高速工程资料编制管理要求二
高速公路工程资料编制与管理要求2
第二节竣工档案分类编号办法
一、编号原则:
(一)分类号编制方法是以单项工程为单位,按照《交通部科学技术档案分类编号办法》中所确定的公路工程类目进行分类。
(二)档号:由档案分类号和案卷顺序号组成。
(三)档案分类号:公路工程竣工文件材料分为五级类目。第一至三级类目固定不变;四级类目为单项工程项目代号(项目代号可用阿拉伯数字表示,例:国道104,项目代号为:'104'。也可用建设项目起止点汉语拼音第一个字母和某段起止点的汉语拼音第一个字母组成,中间加''符号,例:日东高速公路日竹段,则表示为:rdrz;五级类目按单项工程竣工文件材料形成的先后分为七大类段:项目立项文件、设计文件、工程管理文件、施工文件、监理文件、竣工文件和科研资料,分别用1、2、3、4、5、6、7表示。
(四)档号的形式
gl51×××-××
'gl':一级类目(公路)
'5':二级类目(公路工程)
'':(类级符号)
'1':三级类目(道路)
'××':四级类目(单项工程项目代号)
'×':五级类目(文件材料的七大类文件)
'××':案卷顺序号。案卷顺序号不编虚位,从'1'开始编写(即'1'不编为'001')。
(五)类级符号置于分类代号的中间。
(六)举例
日东高速公路日照至竹园段施工文件的档号编写为:gl51rdrz4-×××。
二、档号章
(一)档号章用红色印泥加盖在每件文件首页的左上角,距上边沿10mm,左边沿20mm的位置。
(二)档号章格式与尺寸如图(1-2-1)。档号章内的'档号内容'可刻制至四级类目(刻制字体用4号仿宋体),五级类目和顺序号可用钢笔填写。
例:
档号件号页数
4×15mm
第三节档案案卷构成及质量要求
一、术语:
(一)案卷:由互相联系的若干文件材料组成的一种档案保存单位。
(二)卷内目录:案卷内登记文件材料及其排列次序的目录。
(三)卷内备考表:说明案卷内文件材料状况的表格。
(四)档号:由分类号和案卷号组成。
二、组卷及书写要求:
(一)公路工程竣工文件材料归档前,均需按要求由文件材料形成单位分别进行整理组卷。组卷应遵循公路工程文件材料的自然形成规律和成套性原则,分类科学,便于查找利用。
(二)案卷内文件材料所反映的工程项目情况和有关管理活动内容,必须做到完整、准确、系统。
(三)案卷内文件材料书写要工整,字迹、线条要清楚。
(四)案卷内文件材料的制作和书写材料,必须利于长期保存。书写材料必须用炭素墨水,禁止使用兰墨水、圆珠笔和铅笔。凡由易褪色书写材料制成的文件(如复写、传真件)应复印保存。
(五)资料文件用纸统一采用a4型纸(210×297mm),图纸规格除外。
(六)案卷内不应有重份文件,件内不应有重页文件,但卷与卷之间相互有关联的文件,在归档过程中允许有一定数量的重复。
三、卷内文件的排列:
(一)管理性文件按问题、重要程度排列。
(二)项目技术文件材料按本书有关章节的要求排列。
(三)设备文件按依据性、设备开箱验收、随机图样、设备安装调试和运行维修等材料排列。
(四)竣工图按里程、专业、图号排列。
(五)卷内文件一般文字材料在前,图样在后。
四、案卷的编目
(一)案卷由案卷封面和卷脊、借卷守则、卷内目录、卷内文件及备考表组成。
(二)编写案卷页号
1.案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。
2.页号的位置:单面书写的文件材料,在右下角编写页号;双面书写的文件材料,正面在右下角,背面在左下角编写页号。
3.卷内目录、备考表不编页号。
4.案卷的页号,要求以件为单位编写小流水号。
5.页号暂用铅笔编写。
(三)案卷封面的编写
1.案卷封面采用案卷外封面形式,外封面印制在卷盒的
正表面。式样见图1-2-2。
2.案卷题名:
