物业公司文件收发管理程序5

物业公司文件收发管理程序5

物业公司文件收发管理程序(五)

1.目的

为了保证政府、公司及公司的文件精神得到有效的贯彻落实,规范公司内部的文件收发、存档管理。

2.适用范围

本程序适用于公司内部文件的收发,上级或外来文件的收文及公司对外文件的发送工作。

3.职责

3.1 公司行政部是本程序的扎口管理部门。

3.2 公司其他职能部门或所属各管理项目负责配合本程序的实施。

4.程序

4.1公司内部文件的收发

4.1.1由公司总经理室下发各部门(项目)的文件(通知),由公司行政部负责依据总经理室的指示精神和工作要求起草(打印)初稿,经总经理室审阅定稿后下发各部门(项目)执行。

4.1.2由公司各职能部门下发各项目的文件(通知),由发文部门负责起草,交行政部打印,打印稿由发文部门负责校对定稿,下发有关项目执行,并将文件(贰份)交公司行政部备案、归档。

4.1.3所有公司总经理室或职能部门下发的文件(通知),必须实行签收制度,公司职能部门(项目)在收到文件(通知)后,必须在《文件签收记录》上签字确认,以便有效地落实文件(通知)精神。

4.1.4公司总经理室的文件(通知)精神落实情况,由行政部负责督办,公司职能部门的文件督办由发文部门负责。

4.2上级文件的签收和阅办

4.2.1所有政府机关和公司公司及兄弟公司通过邮寄、送达或会议发放(由参会人员带回公司)的上级文件资料,均由公司行政部负责签收或参会人员直接送达公司行政部。

4.2.2公司行政部收到文件资料后,必须做好收文登记记录,应根据文件资料内容的轻重缓急,认真填写《公司文件传阅单》,粘贴于文件封页之左上角,呈总经理室阅示。由总经理室在《公司文件传阅单》上作出批示。

4.2.3公司行政部根据总经理室的批示及指定的阅办范围、对象逐一送交相关部门(人员)传阅,并保证主要牵头(扎口)的部门(人员)优先传阅。文件所有的传阅人员应于阅后在《公司文件传阅单》上签明传阅人和传阅日期。

4.2.4所有传阅文件在传阅结束后,行政部应负责将文件及时地收回,并协助总经理室做好文件精神落实的督办工作。

4.3公司对外发送的文件

4.3.1所有以公司名义对外发送的报告、请示、信函等文件均应加盖公司公章,所有以公司部门(项目)名义对外发送的文件应加盖部门(项目)印章。

4.3.2以公司名义对外的文件,原则上由公司行政部(也可由文件内容的主要职能部门)负责起草。行政部将文件草稿打印校对后由行政部(或相应的职能部门)呈公司总经理室审阅定稿,并加盖公章。

4.3.3以部门名义对外发送的文件,打印校对后,应交总经理室修改认可后方可加盖部门印章。

4.3.4以受托管理项目名义对外发送的文件,打印校对后,应交公司管业部修改认可后方可加盖项目印章(如有)。

4.3.5所有对外文件均应视文件主送和抄送抄报单位情况再增加份数公司留档,来确定文件的原件份数,以免发生少送或浪费。

4.4项目甲方(或住宅小区业主)的来信

4.4.1公司各部门(项目)收到项目甲方(或住宅小区业主)的信函,收件部门(项目)应负责及时地予以登记。

4.4.2根据信函内容,收件部门(项目)应该或可以解决(答复)的,部门(项目)负责人应负责协调解决或回复。回复操作参照本程序4.3条要求执行。

4.4.3如收到投诉函件,则应参照公司《丽景花园投诉处理程序》执行。

4.4.4项目甲方(或住宅小区业主)的信函处理完毕后,负责处理的部门(项目)应将信函原件及处理意见、结果及相应的资料原件(或复印件)装订后存入项目甲方(或住宅小区业主)的档案中备查。

4.5本程序所述的文件资料,由公司行政部负责按照文书档案的登记、立卷、归档的要求进行管理。

4.6本程序所述的文件资料,行政部及其他职能部门(项目)负责人必须按照文件的内容及公司的要求做好文件资料的保密工作。

4.7公司行政部应按照公司档案管理要求,做好收发文件的登记和备查。

5.记录

5.1《公司文件传阅单》;

5.2《发文记录》;

5.3《收文记录》;

5.4《文件签收记录》。