手续填写《钥匙使用登记表》,同时使用完毕应当即交还,不得拖延。
5.3.2钥匙领用后必须随身携带,不可将钥匙随意离身放置或转借给他人,更不能让他人代还钥匙,下班前须交还钥匙管理员或当值人员。
5.3.3钥匙不慎遗失,必须即刻报告部门经理或钥匙管理员,由部门经理做出处理意见,钥匙管理员在《钥匙清单》上予以登记备案。
5.3.4如果部门人员调动、离职,钥匙管理员负责收回其持有或借用钥匙,并将变更情况在《钥匙清单》上予以记录。
5.4顾客钥匙的管理
5.4.1在房屋移交验收时,部门经理指定专人接收所有房屋钥匙,并在《顾客钥匙清单》中单独登记。在入伙时,由顾客签字领取,《顾客钥匙清单》交部门资料管理员永久保存。
5.4.2如因返修、维修等原因需为顾客代保管钥匙的,须指定专人负责所有钥匙的领、借、还等手续,由顾客在《顾客委托钥匙登记表》中签字确认后。
由钥匙管理员对领、借用顾客的钥匙,须严格填写《顾客委托钥匙登记表》,对过夜借用顾客的钥匙必须经过部门经理同意后,方可借用,并负责追回,否则将追究钥匙管理员责任。
5.4.3如有顾客委托管理处钟点工服务、房屋出租并要求代管钥匙的,管理处应委婉提醒其误会、风险发生的可能;如顾客仍坚持或有其他特殊原因需要代管钥匙的,经部门经理同意后方可接收,并由部门经理指定专人保管该钥匙,并在《顾客委托钥匙登记表》登记确认,由保管人负责跟进钥匙使用情况及追回钥匙。
5.4.4顾客将钥匙收回时,钥匙管理员或当值人员应让顾客在相应记录中签字确认。
5.4.5顾客的钥匙任何人员不得配置,如须更换顾客钥匙必须有充分理由并由部门经理与顾客沟通,获得顾客签名同意。
5.4.6无论何种原因,如果存在外部人员、离职人员等无关人员可以用钥匙进出顾客房间的情况,必须立即与顾客取得联系,采取措施妥善处理。
5.4.7无论何种原因,顾客钥匙遗失或向管理处反映需要非正常进入时,必须经部门经理同意,在充分考虑法律风险后再行处理,如联系专业人员开锁或强制性开锁,但事后必须提醒顾客及时更换锁匙。
6.质量记录表格
**wy7.5.1-z02-f1《钥匙配制申请表》
**wy7.5.1-z02-f2《顾客钥匙清单》
**wy7.5.1-z02-f3《顾客委托钥匙登记表》
**wy7.5.1-z02-f4 《钥匙清单》
**wy7.5.1-z02-f5《钥匙使用登记表》