案卷题名应简明、准确揭示卷内文件材料的内容。每一案卷题名应包括建设项目名称,起讫里程、单位工程(含分部、分项)名称及文件名称。若属桥梁、隧道等工程项目,还应同时标明结构、部位的名称。
(1)项目技术文件案卷题名的表示形式:
××高速公路××段××桩号××工程××结构××文件名称。
示例:
①日照至东明高速公路日竹段××桩号路基工程土石方填筑检测表。
②日照至东明高速公路日竹段k130+845赵庄河大桥1号墩基础及下部构造施工检验表。
(2)管理性文件案卷题名的表示形式:
建设项目名称+责任者+问题+文件名称
例:日照至东明高速公路日竹段总监代表处关于加强安全生产管理的通知、函。
3.编制单位:指案卷形成单位。
4.编制日期:指案卷形成日期。
5.保管期限参考本书附录一《关于印发〈公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法〉的通知》(交办发〔2001〕390号)的规定执行。
6.密级:应在文件发放前按交通主管部门有关保密规定划定,若文件材料上有密级就填上,没有就空着。
7.档号:填写档案的分类号和案卷顺序号。
8.档案馆号:暂不填写。
9.'案卷题名'编写内容的前段工程项目名称,可用大粗号宋体字统一印制在档案盒中央部位。'案卷题名'的后段'××桩号××工程××结构××部位××文件名称'及'编制单位、编制日期、保管期限、密级'可用3号宋体字打印在与卷盒颜色相近的牛皮纸上,再粘贴在对应位置。或打印在蜡纸上,印刷在相应位置。
外封面'档号内容'填写,用4号宋体字,一行打印在与卷盒颜色相近的牛皮纸上,再粘贴在对应位置。例:'gl51rdrz4-×××'。'×××'表示留空格位置,待今后统一编写流水号用。
五、案卷脊背的编制
案卷脊背的项目有档号和案卷题名,格式如图1-2-3。档号内容填写用4号宋体字分两行横排打印。例:第一行填写'gl51rdrz',第二行填写'4-×××'。×××表示案卷顺序号,用铅笔填写。
脊背'案卷题名'内容填写,用3号宋体字自右至左竖写,首行空两字。桩号打印,要求'字头向右,躺着打'。案卷题名的前段工程项目名称不能省略。
脊背内容统一打印在与卷盒颜色相近的牛皮纸上,再粘贴在脊背对应位置。或打印在蜡纸上,印刷在相应位置。贴纸要求比脊背宽度窄2mm,以防取放档案时把纸边拉卷。
六、卷内目录的编制(图1-2-7)
(一)件号:用阿拉伯数字从1起依次标注,不编虚位(即'1'不编为'001')。
(二)文件编号:发文机关文书部门的发文号或图样的图号。若文件材料上有则填上,没有就空着。
(三)责任者:填写文件材料的直接形成部门或主要责任者,可采取通用的标准简称。
(四)文件材料题名
1.原文上有标题的,可以照录下来。
2.原文上的标题太简单或者没有,应重新拟写一个符合文件材料内容的标题,外加'[]'号。
3.填写文件材料的标题时开头空两字,一横格内不能超过三行字。
(五)日期:填写文件的形成时间,填写时间时可省略'年、月、日'字样,单月单日可用零补充。如2003年6月6日可填写为''。
(六)页数:应填写单件文件材料的页数。
(七)备注:留待对卷内文件变化时作说明用(如果有与卷内文件材料内容相关的特殊载体的档案,要求在此标注具体载体的档号)。
(八)卷内目录排列在卷内文件材料首页之前。
七、卷内备考表的编制
(一)卷内备考表(图1-2-5)要标明案卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。页数要求填写卷内每件文件页数相加之总和。
(二)立卷人:由责任立卷者签名,即谁立卷谁签名。
(三)审核人:由案卷质量审查人签名,即合同的技术负责人签名。
(四)立卷时间:填写完成立卷的日期。
(五)审核时间:填写审核完成的日期。
(六)备考表排列在卷内文件材料尾页之后。
八、案卷装订的要求:
