化龙物业档案资料的建立与管理
荔园物业档案资料的建立与管理
档案资料的管理是物业管理工作的一个重要组成部分,科学的、规范化的档案管理能有效地为住宅区楼宇及共用设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指导和服务。针对碧桂园荔园的物业管理形式,做到每一项管理工作有理论、有制度规范、有工作详实记录,计算机系统对原始文件资料进行管理,完善档案管理工作,从物业管理的角度记录每一个住宅单元的生活档案,配备专职档案管理人员,建章立制,对所有档案资料进行严格的、科学的、集中的管理。
一、碧桂园荔园档案的建立
(一)主要思路
1.碧桂园荔园档案资料分类:依据小区的具体情况,管理特点略有增减、各有侧重。在管理过程中,注重对资料的整理,找到过往管理中存在的缺陷和不足,并进行重新的分类和补充,使其符合对园区细致管理的需求。
2.档案建立抓住初次接管这一契机,从一开始就注重整理住户全面的原始资料,最大限度的明确物业状况和业主的自然状况,作为分户管理的档案基础,以方便接管后日常管理。
3.档案管理实行原始资料与电脑管理资料综合管理。原始资料包括:纸张、文字、卷宗、录像带、胶卷、照片、图表等形式;电脑资料包括:
电脑软、硬盘储存系统;做到各种档案资料并重,互相补充,形成小区管理的无盲点网络。
4.区内各项管理工作必须建立档案资料,依照'采取的管理方式'中制定的规范程序,逐一建档,形成标准化、制度化的档案管理体系。
二、碧桂园荔园档案的管理
物业管理档案的种类繁多,我们拟采用建立档案、资料的分类检索的方式进行管理。
1.发展商提供的资料
1)产权资料
项目批准文件;用地批准文件;建筑执照;拆迁安置资料
2)技术资料
规划图;竣工图(a.总平面图b.单体建筑、结构、设备竣工图c.消防、附属工程及地下管网竣工图d.地质勘测报告e.工程合同开f.竣工报告g.工程预决算h.图纸会审记录i.工程设计变更通知及技术核定单(包括质量事故处理记录)j.隐蔽工程验收签证k.沉降观察记录l.竣工验收证明书m.钢材、水泥等主要材料的质量保证书n/新材料、构配件的鉴定合格证书o.水电、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书p.砂浆、混凝土试块试压报告q.供水的试压报告r.绿化工程竣工图纸及相关资料s.其他技术资料)
2.管理处建立的资料
1)物业资料
住宅区基本资料;住宅区分区资料;商业网点资料;娱乐设施资料
2)住户资料
住户入住资料;入住通知书;入住协议书;家庭人员档案;住户情况登记表
3)管理资料
①保洁管理记录:日常巡查记录;绿化消杀记录
②保安管理记录:日常巡查记录;交接班记录;值班记录;物资搬运放行记录;紧急事件处理记录;车辆管理记录;夜间查岗记录
③出租屋档案:承租人员资料
④车辆管理档案:车位使用协议
⑤装修管理档案:装修申请表(附图纸);装修工程队安全责任书;临时施工人员登记表;施工单位营业执照
⑥工程返修档案:住户情况登记表
