三级文件：物业促销及宣传行为管理作业指导书
物业三级文件:促销及宣传行为管理作业指导书
1、目的
对所辖区域内外来商户的各种促销及宣传行为进行管理,确保小区正常的公共秩序和生活环境。
2、适用范围
适用于对外界主动提供上门的或由物管处为方便住户而联系的各种促销和宣传活动(政府机构、国家事业单位组织的各类活动除外)的管理。
3、职责
3.1各管理处负责各类促销和宣传活动的申请的洽谈,经理负责审批。
3.2管理处专人负责联系安排和协调各种促销/宣传活动的进行。
3.3社区服务员(客户服务员)负责对促销/宣传过程的巡查、监督,提供必要的协助。
4、方法和过程控制
4.1各管理处应确定本社区可以进行室外展示的地点、部位,报小区经理批准后执行。
4.2对于在小区进行临时性展/促销活动商户的管理。
4.2.1展示的归口管理部门为管理处,具体同商家的合作事宜由管理处指定专人负责谈判,谈判结果的审批权在管理处经理。
4.2.2每个展位6平方米,超过须增加费用,每增加6平方米(含6平方米)按增加一个展位的费用计算。
4.2.3展示费用在公司规定的框架内根据各小区实际情况谈判。
4.2.4需在小区内进行临时性展/促销活动的商户,应请其到管理处进行登记并填写《临时展位申请表》,并提交营业执照或其复印件。如果展/促销活动涉及到服务人员技能及政府部门管理规定要求的行为,须出具政府主管部门的批准文件。
4.2.5对于展/促销商户提供的证明,管理处指定的负责人应进行核对。如果其不能提供所要求的证明或对其所提供的证明的真实性产生怀疑,应拒绝其临时性展/促销申请的要求。如果申请方是专营广告业务的企业或兼营广告业务的单位,还要验证其《企业法人营业执照》或《广告经营许可证》。
4.2.6管理处与商户进行洽谈合作事宜,并将在展示期间应遵守的规定予以告知。双方认可一切事项后商户交纳临时展示费,报管理处经理批准。
4.2.7展示有以下内容的,不予批准:
a、违反我国法律、法规的;
b、损害我国民族尊严的;
c、有*、淫秽、迷信、荒诞内容的;
d、弄虚作假的;
e、贬低同类产品的;
f、产品质量不符合国家有关标准的。
4.2.8社区服务部应向促销/宣传人员发放《临时展位申请表》b联,并向促销/宣传人员指定展示地点,促销/宣传人员可凭此单出入小区。
4.3对需长期在小区内进行促销或宣传的商户之管理。
4.3.1商户需要长期在小区内进行促销或宣传活动,应事先向社区服务部提出申请,并填写《临时展位申请表》。促销和宣传的产品须出具有关部门的检验报告、合格证等资料;涉及服务人员技能及政府部门管理规定要求的促销/宣传行为,须出具政府主管部门的批准文件。
4.3.2若展示期为一个月(含一个月以上),管理处根据行情确定展示费用框架报公司审批;管理处经理根据审批后的范围与商户进行洽谈;如遇特殊情况需优惠或减免展位费的如配合营销部或举办活动进行展示的管理处经理批准后现场出纳方可办理展示联办单。
4.3.3促销或宣传活动不得散发、张贴宣传单页及印刷品,不得在园区悬挂条幅。
4.3.4在接到有关申请后,社区服务部应对促销/宣传单位的营业执照有效期、负责人和相关资信予以验证,对促销/宣传人员进行审核,包括人员的身份、使用的工具及负责人联系办法等。社区服务部负责对《临时展位申请表》进行审批并根据实际情况决定是否签订合同或协议。
4.3.5社区服务部负责人指定人员将批准意见知会促销/宣传单位,并安排有关人员予以管理与配合,有关促销/宣传单位的各种资料(《企业法人营业执照》或《广告经营许可证》)须建档保存。
4.3.6进出小区的促销/宣传人员必须按规定持社服部发放的《临时展位申请表》b联。
4.4公共秩序管理员负责验证联办单的有效性,若展示单位无联办单或有效证明,要立即制止并上报管理处。
4.5社区服务部有关人员须对进场促销/宣传人员进行管理和监督,对于只准在指定的场合进行的活动,促销/宣传人员应按物管处规定的时间进、出场,自觉遵守小区的安全管理规定和清洁卫生管理规定,不得损坏公共设施。
4.5.1促销/宣传人员的着装及宣传摊位的摆放须符合小区要求,以保证小区良好的形象。
4.5.2促销/宣传人员携带顾客的物品离开小区时需按物资搬运的有关规定进行。
4.6社区服务部对来社区进行展示的商户建立目录,并对其在展示期间的表现结果进行评价和登记。
4.7对于违反有关规定的商户,可以将其列为“不受欢迎”的商户并不允许其今后在小区内进行展/促销活动。
5、相关文件
无
6、质量记录表格
**wy7.5.1-k03-03-f1《临时展位申请表》