(一)案卷采用不装订形式,文件材料以件为单位放在卷内。案卷内各部分内容的排列顺序为:卷内目录--文件材料--备考表。
(二)项目技术文件应根据组卷要求,以件为单位进行装订。并制定统一的件封皮(图1-2-4)、件内目录(图1-2-8)。
件内目录编制:1、'文件材料题名'拟写应详细具体,便于检索。例如:路基工程土石方填筑可按填筑层次拟写目录。2、'页次'填写每份文件首页上标注的页号,最终件注起止号。其他栏目编写参照'卷内目录'编写要求。
(三)管理性文件以每份文件作为一件,不加件封皮。文件阅办单放在原文之后,与原文作为一件装订。
(四)文件在装订前取掉金属物,采用三孔一线方法,用白色档案专用线装订,孔距80mm,装订线距左纸边10mm;薄件用缝纫机扎。
(五)装订时靠装订边和下边取齐,表头要求在上或在左,左侧装订。
(六)原件有破碎或小页纸的,要求粘贴在a4纸上。
(七)装订线压住文件内容的必须粘贴补宽。
(八)纸张规格大于a4型号的,要求按297×210mm折叠成手风琴式。
九、卷盒、借卷守则的制作
(一)卷盒的外表尺寸305×220mm;厚度尺寸20mm、30mm、40mm、50mm、60mm。
(二)'借卷守则'要求印刷在卷盒封面的背面上(图1-2-6)。
十、其它载体
(一)会计档案经审计部门验收合格后,由建设单位财务部门移交到建设单位档案科(室)保管。工程财务竣工决算,将随工程档案资料一并整理归档,并按要求移交到有关接收部门。
(二)照片档案
1、照片档案分为照片和底片。
2、照片和底片号:案卷内照片和底片的顺序号,照片与底片编号应相同。以每张照片为单位,从1开始编写,写在正面右上角。底片号应用铁笔横排刻写在胶片乳剂面片边部。底片由拍摄单位保存。
3、参见号:填写与本张照片有联系的其他档案的档号。
4、文字说明:文字说明的内容要具备六要素;事由、时间、地点、人物、背景、摄影者。要求文字简洁,语言通顺,一般不超过200字。
5、总说明:一组(若干张)联系密切的照片的说明。
6、案卷题名;一个卷要拟写一个案卷题名,写在封面上。案卷题名应概括案卷内全部照片的基本主题。案卷题名一般应包括责任者、问题、名称三部分。责任者不便标出时,也可不标出。
7、照片档案保管期限,可根据文件材料中相关的内容确定。
(三)音像档案
1、音像档案要收集齐全,做到文字材料与音像材料相符。
2、归档的音像档案,要经过系统整理,每盘音像要工整确切地标明:责任者、录制(摄制)时间、地点、内容(题名)、顺序号、保管期限、摄制人等项目。保管期限,可根据文件材料中相关的内容确定。
3、音像档案,要按形成时间顺序排列,分别编写流水号。
(四)照片、音像档案的归档范围
1、国家领导及部领导人视察公路工程项目的录音、录像带及照片。
2、省、市及行业主管部门的领导视察、检查公路工程项目时的录音、录像带及照片。
3、反映公路工程建设项目的重大活动,如招投标仪式,开工典礼、通车典礼等形成的录音、录像带及照片。
4、记录公路工程建设项目重大事故、自然灾害及异常现象的录音、录像带及照片。
5、工程关键工序和隐蔽工程施工时的照片。
十一、档案资料的排序、移交
(一)工程档案资料的排序。
1、施工阶段形成的案卷,依路线前进方向,按照路基、路面、桥梁隧道、涵洞、交叉工程、沿线设施及监理工作的顺序分别进行排序。
2、建设单位(业主代表),负责辖区内的档案资料按照立项、设计、施工准备、施工、竣工验收顺序,对移交的全部案卷进行系统整理排序。
3、房建形成的案卷,依路线前进方向,以建筑主体进行排序。
4、
公路工程建设项目中,设备、科研形成的档案资料,由形成单位整理归档。
(二)档案资料的移交
1、移交时间:公路工程建设项目交工验收后3个月内,各参建单位应根据本办法要求向业主(代表)移交经系统整理过的全部档案资料。
2、业主(代表)应根据本办法要求,在公路工程建设项目竣工验收后三个月内,向使用单位及其他有关单位办理档案材料移交手续。
