某农贸市场物业资料管理计划
**农贸市场物业资料管理计划
科学的、规范化的档案管理能有效地为**农贸市场及公共设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指引和服务。**农贸市场作为高档住宅项目,其档案资料是十分繁杂的,我们拟采取系统化、科学化、信息化的科学管理手段,明确指定档案管理人员,抓住档案资料的收集、整理、归档、利用四个环节,对所有档案资料进行严格、科学、集中的管理,达到提高物业管理水平、更好地服务业户的目的。
1.物业资料管理流程:
收集:工程技术、维修、改造资料;
证件、装修审批表;
历次管理活动书面、音像记录
整理分类:产权资料;
技术资料;
管理规章及内部管理制度;
历次管理工作资料、记录;
业委会文件、通知、资料、活动记录;
财务帐表及分布方案
归档:按国家示范住宅小区标准及评分细则及iso9001(2000版)质量体系标准建立双档制。
利用:按权限取用,领取时登记,使用后立即归还。
2.档案资料的分类检索
(1)开发建设单位移交档案资料
1)产权资料
项目批准文件
用地批准文件
建筑执照
拆迁安置资料
2)技术资料
**农贸市场规划图
建筑施工图
竣工图
a.总平面图
b.单体建筑、结构、设备竣工图
c.消防、附属工程及地下管网竣工图
地质勘测报告
工程合同
开、竣工报告
工程预决算
图纸会审记录
工程设计变更通知及技术核定单(包括质量事故处理记录)
隐蔽工程验收签证
沉降观察记录
竣工验收证明书
钢材、水泥等主要材料的质量保证书
新材料、构配件的鉴定合格证书
水电、卫生器具等设备的检验合格证书
砂浆、混凝土试块试压报告
供水试压报告
3)物业资料
**农贸市场基本资料
**农贸市场分项资料
商业配套资料
娱乐设施资料
(2)管理处自建档案资料
1)业户资料
a.业户基本情况
b.产权证书复印件
c.各项签约文件
2)日常管理资料
a.环境管理记录
a.日常巡查记录
b.垃圾清运记录
c.消杀记录
d.噪音检测记录
b.保安管理记录
a.日常巡查记录
b.交接班记录
c.值班记录
d.物资搬运放行记录
e.紧急事件处理记录
f.车辆进出记录
g.夜间查岗记录
c.车辆档案
a.车辆详细资料
b.车位使用协议
d.装修管理资料档案
e.维修服务档案
a.维修委托单
b.维修服务回访记录
f收费管理档案
a.管理费收支公布表
b.管理处与外单位签订的各类合同
c.其它
g.设备管理档案
a.公用设施保养维修记录
b.机电设备保养维修及运行记录
c.设备分承包方维修保养记录
d.设备设施巡视检查记录
e.设备台帐
h.业户意见调查、统计记录
i.业户访问记录
j.业户投诉及处理记录
k.员工管理档案
a.员工个人详细资料
b.员工培训考核记录
c.员工业绩考核记录
d.员工内务管理检查记录
l.培训档案
a.培训计划及实施记录
b.培训考核及跟查记录
c.军事训练及消防演习记录
m.行政文件
a.政府部门文件
b.公司规章制度、通知、通报等文件
c.公司荣誉资料
n.其它
3、档案、资料使用流程:
4、档案资料收、发管理程序
(1)公司重要资料(如开发建设单位提供的资料)接收必须经过管理处主任或其指定负责人验收,完善交接手续后方能分卷归档。
(2)日常管理文件按照公司制定的文件管理程序进行发放及接收,并分卷归档。
5、秀嘉农贸市场档案资料管理要求
(1)采用多种形式的文档储存方式,如电脑磁盘、光碟、录像带、录音带、胶卷、照片、图表等,并采用相适应的保管、储存方法。
(2)尽可能把其它形式的档案资料转化为电子档案储存,便于查找和利用。
(3)电脑文件必须由专人按照规定设置子目录进行分类管理,并定期按相关管理流程清除过期失效文件。
(4)原始文件按照文件使用性质及重要性进行分类,并编制相应的文件目录。当文件状况有所变动时,应及时调整目录的有关内容,以保证查阅者及时找到有效的文件。
(5)档案的鉴定必须由管理处指定人员负责,对档案是否有效、作废、复印份数以及保存期限、保存数量等做出决定,未经授权人士无权决定。
(6)档案按不同业务性质分块,以内容分类,统一编号,登记造册,编辑目录,分类保存。
(7)档案保管必须有专人负责,以达到文档管理要求,必须做到档案标识清晰,分类明确,易查找;档案出室必须由授权人员经过登记后方可借出,文件借阅者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毁等,否则追究相关责任;档案入室时必须经过检查,如有轻微破损应立即修补,损坏严重需追究借阅人员的责任。档案管理人员应定期检查档案借阅情况,以便及时收回在外文件,防
止因管理疏忽所导致的文件丢失和泄密。
