物业文件资料管理程序文件
物业程序文件:文件资料管理程序
1.目的
规范公司和各管理处/部门文件资料的管理,确保文件资料处于受控状态。
2.范围
适用于公司各管理处/部门文件资料的管理。
3、定义
无
4.职责
部门/岗位工作职责频次/时间
总经理审批公司红头文件,必要时对各管理处/部门收到的外来公文提出处理意见。1个工作日
分管负责人必要时对分管管理处、部门收到的外来公文提出处理意见。1个工作日
管理处/部门负责人审批以本管理处/部门名义发布的文件。
对本管理处/部门收到的外来公文提出处理意见。及时
经办人员编制需发布的文件、办理文件规定的相关事项。及时
文件管理员文件的管理、控制。及时
办公室负责对物业公司级行政文件、其他文件、外来公文的管理、控制及时
5.方法及过程控制
5.1文件的分类
5.1.1行政文件:公司级人事任免、奖惩决定、对内外发文等以红头文件形式发布,公司日常往来函、公司级会议纪要、管理处/部门级行政文件以非红头文件形式发布。
5.1.2业务文件:包括各类管理制度、组织架构、职务说明书等。
5.1.3其他文件:包括新闻稿件、宣传海报等(不需编号)。
5.1.4外来文件:包括外来公文和外来标准/法规。外来公文指政府部门、上级公司下发的公文。外来标准/法规指政府部门制定的与公司业务有关的各种行业标准、管理/技术标准、法律法规;上级公司下发的各种管理制度等。
5.2文件的编码及格式
5.2.1公司级行政文件编号方法为:物总字【年度】序号,序号为三位数。须经办公室审批、统一管理。红头文件格式如下:
红色文件头
编号(小四宋体)
文件名称(小二号黑体、加粗)
文件内容(小四号宋体)
签署人(四号宋体)
(小四号宋体) zz物业管理有限公司
(小四号宋体,中文数字) 二○○五年六月七日
5.2.2部门级行政文件编号方法为:部门/管理处简称【年度】序号,序号为三位数。部门/管理处简称如:办公室、品质、财务、经管、世贸、城花、都花、新城、美树、水晶城、东丽湖、西青,如增加新部门/管理处,由品质管理部确定部门简称。格式为:
物业公司文件(小三号黑体、加粗)
文件编号(四号黑体)
文件名称(小二号黑体、加粗)
文件内容(小四号宋体)
(小四号宋体)zz物业管理有限公司
(小四号宋体)部门/管理处名称
(小四号宋体)签名:
(小四号宋体,中文数字) 二○○五年七月十五日
注:业务部门文件的字体须符合以上要求,字号可根据具体情况确定,但须保持文件各部分字号大小的协调性。
5.2.3业务文件格式
5.2.3.1组织架构和职务说明书
*****组织架构/职务说明书(三号黑体、加粗)
部门/管理处简称-年度-编号(每年从01开始)(小四黑体)
文件内容(宋体)
编制: 审核: 审批: (宋体)
年月日年月日 年月日(宋体)
5.2.3.2各类管理制度
a.文件表头样式
***(管理处/部门名称)管理制度编号tjzzwy(部门简称)-***
名称版本a/0第页 共页
编制更改审核批准生效期年 月 日
b.管理处/部门可根据需要将管理制度分为'顾客关系'、'环境'、 '职能'、 '安全'、'工程'等类别,并通过文件编号予以区分,如:花园新城'客户关系'类文件编号为'tjzzwy(新城)- k**(**:为序号,从01开始)'。
c.版本控制:按体系文件控制方法执行。
5.3文件的发布
5.3.1所有文件均需经过审批后方可发布。通过宣传栏向顾客公布的信息须保存审批记录。
5.3.2重要文件送达开发商、业主/业主委员会及相关业务单位时,须请对方在《文件发放签收表》签收,并保存签收记录。
5.4文件的更改
5.4.1文件如需更改,须由原文件拟定部门进行更改并按文件原审批程序重新报批。
5.5外来文件的处理
5.5.1当管理处收到外来公文需处理时,填写《文件处理表》,由管理处负责人提出处理意见,同时抄送办公室、品质管理部,必要时报相关职能部门提出处理意见后进行处理,处理完后由文件管理员负责存档。
5.5.2 收到外来标准/法规时,按《质量记录及文档管理程序》处理。
5.6文件的存档
按照《质量记录及文档管理程序》执行。
5.7电子文档的管理
按照《质量记录及文档管理程序》执行。
5.8文件的保密
5.8.1公司需严格保密的文件包括:总经理办公会议纪要、公司经营战略性会议纪要、重大事故分析报告、薪金福利制度、奖金分配数额及其它重要文件等。
5.8.2保密文件以电子文档形式传送时,须加密码
。
5.8.3有权阅读保密文件的公司职员对保密文件负有保密责任。
6.支持性文件
tjzzwy4.2.4-z01《质量记录及文档管理程序》
7.质量记录表格
tjzzwy4.2.3-z01-f2 《文件发放签收表》
tjzzwy4.2.3-z02-f1 《文件资料存储清单》
