物业质量记录及文档管理程序文件
物业程序文件:质量记录及文档管理程序
1.目的
为质量记录及文件资料的收集、整理、编目、归档、管理提供指引。
2.范围
适用于公司各部门。
3.职责
部门/岗位工作职责
办公室负责收集、转发、保存最新有效的行业标准和政策法规。
监督公司各管理处、部门文档管理
品质管理部监督公司各部门质量记录的控制。
收集质量管理体系标准,对其有效性负责。
保存最新有效的行业标准和政策法规。
相关部门收集、转发及评估新的行业标准和政策法规对公司目前业务或管理工作的影响,根据需要修改或出台相关文件。
管理处、部门负责人具体指导本管理处、部门质量记录和文档管理 文件管理员收集保管质量记录、文档资料 4.定义
质量记录:体系文件规定需要记录的所有资料。包含:书面记录、电脑软盘、光盘、磁带、录像带、照片、胶片等。
5.方法和过程控制
5.1现场质量记录的管理
5.1.1做好清晰的标识,确保现场质量记录无污损或破损等。
5.1.2班长以上管理人员应检查现场质量记录表格的有效性和记录的完整性,防止过期表格的误用,对已失效的表格即时进行作废处理,并视情况于每月/季/年初收集现场已填写完毕的质量记录送交文件管理员。
5.1.3每次体系文件全面修改后,品质管理部对各管理处、部门质量记录的有效性进行全面检查。局部更改时,可与内部质量审核同时进行。
5.2文件资料归档及管理要求
5.2.1一般按月/季/年度定期归档,并须于首日开始进行,最迟于第五个工作日前完成归档工作。
5.2.2归档时按照不同业务类别、表格类别(名称)对已收集的质量记录及文件资料进行排序、编目,在文件盒(袋)的封面标识文档编号、文档名称、产生时间段、保存期限、存档人和存档日期(见下表),卷内附卷内文件目录,并在《文件资料存储清单》上登记。为便于查阅,管理处/部门可根据实际情况增加附表。
文档编号文档名称产生时间段保存期限存档人存档日期报废日期
5.2.3如资料是传真件应复印后保存复印件。
5.2.4归档资料应尽量在统一地点保存。工程部设备管理生成的质量记录,除通用的培训(会议)签到记录、考核表于次月初交存于管理处资料室,其他记录可长期存放在工程部资料柜内。还可根据具体情况,制作两联的质量记录表格,一份交管理处留存。
5.2.5安防、绿化工程质量记录及档案,在工程验收完毕后一次性按工程项目单独归档,存放于管理处资料室。
5.2.6归档资料应注意做好防潮、防火、防虫蛀、鼠害工作。借阅须在《借阅登记表》上登记并经管理处/部门负责人批准,由文件管理员负责跟进、收回。体系文件不得隔夜外借。
5.2.7文件管理员调(离)职或更换岗位前,须做好文档资料交接工作,完善交接手续。
5.2.8《体系文件下发明细》、《质量记录表格一览表》由品质管理部填写,《标准政策法规一览表》由办公室填写,经现相关负责人审批后公布。
5.2.9各管理处/部门按照《质量记录表格一览表》的保存期限对已归档的质量记录进行报废处理,报废前应填写《质量记录报废申请单》并经管理处/部门负责人批准后报废处理。如超过保存期限,但有保存价值后期需备查记录,可加盖'作废保留'章继续保留。
5.3文档资料编码规则
5.3.1须参照公司示范目录建立部门文档目录。示范目录中一、二级目录必须执行,一般以一、二级目录为文档标题。
5.3.2日常管理文档编号方法为:'部门汉语拼音简称+**',如:城市花园为'ch01、ch02'。
5.4重要资料管理
5.4.1工程资料
5.4.1.1工程档案包括:
a.由发展商提供的规划、竣工、验收资料
b.设施设备安装、使用、维修保养技术资料;
c.物业质量证明文件和物业使用说明文件;
d.房屋本体和设备的改造变更资料
e.其它必要资料
5.4.1.2由发展商提供的小区/大厦各类工程资料,各管理处应指定专业技术人员核对、接收,并列出清单交与文件管理员统一保管。
5.4.1.3如资料不全,应及时向发展商索取,确保各类资料齐全。
5.4.1.4各类设备、配套设施供应商的地址、联系人及电话要编制成表,以方便维修保养时查阅。
5.4.2顾客资料
5.4.2.1顾客资料包括顾客基本资料、顾客房屋资料、顾客个性资料。
5.4.2.2管理处控制中心应有业主/租户/办公户清单备查,清单中可包括姓名、房号、联系电话、车辆情况及其他各类个性化情况,并根据情况定期更新资料内容。
5.4.2.3顾客档案为机密资料,所有接触、知悉顾客资料的人员对顾客资料负有保密责任,未经顾客或经理允许不得对任何人透露。除文件管理员和管理处负责人外,其他人员查阅、借阅顾客资料必须在《借阅登记表》上登记,并经管理处/部门负责人批准。作废顾客资料应仔细粉碎或销毁。
5.4.2.4如政府部门、司法机关因公需查询,在对方出示单位介绍信和工作证并经核对无误后方可提供其查询,并登记查阅时间、单位、姓名、有效证件等内容,与被查资料一并保存。
5.4.3物业资料
5.4.3.1物业资料包括物业项目各类批文、建筑施工许可证及执照、管理及商业用房资料、住宅区基本情况及配套设施资料等。
5.4.3.2各管理处负责在房屋交付后三个月内收集整理物业资料,并培训到相关人员。
5.4.4标准政策法规管理
办公室各职能部门各使用部门
5.5电子文档管理
5.5.1有电子文档的文件资料既可以打印稿形式也可以电子文档形式存档。部门之间以电子邮件形式传送报批的文件,存档时邮件封面可不打印,但须保存邮件封面的电子文档。
5.5.2管理处电子文档应统一管理,按公司制定的电子文档示范目录建立文件夹。文件夹中一、二级目录必须与示范目录相符,三级及以下目录管理处可根据需要自行调整。
5.5.3电子文档的备份及安全管理参照《电脑及网络系统管理规定》相关条款操作,管理软件内容须每月备份,每年初须
对上年度重要电子文档以光盘保存,并在《文件资料存储清单》上登记。
5.5.4重要、机密的电子文档须设置密码后报管理处/部门经理备案。当事人如有离(调)职需完善交接手续。
6.支持性文件
tjzzwy6.3-z01-02 《电脑及网络系统管理规定》
7.质量记录表格
tjzzwy 4.2.3-z02-f1 《文件资料存储清单》
tjzzwy 4.2.4-z01-f1《标准、政策法规一览表》
tjzzwy 4.2.4-z01-f2 《质量记录表格一览表》
tjzzwy 4.2.4-z01-f3《质量记录报废申请表》
